Questa guida completa alla Business Process Modeling Notation (BPMN) offre tutto ciò che c'è da sapere, compresi il significato, lo scopo, i vantaggi, i simboli e la notazione.
Cos'è il BPMN?
La Business Process Modeling Notation (BPMN) è una notazione per diagrammi di flusso che modella le fasi di un processo aziendale pianificato dall'inizio alla fine. Elemento chiave del business process management, descrive visivamente una sequenza dettagliata di attività aziendali e flussi di informazioni necessari per completare un processo.
Il suo scopo è modellare soluzioni per migliorare l'efficienza, far fronte a nuove circostanze o ottenere un vantaggio competitivo. Negli ultimi anni questo metodo è stato oggetto di una forte spinta verso la standardizzazione e oggi viene spesso chiamato con un nome leggermente diverso: Business Process Model and Notation, mantenendo comunque l'acronimo BPMN. Si differenzia dall'Unified Modeling Language (UML) utilizzato nella progettazione software.
Tutorial sul BPMN
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Comprendere i componenti chiave del BPMN
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Comprendere il funzionamento dei flussi di sequenza
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Aggiungere attività e task
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Dirigere il flusso con i gateway
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Organizzare con pool e swimlane
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Condividere il diagramma con il team per iniziare a collaborare
Eventi BPMN
Gli eventi, rappresentati da cerchi, descrivono qualcosa che accade durante il corso di un processo. Esistono tre eventi principali all'interno del business process modeling: eventi di inizio (start), eventi intermedi (intermediate) ed eventi di fine (end). Questi tre tipi sono definiti anche come eventi catching (che reagiscono a un trigger o attivatore) o eventi throwing (che vengono attivati dal processo). Una volta acquisita familiarità con il BPMN, entra in Lucidchart per iniziare a creare diagrammi in modo intuitivo.
Eventi di inizio
Ogni processo deve iniziare con un evento iniziale, chiamato evento di inizio. Tutti gli eventi di inizio acquisiscono informazioni (como la ricezione di un'e-mail) ed è possibile aggiungere una linea che parte dagli eventi di inizio per continuare il processo. Molti eventi di inizio contengono un'icona al centro per definire l'attivatore dell'evento. Ad esempio, un evento di inizio che contiene l'icona di una busta indica che l'arrivo di un messaggio attiva l'inizio del processo.
In Lucidchart, puoi aggiungere facilmente un evento di inizio dalla libreria di forme BPMN 2.0. Una volta trascinate le forme sulla tela, puoi fare clic su qualsiasi forma per modificarne le proprietà nel menu avanzato delle forme nella parte superiore dell'editor.
Questa forma semplice rappresenta l'inizio di un processo tramite la ricezione di un'e-mail. Dopo che l'utente ha ricevuto l'e-mail, il resto del diagramma BPMN può procedere.
Eventi intermedi
Un evento intermedio è un qualsiasi evento che si verifica tra un evento di inizio e uno di fine. Il cerchio dell'evento intermedio ha una doppia linea e l'evento può ricevere (catch) o inviare (throw) informazioni. Gli oggetti di collegamento indicano la direzione del flusso, determinando se l'evento è di tipo catching o throwing.
Gli utenti di Lucidchart possono trovare i tipi di eventi intermedi nel menu avanzato delle forme che appare quando si aggiunge una nuova forma BPMN alla tela.
La forma seguente mostra un messaggio ricevuto durante un processo. Nota che il cerchio dell'evento ha una doppia linea intorno e che l'icona della posta non è colorata, a indicare che si tratta di una forma di ricezione (catching).
La forma successiva è simile all'esempio precedente, tranne per il fatto che invia (throw) un messaggio invece di riceverlo. In parole povere, il messaggio viene inviato come fase del processo, anziché essere ricevuto.
Eventi di fine
Infine, gli eventi di fine sono caratterizzati da una singola linea nera spessa. Gli eventi di fine sono sempre di tipo throwing perché non c'è alcun processo da ricevere dopo l'evento finale.
Nell'esempio BPMN riportato di seguito, the processo si completa quando viene inviato un messaggio finale. Dopo aver elaborato un sistema, è probabile che tu debba avvisare qualcuno, quindi è comune includere un messaggio inviato per terminare il flusso.
Attività BPMN
Task BPMN
Un task rappresenta il livello più granulare di un processo. Lucidchart supporta molti tipi di simboli che indicano i vari tipi di task.
Task normale
Un task normale è una singola azione che si verifica in un processo aziendale, come la spedizione di una lettera.
L'esempio seguente mostra il processo di scrittura di un documento, in cui vengono utilizzati task normali per rappresentare ciascuna attività.
Task loop
Un task loop è un'attività che si ripete in sequenza.
Se desideri incorporare un task loop nell'esempio precedente, potresti trasformare il task di revisione del documento in un task loop. Questo task loop segnala l'intenzione di modificare ripetutamente il documento prima di inviare la bozza finale. Per spiegare le condizioni del task loop, aggiungi un'annotazione dicendo che continuerai a modificare il documento finché l'insegnante non dirà che la bozza attuale merita un'ottima valutazione.
Task a istanze multiple
Un task a istanze multiple è un'attività che si verifica più volte. Queste istanze possono verificarsi in parallelo o in sequenza.
Supponiamo che tu sia riuscito a far esaminare la tua bozza da diversi amici per ricevere feedback su possibili modifiche. In questo caso, vorrai utilizzare un task a istanze multiple anziché un task loop. Questo tipo di task indica che hai consegnato una bozza a tre persone diverse e che tutte e tre ti risponderanno contemporaneamente. Questo esempio mostra più modifiche che avvengono simultaneamente, ma potresti facilmente mostrare modifiche sequenziali cambiando il tipo di attività.
Task di compensazione
Un task di compensazione è una versione specializzata di un task che si verifica solo se in precedenza è stata eseguita un'altra attività specifica. I task di compensazione sono spesso utilizzati per mostrare la forma e la tempestività del pagamento per il lavoro svolto nel processo.
Probabilmente i tuoi amici non lavoreranno gratis, quindi puoi aggiungere un task di compensazione per mostrare che li pagherai a condizione che modifichino il tuo documento.
Task loop di compensazione
Un task loop di compensazione rende la compensazione un evento ricorrente. In questo esempio, se avessi un solo revisore, potresti indicare che lo paghi ogni volta che modifica il tuo lavoro.
Subprocessi BPMN
Nel BPMN, i subprocessi sono un sottoinsieme dei normali tipi di task che favoriscono la semplicità. In un tipico ambiente di lavoro, i diagrammi BPMN vengono utilizzati per comunicare i processi sia agli stakeholder che agli sviluppatori. Gli stakeholder in genere non desiderano la complessità richiesta dagli sviluppatori, pertanto i subprocessi consentono di comprimere ed espandere i task per trasmettere rapidamente le informazioni a entrambi i gruppi.
Loop
Un loop indica che un subprocesso si ripete in sequenza. Viene trattato in modo simile a un task loop quando si trova nella vista compressa.
Multi-istanza
Questo subprocesso può essere eseguito contemporaneamente ad altri subprocessi identici. Viene trattato in modo simile a un task a istanze multiple quando si trova nella vista compressa.
Compensazione
Un subprocesso di compensazione è tipicamente riservato a un gruppo di task che descrivono una parte del metodo di compensazione, sia per la contabilità clienti che per la contabilità fornitori.
Ad hoc
Un subprocesso ad hoc è un gruppo di task che esistono al solo scopo di completare una parte di un processo. Ad esempio, un subprocesso ad hoc potrebbe riguardare un particolare fornitore che dispone di un sistema di pagamento unico.
Transazioni
Un'attività di transazione è un simbolo di subprocesso specializzato che rappresenta i processi di pagamento. Tutte le attività di transazione sono racchiuse da una doppia linea. Le transazioni devono verificare che tutti i partecipanti abbiano completato le loro parti della transazione prima che il subprocesso possa essere considerato concluso.
Subprocesso di evento
I subprocessi di evento sono utilizzati per descrivere events che accadono all'interno dei confini di un subprocesso. I subprocessi di evento sono attivati da un evento di inizio e si differenziano dagli altri subprocessi perché non fanno parte del flusso regolare. Sono autonomi e si verificano nel contesto di un subprocesso.
Esistono due tipi principali di subprocessi di evento: con interruzione (interrupting) e senza interruzione (non-interrupting). Un subprocesso di evento con interruzione interrompe il normale flusso aziendale, mentre un subprocesso di evento senza interruzione non lo fa. Ad esempio, se un ordine su un sito web viene annullato, il processo viene interrotto e ogni attività sul sito viene terminata. Se invece il cliente controlla semplicemente il carrello per vedere quali articoli sono riservati per l'acquisto, il processo è senza interruzione.
Attività di chiamata
Un'attività di chiamata (call activity) è un processo globale che viene utilizzato ogni volta che è necessario implementare un determinato processo. Ogni volta che si utilizza la notazione dell'attività di chiamata, il controllo del processo viene passato al processo globale predefinito.
Tipi di task BPMN
I tipi di task BPMN rappresentano task eseguibili. Sebbene non siano molto utilizzati nella pratica, sono particolarmente importanti quando si modellano i requisiti per un progetto di ingegneria.
Tipo di task Business rule
Le business rule, aggiunte con il BPMN 2.0, sono tipi specifici di servizi gestiti da un gruppo aziendale anziché da un gruppo IT. La forma della regola viene utilizzata per rappresentare l'implementazione di una business rule.
Tipo di task manuale
Un tipo di task manuale viene utilizzato ogni volta che un'attività deve essere eseguita manualmente. Può essere eseguito senza alcun aiuto esterno o applicazione (ad es. il caricamento di un camion con i prodotti).
TYPE di task ricezione
Un task di ricezione indica che il processo si affida a un messaggio in arrivo da una terza parte. Una volta ricevuto il messaggio, il task è considerato eseguito.
Tipo di task script
I task script vengono eseguiti da un motore di processi aziendali (business process engine). Lo script è scritto in un linguaggio che il motore può analizzare, che in molti casi è JavaScript.
Tipo di task invio
Un task di invio invia un messaggio a un altro processo o corsia (lane). Il task è completato una volta inviato il messaggio.
Tipo di task servizio
Un task di servizio è un qualsiasi task che utilizza un'applicazione automatizzata o un servizio web per completare l'attività.
Tipo di task utente
Il tipo di task utente indica che l'attività viene eseguita da una persona e non può essere facilmente suddivisa in task più semplici.
Tipi di artefatti BPMN
Nel business process modeling, gli artefatti consentono di rappresentare visivamente oggetti esterni al processo effettivo. Gli artefatti possono rappresentare dati o note che descrivono il processo oppure possono essere utilizzati per organizzare task o processi. Esistono tre tipi principali di artefatti: oggetti dati, annotazioni e gruppi.
Puoi accedere facilmente a tutte le forme descritte di seguito in Lucidchart. Innanzitutto, abilita la libreria di forme BPMN 2.0: fai clic sul pulsante Forme nell'angolo in alto a sinistra della finestra e seleziona la casella BPMN 2.0 nella finestra che appare. Quindi, trascina e rilascia le forme dalla libreria delle forme a sinistra sulla tela. Per assegnare le forme a classi specifiche, fai clic sulla forma, quindi seleziona la classe desiderata dal menu avanzato delle forme sopra la tela.
Oggetti dati
Gli oggetti dati possono rappresentare i dati inseriti nel processo, i dati risultanti dal processo, i dati che devono essere raccolti o i dati che devono essere archiviati.
Input dati
I task dipendono spesso dai dati, il che significa che il task non può procedere finché non sono stati raccolti determinati dati. Gli input dati rappresentano i requisiti di dati del processo aziendale.
Output dati
Se un processo genera dati, un output dati rappresenta le informazioni prodotte di conseguenza. Ad esempio, un diagramma BPMN che rappresenta il processo di raccolta dei sondaggi produrrà dati sui risultati e richiederà una forma di output dati.
Raccolta dati
La raccolta dati viene indicata in modo diverso rispetto a un requisito di dati una tantum. Ad esempio, nel processo di raccolta dei sondaggi, l'atto del sondaggio stesso verrebbe rappresentato dalla forma di raccolta dati.
Archiviazione dati
L'archiviazione dati offre la possibilità di memorizzare o accedere ai dati associati a un modello aziendale. Se il tuo processo produce dati, diventerà necessario archiviarli. In un diagramma BPMN, puoi determinare dove archiviare i dati per tenerne traccia e aumentare l'efficienza della tua organizzazione.
Annotazioni
Le annotazioni consentono di descrivere più in dettaglio il processo aziendale e gli oggetti di flusso. Aggiungi annotazioni per rendre il tuo BPMN più leggibile e migliorare ulteriormente la comprensione del processo.
Gruppi
I gruppi organizzano task o processi che hanno un significato nel processo complessivo. Utilizza i gruppi per organizzare al meglio il tuo diagramma BPMN e aumentarne l'utilità per la tua organizzazione.
Consigli per il business process modeling
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Definisci chiaramente l'ambito del processo con un inizio e una fine.
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Mantieni i tuoi diagrammi semplici definendo chiaramente l'ambito di ciascun diagramma BPMN.
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Potresti mappare prima il processo aziendale attuale per evidenziare le inefficienze prima di modellare un metodo migliore con il BPMN.
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Punta a diagrammi BPMN che stiano su una sola pagina, anche se il foglio è in formato poster, come capita a volte.
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Disponi i flussi di sequenza orizzontalmente. Mostra le associazioni e i flussi di dati verticalmente.
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Mantieni i diagrammi puliti aggiungendo dettagli con una documentazione separata.
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Puoi creare diverse versioni del diagramma per i vari stakeholder, a seconda del livello di dettaglio richiesto dal loro ruolo.
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Il BPMN non è adatto per modellare strutture organizzative, scomposizioni funzionali o modelli di flusso di dati. Sebbene il BPMN descriva alcuni flussi di informazioni nei processi aziendali, non è un diagramma di flusso dei dati (DFD).
Scopo e vantaggi del BPMN
A un livello generale, il BPMN si rivolge ai partecipanti e ad altri stakeholder di un processo aziendale per aiutarli a comprenderlo attraverso una rappresentazione visiva semplice delle fases. A un livello più approfondito, si rivolge a chi deve implementare il processo, fornendo dettagli sufficienti per consentire un'implementazione precisa. Fornisce un linguaggio standard e comune per tutti gli stakeholder, sia tecnici che non tecnici: business analyst, partecipanti al processo, manager e sviluppatori tecnici, nonché team esterni e consulenti. Idealmente, colma il divario tra l'intenzione del processo e la sua implementazione, offrendo sufficiente dettaglio e chiarezza nella sequenza delle attività aziendali.
La creazione di diagrammi può essere molto più facile da capire rispetto a un testo narrativo. Consente una comunicazione e una collaborazione più agevoli per ottenere un processo efficiente che produca un risultato di alta qualità. Aiuta inoltre la comunicazione, portando alla creazione di documenti XML (Extensible Markup Language) necessari per eseguire vari processi. Uno dei principali standard XML è chiamato BPEL o BEPEL4WS, che sta per Business Process Execution Language for Web Services.
Il business process modeling può variare da semplici diagrammi fatti a mano a diagrammi più complessi con elementi espandibili per fornire dettagli di implementazione sufficienti. Nella sua forma più sofisticata, il BPMN viene eseguito da analisti qualificati. L'Object Management Group (OMG) fornisce cinque certificazioni in BPMN 2.0 denominate OCEB 2, che sta per OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Un percorso è orientato al business e l'altro è tecnico. L'obiettivo di OMG è che il BPMN 2.0 standardizzi il business process modeling nello stesso modo in cui l'Unified Modeling Language (UML) ha standardizzato la modellazione del software.
Il BPMN richiede un impegno in termini di tempo ed energia, ma il ritorno in termini di comprensione e miglioramento può essere enorme. La versione 2.0 si basa sulle versioni precedenti offrendo un set standard di simboli e notazioni più ricco, consentendo un maggiore livello di dettaglio per chi ne ha bisogno.
L'idea alla base del business process management è quella di creare un ciclo di vita di miglioramento continuo. Le fasi sono: modellazione, implementazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione. I diagrammi BPMN svolgono un ruolo chiave in questo senso.
Elementi e simboli di BPMN 2.0
Il BPMN descrive questi quattro tipi di elementi per i diagrammi dei processi aziendali:
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Oggetti di collegamento: flusso di sequenza, flusso di messaggi, associazione
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Corsie (Swimlane): pool o lane
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Artefatti: oggetto dati, gruppo, annotazione
Ecco i singoli elementi e il modo in cui vengono utilizzati per definire un processo aziendale:
Eventi
Un attivatore (trigger) che avvia, modifica o completa un processo. I tipi di evento includono messaggio, timer, errore, compensazione, segnale, annullamento, escalation, collegamento e altri. Sono rappresentati da cerchi contenenti altri simboli a seconda del tipo di evento. Sono classificati come "throwing" (invio) o "catching" (ricezione), a seconda della loro funzione.
Attività
Una particolare attività o task eseguito da una persona o da un sistema. È rappresentato da un rettangolo con angoli arrotondati. Possono essere dettagliati ulteriormente con subprocessi, loop, compensazioni e istanze multiple.
Gateway
Un punto di decisione in grado di modificare il percorso in base a condizioni o events. Sono rappresentati come rombi. Possono essere esclusivi o inclusivi, paralleli, complessi o basati su dati o eventi.
Flusso di sequenza
Mostra l'ordine delle attività da eseguire. È rappresentato da una linea retta con una freccia. Può mostrare un flusso condizionale o un flusso predefinito.
Flusso di messaggi
Descrive i messaggi che fluiscono attraverso i "pool" o i confini dell'organizzazione, come i reparti. Non deve collegare eventi o attività all'interno di uno stesso pool. È rappresentato da una linea tratteggiata con un cerchio all'inizio e una freccia alla fine.
Associazione
Rappresentata con una linea punteggiata, associa un artefatto o un testo a un evento, un'attività o un gateway.
Pool e swimlane
Un pool rappresenta i partecipanti principali a un processo. Un pool diverso può fare capo a un'azienda o a un reparto differente, ma comunque coinvolto nel processo. Le swimlane all'interno di un pool mostrano le attività e il flusso per un determinato ruolo o partecipante, definendo chi è responsabile di quali parti del processo.
Artefatto
Informazioni aggiuntive che gli sviluppatori inseriscono per apportare il livello di dettaglio necessario al diagramma. Esistono tre tipi di artefatti: oggetto dati, gruppo o annotazione. Un oggetto dati mostra quali dati sono necessari per un'attività. Un gruppo mostra un raggruppamento logico di attività, ma non modifica il flusso del diagramma. Un'annotazione fornisce un'ulteriore spiegazione a una parte del diagramma.
Come fare business process modeling con Lucidchart
È facile creare modelli di processi aziendali con Lucidchart. Dopo la registrazione, basta effettuare l'accesso, quindi creare un documento vuoto o iniziare da un modello. Assicurati di aprire la libreria delle forme BPMN, quindi trascina e rilascia le forme sulla tela secondo le tue esigenze.
Puoi anche personalizzare le linee, formattare il testo e riposizionare gli elementi per ottenere l'aspetto desiderato. Successivamente, condividi, scarica o esporta il tuo diagramma come preferisci.
Business process modeling and notation
Storia e origini del BPMN
La Business Process Modeling Notation è stata sviluppata dalla Business Process Management Initiative (BPMI) e ha subito diverse revisioni. Nel 2005, questo gruppo si è fuso con l'Object Management Group (OMG), che ha assunto la gestione dell'iniziativa. Nel 2011, l'OMG ha rilasciato il BPMN 2.0 e ha cambiato il nome del metodo in Business Process Model and Notation. Ha creato uno standard più dettagliato per il business process modeling, utilizzando un set più ricco di simboli e notazioni per i diagrammi dei processi aziendali. Dal 2014, il BPMN è stato integrato anche da un metodo di diagramma di flusso decisionale chiamato standard Decision Model and Notation, poiché il BPMN non si presta spontaneamente ai flussi decisionali.
Sottomodelli all'interno di un diagramma BPMN
I diagrammi vengono utilizzati per comunicare con un pubblico eterogeneo, sia tecnico che non tecnico. I sottomodelli consentono ai vari osservatori di differenziare facilmente le sezioni del diagramma, trovando ciò che è più pertinente per loro. I tipi di sottomodelli sono:
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Processi aziendali privati. Sono interni a una specifica organizzazione e non superano i pool o i confini organizzativi.
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Processi aziendali astratti. Si verificano tra un processo privato/interno e un altro partecipante o processo. Il processo astratto mostra al mondo esterno la sequenza di messaggi necessari per interagire con il processo privato. Non mostra il processo privato/interno stesso.
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Processi aziendali di collaborazione. Mostrano le interazioni tra due o più entità aziendali.
Imparando il BPMN, sarai in grado di creare e condividere diagrammi che gli stakeholder aziendali comprenderanno facilmente. Per non parlare del fatto che sarai in grado di interpretare e comprendere i diagrammi che i tuoi colleghi condivideranno con te.
Entra in Lucidchart per creare oggi stesso il tuo diagramma BPMN
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