Tutoriel BPMN

Ce guide complet sur la Business Process Modeling Notation (BPMN) vous présente tout ce que vous devez savoir : définition, objectif, avantages, symboles et notation.

Qu'est-ce que le BPMN ?

La Business Process Modeling Notation (BPMN) est une méthodologie de représentation graphique sous forme de logigramme qui modélise de bout en bout les étapes d'un processus métier planifié. Élément clé de la gestion des processus métiers, elle présente visuellement la séquence détaillée des activités commerciales et des flux d'informations nécessaires à la réalisation d'un processus.

Son objectif est de modéliser des pistes d'amélioration de l'efficacité, de s'adaptater à de nouvelles circonstances ou de s'assurer un avantage concurrentiel. Cette méthode a fait l'objet d'un effort de standardisation ces dernières années et est aujourd'hui souvent désignée sous un nom légèrement différent : Business Process Model and Notation (modèle et notation de processus métiers), tout en conservant l'acronyme BPMN. Elle diffère du langage de modélisation unifié (UML) utilisé dans la conception de logiciels.

Tutoriel BPMN

• Comprendre les composants clés du BPMN

• Comprendre le fonctionnement des flux de séquence

• Ajouter des activités et des tâches

• Diriger le flux à l'aide de passerelles

• Organiser le diagramme avec des pools et des couloirs

• Partager votre diagramme avec votre équipe pour commencer à collaborer

Événements BPMN

Les événements, représentés par des cercles, décrivent quelque chose qui se produit au cours d'un processus. Il existe trois principaux types d'événements dans la modélisation des processus métiers : les événements de début, les événements intermédiaires et les événements de fin. Ces trois types sont également définis comme des événements de capture (qui réagissent à un déclencheur) ou des événements de résultat (déclenchés par le processus). Une fois que vous vous serez familiarisé avec le BPMN, rendez-vous sur Lucidchart pour commencer à créer des diagrammes de manière intuitive.

Événements de début

Chaque processus doit commencer par un événement initial, appelé événement de début. Tous les événements de début capturent des informations (comme la réception d'un e-mail), et vous pouvez ajouter une ligne à partir de ces événements pour poursuivre le processus. De nombreux événements de début containent une icône au centre qui définit leur déclencheur. Par exemple, un événement de début contenant une icône d'enveloppe indique qu'un message est arrivé et déclenche le lancement du processus.

Dans Lucidchart, vous pouvez facilement ajouter un événement de début depuis la bibliothèque de formes BPMN 2.0. Une fois les formes glissées sur la zone de travail, vous pouvez cliquer sur n'importe laquelle d'entre elles pour modifier ses propriétés dans le menu de formes avancées situé en haut de l'éditeur.

Cette forme simple représente le début d'un processus par la réception d'un e-mail. Une fois que l'utilisateur a reçu l'e-mail, le reste du diagramme BPMN peut se poursuivre.

Événements intermédiaires

Un événement intermédiaire désigne tout événement qui se produit entre un événement de début et un événement de fin. Le cercle de l'événement intermédiaire comporte une double ligne, et l'événement peut capturer ou émettre des informations. Les objets de connexion indiquent le sens du flux, déterminant si l'événement est de type capture ou émission.

Les utilisateurs de Lucidchart peuvent trouver les types d'événements intermédiaires dans le menu de formes avancées qui apparaît lorsque vous ajoutez une nouvelle forme BPMN sur la zone de travail.

La forme ci-dessous montre un message reçu au cours d'un processus. Notez que le cercle de l'événement est entouré d'une double ligne et que l'icône de courrier n'est pas remplie, ce qui indique qu'il s'agit d'une forme de capture.

La forme suivante est similaire à l'exemple précédent, à la différence qu'elle émet un message au lieu d'en capturer un. En clair, le message est envoyé en tant qu'étape du processus, plutôt que d'être reçu.

Événements de fin

Enfin, les événements de fin sont représentés par une seule ligne noire épaisse. Les événements de fin sont toujours de type émission car il n'y a plus de processus à capturer après l'événement final.

Dans l'exemple BPMN ci-dessous, le processus est terminé lorsqu'un message final est émis. Après le traitement d'un système, il est probable que vous deviez en informer quelqu'un : il est donc courant d'inclure un message émis pour mettre fin à votre flux.

Activité BPMN

Tâches BPMN

Une tâche est le niveau le plus granulaire d'un processus. Lucidchart prend en charge de nombreux types de symboles représentant les différents types de tâches.

Tâche normale

Une tâche normale est une action unique qui se produit dans un processus métier, comme l'envoi d'une lettre.

L'exemple ci-dessous montre le processus de rédaction d'un document, des tâches normales étant utilisées pour représenter chaque activité.

Tâche de boucle

Une tâche de boucle est une tâche qui se répète de manière séquentielle.

Si vous souhaitez intégrer une tâche de boucle dans l'exemple précédent, vous pouvez transformer la tâche de révision du document en tâche de boucle. Cette tâche de boucle signale votre intention de réviser le document à plusieurs reprises avant de soumettre la version finale. Pour expliquer les conditions de la tâche de boucle, ajoutez une annotation précisant que vous continuerez à réviser le document jusqu'à ce que l'enseignant indique que la version actuelle obtiendra la note maximale.

Tâche à instances multiples

Une tâche à instances multiples est une tâche qui s'exécute plusieurs fois. Ces instances peuvent se produire en parallèle ou de manière séquentielle.

Supposons que vous ayez réussi à convaincre plusieurs amis de relire votre projet et de vous faire part de leurs commentaires sur les modifications possibles. Vous préférerez alors utiliser une tâche à instances multiples plutôt qu'une tâche de boucle. Ce type de tâche indique que vous avez transmis un projet à trois personnes différentes et que toutes les trois vous répondront en même temps. Cet exemple montre plusieurs révisions simultanées, mais vous pourriez facilement représenter des révisions séquentielles en modifiant le type d'activité.

Tâche de compensation

Une tâche de compensation est une version spécialisée d'une tâche qui ne se produit que lorsqu'une autre tâche spécifique a eu lieu auparavant. Les tâches de compensation sont souvent utilisées pour indiquer la forme et les délais de paiement pour le travail effectué dans le cadre du processus.

Vos amis ne travailleront probablement pas gratuitement : vous pouvez donc ajouter une tâche de compensation pour indiquer que vous les paierez à condition qu'ils révisent votre document.

Tâche de boucle de compensation

Une tâche de boucle de compensation fait de la compensation un événement récurrent. Dans cet exemple, si vous n'aviez qu'un seul réviseur, vous pourriez indiquer que vous le payez à chaque fois qu'il corrige votre travail.

Sous-processus BPMN

En BPMN, les sous-processus sont un sous-ensemble de types de tâches standard qui privilégient la simplicité. Dans un environnement de travail classique, les diagrammes BPMN permettent de communiquer des processus aussi bien aux parties prenantes qu'aux développeurs. Les parties prenantes ne souhaitent généralement pas s'encombrer de la complexité requise by les développeurs. Les sous-processus vous permettent donc de réduire et de développer les tâches afin de transmettre rapidement des informations aux deux groupes.

Boucle

Une boucle indique qu'un sous-processus se répète de manière séquentielle. Elle est traitée de la même manière qu'une tâche de boucle lorsqu'elle est réduite.

Instances multiples

Ce sous-processus peut s'exécuter en parallèle avec d'autres sous-processus identiques. Il est traité de la même manière qu'une tâche à instances multiples lorsqu'il est réduit.

Compensation

Un sous-processus de compensation est généralement réservé à un groupe de tâches décrivant une partie de la méthode de compensation, qu'il s'agisse des comptes clients ou des comptes fournisseurs.

Ad hoc

Un sous-processus ad hoc est un groupe de tâches qui existe dans le seul but de réaliser une partie d'un processus. Par exemple, un sous-processus ad hoc peut concerner un fournisseur particulier disposant d'un système de paiement unique.

Transactions

Une activité de transaction est un symbole de sous-processus spécialisé qui représente les processus de paiement. Toutes les activités de transaction sont entourées d'une double ligne. Les transactions doivent vérifier que tous les participants ont terminé leur part de la transaction avant que le sous-processus ne puisse être finalisé.

Sous-processus d'événement

Les sous-processus d'événement permettent de décrire des événements qui se produisent dans les limites d'un sous-processus. Ils sont déclenchés par un événement de début et diffèrent des autres sous-processus car ils ne font pas partie du flux standard. Ils sont autonomes et se produisent dans le contexte d'un sous-processus.

Il existe deux grands types de sous-processus d'événement : avec interruption et sans interruption. Un sous-processus d'événement avec interruption interrompt le flux métier normal, tandis qu'un sous-processus sans interruption ne le fait pas. For example, si une commande sur un site web est annulée, le processus est interrompu et toute l'activité du site est arrêtée. En revanche, si le client vérifie simplement son panier pour voir quels articles sont réservés pour l'achat, le processus est sans interruption.

Activité d'appel

Une activité d'appel est un processus global utilisé dès qu'un certain processus doit être implémenté. Chaque fois que la notation d'activité d'appel est utilisée, le contrôle du processus est transféré au processus prédéfini global.

Types de tâches BPMN

Les types de tâches BPMN représentent des tâches exécutables. Bien qu'ils soient peu utilisés en pratique, they sont particulièrement importants lors de la modélisation des exigences d'un projet d'ingénierie.

Type de tâche de règle métier

Les règles métiers, ajoutées avec le BPMN 2.0, sont des types de services spécifiques gérés par un groupe métier plutôt que par un service informatique. La forme de règle permet de représenter l'implémentation d'une règle métier.

Type de tâche manuelle

Le type de tâche manuelle est utilisé chaque fois qu'une activité doit être exécutée manuellement. Elle peut être réalisée sans aide ni application extérieure (par exemple, le chargement de marchandises dans un camion).

Type de tâche de réception

Une tâche de réception indique que le processus dépend d'un message entrant provenant d'un tiers. Dès la réception du message, la tâche est considérée comme exécutée.

Type de tâche de script

Les tâches de script sont exécutées par un moteur de processus métiers. Le script est écrit dans un langage que le moteur peut analyser, le plus souvent JavaScript.

Type de tâche d'envoi

Une tâche d'envoi transmet un message à un autre processus ou couloir. La tâche est terminée dès que le message est envoyé.

Type de tâche de service

Une tâche de service désigne toute tâche qui utilise une application automatisée ou un service web pour s'accomplir.

Type de tâche utilisateur

Le type de tâche utilisateur indique que la tâche est effectuée par une personne et ne peut pas être facilement décomposée en tâches plus simples.

Types d'artefacts BPMN

Dans la modélisation des processus métiers, les artefacts vous permettent de représenter visuellement des objets extérieurs au processus lui-même. Les artefacts peuvent représenter des données ou des notes décrivant le processus, ou servir à organiser des tâches ou des processus. Il existe trois principaux types d'artefacts : les objets de données, les annotations et les groupes.

Vous pouvez facilement accéder à toutes les formes présentées ci-dessous dans Lucidchart. Tout d'abord, activez la bibliothèque de formes BPMN 2.0 : cliquez sur le bouton Formes dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre, puis cochez la case BPMN 2.0 dans la fenêtre qui s'affiche. Ensuite, glissez-déposez les formes de la bibliothèque située à gauche sur la zone de travail. Pour attribuer des formes à des classes spécifiques, cliquez sur la forme, puis sélectionnez la classe souhaitée dans le menu de formes avancées situé au-dessus de la zone de travail.

Objets de données

Les objets de données peuvent représenter des données injectées dans le processus, des données résultant du processus, des données à collecter ou des données à stocker.

Entrée de données

Les tâches dépendent souvent de données, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas commencer tant que certaines informations n'ont pas été collectées. Les entrées de données représentent ces exigences en matière de données du processus métier.

Sortie de données

Si un processus génère des données, une sortie de données représente les informations produites en résultat. Par exemple, un diagramme BPMN représentant un processus de collecte d'enquêtes générerait des données de résultats et nécessiterait une forme de sortie de données.

Collecte de données

La collecte de données est représentée différemment d'une exigence de données ponctuelle. Par exemple, dans un processus de collecte d'enquêtes, l'action de mener l'enquête serait représentée par la forme de collecte de données.

Stockage de données

Le stockage de données offre la possibilité de stocker ou d'accéder aux données associées à un modèle métier. Si votre processus génère des données, il sera nécessaire de les stocker. Dans un diagramme BPMN, vous pouvez déterminer l'emplacement de stockage de vos données pour en assurer le suivi et accroître l'efficacité de votre organisation.

Annotations

Les annotations vous permettent de décrire plus en détail le processus métier et les objets de flux. Ajoutez des annotations pour rendre votre diagramme BPMN plus lisible et améliorer la compréhension de votre processus.

Groupes

Les groupes organisent des tâches ou des processus qui revêtent une importance dans le processus global. Utilisez des groupes pour mieux agencer votre diagramme BPMN et accroître son utilité pour votre organisation.

Conseils pour la modélisation des processus métiers

1. Définissez clairement la portée du processus avec un début et une fin.

2. Simplifiez vos diagrammes en définissant clairement la portée de chaque BPMN.

3. Vous pouvez commencer par cartographier le processus métier actuel pour mettre en évidence les inefficacités avant de modéliser une meilleure approche avec le BPMN.

4. Essayez de faire tenir vos diagrammes BPMN sur une seule page, même si celle-ci a le format d'un poster, comme c'est parfois le cas.

5. Disposez les flux de séquence horizontalement. Affichez les associations et les flux de données verticalement.

6. Gardez vos diagrammes épurés en ajoutant des détails dans une documentation distincte.

7. Vous pouvez créer différentes versions du diagramme pour différentes parties prenantes, selon le niveau de détail requis pour leur rôle.

8. Le BPMN ne convient pas pour modéliser des structures organisationnelles, des décompositions fonctionnelles ou des modèles de flux de données. Bien que le BPMN représente certains flux d'informations dans les processus métiers, il ne s'agit pas d'un diagramme de flux de données (DFD).

Objectif et avantages du BPMN

D'un point de vue général, le BPMN s'adresse aux participants et autres parties prenantes d'un processus métier pour leur permettre de le comprendre grâce à une représentation visuelle simple des étapes. D'un point de vue plus technique, il s'adresse aux personnes qui vont implémenter le processus, en leur fournissant suffisamment de détails pour permettre une exécution précise. Il offre un langage commun et standardisé à toutes les parties prenantes, qu'elles soient techniques ou non : analystes métiers, participants aux processus, managers et développeurs techniques, ainsi qu'aux équipes externes et consultants. Idéalement, il comble le fossé entre l'intention du processus et son implémentation en apportant de la clarté et des détails suffisants sur la séquence des activités de l'entreprise.

La création de diagrammes peut être beaucoup plus facile à comprendre qu'un texte descriptif. Elle permet de communiquer et de collaborer plus facilement afin d'aboutir à un processus efficace et à un résultat de haute qualité. Elle facilite également la communication menant aux documents XML (Extensible Markup Language) nécessaires à l'exécution de divers processus. L'un des principaux standards XML est le BPEL ou BPEL4WS, qui signifie Business Process Execution Language for Web Services.

La modélisation des processus métiers peut aller de simples diagrammes dessinés à la main à des modèles plus complexes dotés d'éléments extensibles pour fournir les détails d'implémentation nécessaires. Dans sa forme la plus sophistiquée, le BPMN est mis en œuvre par des analystes certifiés. L'Object Management Group (OMG) propose cinq certifications en BPMN 2.0 appelées OCEB 2, pour OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Un parcours est orienté métier, l'autre est technique. L'OMG a pour objectif de standardiser la modélisation des processus métiers avec le BPMN 2.0, de la même manière que le langage de modélisation unifié (UML) a standardisé la modélisation informatique.

Le BPMN exige un certain investissement en temps et en énergie, mais le retour sur investissement en termes de compréhension et d'amélioration peut être immense. La version 2.0 s'appuie sur les versions précédentes en offrant un ensemble standardisé plus riche de symboles et de notations, ce qui permet d'apporter plus de détails à ceux qui en ont besoin.

L'idée derrière la gestion des processus métiers est de créer un cycle de vie d'amélioration continue. Les étapes sont : modélisation, implémentation, exécution, surveillance et optimisation. Les diagrammes BPMN y jouent un rôle clé.

Éléments et symboles BPMN 2.0

Le BPMN décrit ces quatre types d'éléments pour les diagrammes de processus métiers :

1. Objets de flux : événements, activités, passerelles

2. Objets de connexion : flux de séquence, flux de message, association

3. Lignes de corrélation (swimlanes) : pool ou couloir

4. Artefacts : objet de données, groupe, annotation

Voici les différents éléments et la façon dont ils sont utilisés pour définir un processus métier :

Événements

Un déclencheur qui démarre, modifie ou achève un processus. Les types d'événements incluent les messages, les minuteurs, les erreurs, les compensations, les signaux, les annulations, les escalades, les liens, etc. Ils sont représentés par des cercles contenant d'autres symboles selon le type d'événement. Ils sont classés comme « émission » ou « capture », selon leur fonction.

Activité

Une activité ou tâche particulière exécutée par une personne ou un système. Elle est représentée par un rectangle aux angles arrondis. Les activités peuvent être détaillées à l'aide de sous-processus, de boucles, de compensations et d'instances multiples.

Passerelle

Un point de décision qui peut modifier la trajectoire du flux en fonction de conditions ou d'événements. Elles sont représentées par des losanges. Elles peuvent être exclusives ou inclusives, parallèles, complexes, ou basées sur des données ou des événements.

Flux de séquence

Indique l'ordre des activités à exécuter. Il est représenté par une ligne droite avec une flèche. Il peut afficher un flux conditionnel ou un flux par défaut.

Flux de message

Représente les messages qui circulent à travers les « pools » ou les limites de l'organisation, telles que les départements. Il ne doit pas connecter d'événements ou d'activités au sein d'un même pool. Il est représenté par une ligne pointillée avec un cercle au début et une flèche à la fin.

Association

Représentée par une ligne pointillée, elle associe un artefact ou un texte à un événement, une activité ou une passerelle.

Pool et couloir (swimlane)

Un pool représente les participants majeurs d'un processus. Un pool distinct peut appartenir à une entreprise ou un département différent, tout en étant impliqué dans le processus. Les couloirs au sein d'un pool affichent les activités et le flux pour un certain rôle ou participant, définissant qui est responsable de quelles parties du processus.

Artefact

Informations supplémentaires que les développeurs ajoutent pour apporter le niveau de détail nécessaire au diagramme. Il existe trois types d'artefacts : l'objet de données, le groupe ou l'annotation. Un objet de données montre quelles données sont requises pour une activité. Un groupe indique un regroupement logique d'activités mais ne modifie pas le flux du diagramme. Une annotation fournit des explications complémentaires sur une partie du diagramme.

Comment modéliser des processus métiers avec Lucidchart

Il est facile de créer des modèles de processus métiers avec Lucidchart. Après votre inscription, connectez-vous simplement, puis créez un document vierge ou partez d'un modèle. Veillez à ouvrir la bibliothèque de formes BPMN, puis glissez-déposez les formes sur la zone de travail selon vos besoins.

Vous pouvez également personnaliser les lignes, mettre en forme le texte et repositionner les éléments pour obtenir le rendu souhaité. Ensuite, partagez, téléchargez ou exportez votre diagramme comme bon vous semble.

Histoire et origines du BPMN

La Business Process Modeling Notation a été développée par la Business Process Management Initiative (BPMI) et a fait l'objet de plusieurs révisions. En 2005, ce groupe a fusionné avec l'Object Management Group (OMG), qui a repris l'initiative. En 2011, l'OMG a publié la version BPMN 2.0 et a changé le nom de la méthode en Business Process Model and Notation. Elle a créé une norme plus détaillée pour la modélisation des processus métiers, en utilisant un ensemble plus riche de symboles et de notations pour les diagrammes de processus métiers. Depuis 2014, le BPMN est également complété par une méthode de diagramme de flux de décision appelée la norme Decision Model and Notation, car le BPMN ne se prête pas naturellement aux flux de décision.

Sous-modèles au sein d'un diagramme BPMN

Les diagrammes servent à communiquer avec des publics variés, qu'ils soient techniques ou non. Les sous-modèles permettent aux différents observateurs de distinguer facilement les sections du diagramme et de trouver ce qui les concerne le plus. Les types de sous-modèles sont :

• Les processus métiers privés. Ils sont internes à une organisation spécifique et ne traversent pas de pools ou de limites organisationnelles.

• Les processus métiers abstraits. Ils se déroulent entre un processus privé/interne et un autre participant ou processus. Le processus abstrait montre au monde extérieur la séquence de messages nécessaires pour interagir avec le processus privé. Il ne montre pas le processus privé/interne lui-même.

• Les processus métiers de collaboration. Ils montrent les interactions entre deux ou plusieurs entités commerciales.

En apprenant le BPMN, vous serez en mesure de créer et de partager des diagrammes que les parties prenantes comprendront facilement. Sans compter que vous pourrez interpréter et comprendre les diagrammes que vos collègues partagent avec vous.