¿Alguna vez te resultó difícil decidir los siguientes pasos a seguir con tu equipo tras una reunión o un taller? Tal vez la reunión fue productiva, pero algunos miembros del equipo retuvieron sus opiniones honestas. Tal vez fue difícil cuantificar los comentarios brindados, lo que dejó espacio para malas interpretaciones, sesgos y confusión.

Lo más probable es que no seas la única persona que pasa por esto. De hecho, un estudio reciente encargado por Lucid reveló que el 34 % de los trabajadores cree que las reuniones no son productivas.

Las Actividades Visuales de Lucid buscan resolver esos problemas. Toma decisiones informadas que generen ideas prácticas al reunir opiniones que incluyan todos los puntos de vista, sintetizar rápidamente la información y ayudar a que tu equipo llegue a un acuerdo sobre cómo avanzar.

Cómo funciona

¡Comenzar a usar las Actividades Visuales es sencillo y funciona en cualquier documento de Lucid! Simplemente abre cualquier tablero de Lucidspark, documento de Lucidchart o espacio para equipos y selecciona una plantilla de actividades visuales. A partir de allí, puedes personalizar el idioma, el diseño y el contenido de la actividad para que se adapte a tus necesidades específicas. 

Luego, las actividades se pueden compartir con tu equipo, las partes interesadas, los clientes o cualquier persona de la que necesites comentarios. Cada miembro del equipo completa la actividad de forma individual, por lo que nadie verá otras respuestas hasta cada uno haya terminado. Este formato brinda a todos la oportunidad de compartir sus opiniones sinceras de antemano.

Puedes ver los resultados agregados automáticamente para extraer información estratégica de la actividad, como áreas de alineación o falta de alineación, y luego profundizar en cada respuesta. Los resultados de las actividades visuales pueden utilizarse como base para posteriores debates y servir como registro de los resultados de las reuniones y de lo conversado en ellas.

Seis formas de usar las actividades visuales

Las actividades visuales permiten a los equipos tomar decisiones informadas mediante actividades interactivas que convierten los comentarios cualitativos en información estratégica y práctica. Exploremos seis formas diferentes en las que tu organización puede aprovechar las Actividades Visuales de Lucid para impulsar una alineación más sólida y una colaboración más eficiente.

Sesiones de planificación de clientes potenciales 

Facilitar sesiones de planificación puede ser complejo y requerir el aporte de muchos equipos diferentes. Esta complejidad a menudo conduce a una representación errónea del grupo, a que los próximos pasos no estén claros y a que haya que tamizar demasiadas ideas una vez finalizada la reunión. 

Las actividades visuales aportan foco y eficiencia al proceso de planificación de reuniones. También dan voz a las partes interesadas para que las ideas puedan ponerse en marcha de manera efectiva con todos a bordo. Si los resultados de las actividades van acompañados de imágenes sólidas, tu equipo tendrá un camino claro por delante en cuanto salga de la reunión de planificación. 

Considera incorporar las actividades visuales en tu próxima sesión de planificación para hacer un seguimiento de los hitos, evaluar el riesgo y priorizar las iniciativas del negocio.

“He estado usando Actividades Visuales para planificar el lanzamiento de nuestro PMO. Usamos las plantillas proporcionadas para ayudarnos a comenzar con una matriz de impacto y esfuerzo. Nos permitió priorizar visualmente nuestras iniciativas para el lanzamiento inicial". — Kristine C., promotora de Lucid 

Priorizar los próximos pasos

Tu equipo tuvo una sesión de lluvia de ideas exitosa, y ¿ahora qué? Decidir cómo seguir después de una reunión a veces puede ser abrumador. 

Las actividades visuales son una excelente manera de priorizar ideas y determinar los próximos pasos prácticos. Tu equipo puede priorizar tareas en colaboración o solicitar un backlog del producto para que puedas comenzar a participar fácilmente en cualquier proyecto. Como las actividades visuales mantienen naturalmente un registro de las decisiones que se tomaron, cualquier miembro del equipo puede volver al tablero más tarde y obtener una visión clara de lo que se decidió.

¿No sabes qué tareas comenzar primero? Usa esta matriz de urgencia/importancia para comenzar.

“Este enfoque simplificó en gran medida la forma en que todos pudimos expresar nuestras opiniones y estar alineados de una manera que, históricamente, habría implicado usar una pizarra, turnarnos y movernos a un ritmo muy lento. Ahora todo está documentado en la nube y tenemos una excelente herramienta visual para impulsar nuestros esfuerzos y nuestras acciones". —Kristen White, analista de Operaciones de éxito del cliente en Weave, promotora de Lucid

Obtén comentarios rápidamente

Con demasiada frecuencia, los proyectos se retrasan debido a la espera de comentarios. En lugar de enviar tu proyecto a distintas partes interesadas y esperar horas, a veces días, para obtener una respuesta, usa las actividades visuales para captar los comentarios en minutos. 

Si estás trabajando en maquetas de experiencia de usuario (UX), diseños de arquitectura, eslóganes u otras soluciones, avanza con eficacia utilizando plantillas de comentarios.

Aumenta la participación en reuniones y talleres

Haz que tus reuniones y talleres sean más atractivos con las actividades visuales. Puedes sondear a los participantes regularmente o clasificar los temas de análisis para asegurarte de que el grupo se mantenga comprometido y encaminado. Prioriza y reflexiona sobre los proyectos en tus reuniones de Scrum y lleva un registro de lo que se habló. 

Las actividades visuales han ayudado a los equipos de ingeniería de Lucid a impulsar la alineación, evaluar las tareas y dar voz a todos. 

"[Las actividades visuales] están diseñadas para facilitar la alineación rápida dentro de Lucid Suite y las usamos para priorizar rápidamente los backlogs de productos, evaluar el trabajo durante las retrospectivas y determinar el avance en las revisiones de sprint. Definitivamente aumentan el compromiso en las reuniones diarias y garantizan que podamos tener en cuenta todas las voces de nuestros equipos". —Brian Pugh, vicepresidente sénior de ingeniería de Lucid

Captura estudios de mercado y de clientes

Con actividades visuales, puedes capturar con confianza los valiosos comentarios de clientes, partes interesadas y pares para guiar decisiones informadas. Al hacer que los participantes completen la actividad antes de ver las respuestas del grupo, se fomentan los comentarios honestos y se puede obtener la información más precisa.

Investiga tu panorama competitivo y reúne información sobre los clientes. Haz encuestas sobre las características del producto, mide la demanda, solicita comentarios y descubre áreas de crecimiento. A partir de ahí, sintetiza los resultados de tu investigación, identifica brechas que requieran alineación y crea una visión de producto compartida con tu equipo.

Mide el ancho de banda y la motivación del equipo

¿Tienes problemas para interpretar la percepción o medir la aceptación del equipo? Las actividades visuales hacen que sea más fácil que nunca conocer qué siente cada miembro del equipo acerca de los proyectos, las tareas y la motivación general. 

Revela las preguntas, inquietudes y preferencias relacionadas con el trabajo de cada miembro del equipo y facilita el camino para avanzar. Consulta a las personas en sesiones individuales o en grupo para comparar las cargas de trabajo y terminar la semana, el mes o el trimestre con fuerza.

"Con actividades visuales como las plantillas de comprobación del pulso y del estado de ánimo, los docentes pueden hacerse una idea rápida de cómo se siente toda la clase y cada uno de los alumnos. Además, hay una gran variedad de plantillas de actividades visuales divertidas para fomentar el espíritu de equipo que pueden personalizarse para el aula, con el fin de fomentar las relaciones y promover la participación". -Stacey Roshan, oradora destacada y consultora de tecnología educativa y educación innovadora, promotora de Lucid

Las actividades visuales permiten que las organizaciones recopilen comentarios honestos y elaboren un plan de acción de manera eficiente. En lugar de recibir comentarios sesgados o distorsionados durante días y semanas, democratiza la forma en que reúnes los comentarios en minutos. Desde planificar y priorizar hasta impulsar el compromiso y mucho más, las actividades visuales permiten que tu equipo avance con confianza.