Samouczek BPMN

Ten kompleksowy przewodnik po Business Process Modeling Notation (BPMN) zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, w tym definicję, cel, korzyści, symbole i notację.

Co to jest BPMN?

Business Process Modeling Notation (BPMN) to notacja schematów blokowych, która modeluje etapy planowanego procesu biznesowego od początku do końca. Jako kluczowy element zarządzania procesami biznesowymi, wizualnie przedstawia szczegółową sekwencję działań biznesowych i przepływów informacji potrzebnych do ukończenia procesu.

Jej celem jest modelowanie sposobów na zwiększenie wydajności, uwzględnienie nowych okoliczności lub zdobycie przewagi konkurencyjnej. Metoda ta w ciągu ostatnich kilku lat przeszła proces standaryzacji i obecnie często używa się nieco innej nazwy: Business Process Model and Notation (Model i notacja procesów biznesowych), wciąż jednak korzystając z akronimu BPMN. Różni się ona od języka UML (Unified Modeling Language) używanego w projektowaniu oprogramowania.

Samouczek BPMN

• Zrozum kluczowe komponenty BPMN

• Dowiedz się, jak działają przepływy sekwencji

• Dodawaj działania i zadania

• Kieruj przepływem za pomocą bramek

• Organizuj pracę za pomocą kontenerów (pools) i torów (swimlanes)

• Udostępnij diagram swojemu zespołowi, aby rozpocząć współpracę

Zdarzenia BPMN

Zdarzenia, reprezentowane przez koła, opisują coś, co dzieje się w trakcie procesu. W modelowaniu procesów biznesowych wyróżnia się trzy główne rodzaje zdarzeń: zdarzenia początkowe, pośrednie i końcowe. Te trzy typy definiuje się również jako zdarzenia przechwytujące (które reagują na wyzwalacz) lub generujące (które są wyzwalane przez proces). Gdy zapoznasz się już z notacją BPMN, przejdź do Lucidchart aby zacząć intuicyjnie tworzyć diagramy.

Zdarzenia początkowe

Każdy proces musi rozpoczynać się od zdarzenia inicjującego, zwanego zdarzeniem początkowym. Wszystkie zdarzenia początkowe przechwytują informacje (np. otrzymanie wiadomości e-mail), a od zdarzenia początkowego można poprowadzić linię, aby kontynuować proces. Wiele zdarzeń początkowych zawiera ikonę w środku, która definiuje wyzwalacz zdarzenia. Na przykład zdarzenie początkowe zawierające ikonę koperty oznacza, że nadeszła wiadomość, która uruchamia proces.

W Lucidchart możesz łatwo dodać zdarzenie początkowe z biblioteki kształtów BPMN 2.0. Po przeciągnięciu kształtów na obszar roboczy możesz kliknąć dowolny z nich, aby zmienić jego właściwości w zaawansowanym menu kształtów u góry edytora. 

Ten prosty kształt reprezentuje rozpoczęcie procesu od otrzymania wiadomości e-mail. Gdy użytkownik otrzyma wiadomość e-mail, można przejść do dalszej części diagramu BPMN.

Zdarzenia pośrednie

Zdarzenie pośrednie to dowolne zdarzenie, które występuje między zdarzeniem początkowym a końcowym. Okrąg zdarzenia pośredniego ma podwójną linię, a samo zdarzenie może przechwytywać lub generować informacje. Obiekty łączące wskazują kierunek przepływu, określając, czy zdarzenie ma charakter przechwytujący, czy generujący.

Użytkownicy Lucidchart mogą znaleźć typy zdarzeń pośrednich w zaawansowanym menu kształtów, które pojawia się po dodaniu nowego kształtu BPMN do obszaru roboczego.

Poniższy kształt przedstawia wiadomość odebraną podczas procesu. Zauważ, że okrąg zdarzenia ma podwójną linię, a ikona poczty nie jest wypełniona, co oznacza, że jest to kształt przechwytujący.

Poniższy kształt jest podobny do poprzedniego przykładu, z tą różnicą, że generuje (wysyła) wiadomość, a no przechwytuje. Mówiąc najprościej, wiadomość jest wysyłana jako krok w procesie, a no odbierana.

Zdarzenia końcowe

Na koniec, zdarzenia końcowe są oznaczone pojedynczą, grubą czarną linią. Zdarzenia końcowe są zawsze generujące, ponieważ po zdarzeniu finałowym nie ma już żadnego procesu do przechwycenia.

W poniższym przykładzie BPMN proces kończy się w momencie wygenerowania końcowej wiadomości. Po przetworzeniu operacji w systemie prawdopodobnie zajdzie potrzeba powiadomienia kogoś, dlatego powszechną praktyką jest kończenie przepływu wygenerowaną wiadomością.

Działania BPMN

Zadania BPMN

Zadanie to najbardziej szczegółowy poziom procesu. Lucidchart obsługuje wiele rodzajów symboli oznaczających różne typy zadań.

Zadanie standardowe

Zwykłe zadanie to pojedyncze działanie występujące w procesie biznesowym, np. wysłanie listu.

Poniższy przykład przedstawia proces pisania pracy, w którym do zobrazowania każdego działania użyto zwykłych zadań.

Zadanie w pętli

Zadanie w pętli to zadanie, które powtarza się sekwencyjnie.

Jeśli chcesz włączyć zadanie w pętli do poprzedniego przykładu, możesz zmienić zadanie edycji tekstu na zadanie w pętli. Sygnalizuje ono zamiar wielokrotnego poprawiania dokumentu przed przesłaniem ostatecznej wersji. Aby wyjaśnić warunki zadania w pętli, dodaj adnotację informującą, że będziesz edytować pracę do momentu, gdy nauczyciel uzna obecną wersję za godną najwyższej oceny.

Zadanie wielokrotne

Zadanie wielokrotne to zadanie, które wykonuje się wielokrotnie. Te instancje mogą być uruchamiane równolegle lub sekwencyjnie.

Załóżmy, że udało Ci się poprosić kilku znajomych o przejrzenie wersji roboczej i przekazanie opinii na temat ewentualnych zmian. W takim przypadku warto użyć zadania wielokrotnego zamiast zadania w pętli. Ten typ zadania wskazuje, że przekazano wersję roboczą trzem różnym osobom i wszystkie trzy odpowiedzą w tym samym czasie. Ten przykład pokazuje wiele edycji odbywających się jednocześnie, ale zmieniając typ działania, możesz łatwo przedstawić sytuację, w której edycje następują po sobie sekwencyjnie.

Zadanie kompensacyjne

Zadanie kompensacyjne to specjalna wersja zadania, która jest wykonywana tylko wtedy, gdy wcześniej miało miejsce inne, określone zadanie. Zadania kompensacyjne są często używane do pokazania formy i terminowości wypłaty za pracę wykonaną w procesie.

Twoi znajomi prawdopodobnie nie będą pracować za darmo, więc możesz dodać zadanie kompensacyjne, aby pokazać, że zapłacisz im pod warunkiem, że zredagują Twoją pracę.

Kompensacyjne zadanie w pętli

Kompensacyjne zadanie w pętli sprawia, że kompensacja staje się zdarzeniem powtarzalnym. W tym przykładzie, gdyby edytor był tylko jeden, można by pokazać, że płacisz mu za każdym razem, gdy zredaguje Twoją pracę.

Podprocesy BPMN

Podprocesy w BPMN to podzbiór zwykłych typów zadań, który sprzyja prostocie. W typowym środowisku pracy diagramy BPMN służą do komunikacji procesów zarówno z interesariuszami, jak i programistami. Interesariusze zazwyczaj nie potrzebują złożoności, której wymagają programiści, dlatego podprocesy pozwalają na zwijanie i rozwijanie zadań, aby szybko przekazać informacje obu grupom.

Pętla

Pętla oznacza, że podproces powtarza się sekwencyjnie. W widoku zwiniętym jest traktowana podobnie jak zadanie w pętli.

Wielokrotna instancja

Ten podproces może działać równolegle z innymi identycznymi podprocesami. W widoku zwiniętym jest traktowany podobnie jak zadanie wielokrotne.

Kompensacja

Podproces kompensacyjny jest zazwyczaj zarezerwowany dla grupy zadań opisujących część metody kompensacji, związaną z należnościami lub zobowiązaniami.

Ad hoc

Podproces ad hoc to grupa zadań, które istnieją wyłącznie w celu wykonania określonej części procesu. Na przykład, podproces ad hoc może dotyczyć jednego konkretnego dostawcy, który posiada unikalny system płatności.

Transakcje

Działanie transakcyjne to wyspecjalizowany symbol podprocesu, który reprezentuje procesy płatnicze. Wszystkie działania transakcyjne są otoczone podwójną linią. Transakcje wymagają weryfikacji, czy wszyscy uczestnicy ukończyli swoje części transakcji, zanim podproces zostanie sfinalizowany.

Podproces zdarzeniowy

Podprocesy zdarzeniowe służą do opisywania zdarzeń zachodzących w granicach podprocesu. Są one wyzwalane przez zdarzenie początkowe i różnią się od innych podprocesów tym, że nie stanowią części zwykłego przepływu. Są samodzielne i zachodzą w kontekście podprocesu.

Wyróżnia się dwa główne typy podprocesów zdarzeniowych: przerywające i nieprzerywające. Przerywający podproces zdarzeniowy przerywa normalny przepływ biznesowy, natomiast nieprzerywający podproces zdarzeniowy tego nie robi. Na przykład, jeśli zamówienie na stronie internetowej zostanie anulowane, proces zostaje przerwany, a wszelkie działania na stronie zostają zakończone. Jeśli jednak klient po prostu sprawdza koszyk, aby zobaczyć, które produkty są zarezerwowane do zakupu, proces jest nieprzerywający.

Działanie wywołujące

Działanie wywołujące to globalny proces używany zawsze wtedy, gdy zachodzi potrzeba wdrożenia określonego procesu. Za każdym razem, gdy używana jest notacja działania wywołującego, kontrola nad procesem zostaje przekana do globalnego, predefiniowanego procesu.

Typy zadań BPMN

Typy zadań BPMN reprezentują zadania wykonywalne. Choć rzadko stosuje się je w praktyce, są one szczególnie ważne podczas modelowania wymagań dla projektów inżynieryjnych.

Typ zadania: Reguła biznesowa

Reguły biznesowe, wprowadzone w BPMN 2.0, to specyficzne rodzaje usług zarządzanych przez grupę biznesową, a nie dział IT. Kształt reguły służy do reprezentowania implementacji reguły biznesowej.

Typ zadania: Manualne

Ręczny typ zadania jest używany zawsze wtedy, gdy działanie musi być wykonane manualnie. Może być wykonane bez żadnej pomocy zewnętrznej lub aplikacji (np. załadunek towaru na ciężarówkę).

Typ zadania: Odbiór

Zadanie typu odbiór wskazuje, że proces zależy od wiadomości przychodzącej od strony trzeciej. Po odebraniu wiadomości zadanie uważa się za wykonane.

Typ zadania: Skrypt

Zadania typu skrypt są wykonywane przez silnik procesów biznesowych. Skrypt jest pisany w języku, który silnik potrafi przetworzyć – w wielu przypadkach jest to JavaScript.

Typ zadania: Wysyłka

Zadanie typu wysyłka wysyła wiadomość do innego procesu lub toru (lane). Zadanie jest zakończone po wysłaniu wiadomości.

Typ zadania: Usługa

Zadanie typu usługa to dowolne zadanie, które do wykonania wykorzystuje zautomatyzowaną aplikację lub usługę sieciową.

Typ zadania: Użytkownik

Typ zadania użytkownika wskazuje, że zadanie jest wykonywane przez człowieka i nie można go łatwo podzielić na prostsze zadania.

Typy artefaktów BPMN

W modelowaniu procesów biznesowych artefakty pozwalają wizualnie przedstawić obiekty znajdujące się poza samym procesem. Artefakty mogą reprezentować dane lub notatki opisujące proces, bądź też służyć do organizowania zadań lub procesów. Wyróżnia się trzy główne typy artefaktów: obiekty danych, adnotacje i grupy.

Wszystkie omówione poniżej kształty bez trudu znajdziesz w Lucidchart. Najpierw włącz bibliotekę kształtów BPMN 2.0 – kliknij przycisk Kształty w lewym górnym rogu okna i zaznacz pole BPMN 2.0 w oknie, które się pojawi. Następnie przeciągnij i upuść kształty z biblioteki po lewej stronie na obszar roboczy. Aby przypisać kształty do określonych klas, kliknij kształt, a następnie wybierz żądaną klasę z zaawansowanego menu kształtów nad obszarem roboczym.

Obiekty danych

Obiekty danych mogą reprezentować dane wprowadzane do procesu, dane wynikające z procesu, dane, które należy zebrać, lub dane wymagające przechowywania.

Wejście danych

Zadania are często zależne od danych, co oznacza, że nie można ich kontynuować, dopóki nie zostaną zebrane określone informacje. Dane wejściowe reprezentują te wymagania dotyczące danych w procesie biznesowym.

Wyjście danych

Jeśli proces generuje dane, wyjście danych reprezentuje informacje wyprodukowane w rezultacie. Na przykład diagram BPMN przedstawiający proces zbierania ankiet generowałby dane wynikowe i wymagałby kształtu wyjścia danych.

Zbieranie danych

Zbieranie danych jest oznaczane inaczej niż jednorazowe zapotrzebowanie na dane. Na przykład w procesie zbierania ankiet sama czynność ankietowania byłaby reprezentowana przez kształt zbierania danych.

Przechowywanie danych

Przechowywanie danych zapewnia możliwość zapisu lub dostępu do danych powiązanych z modelem biznesowym. Jeśli Twój proces generuje jakiekolwiek dane, konieczne stanie się ich przechowywanie. Na diagramie BPMN możesz określić miejsce przechowywania danych, aby zachować nad nimi kontrolę i zwiększyć efektywność swojej organizacji.

Adnotacje

Adnotacje pozwalają bardziej szczegółowo opisać proces biznesowy i obiekty przepływu. Dodaj adnotacje, aby uczynić swój diagram BPMN bardziej czytelnym i ułatwić zrozumienie procesu.

Grupy

Grupy organizują zadania lub procesy, które mają znaczenie w całym procesie.​​ Używaj grup, aby lepiej uporządkować swój diagram BPMN i zwiększyć jego użyteczność dla organizacji.

Wskazówki dotyczące modelowania procesów biznesowych

1. Jasno określ zakres procesu, wyznaczając jego początek i koniec.

2. Zadbaj o prostotę swoich diagramów poprzez wyraźne zdefiniowanie zakresu każdego modelu BPMN.

3. Warto najpierw zmapować obecny proces biznesowy, aby obnażyć nieefektywności, zanim zaczniesz modelować lepsze rozwiązania za pomocą BPMN.

4. Dąż do tego, aby diagramy BPMN mieściły się na jednej stronie – nawet jeśli miałby to być format plakatu, jak to się czasem zdarza.

5. Rozmieszczaj przepływy sekwencji poziomo, natomiast powiązania i przepływy danych przedstawiaj pionowo.

6. Utrzymuj przejrzystość diagramów, przenosząc szczegółowe opisy do osobnej dokumentacji.

7. Możesz tworzyć różne wersje diagramu dla poszczególnych interesariuszy, w zależności od poziomu szczegółowości wymaganego na ich stanowisku.

8. Notacja BPMN nie nadaje się do modelowania struktur organizacyjnych, podziałów funkcjonalnych ani modeli przepływu danych. Choć BPMN przedstawia pewne przepływy informacji w procesach biznesowych, nie jest to diagram przepływu danych (DFD).

Cel i korzyści stosowania BPMN

Na ogólnym poziomie notacja BPMN jest skierowana do uczestników i innych interesariuszy procesu biznesowego, aby ułatwić im zrozumienie etapów dzięki przystępnej wizualizacji. Na bardziej szczegółowym poziomie jest przeznaczona dla osób, które będą wdrażać dany proces, zapewniając dokładność niezbędną do precyzyjnej implementacji. Oferuje standardowy, wspólny język dla wszystkich stron, zarówno technicznych, jak i nietechnicznych: analityków biznesowych, uczestników procesów, menedżerów, programistów, a także zespołów zewnętrznych i konsultantów. W idealnym scenariuszu wypełnia lukę między intencją a wdrożeniem procesu, wnosząc odpowiednią szczegółowość i jasność w sekwencję działań biznesowych.

Tworzenie diagramów może być znacznie łatwiejsze do zrozumienia niż tekst ciągły. Ułatwia komunikację i współpracę, co pozwala wypracować efektywny proces gwarantujący wysoką jakość wyników. Pomaga również w komunikacji prowadzącej do wygenerowania dokumentów XML (Extensible Markup Language) niezbędnych do realizacji różnych procesów. Jednym z głównych standardów XML jest BPEL (lub BPEL4WS), skrót od Business Process Execution Language for Web Services.

Modelowanie procesów biznesowych może obejmować zarówno proste, odręczne rysunki, jak i bardziej skomplikowane schematy z rozwijanymi elementami zapewniającymi odpowiednią szczegółowość wdrożenia. W najbardziej zaawansowanej formie modelowanie BPMN jest wykonywane przez certyfikowanych analityków. Object Management Group (OMG) oferuje pięć certyfikatów z zakresu BPMN 2.0 o nazwie OCEB 2 (OMG-Certified Expert in BPM 2.0). Jedna ze ścieżek jest zorientowana na biznes, druga zaś ma charakter techniczny. Intencją OMG jest standaryzacja modelowania procesów biznesowych za pomocą BPMN 2.0 w taki sam sposób, w jaki język UML (Unified Modeling Language) zunifikował modelowanie oprogramowania.

BPMN wymaga zaangażowania czasu i energii, ale korzyści w postaci lepszego zrozumienia i usprawnienia procesów mogą być ogromne. Wersja 2.0 bazuje na wcześniejszych odsłonach, dostarczając bogatszy, standardowy zestaw symboli i notacji, co pozwala na zachowanie większej szczegółowości tym, którzy tego potrzebują.

Ideą zarządzania procesami biznesowymi jest stworzenie cyklu życia opartego na ciągłym doskonaleniu. Etapy te obejmują modelowanie, wdrażanie, realizację, monitorowanie i optymalizację. Diagramy BPMN odgrywają w tym procesie kluczową rolę.

Elementy i symbole BPMN 2.0

W notacji BPMN na diagramach procesów biznesowych wyróżnia się cztery typy elementów:

1. Obiekty przepływu: zdarzenia, działania, bramki

2. Obiekty łączące: przepływ sekwencji, przepływ komunikatów, powiązanie

3. Tory (swimlanes): kontenery (pools) lub tory (lanes)

4. Artefakty: obiekt danych, grupa, adnotacja

Oto poszczególne elementy i sposób ich wykorzystania do definiowania procesu biznesowego:

Zdarzenia

Wyzwalacz, który rozpoczyna, modyfikuje lub kończy proces. Typy zdarzeń obejmują wiadomości, liczniki czasu (timer), błędy, kompensacje, sygnały, anulowania, eskalacje, łącza i inne. Są one przedstawiane za pomocą kół zawierających inne symbole w zależności od typu zdarzenia. Klasyfikuje się je jako „generujące” (throwing) lub „przechwytujące” (catching), w zależności od pełnionej funkcji.

Działanie

Konkretne działanie lub zadanie wykonywane przez człowieka lub system. Jest przedstawiane jako prostokąt z zaokrąglonymi rogami. Działania można uszczegółowić za pomocą podprocesów, pętli, kompensacji oraz wielokrotnych instancji.

Bramka

Punkt decyzyjny, który może zmienić ścieżkę przepływu w zależności od określonych warunków lub zdarzeń. Są one przedstawiane w kształcie rombów. Mogą być sterowane danymi lub zdarzeniami, a także mieć charakter wykluczający (exclusive), zawierający (inclusive), równoległy (parallel) lub złożony (complex).

Przepływ sekwencji

Pokazuje kolejność wykonywanych działań. Jest przedstawiany jako linia ciągła zakończona strzałką. Może wskazywać przepływ warunkowy lub przepływ domyślny.

Przepływ komunikatów

Przedstawia komunikaty przepływające między kontenerami (pools) lub granicami organizacji, takimi jak działy. Nie powinien łączyć zdarzeń ani działań wewnątrz tego samego kontenera. Jest reprezentowany przez linię przerywaną z okręgiem na początku i strzałką na końcu.

Powiązanie

Przedstawiane za pomocą linii kropkowanej; łączy artefakt lub tekst ze zdarzeniem, działaniem lub bramką.

Kontener (pool) i tor (swimlane)

Kontener reprezentuje głównych uczestników procesu. Inny kontener może należeć do innej firmy lub działu, ale wciąż brać udział w procesie. Tory (swimlanes) wewnątrz kontenera pokazują działania i przepływ dla określonej roli lub uczestnika, definiując, kto jest odpowiedzialny za poszczególne części procesu.

Artefakt

Dodatkowe informacje, które programiści dodają w celu wprowadzenia niezbędnego poziomu szczegółowości do diagramu. Wyróżnia się trzy typy artefaktów: obiekt danych, grupa lub adnotacja. Obiekt danych pokazuje, jakie dane są potrzebne do wykonania działania. Grupa pokazuje logiczne powiązanie działań, ale nie zmienia przepływu na diagramie. Adnotacja zapewnia dodatkowe wyjaśnienie do wybranej części diagramu.

Jak modelować procesy biznesowe w Lucidchart

Tworzenie modeli procesów biznesowych w Lucidchart jest proste. Po zarejestrowaniu się wystarczy się zalogować, a następnie utworzyć pusty dokument lub zacząć od szablonu. Pamiętaj, aby otworzyć bibliotekę kształtów BPMN, a następnie przeciągać i upuszczać kształty na obszar roboczy w zależności od potrzeb.

Możesz także stylizować linie, formatować tekst i zmieniać pozycję elementów, aby uzyskać pożądany wygląd. Na koniec udostępnij, pobierz lub wyeksportuj swój diagram w dowolny sposób.

Historia i geneza BPMN

Notacja Business Process Modeling Notation została opracowana przez organizację Business Process Management Initiative (BPMI) i przeszła kilka rewizji. W 2005 roku grupa ta połączyła się z Object Management Group (OMG), która przejęła tę inicjatywę. W 2011 roku OMG wydało wersję BPMN 2.0 i zmieniło nazwę metody na Business Process Model and Notation. Stworzyło to bardziej szczegółowy standard modelowania procesów biznesowych, wykorzystujący bogatszy zestaw symboli i notacji dla diagramów procesów biznesowych. Od 2014 roku uzupełnieniem BPMN jest również metoda wykresów przepływu decyzji o nazwie Decision Model and Notation, ponieważ BPMN naturalnie nie nadaje się do modelowania przepływów decyzyjnych.

Podmodele w diagramie BPMN

Diagramy te służą do komunikacji ze zróżnicowanymi odbiorcami – zarówno o charakterze technicznym, jak i nietechnicznym. Podmodele pozwalają różnym odbiorcom łatwo rozróżnić sekcje diagramu i znaleźć to, co dotyczy ich najbardziej. Wyróżnia się następujące typy podmodeli:

• Prywatne procesy biznesowe. Są one wewnętrzne dla określonej organizacji i nie przekraczają granic kontenerów (pools) ani organizacji.

• Abstrakcyjne procesy biznesowe. Zachodzą one między procesem prywatnym/wewnętrznym a innym uczestnikiem lub procesem. Proces abstrakcyjny pokazuje światu zewnętrznemu sekwencję komunikatów potrzebnych do interakcji z procesem prywatnym. Nie pokazuje samego procesu prywatnego/wewnętrznego.

• Współpracy (collaboration) procesy biznesowe. Pokazują one interakcje między dwoma lub więcej podmiotami biznesowymi.

Dzięki nauce BPMN będziesz w stanie tworzyć i udostępniać diagramy, które będą w pełni zrozumiałe dla interesariuszy biznesowych. Nie wspominając o tym, że bez trudu zinterpretujesz i zrozumiesz diagramy udostępniane przez Twoich współpracowników.