Руководство по BPMN

В этом подробном руководстве по нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN) собрано все, что вам нужно знать: определение, цели, преимущества, символы и обозначения.

Что такое BPMN?

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это графическая нотация на основе блок-схем, которая моделирует все этапы запланированного бизнес-процесса от начала до конца. Будучи ключевым элементом управления бизнес-процессами, она наглядно отображает подробную последовательность действий и информационных потоков, необходимых для завершения процесса.

Ее цель — моделировать способы повышения эффективности, адаптироваться к новым обстоятельствам или получать конкурентные преимущества. В последние годы этот метод активно стандартизируется и теперь часто называется немного иначе: модель и нотация бизнес-процессов (Business Process Model and Notation), но амбревиатура BPMN осталась прежней. Он отличается от унифицированного языка моделирования (UML), используемого при проектировании ПО.

Руководство по BPMN

• Изучите ключевые компоненты BPMN

• Разберитесь, как работают потоки последовательностей

• Добавляйте действия и задачи

• Направляйте поток с помощью шлюзов

• Организуйте элементы с помощью пулов и дорожек

• Делитесь схемой с командой для совместной работы

События BPMN

События, представленные в виде кругов, описывают то, что происходит в ходе процесса. В моделировании бизнес-процессов выделяют три основных типа событий: начальные, промежуточные и конечные. Эти три типа также делятся на обрабатывающие события (catching events, которые реагируют на триггер) или генерирующие события (throwing events, которые запускаются самим процессом). Ознакомившись с основами BPMN, переходите в Lucidchart, чтобы начать интуитивно создавать схемы.

Начальные события

Каждый процесс должен начинаться с инициирующего события, называемого начальным событием. Все начальные события обрабатывают информацию (например, получение электронного письма), и вы можете добавить линию, идущую от начального события, для продолжения процесса. Многие начальные события содержат значок в центре, который определяет триггер события. Например, начальное событие со значком конверта указывает на то, что прибыло сообщение, которое и запускает процесс.

В Lucidchart можно легко добавить начальное событие из библиотеки фигур BPMN 2.0. Как только вы перетащите фигуры на холст, вы можете нажать на любую из них, чтобы изменить ее свойства в меню расширенных настроек фигур в верхней части редактора.

Эта простая фигура показывает, как процесс начинается с получения электронного письма. После того как пользователь получает письмо, можно переходить к остальной части BPMN-схемы.

Промежуточные события

Промежуточное событие — это любое событие, которое происходит между начальным и конечным событиями. Круг промежуточного события имеет двойную линию, и такое событие может как обрабатывать, так и генерировать информацию. Соединительные элементы указывают направление потока, определяя, является ли событие обрабатывающим или генерирующим.

Пользователи Lucidchart могут найти типы промежуточных событий в меню расширенных настроек фигур, которое появляется при добавлении новой фигуры BPMN на холст.

Фигура ниже показывает сообщение, полученное во время процесса. Обратите внимание, что круг события обведен двойной линией, а значок почты не закрашен — это указывает на то, что фигура является обрабатывающей.

Следующая фигура похожа на предыдущий пример, за исключением того, что она генерирует сообщение, а не обрабатывает его. Проще говоря, сообщение отправляется как шаг в процессе, а не принимается.

Конечные события

Наконец, конечные события оформляются одной толстой черной линией. Конечные события всегда являются генерирующими, так как после финального события нет процесса для обработки.

В приведенном ниже примере BPMN процесс завершается генерацией финального сообщения. После выполнения определенных действий в системе вам, скорее всего, потребуется кого-то уведомить, поэтому для завершения потока часто используется генерируемое сообщение.

Действия в BPMN

Задачи BPMN

Задача — это самый детальный уровень процесса. Lucidchart поддерживает множество типов символов, обозначающих различные виды задач.

Обычная задача

Обычная задача — это однократное действие, происходящее в бизнес-процессе, например отправка письма.

В примере ниже показан процесс написания работы, где для описания каждого действия используются обычные задачи.

Циклическая задача

Циклическая задача — это задача, которая последовательно повторяется.

Если вы хотите включить циклическую задачу в предыдущий пример, можно изменить задачу по редактированию работы на циклическую. Такая задача указывает на намерение многократно редактировать документ перед отправкой финального черновика. Чтобы объяснить условия циклической задачи, добавьте текстовую аннотацию о том, что вы будете продолжать редактировать работу до тех пор, пока преподаватель не скажет, что текущий черновик заслуживает отличной оценки.

Задача с множественными экземплярами

Задача с множественными экземплярами — это задача, которая выполняется несколько раз. Эти экземпляры могут выполняться параллельно или последовательно.

Предположим, вам удалось попросить нескольких друзей просмотреть ваш черновик и оставить отзывы о возможных изменениях. В таком случае лучше использовать задачу с множественными экземплярами вместо циклической. Этот тип задачи указывает на то, что вы передали черновик трем разным людям и все трое ответят вам одновременно. В данном примере показано несколько правок, происходящих одновременно, но вы легко можете переключить тип действия, чтобы отобразить последовательное выполнение правок.

Компенсационная задача

Компенсационная задача — это специализированная версия задачи, которая выполняется только в том случае, если ранее была выполнена другая определенная задача. Компенсационные задачи часто используются для демонстрации формы и своевременности выплаты вознаграждения за работу, выполненную в ходе процесса.

Друзья, скорее всего, не будут работать бесплатно, поэтому вы можете добавить компенсационную задачу, чтобы показать, что оплатите их труд при условии, что они отредактируют вашу работу.

Циклическая компенсационная задача

Циклическая компенсационная задача превращает компенсацию в повторяющееся событие. В данном примере, если бы у вас был только один редактор, вы могли бы показать, что платите ему каждый раз, когда он проверяет вашу работу.

Подпроцессы BPMN

В BPMN подпроцессы представляют собой подмножество обычных типов задач, служащее для упрощения схем. В типичной рабочей среде BPMN-схемы используются для передачи информации как заинтересованным лицам, так и разработчикам. Заинтересованным сторонам обычно не нужна излишняя сложность, требуемая разработчикам, поэтому подпроцессы позволяют свертывать и развертывать задачи, чтобы быстро доносить информацию до обеих групп.

Цикл

Цикл указывает на то, что подпроцесс последовательно повторяется. В свернутом виде он обрабатывается аналогично циклической задаче.

Множественные экземпляры

Этот подпроцесс может выполняться параллельно с другими идентичными подпроцессами. В свернутом виде он обрабатывается аналогично задаче с множественными экземплярами.

Компенсация

Компенсационный подпроцесс обычно резервируется для группы задач, описывающих часть метода выплаты или получения компенсации (дебиторская или кредиторская задолженность).

Ad hoc

Подпроцесс ad hoc представляет собой группу задач, существующих исключительно для выполнения определенной части процесса. Например, подпроцесс ad hoc может быть связан с одним конкретным поставщиком, у которого уникальная система оплаты.

Транзакции

Транзакция — это специализированный символ подпроцесса, представляющий платежные процессы. Все транзакции заключаются в двойную рамку. Прежде чем подпроцесс транзакции будет завершен, необходимо подтвердить, что все участники выполнили свои обязательства.

Подпроцесс по событию

Подпроцессы по событию используются для описания событий, происходящих внутри границ подпроцесса. Они запускаются начальным событием и отличаются от других подпроцессов тем, что не являются частью регулярного потока. Они автономны и выполняются в контексте подпроцесса.

Существует два основных типа подпроцессов по событию: прерывающие и непрерывающие. Прерывающий подпроцесс прерывает нормальный ход бизнес-процесса, в то время как непрерывающий этого не делает. Например, если заказ на веб-сайте отменяется, процесс прерывается и вся активность на сайте прекращается. Но если клиент просто проверяет корзину, чтобы увидеть, какие товары зарезервированы для покупки, процесс является непрерывающим.

Вызывающее действие

Вызывающее действие — это глобальный процесс, который используется всякий раз, когда необходимо внедрить определенный процесс. При использовании нотации вызывающего действия управление процессом передается глобальному предопределенному процессу.

Типы задач BPMN

Типы задач BPMN представляют собой исполняемые задачи. Хотя на практике они используются не так часто, они особенно важны при моделировании требований для инженерных проектов.

Задача с бизнес-правилом

Бизнес-правила, добавленные в BPMN 2.0, представляют собой особые типы сервисов, которые поддерживаются бизнес-подразделением, а не ИТ-отделом. Фигура правила используется для отображения внедрения бизнес-правила.

Ручная задача

Ручной тип задачи используется, когда действие должно быть выполнено вручную. Оно может быть выполнено без какой-либо внешней помощи или приложения (например, погрузка товара в грузовик).

Задача получения

Задача получения указывает на то, что процесс ожидает входящего сообщения от третьей стороны. После получения сообщения задача считается выполненной.

Задача-скрипт

Задачи-скрипты выполняются механизмом бизнес-процессов. Скрипт пишется на языке, который этот механизм может обработать (в большинстве случаев это JavaScript).

Задача отправки

Задача отправки отправляет сообщение в другой процесс или на другую дорожку. Задача завершается сразу после отправки сообщения.

Сервисная задача

Сервисная задача — это любая задача, для выполнения которой используется автоматизированное приложение или веб-служба.

Пользовательская задача

Пользовательский тип задачи указывает на то, что задача выполняется человеком и не может быть легко разбита на более простые задачи.

Типы артефактов BPMN

В моделировании бизнес-процессов артефакты позволяют визуально представлять объекты, находящиеся за рамками самого процесса. Артефакты могут представлять данные или примечания, описывающие процесс, либо использоваться для организации задач или процессов. Существует три основных типа артефактов: объекты данных, текстовые аннотации и группы.

Вы можете легко получить доступ ко всем описанным ниже фигурам в Lucidchart. Сначала включите библиотеку фигур BPMN 2.0: нажмите кнопку Фигуры в левом верхнем углу окна и отметьте пункт BPMN 2.0 в появившемся диалоговом окне. Затем перетащите фигуры из библиотеки слева на холст. Чтобы назначить фигурам определенные классы, нажмите на фигуру, а затем выберите нужный класс в меню расширенных настроек фигур над холстом.

Объекты данных

Объекты данных могут представлять данные, поступающие в процесс, данные, полученные в результате процесса, данные, которые необходимо собрать, или данные, которые необходимо сохранить.

Входные данные

Задачи часто зависят от данных. Это означает, что задача не может быть выполнена до тех пор, пока не будут собраны определенные данные. Входные данные представляют эти требования к данным бизнес-процесса.

Выходные данные

Если процесс генерирует данные, выходные данные представляют информацию, полученную в результате. Например, BPMN-схема, представляющая процесс сбора опросов, будет выводить результирующие данные и потребует фигуры выходных данных.

Сбор данных

Сбор данных обозначается иначе, чем разовое требование к данным. Например, в процессе сбора опросов само проведение опроса будет обозначаться фигурой сбора данных.

Хранилище данных

Хранилище данных обеспечивает возможность сохранения данных или доступа к ним в рамках бизнес-модели. Если ваш процесс выводит какие-либо данные, их потребуется сохранить. На BPMN-схеме вы можете определить, где именно будут храниться данные, чтобы отслеживать информацию и повышать эффективность организации.

Текстовые аннотации

Аннотации позволяют более подробно описать бизнес-процесс и объекты потока. Добавляйте аннотации, чтобы сделать вашу схему BPMN более удобочитаемой и улучшить понимание процесса.

Группы

Группы упорядочивают задачи или процессы, имеющие значение в общем ходе работы. Используйте группы, чтобы лучше структурировать BPMN-схему и повысить ее полезность для вашей организации.

Советы по моделированию бизнес-процессов

1. Четко определите границы процесса, указав его начало и конец.

2. Упрощайте свои схемы, четко определяя область применения каждой схемы BPMN.

3. Вы можете сначала составить схему текущего бизнес-процесса, чтобы выявить неэффективные элементы, прежде чем моделировать улучшенный вариант с помощью BPMN.

4. Стремитесь к тому, чтобы BPMN-схемы помещались на одной странице, даже если эта страница будет размером с плакат, как это иногда бывает.

5. Располагайте потоки последовательностей горизонтально, а ассоциации и потоки данных — вертикально.

6. Поддерживайте чистоту схем, вынося второстепенные детали в отдельную документацию.

7. Вы можете создавать разные версии схемы для различных заинтересованных сторон в зависимости от уровня детализации, необходимого для их роли.

8. BPMN не подходит для моделирования организационных структур, functional breakdowns или моделей потоков данных. Хотя BPMN и отображает некоторые информационные потоки в бизнес-процессах, это не диаграмма потоков данных (DFD).

Назначение и преимущества BPMN

На базовом уровне BPMN ориентирована на участников и других заинтересованных лиц бизнес-процесса, помогая им разобраться в сути происходящего благодаря простому и понятному визуальному представлению этапов. На более глубоком уровне она ориентирована на людей, которые будут внедрять процесс, предоставляя достаточную детализацию для точной реализации. Нотация обеспечивает стандартный общий язык для всех сторон, независимо от их технической подготовки: бизнес-аналитиков, участников процессов, менеджеров и разработчиков, а также внешних команд и консультантов. В идеале она устраняет разрыв между замыслом процесса и его реализацией, обеспечивая достаточную детализацию и ясность последовательности бизнес-действий.

Создание схем может быть гораздо более простым для понимания, чем текстовое описание. Оно упрощает общение и совместную работу для достижения эффективности процесса и получения высококачественного результата. Это также помогает в коммуникации, ведущей к созданию документов XML (Extensible Markup Language), необходимых для выполнения различных процессов. Одним из основных стандартов XML является BPEL (или BEPEL4WS), что означает Business Process Execution Language for Web Services (язык выполнения бизнес-процессов для веб-служб).

Моделирование бизнес-процессов может варьироваться от простых нарисованных от руки схем до более сложных вариантов со сворачиваемыми элементами, обеспечивающими достаточную детализацию для внедрения. В наиболее продвинутых случаях моделирование по BPMN выполняется сертифицированными аналитиками. Консорциум Object Management Group (OMG) предлагает пять сертификаций по BPMN 2.0 под названием OCEB 2 (OMG-Certified Expert in BPM 2.0). Одно направление ориентировано на бизнес, другое — на техническую часть. OMG стремится стандартизировать моделирование бизнес-процессов с помощью BPMN 2.0 точно так же, как унифицированный язык моделирования (UML) стандартизировал моделирование программного обеспечения.

BPMN требует затрат времени и энергии, но отдача в виде понимания и улучшения процессов может быть огромной. Версия 2.0 развивает предыдущие версии, offering более богатый стандартный набор символов и обозначений, что обеспечивает более глубокую детализацию для тех, кому это необходимо.

Идея управления бизнес-процессами заключается в создании жизненного цикла непрерывного совершенствования. Его этапы включают моделирование, внедрение, выполнение, мониторинг и оптимизацию. И BPMN-схемы играют в этом ключевую роль.

Элементы и символы BPMN 2.0

BPMN выделяет следующие четыре типа элементов для схем бизнес-процессов:

1. Объекты потока: события, действия, шлюзы

2. Соединительные элементы: поток последовательности, поток сообщений, ассоциация

3. Дорожки: пул или дорожка

4. Артефакты: объект данных, группа, текстовая аннотация

Ниже приведены отдельные элементы и способы их использования для определения бизнес-процесса:

События

Триггер, который запускает, изменяет или завершает процесс. Типы событий включают сообщение, таймер, ошибку, компенсацию, сигнал, отмену, эскалацию, ссылку и другие. Они отображаются в виде кругов, содержащих другие символы в зависимости от типа события, и классифицируются как генерирующие (throwing) или обрабатывающие (catching) в зависимости от выполняемой функции.

Действие

Конкретное действие или задача, выполняемая человеком или системой. Отображается в виде прямоугольника со скругленными углами. Действия можно детализировать с помощью подпроцессов, циклов, компенсаций и множественных экземпляров.

Шлюз

Точка принятия решения, которая может изменять направление пути в зависимости от условий или событий. Отображаются в виде ромбов. Шлюзы могут быть эксклюзивными (исключающими) или инклюзивными (включающими), параллельными, комплексными, а также основанными на данных или событиях.

Поток последовательности

Показывает порядок выполнения действий. Отображается в виде прямой линии со стрелкой. Может указывать на условный поток или поток по умолчанию.

Поток сообщений

Отображает сообщения, циркулирующие между пулами или границами организаций (например, отделами). Он не должен соединять события или действия внутри одного пула. Представляется в виде пунктирной линии с кругом в начале и стрелкой на конце.

Ассоциация

Отображается пунктирной линией и связывает артефакт или текст с событием, действием или шлюзом.

Пул и дорожка

Пул представляет основных участников процесса. Разные пулы могут относиться к разным компаниям или отделам, но при этом участвовать в одном процессе. Дорожки внутри пула показывают действия и потоки для определенной роли или участника, определяя, кто и за какие части процесса несет ответственность.

Артефакт

Дополнительная информация, которую разработчики добавляют для обеспечения необходимого уровня детализации схемы. Существует три типа артефактов: объект данных, группа или текстовая аннотация. Объект данных показывает, какие данные необходимы для выполнения действия. Группа демонстрирует логическое объединение действий, но не меняет поток схемы. Аннотация содержит дополнительные пояснения к какой-либо части схемы.

Как моделировать бизнес-процессы в Lucidchart

Создавать модели бизнес-процессов в Lucidchart очень просто. После регистрации войдите в систему, а затем создайте пустой документ или начните с шаблона. Откройте библиотеку фигур BPMN, а затем перетащите нужные фигуры на холст.

Вы также можете стилизовать линии, форматировать текст и изменять положение элементов, чтобы добиться нужного внешнего вида. После этого делитесь схемой, скачивайте или экспортируйте её любым удобным способом.

История и происхождение BPMN

Нотация моделирования бизнес-процессов была разработана организацией Business Process Management Initiative (BPMI) и претерпела несколько изменений. В 2005 году эта группа объединилась с консорциумом Object Management Group (OMG), который перенял инициативу. В 2011 году OMG выпусла версию BPMN 2.0 и изменила название метода на Business Process Model and Notation (модель и нотация бизнес-процессов). Это позволило создать более подробный стандарт для моделирования бизнес-процессов с использованием более богатого набора символов и обозначений для схем бизнес-процессов. С 2014 года BPMN также дополняется методом блок-схем принятия решений под названием Decision Model and Notation (модель и нотация принятия решений), поскольку сама нотация BPMN изначально не предназначена для отображения потоков решений.

Подмодели в рамках BPMN-схемы

Схемы используются для общения с самой разной аудиторией — как технической, так и нетехнической. Подмодели позволяют различным зрителям легко различать разделы схемы, находя то, что наиболее применимо именно к ним. Существуют следующие типы подмоделей:

• Внутренние (закрытые) бизнес-процессы. Они являются внутренними для конкретной организации и не выходят за рамки пулов или границ организации.

• Абстрактные бизнес-процессы. Они выполняются между внутренним процессом и другим участником или процессом. Абстрактный процесс показывает внешнему миру последовательность сообщений, необходимых для взаимодействия с внутренним процессом, но не раскрывает сам внутренний процесс.

• Процессы взаимодействия (коллаборации) бизнес-процессов. Они показывают взаимодействие между двумя или более бизнес-субъектами.

Освоив BPMN, вы сможете создавать схемы, которые будут понятны всем заинтересованным лицам компании, и с легкостью делиться ими. Кроме того, вы сможете без труда разбираться в схемах, которыми с вами делятся коллеги.