Simbología de diagramas BPMN

Los diagramas BPMN usan un conjunto de símbolos estándares, al igual que los diagramas de flujo. Cada figura tiene un contexto empresarial y un significado específico en el que es más apropiada. Si te sientes abrumado al dibujar un diagrama BPMN, solo tienes que consultar esta guía.

Símbolos comunes de los diagramas BPMN

Un diagrama de modelo y notación de procesos de negocio, o diagrama BPMN, se usa para crear diagramas de flujo de modelos de procesos de negocio fáciles de leer, que se puedan compartir en distintas industrias y organizaciones. Los símbolos de diagramas BPMN se clasifican en cuatro grupos principales: objetos de flujo, objetos de conexión, carriles y artefactos. Lee a continuación esta guía detallada de figuras de diagramas BPMN y sus significados.

Símbolos de eventos de BPMN

Cada símbolo de evento en BPMN se puede personalizar para reflejar los detalles específicos de tu flujo de trabajo. Aunque los siguientes ejemplos se muestran sobre eventos de inicio, estos mismos desencadenantes se pueden aplicar a cualquier otro tipo de evento (de inicio, intermedio o de fin). Las circunstancias más comunes que representan son:

	Símbolo de mensaje: activa el proceso, facilita los procesos intermedios o completa el proceso.
	Símbolo de temporizador: una fecha, una hora o una fecha y hora recurrentes activan el proceso, ayudan a los procesos intermedios o completan el proceso.
	Símbolo de escalación: un paso reacciona a una escalación y se dirige a otro rol en la organización. Este evento solo se usa en un subproceso de evento. Una escalación ocurre cuando alguien con un nivel más alto de responsabilidad dentro de la organización se involucra en un proceso.
	Símbolo condicional: un proceso comienza o continúa cuando se cumple una condición o regla de negocio.
	Símbolo de enlace: un subproceso que es parte de un proceso más extenso.
	Símbolo de error: un error detectado al inicio, a la mitad o al final de un proceso. Un subproceso de evento con un activador de error siempre interrumpirá el proceso que contiene.
	Símbolo de cancelación: reacciona a una transacción que se canceló dentro de un subproceso. En un evento de finalización, el símbolo de cancelación indica que se activó la cancelación de un proceso.
	Símbolo de compensación: un reembolso que se activa cuando las operaciones fallan de forma parcial.
	Símbolo de señal: una señal que se comunica en distintos procesos. Un símbolo de señal puede iniciar un proceso, facilitarlo o completarlo.
	Símbolo múltiple: activadores múltiples que inician un proceso.
	Símbolo de paralelas múltiples: una instancia de proceso que no comienza, continúa o finaliza hasta que todos los eventos posibles se hayan llevado a cabo.
	Símbolo de finalización: activa la finalización inmediata de un paso del proceso. Todas las instancias relacionadas finalizan al mismo tiempo.

Símbolos de actividades de BPMN

Las actividades describen el tipo de trabajo realizado en una instancia concreta de un proceso. Hay cuatro tipos de actividades de BPMN: tareas, subprocesos, transacciones y actividades de llamada.

	Símbolo de tarea: el nivel más básico de una actividad y no puede subdividirse en más partes. Por ejemplo, un proceso de rutina matutina podría involucrar la tarea de encender tu computadora.
	Símbolo de subproceso: es un grupo de tareas que se integran particularmente bien. Hay dos vistas diferentes de los subprocesos. Una es la vista contraída, que tiene un signo "más" expandible para mostrar más detalles. La otra es la vista de subproceso ampliada, que es lo suficientemente grande como para contener todas las tareas que describen el subproceso de forma completa.
	Símbolo de transacción: es un subproceso especializado que involucra un pago.
	Símbolo de llamada: es un subproceso global que se reutiliza en diversos puntos en el flujo de negocios.

Símbolos de puertas de enlace de BPMN

En un diagrama BPMN, los símbolos de puerta de enlace separan y recombinan los flujos. Hay distintos tipos de puertas de enlace:

	Símbolo de exclusivo: evalúa el estado del proceso de negocio y, según esa condición, separa el flujo en uno o más caminos que se excluyen mutuamente. Por ejemplo, se escribirá un informe si el supervisor otorga la aprobación; no se generará un informe si el supervisor no concede la aprobación.
	Símbolo basado en eventos: una puerta de enlace basada en eventos es similar a una puerta de enlace exclusiva, ya que ambas involucran un camino en el flujo. Sin embargo, en el caso de una puerta de enlace basada en eventos, evalúas qué evento ha ocurrido, no qué condición se está cumpliendo. Por ejemplo, puedes esperar para enviar un correo electrónico recién cuando el director ejecutivo haya llegado a la oficina. Si el director ejecutivo no llega, el correo electrónico seguirá sin ser enviado.
	Símbolo de paralela:  se distingue de otras puertas de enlace porque no depende de condiciones o eventos. En cambio, las puertas de enlace paralelas se emplean para representar dos tareas simultáneas en un flujo de negocio. Un ejemplo es un departamento de marketing que genera nuevos clientes potenciales y contacta a los clientes existentes al mismo tiempo.
	Símbolo de inclusiva: separa el flujo de procesos en uno o más flujos. Por ejemplo, una puerta de enlace inclusiva podría involucrar acciones empresariales llevadas a cabo en función de los resultados de una encuesta. Se puede activar un proceso si el consumidor está satisfecho con el producto A. Se activa otro flujo si el consumidor indica que está satisfecho con el producto B y se activa un tercer proceso si no está satisfecho con el producto A.
	Símbolo de exclusiva basada en eventos: inicia una instancia nueva del proceso con cada suceso de un evento subsiguiente.
	Símbolo de compleja: estas puertas de enlace solo se usan para los flujos más complejos en un proceso de negocio. Un caso de uso ideal para una puerta de enlace compleja se da cuando necesitas puertas de enlace múltiples para describir el flujo de negocio.
	Símbolo de paralela basada en eventos: Como su nombre lo indica, esta puerta de enlace es similar a una puerta de enlace paralela. Permite que múltiples procesos se ejecuten simultáneamente, pero, a diferencia de la puerta de enlace paralela, los procesos son impulsados por eventos.

Objetos de conexión en un diagram BPMN

Los objetos de conexión son líneas que conectan los objetos de flujo de BPMN. Hay tres tipos diferentes: flujos de secuencia, flujos de mensaje y asociaciones.

	Símbolo de flujo de secuencia: conecta los objetos de flujo en un orden secuencial adecuado.
	Símbolo de flujo de mensaje: representa mensajes de un participante del proceso a otro.
	Símbolo de asociación: muestra relaciones entre los artefactos y los objetos de flujo.

Carriles en un diagrama BPMN

Los carriles se usan para organizar los elementos del proceso en un diagrama BPMN. Agrupan visualmente los objetos en carriles, y cada paso del proceso se agrega a un carril separado. Estos elementos se pueden disponer de forma horizontal o vertical. Los carriles no solo organizan las actividades en categorías separadas, sino que también pueden identificar demoras e ineficiencias, y pueden indicar cuáles son los trabajadores responsables de cada paso de un proceso.

Tipos de eventos de BPMN

Los eventos representan un evento en un proceso de negocio.

	Símbolo de evento de inicio: indica el primer paso de un proceso.
	Símbolo de evento intermedio: representa cualquier evento que ocurre entre un evento de inicio y uno de finalización.
	Símbolo de evento de finalización: indica el último paso en un proceso.

Artefactos en un diagrama BPMN

Los artefactos representan información relevante al modelo, pero no a los elementos individuales dentro del proceso. Los tres tipos de artefactos en un diagrama BPMN son anotaciones, grupos y objetos de datos.  Los tres se usan para aumentar y describir un proceso de BPMN.

Las anotaciones permiten al modelador describir las partes del flujo adicionales del modelo o notación.

Los grupos organizan las tareas o los procesos importantes para el proceso general.

Los objetos de datos representan los datos ubicados en el proceso, los datos resultantes del proceso, los datos que deben recopilarse o los datos que deben almacenarse.

	Símbolo de entrada de datos: representa los requisitos de datos de los que dependen las tareas en el proceso de negocio.
	Símbolo de salida de datos: demuestra la información producida como resultado de un proceso de negocio.
	Símbolo de recopilación de datos: representa la información recopilada dentro de un proceso de negocio.
	Símbolo de almacenamiento de datos: representa la capacidad de guardar datos asociados a un proceso de negocio o de acceder a ellos.

Cómo hacer diagramas BPMN

Antes de comenzar tu diagrama BPMN, define el alcance del proceso que estás diagramando. Este importante paso determinará el nivel de detalle que debes incluir. Los diagramas de alto nivel deben ser generales y aprovechar los subprocesos y la documentación adicional en detalle.

Cuando hayas expresado claramente tu alcance, abre un documento de Lucidchart y empieza a arrastrar y soltar figuras en el lienzo. Si no tienes una cuenta de Lucidchart, puedes crear una gratis.

Aquí tienes algunos consejos para tener en cuenta al crear tu propio diagrama BPMN:

• Mantén una dirección de flujo constante: Diseña siempre de izquierda a derecha, incluso al cambiar entre participantes (pools) y carriles (lanes). Evita dirigir las líneas hacia arriba o hacia abajo.
• Evita el cruce de conectores: Al mantener la dirección constante, evitarás que las líneas se superpongan, haciendo que el diagrama sea mucho más limpio y fácil de seguir.
• Modela primero el escenario principal (happy path): Comienza diagramando el flujo ideal del proceso antes de agregar excepciones; esto mantendrá la claridad visual desde el inicio.
• Diferencia los eventos de fin según el resultado: Utiliza un evento final específico para cada desenlace. Por ejemplo, en el flujo del cliente, incluye un evento para el final exitoso (disfrutar la comida) y otro para el no deseado (larga espera sin comida).
• Delimita un solo proceso por participante (pool): Los diagramas BPMN pueden mostrar varios procesos interactuando entre sí, pero cada proceso individual debe estar contenido en su propio pool.
• Usa conectores de mensaje (líneas punteadas) entre participantes: Cuando dos pools interactúen, utiliza líneas discontinuas para los mensajes, reservando las líneas continuas únicamente para la secuencia interna de cada proceso.