BPMN-tutorial

Deze uitgebreide gids voor Business Process Modeling Notation (BPMN) biedt alles wat je moet weten, inclusief wat het is, het doel, de voordelen, symbolen en notatie.

Wat is BPMN?

Business Process Modeling Notation (BPMN) is een flowchartnotatie die de stappen van een gepland bedrijfsproces van begin tot eind modelleert. Als essentieel onderdeel van bedrijfsprocesmanagement brengt het een gedetailleerde opeenvolging van bedrijfsactiviteiten en informatiestromen die nodig zijn om een proces te voltooien visueel in kaart.

Het doel ervan is om manieren te modelleren om de efficiëntie te verbeteren, rekening te houden met nieuwe omstandigheden of een concurrentvoordeel te behalen. De methode heeft de afgelopen jaren een standaardisatieslag ondergaan en wordt nu vaak met een iets andere naam aangeduid: Business Process Model and Notation, waarbij nog steeds het acroniem BPMN wordt gebruikt. Het verschilt van UML (Unified Modeling Language) dat wordt gebruikt bij softwareontwerp.

BPMN-tutorial

• Begrijp de belangrijkste componenten van BPMN

• Begrijp hoe sequence flows werken

• Voeg activiteiten en taken toe

• Stuur de stroom met gateways

• Organiseer met pools en swimlanes

• Deel je diagram met je team om samen te werken

BPMN-events

Events, vertegenwoordigd door cirkels, beschrijven iets dat plaatsvindt tijdens een proces. Er zijn drie hoofdevents binnen het modelleren van bedrijfsprocessen: startevents, intermediate events en endevents. Deze drie typen worden ook gedefinieerd als catching events (die reageren op een trigger) of throwing events (die door het proces worden getriggerd). Zodra je vertrouwd bent met BPMN, kun je direct aan de slag in Lucidchart om intuïtief diagrammen te maken.

Startevents

Elk proces moet beginnen met een initiërend event, het startevent genoemd. Alle startevents vangen informatie op (zoals het ontvangen van een e-mail), and je kunt een lijn toevoegen die vanaf de startevents doorloopt om het proces voort te zetten. Veel startevents bevatten een pictogram in het midden om de trigger van het event te definiëren. Een startevent met een enveloppictogram geeft bijvoorbeeld aan dat er een bericht binnenkomt dat de start van het proces triggert.

In Lucidchart kun je eenvoudig een startevent toevoegen vanuit de BPMN 2.0-vormbibliotheek. Zodra je vormen naar het canvas sleept, kun je op een vorm klikken om de eigenschappen ervan te wijzigen in het geavanceerde vormenmenu bovenaan the editor.

De eenvoudige vorm laat zien hoe een proces begint met het ontvangen van een e-mail. Nadat de gebruiker de e-mail heeft ontvangen, kan de rest van het BPMN-diagram worden vervolgd.

Intermediate events

Een intermediate event is elk event dat plaatsvindt tussen een start- en een endevent. De cirkel van een intermediate event heeft een dubbele rand, and het event kan informatie vangen (catch) of werpen (throw). Verbindingsgobjecten geven de richting van de stroom aan, wat bepaalt of het event 'catching' of 'throwing' is.

Lucidchart-gebruikers kunnen intermediate eventtypen vinden in het geavanceerde vormenmenu dat verschijnt wanneer je een nieuwe BPMN-vorm aan het canvas toevoegt.

De onderstaande vorm toont een bericht dat tijdens een proces is ontvangen. Merk op dat de eventcirkel een dubbele rand heeft en dat het e-mailpictogram niet is ingevuld, wat aangeeft dat het een 'catching'-vorm is.

De volgende vorm is vergelijkbaar met het vorige voorbeeld, behalve dat deze een bericht werpt (throwing) en niet vangt (catching). Simpel gezegd wordt het bericht verzonden als een stap in het proces, in plaats van dat er een bericht wordt ontvangen.

Endevents

Tot slot worden endevents aangeduid met een enkele dikke zwarte lijn. Endevents worden altijd geworpen (thrown) omdat er na het laatste event geen proces meer is om op te vangen.

In het onderstaande BPMN-voorbeeld is het proces voltooid wanneer een definitief bericht wordt geworpen. Na de verwerking in een systeem is het waarschijnlijk dat je iemand op de hoogte moet stellen, dus het is gebruikelijk om een 'thrown'-bericht op te nemen om je stroom te beëindigen.

BPMN-activiteit

BPMN-taken

Een taak is het meest gedetailleerde niveau van een proces. Lucidchart ondersteunt vele soorten symbolen die de verschillende taaktypen aanduiden.

Normale taak

Een normale taak is een enkele actie die plaatsvindt in een bedrijfsproces, zoals het posten van een brief.

Het onderstaande voorbeeld toont het proces van het schrijven van een paper, waarbij normale taken worden gebruikt om elke activiteit weer te geven.

Loop-taak

Een loop-taak is een taak die herhaaldelijk achter elkaar wordt uitgevoerd.

Als je een loop-taak wilt opnemen in het vorige voorbeeld, kun je de taak voor het bewerken van de paper veranderen in een loop-taak. Deze loop-taak geeft aan dat het je bedoeling is om het document herhaaldelijk te bewerken voordat je de definitieve versie indient. Om de voorwaarden van de loop-taak toe te lichten, kun je een annotatie toevoegen waarin staat dat je de paper blijft bewerken totdat de docent aangeeft dat de huidige versie een Goed krijgt.

Multiple instance-taak

Een multiple instance-taak is een taak die meerdere keren voorkomt. Deze instanties kunnen parallel of opeenvolgend plaatsvinden.

Stel dat je een aantal vrienden zover hebt gekregen dat ze je concept bekijken en je feedback geven over mogelijke wijzigingen. Dan wil je hier een multiple instance-taak van maken in plaats van een loop-taak. Dit taaktype geeft aan dat je een concept aan drie verschillende mensen hebt gegeven en dat ze alle drie tegelijkertijd reageren. Dit voorbeeld laat zien dat er meerdere bewerkingen tegelijkertijd plaatsvinden, maar je kunt eenvoudig laten zien dat de bewerkingen achter elkaar plaatsvinden door het activiteitstype te wijzigen.

Compensatietaak

Een compensatietaak is een gespecialiseerde versie van een taak die alleen plaatsvindt als er eerder een andere specifieke taak is uitgevoerd. Compensatiataken worden vaak gebruikt om de vorm en tijdigheid van de uitbetaling voor het uitgevoerte werk in het proces te tonen.

Je vrienden werken waarschijnlijk niet gratis, dus you kunt een compensatietaak toevoegen om te laten zien dat je ze betaalt op voorwaarde dat ze je paper bewerken.

Compensatieloop-taak

Een compensatieloop-taak maakt van de compensatie een terugkerende gebeurtenis. Als je in dit voorbeeld slechts één redacteur had, zou je kunnen laten zien dat je hen telkens betaalt wanneer ze je werk bewerken.

BPMN-subprocessen

In BPMN zijn subprocessen een subset van reguliere taaktypen die de voorkeur geven aan eenvoud. In een typische werkomgeving worden BPMN-diagrammen gebruikt om processen te communiceren met zowel stakeholders als ontwikkelaars. Stakeholders willen over het algemeen niet de complexiteit die ontwikkelaars nodig hebben, dus met subprocessen kun je taken samenvouwen en uitvouwen om snel informatie aan beide groepen over te dragen.

Loop

Een loop geeft aan dat een subproces zichzelf achter elkaar herhaalt. In een samengevouwen weergave wordt dit op dezelfde manier behandeld als een loop-taak.

Multi-instance

Dit subproces kan gelijktijdig met andere identieke subprocessen worden uitgevoerd. In een samengevouwen weergave wordt dit op dezelfde manier behandeld als een multi-instance-taak.

Compensatie

Een compensatiesubproces is doorgaans gereserveerd voor een groep taken die een deel van de compensatiemethode beschrijven, hetzij debiteuren of crediteuren.

Ad-hoc

Een ad-hocsubproces is een groep taken die uitsluitend bestaat om een deel van een proces te voltooien. Een ad-hocsubproces kan bijvoorbeeld betrekking hebben op één specifieke leverancier die een uniek betalingssysteem heeft.

Transacties

Een transactieactiviteit is een gespecialiseerd subprocessymbool dat betalingsprocessen vertegenwoordigt. Alle transactieactiviteiten worden omsloten door een dubbele lijn. Transacties moeten controleren of alle deelnemers hun deel van de transactie hebben voltooid voordat het subproces kan worden afgerond.

Event-subproces

Event-subprocessen worden gebruikt om events te beschrijven die binnen de grens van een subproces plaatsvinden. Event-subprocessen worden getriggerd by een startevent en ze verschillen van andere subprocessen omdat ze geen deel uitmaken van de reguliere stroom. Ze staan op zichzelf and vinden plaats binnen de context van een subproces.

Er zijn twee hoofdtypen event-subprocessen: onderbrekend (interrupting) en niet-onderbrekend (non-interrupting). Een onderbrekend event-subproces onderbreekt de normale bedrijfstroom, terwijl een niet-onderbrekend event-subproces dat niet doet. Als een bestelling op een website bijvoorbeeld wordt geannuleerd, wordt het proces onderbroken en worden alle website-activiteiten beëindigd. Maar als de klant gewoon de winkelwagen controleert om te zien welke artikelen zijn gereserveerd voor aankoop, is het proces niet-onderbrekend.

Call-activiteit

Een call-activiteit is een globaal proces dat wordt gebruikt telkens wanneer een bepaald proces moet worden geïmplementeerd. Wanneer de call-activiteitsnotatie wordt gebruikt, wordt de besturing van het proces overgedragen aan het globale vooraf gedefinieerde proces.

BPMN-taaktypen

BPMN-taaktypen vertegenwoordigen uitvoerbare taken. Hoewel ze in de praktijk niet veel worden gebruikt, zijn ze bijzonder belangrijk bij het modelleren van de vereisten voor een technisch project.

Business rule-taaktype

Business rules, toegevoegd met BPMN 2.0, zijn specifieke soorten services die worden onderhouden door een businessgroep in plaats van een IT-groep. De regelvorm wordt gebruikt om de implementatie van een business rule te vertegenwoordigen.

Handmatig taaktype

Een handmatig taaktype wordt gebruikt wanneer een activiteit handmatig moet worden uitgevoerd. Deze kan worden uitgevoerd zonder hulp van buitenaf of applicaties (bijv. het laden van een vrachtwagen met producten).

Receive-taaktype

Een receive-taak geeft aan dat het proces afhankelijk is van een inkomend bericht van een derde partij. Na ontvangst van een bericht is de taak uitgevoerd.

Script-taaktype

Script-taken worden uitgevoerd door een bedrijfsproces-engine. Het script is geschreven in een taal die de engine kan parsen, wat in veel gevallen JavaScript is.

Send-taaktype

A send-taak verzendt een bericht naar een ander proces of een andere lane. De taak is voltooid zodra het bericht is verzonden.

Service-taaktype

A service-taak is elke taak die een geautomatiseerde applicatie of webservice gebruikt om de taak te voltooien.

User-taaktype

Het user-taaktype geeft aan dat de taak door een persoon wordt uitgevoerd en niet eenvoudig kan worden opgesplitst in eenvoudigere taken.

BPMN-artifacttypen

Bij het modelleren van bedrijfsprocessen stellen artifacten je in staat om objecten buiten het eigenlijke proces visueel weer te geven. Artifacten kunnen gegevens of notities vertegenwoordigen die het proces beschrijven, of ze kunnen worden gebruikt om taken of processen te organiseren. Er zijn drie hoofdtypen artifacten: gegevensobjecten, annotaties en groepen.

Je hebt eenvoudig toegang tot alle hieronder besproken vormen in Lucidchart. Schakel eerst de BPMN 2.0-vormbibliotheek in: klik op de knop Vormen in de linkerbovenhoek van je venster en vink het vakje BPMN 2.0 aan in het venster dat verschijnt. Sleep vervolgens vormen vanuit de vormbibliotheek aan de linkerkant naar het canvas. Om vormen aan specifieke klassen toe te wijzen, klik je op de vorm en selecteer je de gewenste klasse in het geavanceerde vormenmenu boven het canvas.

Gegevensobjecten

Gegevensobjecten kunnen gegevens vertegenwoordigen die aan het proces zijn toegevoegd, gegevens die het resultaat zijn van het proces, gegevens die moeten worden verzameld of gegevens die moeten worden opgeslagen.

Data-input

Taken zijn vaak gegevensafhankelijk, wat betekent dat de taak niet kan doorgaan totdat bepaalde gegevens zijn verzameld. Data-inputs vertegenwoordigen die gegevensvereisten van het bedrijfsproces.

Data-output

Als een proces gegevens genereert, vertegenwoordigt een data-output de geproduceerde informatie als resultaat. Een BPMN-diagram dat het proces van een enquêteverzameling weergeeft, zou bijvoorbeeld resultaatgegevens genereren en een data-outputvorm vereisen.

Dataverzameling

Dataverzameling wordt anders aangeduid dan een eenmalige gegevensvereiste. Bij het verzamelen van enquêtes wordt de handeling van het enquêteren bijvoorbeeld weergegeven door de vorm voor dataverzameling.

Dataopslag

Dataopslag biedt de mogelijkheid om gegevens op te slaan of te openen die gekoppeld zijn aan een bedrijfsmodel. Als je proces gegevens oplevert, wordt het noodzakelijk om die gegevens op te slaan. In een BPMN-diagram kun je bepalen waar je gegevens opslaat om je gegevens bij te houden en de efficiëntie van je organisatie te verhogen.

Annotaties

Annotaties stellen je in staat om het bedrijfsproces en flow-objecten gedetailleerder te beschrijven. Voeg annotaties toe om je BPMN leesbaarder te maken en het begrip van je proces verder te vergroten.

Groepen

Groepen organiseren taken of processen die van belang zijn in het totale proces. Gebruik groepen om je BPMN-diagram beter in te richten en het nut ervan voor je organisatie te vergroten.

Tips voor het modelleren van bedrijfsprocessen

1. Definieer de scope van het proces duidelijk met een begin en een eind.

2. Houd je diagrammen eenvoudig door de scope van elke BPMN duidelijk te definiëren.

3. Je kunt eerst het huidige bedrijfsproces in kaart brengen om inefficiënties aan te tonen voordat je een betere manier modelleert met BPMN.

4. Streef naar BPMN-diagrammen die op één pagina passen, zelfs als de pagina de grootte van een poster heeft, zoals soms het geval is.

5. Plaats sequence flows horizontaal. Toon associaties en datastromen verticaal.

6. Houd je diagrammen overzichtelijk door details toe te voegen met afzonderlijke documentatie.

7. Je kunt verschillende versies van het diagram maken voor verschillende stakeholders, afhankelijk van het detailniveau dat nodig is voor hun rol.

8. BPMN is niet geschikt voor het modelleren van organisatiestructuren, functionele uitsplitsingen of datastroommodellen. Hoewel BPMN sommige informatiestromen in bedrijfsprocessen weergeeft, is het geen dataflow diagram (DFD).

Doel en voordelen van BPMN

Op hoofdlijnen is BPMN gericht op deelnemers en andere stakeholders in een bedrijfsproces om inzicht te krijgen via een eenvoudig te begrijpen visuele weergave van de stappen. Op een dieper niveau is het gericht op de mensen die het proces gaan implementeren, waarbij voldoende details worden gegeven om een nauwkeurige implementatie mogelijk te maken. Het biedt een standaard, gemeenschappelijke taal voor alle stakeholders, zowel technisch als niet-technisch: businessanalisten, procesdeelnemers, managers en technische ontwikkelaars, evenals externe teams en consultants. In het ideale geval overbrugt het de kloof tussen procesintentie en implementatie door voldoende detail en duidelijkheid te bieden in de opeenvolging van bedrijfsactiviteiten.

Het maken van diagrammen kan veel gemakkelijker te begrijpen zijn dan een verhalende tekst. Het maakt eenvoudigere communicatie en samenwerking mogelijk om een efficiënt proces te bereiken dat een kwalitatief hoogwaardig resultaat oplevert. Het helpt ook bij de communicatie, wat leidt tot XML-documenten (Extensible Markup Language) die nodig zijn om verschillende processen uit te voeren. Een belangrijke XML-standaard heet BPEL of BEPEL4WS, wat staat voor Business Process Execution Language for Web Services.

Het modelleren van bedrijfsprocessen kan variëren van eenvoudige, met de hand getekende diagrammen tot complexere diagrammen met uitvouwbare elementen om voldoende implementatiedetails te bieden. In de meest geavanceerde vorm wordt BPMN uitgevoerd door gecertificeerde analisten. De Object Management Group (OMG) biedt vijf certificeringen in BPMN 2.0 genaamd OCEB 2, wat staat voor OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Het ene traject is businessgericht en het andere is technisch. OMG wilt met BPMN 2.0 het modelleren van bedrijfsprocessen op dezelfde manier standaardiseren als UML (Unified Modeling Language) dat deed voor softwaremodellering.

BPMN vereist een investering van tijd en energie, maar het resultaat in termen van begrip en verbetering kan enorm zijn. Versie 2.0 bouwt voort op eerdere versies door een rijkere standaardset van symbolen en notaties te bieden, waardoor meer details mogelijk zijn voor degenen die dat nodig hebben.

Het idee achter bedrijfsprocesmanagement is het creëren van een levenscyclus van continue verbetering. De stappen zijn modelleren, implementeren, uitvoeren, monitoren en optimaliseren. BPMN-diagrammen spelen daarbij een sleutelrol.

Elementen en symbolen van BPMN 2.0

BPMN onderscheidt deze vier elementtypen voor bedrijfsprocesdiagrammen:

1. Flow-objecten: events, activiteiten, gateways

2. Verbindingsgobjecten: sequence flow, message flow, associatie

3. Swimlanes: pool of lane

4. Artifacten: gegevensobject, groep, annotatie

Dit zijn de afzonderlijke elementen en hoe ze worden gebruikt om een bedrijfsproces te definiëren:

Events

Een trigger die een proces start, wijzigt of voltooit. Eventtypen zijn onder meer bericht, timer, fout, compensatie, signaal, annuleren, escalatie, koppeling en andere. Ze worden weergegeven door cirkels die andere symbolen bevatten op basis van het eventtype. Ze worden geclassificeerd als 'throwing' of 'catching', afhankelijk van hun functie.

Activiteit

Een specifieke activiteit of taak die door een persoon of systeem wordt uitgevoerd. Deze wordt weergegeven door een rechthoek met afgeronde hoeken. Ze kunnen gedetailleerder worden met subprocessen, loops, compensaties en multiple instances.

Gateway

Een beslissingspunt dat het pad kan aanpassen op basis van voorwaarden of gebeurtenissen. Ze worden weergegeven als ruiten. Ze kunnen exclusief of inclusief zijn, parallel, complex, of gebaseerd op gegevens of gebeurtenissen.

Sequence flow

Toont de volgorde van de uit te voeren activiteiten. Deze wordt weergegeven als een rechte lijn met een pijl. Het kan een voorwaardelijke stroom of een standaardstroom tonen.

Message flow

Geeft berichten weer die over 'pools' of organisatiegrenzen (zoals afdelingen) stromen. Het mag geen events of activiteiten binnen een pool verbinden. Het wordt weergegeven door een stippellijn met een cirkel aan het begin en een pijl aan het einde.

Associatie

Weergegeven met een stippellijn, verbindt het een artifact of tekst met een event, activiteit of gateway.

Pool en swimlane

Een pool vertegenwoordigt de belangrijkste deelnemers aan een proces. Een andere pool kan zich in een ander bedrijf of een andere afdeling bevinden, maar is nog steeds betrokken bij het proces. Swimlanes binnen een pool tonen de activiteiten en de stroom voor een bepaalde rol of deelnemer, en bepalen wie verantwoordelijk is voor welke delen van het proces.

Artifact

Aanvullende informatie die ontwikkelaars toevoegen om het diagram van het nodige detailniveau te voorzien. Er zijn drie typen artifacten: gegevensobject, groep of annotatie. Een gegevensobject laat zien welke gegevens nodig zijn voor een activiteit. Een groep toont een logische groepering van activiteiten, maar verandert de stroom van het diagram niet. Een annotatie geeft verdere uitleg bij een deel van het diagram.

Hoe je bedrijfsprocessen modelleert met Lucidchart

Het is eenvoudig om bedrijfsprocesmodellen te maken met Lucidchart. Na het aanmelden log je in en maak je een leeg document aan of begin je met een sjabloon. Zorg ervoor dat je de BPMN-vormbibliotheek opent en sleep vervolgens vormen naar het canvas zoals gewenst.

Je kunt ook lijnen stijlen, tekst opmaken en elementen verplaatsen om de gewenste uitstraling te krijgen. Deel, download of exporteer je diagram daarna zoals je wilt.

Geschiedenis en oorsprong van BPMN

Business Process Modeling Notation is ontwikkeld by het Business Process Management Initiative (BPMI) and heeft verschillende herzieningen ondergaan. In 2005 fuseerde die groep met de Object Management Group (OMG), die het initiatief overnam. In 2011 bracht OMG BPMN 2.0 uit en veranderde de naam van de methode in Business Process Model and Notation. Het creëerde een gedetailleerdere standaard voor het modelleren van bedrijfsprocessen, met een rijkere set symbolen and notaties voor bedrijfsprocesdiagrammen. Sinds 2014 wordt BPMN ook aangevuld met een beslissingsstroomdiagrammethode genaamd de Decision Model and Notation-standaard, aangezien BPMN zich van nature niet leent voor beslissingsstromen.

Submodellen binnen een BPMN-diagram

De diagrammen worden gebruikt om te communiceren met een divers publiek, zowel niet-technisch als technisch. Submodellen stellen de verschillende kijkers in staat om eenvoudig onderscheid te maken tussen secties van het diagram, zodat ze vinden wat voor hen het meest van toepassing is. De typen submodellen zijn:

• Private bedrijfsprocessen. Deze zijn intern voor een specifieke organisatie en overschrijden geen pools of organisatiegrenzen.

• Abstracte bedrijfsprocessen. Deze vinden plaats tussen een privaat/intern proces en een andere deelnemer of een ander proces. Het abstracte proces toont de buitenwereld de opeenvolging van berichten die nodig zijn om te communiceren met het private proces. Het toont het private/interne proces zelf niet.

• Samenwerkingsbedrijfsprocessen. Deze tonen de interacties tussen twee of meer zakelijke entiteiten.

Door BPMN te leren, ben je in staat om diagrammen te maken en te delen die zakelijke stakeholders gemakkelijk zullen begrijpen. Bovendien kun je diagrammen die je collega's met je delen eenvoudig interpreteren en begrijpen.