Tutorial de BPMN

Esta guía integral de la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) ofrece todo lo que necesitas saber, incluido qué es, su propósito, sus beneficios, sus símbolos y su notación.

¿Qué es BPMN?

La notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) es una notación de diagramas de flujo que modela los pasos de un proceso de negocio planificado de extremo a extremo. Al ser una clave para la gestión de procesos de negocio, representa visualmente una secuencia detallada de actividades de negocio y flujos de información necesarios para completar un proceso.

Su propósito es modelar formas de mejorar la eficiencia, responder a nuevas circunstancias o ganar una ventaja competitiva. El método ha estado pasando por un impulso de estandarización en los últimos años y ahora suele llamarse por un nombre ligeramente diferente: modelo y notación de procesos de negocio, aunque sigue usando el acronym BPMN. Difiere del lenguaje unificado de modelado (UML) que se usa en el diseño de software.

Tutorial de BPMN

• Entiende los componentes clave de BPMN

• Entiende cómo funcionan los flujos de secuencia

• Agrega actividades y tareas

• Dirige el flujo con compuertas

• Organiza con pools y carriles

• Comparte tu diagrama con tu equipo para empezar a colaborar

Eventos de BPMN

Los eventos, representados con círculos, describen algo que sucede durante el transcurso de un proceso. Hay tres eventos principales dentro del modelado de procesos de negocio: eventos de inicio, eventos intermedios y eventos de fin. Estos tres tipos también se definen como eventos de captura (que reaccionan a un activador) o eventos de envío (que activa el proceso). Una vez que te familiarices con BPMN, ingresa a Lucidchart para empezar a crear diagramas de manera intuitiva.

Eventos de inicio

Cada proceso debe comenzar con un evento iniciador, llamado evento de inicio. Todos los eventos de inicio captures información (como recibir un correo electrónico), y puedes agregar una línea que continúe desde los eventos de inicio para seguir con el proceso. Muchos eventos de inicio contienen un ícono en el centro para definir el activador del evento. Por ejemplo, un evento de inicio que contiene un ícono de sobre indica que llega un mensaje y activa el inicio del proceso.

En Lucidchart, puedes agregar fácilmente un evento de inicio desde la biblioteca de figuras de BPMN 2.0. Una vez que arrastres las figuras al lienzo, puedes hacer clic en cualquier figura para cambiar sus propiedades en el menú de figuras avanzadas en la parte superior del editor. 

Esta figura simple representa cómo comienza un proceso al recibir un correo electrónico. Después de que el usuario recibe el correo electrónico, el resto del diagrama BPMN puede continuar.

Eventos intermedios

Un evento intermedio es cualquier evento que ocurre entre un evento de inicio y uno de fin. El círculo del evento intermedio tiene una línea doble, y el evento puede capturar o enviar información. Los objetos de conexión indican el flujo direccional, lo que determina si el evento es de captura o de envío.

Los usuarios de Lucidchart pueden encontrar tipos de eventos intermedios en el menú de figuras avanzadas que aparece cuando agregas una nueva figura de BPMN al lienzo.

La siguiente figura muestra un mensaje recibido durante un proceso. Nota que el círculo del evento tiene una línea doble a su alrededor y que el ícono de correo no está relleno, lo que indica que es una figura de captura.

La siguiente figura es similar al ejemplo anterior, excepto que envía un mensaje en lugar de capturarlo. En pocas palabras, el mensaje se envía como un paso en el proceso, en lugar de recibirse.

Eventos de fin

Por último, los eventos de fin tienen el estilo de una sola línea negra gruesa. Los eventos de fin siempre son de envío porque no hay ningún proceso que capturar después del evento final.

En el siguiente ejemplo de BPMN, el proceso se completa cuando se envía un mensaje final. Después de procesar algún sistema, es probable que tengas que notificar a alguien, por lo que es común incluir un mensaje enviado para terminar tu flujo.

Actividades de BPMN

Tareas de BPMN

Una tarea es el nivel más granular de un proceso. Lucidchart admite muchos tipos de símbolos que significan los diversos tipos de tareas.

Tarea normal

Una tarea normal es una sola acción que ocurre en un proceso de negocio, como enviar una carta por correo.

El siguiente ejemplo muestra el proceso de escribir un artículo, con tareas normales utilizadas para representar cada actividad.

Tarea de bucle

Una tarea de bucle es aquella que se repite en secuencia.

Si quieres incorporar una tarea de bucle en el ejemplo anterior, puedes cambiar la tarea de edición del artículo a una tarea de bucle. Esta tarea de bucle indica tu intención de editar repetidamente el documento antes de enviar el borrador final. Para explicar las condiciones de la tarea de bucle, agrega una anotación que diga que continuarás editando el artículo hasta que el profesor diga que el borrador actual obtendrá la calificación máxima.

Tarea de instancias múltiples

Una tarea de instancias múltiples es una tarea que ocurre varias veces. Estas instancias pueden ocurrir en paralelo o secuencialmente.

Supongamos que lograste que varios amigos revisaran tu borrador y te dieran comentarios sobre posibles cambios. En ese caso, querrás que sea una tarea de instancias múltiples en lugar de una tarea de bucle. Este tipo de tarea indica que le diste un borrador a tres personas diferentes y que las tres te responderán al mismo tiempo. Este ejemplo muestra cómo ocurren múltiples ediciones simultáneamente, pero podrías mostrar fácilmente que las múltiples ediciones ocurren secuencialmente cambiando el tipo de actividad.

Tarea de compensación

Una tarea de compensación es una versión especializada de una tarea que solo ocurre cuando otra tarea específica ocurrió previamente. Las tareas de compensación se utilizan a menudo para mostrar la forma y la puntualidad del pago otorgado por el trabajo realizado en el proceso.

Tus amigos probablemente no trabajarán gratis, así que puedes agregar una tarea de compensación para mostrar que les pagarás con la condición de que editen tu artículo.

Tarea de bucle de compensación

Una tarea de bucle de compensación hace que la compensación sea un evento recurrente. En este ejemplo, si solo tuvieras un editor, puedes mostrar que le pagaste cada vez que editó tu trabajo.

Subprocesos de BPMN

En BPMN, los subprocesos son un subconjunto de tipos de tareas regulares que favorecen la simplicidad. En un entorno de trabajo típico, los diagramas de BPMN se utilizan para comunicar procesos tanto a las partes interesadas como a los desarrolladores. Por lo general, las partes interesadas no desean la complejidad que requieren los desarrolladores, por lo que los subprocesos te permiten contraer y ampliar las tareas para transmitir información rápidamente a ambos grupos.

Bucle

Un bucle indica que un subproceso se repite en secuencia. Se trata de manera similar a una tarea de bucle cuando está en una vista contraída.

Instancias múltiples

Este subproceso puede ejecutarse de forma concurrente con otros subprocesos idénticos. Se trata de manera similar a una tarea de instancias múltiples cuando está en una vista contraída.

Compensación

Un subproceso de compensación suele reservarse para un grupo de tareas que describen alguna parte del método de compensación, ya sean cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

Ad hoc

Un subproceso ad hoc es un grupo de tareas que existen con el único propósito de completar una parte de un proceso. Por ejemplo, un subproceso ad hoc podría tratar con un proveedor en particular que tiene un sistema de pago único.

Transacciones

Una actividad de transacción es un símbolo de subproceso especializado que representa procesos de pago. Todas las actividades de transacción están contenidas por una línea doble. Las transacciones deben verificar que todos los participantes hayan completado sus partes de la transacción antes de que se pueda completar el subproceso.

Subproceso de evento

Los subprocesos de eventos se utilizan para describir eventos que suceden dentro del límite de un subproceso. Los subprocesos de eventos se activan mediante un evento de inicio, y se diferencian de otros subprocesos porque no forman parte del flujo regular. Son independientes y ocurren dentro del contexto de un subproceso.

Hay dos tipos principales de subprocesos de eventos: con interrupción y sin interrupción. Un subproceso de evento con interrupción interrumpe el flujo normal del negocio, mientras que un subproceso de evento sin interrupción no lo hace. Por ejemplo, si se cancela un pedido en un sitio web, el proceso se interrumpe y se finaliza toda la actividad del sitio web. Pero si el cliente simplemente revisa el carrito de compras para ver qué artículos están reservados para la compra, el proceso es sin interrupción.

Actividad de llamada

Una actividad de llamada es un proceso global que se utiliza cada vez que se necesita implementar un determinado proceso. Cada vez que se utiliza la notación de actividad de llamada, el control del proceso se transfiere al proceso predefinido global.

Tipos de tareas de BPMN

Los tipos de tareas de BPMN representan tareas ejecutables. Aunque no se utilizan mucho en la práctica, son de especial importancia al modelar los requisitos de un proyecto de ingeniería.

Tipo de tarea de regla de negocio

Las reglas de negocio, agregadas con BPMN 2.0, son tipos específicos de servicios mantenidos por un grupo de negocio, en lugar de un grupo de TI. La figura de regla se utiliza para representar la implementación de una regla de negocio.

Tipo de tarea manual

Un tipo de tarea manual se utiliza cada vez que una actividad debe ejecutarse de forma manual. Se puede ejecutar sin ninguna ayuda o aplicación externa (por ejemplo, cargar un camión con productos).

Tipo de tarea de recepción

Una tarea de recepción indica que el proceso depende de un mensaje entrante de un tercero. Al recibir el mensaje, la tarea se da por realizada.

Tipo de tarea de script

Las tareas de script son ejecutadas por un motor de procesos de negocio. El script está escrito en un lenguaje que el motor puede analizar, el cual, en muchos casos, es JavaScript.

Tipo de tarea de envío

Una tarea de envío envía un mensaje a otro proceso o carril. La tarea se completa una vez enviado el mensaje.

TYPE_OF_SERVICE_TASK

Una tarea de servicio es cualquier tarea que utiliza una aplicación automatizada o un servicio web para completarse.

Tipo de tarea de usuario

El tipo de tarea de usuario indica que la tarea está siendo realizada por una persona y no se puede dividir fácilmente en tareas más simples.

Tipos de artefactos de BPMN

En el modelado de procesos de negocio, los artefactos te permiten representar visualmente objetos fuera del proceso real. Los artefactos pueden representar datos o notas que describen el proceso, o pueden usarse para organizar tareas o procesos. Hay tres tipos principales de artefactos: objetos de datos, anotaciones y grupos.

Puedes acceder fácilmente a todas las figuras que se mencionan a continuación en Lucidchart. Primero, habilita la biblioteca de figuras de BPMN 2.0: haz clic en el botón Figuras en la esquina superior izquierda de tu ventana y marca la casilla de BPMN 2.0 en la ventana que aparece. Luego, arrastra y suelta figuras desde la biblioteca de figuras de la izquierda hacia el lienzo. Para asignar figuras a clases específicas, haz clic en la figura y luego selecciona la clase deseada en el menú de figuras avanzadas que se encuentra sobre el lienzo.

Objetos de datos

Los objetos de datos pueden representar datos asignados al proceso, datos resultantes del proceso, datos que deben recopilarse o datos que deben almacenarse.

Entrada de datos

A menudo, las tareas dependen de los datos, lo que significa que la tarea no puede continuar hasta que se hayan recopilables ciertos datos. Las entradas de datos representan esos requisitos de datos del proceso de negocio.

Salida de datos

Si un proceso genera datos, una salida de datos representa la información producida como resultado. Por ejemplo, un diagrama BPMN que representa el proceso de recopilación de encuestas generaría datos de resultados y requeriría una figura de salida de datos.

Recopilación de datos

La recopilación de datos se denota de manera diferente a un requisito de datos único. Por ejemplo, en el proceso de recopilación de encuestas, el acto de encuestar estaría representado por la figura de recopilación de datos.

Almacenamiento de datos

El almacenamiento de datos proporciona la capacidad de almacenar o acceder a datos que están asociados con un modelado de negocio. Si tu proceso genera datos, será necesario almacenarlos. En un diagrama BPMN, puedes determinar dónde almacenarás los datos para realizar un seguimiento de ellos y aumentar la eficiencia de tu organización.

Anotaciones

Las anotaciones te permiten describir el proceso de negocio y los objetos de flujo con más detalle. Agrega anotaciones para hacer que tu BPMN sea más legible y aumentar aún más la comprensión de tu proceso.

Grupos

Los grupos organizan tareas o procesos que tienen importancia en el proceso general.​​ Utiliza grupos para organizar mejor tu diagrama BPMN y aumentar su utilidad para tu organización.

Consejos para el modelado de procesos de negocio

1. Define con claridad el alcance del proceso con un inicio y un fin.

2. Mantén la simplicidad en tus diagramas definiendo con claridad el alcance de cada BPMN.

3. Es posible que primero quieras mapear el proceso de negocio actual para resaltar las ineficiencias antes de modelar una mejor manera con BPMN.

4. Intenta que los diagramas BPMN quepan en una sola página, incluso si la página es de tamaño póster, como ocurre con algunas.

5. Distribuye los flujos de secuencia de forma horizontal. Muestra las asociaciones y los flujos de datos verticalmente.

6. Mantén tus diagramas limpios agregando detalles con documentación separada.

7. Puedes crear diferentes versiones del diagrama para diferentes partes interesadas, según el nivel de detalle necesario para su rol.

8. BPMN no es adecuado para modelar estructuras organizacionales, desgloses funcionales o modelos de flujo de datos. Aunque BPMN representa algunos flujos de información en los procesos de negocio, no es un diagrama de flujo de datos (DFD).

Propósito y beneficios de BPMN

A grandes rasgos, BPMN está dirigido a los participantes y a otras partes interesadas en un proceso de negocio para que comprendan los pasos mediante una representación visual fácil de entender.

En un nivel más profundo, está dirigido a las personas que implementarán el proceso, brindando el detalle suficiente para permitir una ejecución precisa. Proporciona un lenguaje común y estandarizado para todas las partes interesadas, ya sean técnicas o no técnicas: analistas de negocio, participantes del proceso, gerentes y desarrolladores técnicos, así como equipos externos y consultores. Idealmente, cierra la brecha entre la intención del proceso y su implementación al proporcionar suficiente detalle y claridad sobre la secuencia de las actividades de negocio.

El uso de diagramas puede ser mucho más fácil de entender que un texto narrativo. Permitir una comunicación y colaboración más sencillas para lograr un proceso eficiente que produzca un resultado de alta calidad. También ayuda con la comunicación, lo que da lugar a documentos XML (lenguaje de marcado extensible) necesarios para ejecutar diversos procesos. Un estándar XML principal se llama BPEL o BEPEL4WS, que significa lenguaje de ejecución de procesos de negocio para servicios web.

El modelado de procesos de negocio puede variar desde diagramas simples dibujados a mano hasta otros más complejos con elementos expandibles para proporcionar suficientes detalles de implementación. En su nivel más sofisticado, BPMN es llevado a cabo por analistas acreditados. El Object Management Group (OMG) ofrece cinco certificaciones en BPMN 2.0 llamadas OCEB 2, que significa Experto Certificado por OMG en BPM 2.0. Una vertiente está orientada a los negocios y la otra es técnica. OMG pretende que BPMN 2.0 estandarice el modelado de procesos de negocio de la misma manera que el lenguaje unificado de modelado (UML) estandarizó el modelado de software.

BPMN requiere un compromiso de tiempo y energía, pero la recompensa en comprensión y mejora puede ser enorme. La versión 2.0 se basa en versiones anteriores al proporcionar un conjunto estándar más rico de símbolos y notaciones, lo que permite un mayor detalle para quienes lo necesitan.

La idea detrás de la gestión de procesos de negocio es crear un ciclo de vida de mejora continua. Los pasos son modelar, implementar, ejecutar, monitorear y optimizar. Los diagramas de BPMN juegan un papel clave en eso.

Símbolos y elementos de BPMN 2.0

BPMN representa estos cuatro tipo de elementos para diagramas de procesos de negocio:

1. Objetos de flujo: eventos, actividades, compuertas (gateways)

2. Objetos de conexión: flujo de secuencia, flujo de mensaje, asociación

3. Carriles (swimlanes): pool o carril

4. Artefactos: objeto de datos, grupo, anotación

Estos son los elementos individuales y cómo se utilizan para definir un proceso de negocio:

Eventos

Un activador que inicia, modifica o completa un proceso. Los tipos de eventos incluyen mensaje, temporizador, error, compensación, señal, cancelación, escalamiento, enlace y otros. Se muestran mediante círculos que contienen otros símbolos según el tipo de evento. Se clasifican como de "envío" o "captura", según su función.

Actividad

Una actividad o tarea particular realizada por una persona o sistema. Se muestra mediante un rectángulo con esquinas redondeadas. Pueden volverse más detalladas con subprocesos, bucles, compensaciones e instancias múltiples.

Gateway

Un punto de decisión que puede ajustar la ruta según condiciones o eventos. Se muestran como rombos. Pueden ser exclusivos o inclusivos, paralelos, complejos o basados en datos o eventos.

Sequence flow

Muestra el orden de las actividades a realizar. Se muestra como una línea recta con una flecha. Puede mostrar un flujo condicional o un flujo predeterminado.

Message flow

Representa mensajes que fluyen a través de "pools" o límites de la organización, como departamentos. No debe conectar eventos o actividades dentro de un pool. Se representa mediante una línea discontinua con un círculo al inicio y una flecha al final.

Association

Se muestra con una línea punteada y asocia un artefacto o texto a un evento, actividad o compuerta.

Pool y swimlane

Un pool representa a los participantes principales en un proceso. Un pool diferente puede estar en una empresa o departamento diferente, pero aun así estar involucrado en el proceso. Los carriles dentro de un pool muestran las actividades y el flujo para un determinado rol o participant, definiendo quién es responsable de qué partes del proceso.

Artifact

Información adicional que los desarrolladores agregan para aportar el nivel de detalle necesario al diagrama. Hay tres tipos de artefactos: objeto de datos, grupo o anotación. Un objeto de datos muestra qué datos son necesarios para una actividad. Un grupo muestra una agrupación lógica de actividades pero no cambia el flujo del diagrama. Una anotación proporciona una explicación adicional a una parte del diagrama.

Cómo hacer modelado de procesos de negocio con Lucidchart

Es fácil crear modelos de procesos de negocio con Lucidchart. Después de registrarte, simplemente inicia sesión, luego crea un documento en blanco o comienza con una plantilla. Asegúrate de abrir la biblioteca de figuras de BPMN, luego arrastra y suelta figuras en el lienzo según sea necesario.

También puedes estilizar líneas, dar formato al texto y cambiar la posición de los elementos para obtener el aspecto que necesitas. Después, comparte, descarga o exporta tu diagrama como prefieras.

Origen e historia de BPMN

La notación de modelado de procesos de negocio fue desarrollada por la iniciativa de la gestión de procesos de negocio (BPMI) y ha pasado por varias revisiones. En 2005, ese grupo se fusionó con el Object Management Group (OMG), que se hizo cargo de la iniciativa. En 2011, OMG lanzó BPMN 2.0 y cambió el nombre del método a modelo y notación de procesos de negocio. Creó un estándar más detallado para el modelado de procesos de negocio, utilizando un conjunto más rico de símbolos y notaciones para los diagramas de procesos de negocio. Desde 2014, BPMN también se ha complementado con un método de diagrama de flujo de decisiones llamado estándar de modelo y notación de decisiones, ya que BPMN no se presta de forma natural a los flujos de decisiones.

Submodelos dentro de un diagrama BPMN

Los diagramas se utilizan para comunicarse con audiencias diversas, tanto técnicas como no técnicas. Los submodelos permiten a los diferentes espectadores diferenciar fácilmente entre las secciones del diagrama, encontrando lo que les resulta más aplicable. Los tipos de submodelos son:

• Procesos de negocio privados. Son internos de una organización específica y no cruzan pools ni límites organizacionales.

• Procesos de negocio abstractos. Ocurren entre un proceso privado/interno y otro participante o proceso. El proceso abstracto muestra al mundo exterior la secuencia de mensajes necesarios para interactuar con el proceso privado. No muestra el proceso privado/interno en sí.

• Procesos de negocio de colaboración. Muestran las interacciones entre dos o más entidades de negocio.

Al aprender BPMN, podrás crear y compartir diagramas que las partes interesadas del negocio comprenderán fácilmente. Sin mencionar que podrás interpretar y entender los diagramas que tus colegas compartan contigo.