BPMN-guide

Den här omfattande guiden om Business Process Modeling Notation (BPMN) innehåller allt du behöver veta, inklusive vad det är, dess syfte, fördelar, symboler och notation.

Vad är BPMN?

Business Process Modeling Notation (BPMN) är en flödesschemanotation som modellerar stegen i en planerad affärsprocess från början till slut. Det är en central del av affärsprocesshantering och visar visuellt en detaljerad sekvens av affärsaktiviteter och informationsflöden som krävs för att slutföra en process.

Syftet är att modellera metoder för att förbättra effektiviteten, anpassa sig till nya omständigheter eller få konkurrensfördelar. Metoden har genomgått en standardiseringsvåg under de senaste åren och kallas nu ofta för ett något annorlunda namn: Business Process Model and Notation, men använder fortfarande akronymen BPMN. Den skiljekr sig från Unified Modeling Language (UML) som används inom programvarudesign.

BPMN-guide

• Förstå nyckelkomponenterna i BPMN

• Förstå hur sekvensflöden fungerar

• Lägg till aktiviteter och uppgifter

• Styr flödet med gateways

• Organisera med pooler och simbanor

• Dela ditt diagram med ditt team för att börja samarbeta

BPMN-händelser

Händelser, som representeras av cirklar, beskriver något som händer under en process. Det finns tre huvudsakliga händelser inom affärsprocessmodellering: starthändelser, mellanhändelser och sluthändelser. Dessa tre typer definieras också som antingen fångande händelser (som reagerar på en utlösare) eller kastande händelser (som processen utlöser). När du har bekantat dig med BPMN kan du hoppa in i Lucidchart för att börja skapa diagram intuitivt.

Starthändelser

Varje process måste börja med en initierande händelse, som kallas starthändelse. Alla starthändelser fångar information (som att ta emot ett e-postmeddelande), och du kan lägga till en linje som fortsätter från starthändelsen för att gå vidare i processen. Många starthändelser innehåller en ikon i mitten som definierar händelsens utlösare. Till exempel indikerar en starthändelse med en kuvertikon att ett meddelande anländer och sätter igång processen.

I Lucidchart kan du enkelt lägga till en starthändelse från formbiblioteket för BPMN 2.0. När du drar former till arbetsytan kan du klicka på valfri form för att ändra dess egenskaper i den avancerade formmenyn längst upp i redigeringsprogrammet.

Denna enkla form representerar hur en process börjar med att ta emot ett e-postmeddelande. När användaren har tagit emot e-postmeddelandet kan resten av BPMN-diagrammet fortsätta.

Mellanhändelser

En mellanhändelse är en händelse som inträffar mellan en start- och en sluthändelse. Mellanhändelsens cirkel har en dubbellinje, och händelsen kan fånga eller kasta information. Kopplingsobjekt indikerar riktningsflödet, vilket avgör om händelsen fångar eller kastar.

Lucidchart-användare hittar typer av mellanhändelser i den avancerade formmenyn som visas när du lägger till en ny BPMN-form på arbetsytan.

Formen nedan visar ett meddelande som tas emot under en process. Lägg märke till att händelsecirkeln har en dubbellinje runt sig och että mejlikonen inte är fylld, vilket indikerar att det är en fångande form.

Följande shape liknar det föregående exemplet, förutom att den kastar ett meddelande istället för att fånga ett. Enkelt uttryckt skickas meddelandet som ett steg i processen, istället för att ett meddelande tas emot.

Sluthändelser

Slutligen är sluthändelser utformade med en enda tjock svart linje. Sluthändelser är alltid kastande eftersom det inte finns någon process att fånga efter den sista händelsen.

I BPMN-exemplet nedan slutförs processen när ett sista meddelande kastas. Efter att ha bearbetat ett system är det troligt att du behöver meddela någon, så det är vanligt att inkludera ett kastat meddelande för att avsluta ditt flöde.

BPMN-aktivitet

BPMN-uppgifter

En uppgift är den mest detaljerade nivån i en process. Lucidchart stöder många typer av symboler som betecknar de olika uppgiftstyperna.

Normal uppgift

En normal uppgift är en enskild åtgärd som inträffar i en affärsprocess, som att posta ett brev.

Exemplet nedan visar processen att skriva en uppsats, där normala uppgifter används för att beskriva varje aktivitet

Loop-uppgift

En loop-uppgift är en uppgift som upprepas i sekvens.

Om du vill inkludera en loop-uppgift i det föregående exemplet kan du ändra uppgiften för att redigera uppsatsen till en loop-uppgift. Denna loop-uppgift signalerar din avsikt att upprepade gånger redigera dokumentet innan du skickar in det slutliga utkastet. För att förklara villkoren för loop-uppgiften kan du lägga till en anteckning om att du kommer att fortsätta redigera uppsatsen tills läraren säger att det aktuella utkastet får ett A.

Flerinstansuppgift

En flerinstansuppgift är en uppgift som utförs flera gånger. Dessa instanser kan ske parallellt eller sekventiellt.

Låt oss säga att du lyckades få flera vänner att titta igenom ditt utkast och ge dig feedback på möjliga ändringar. Då skulle du vilja göra det till en flerinstansuppgift istället för en loop-uppgift. Den här uppgiftstypen indikerar att du gav ett utkast till tre olika personer och att alla tre kommer att återkomma till dig samtidigt. Det här exemplet visar flera redigeringar som sker samtidigt, men du kan enkelt visa att de sker sekventiellt genom att ändra aktivitetstypen.

Kompensationsuppgift

En kompensationsuppgift är en specialiserad version av en uppgift som endast inträffar när en annan specifik uppgift har utförts tidigare. Kompensationsuppgifter används ofta för att visa formen och punktligheten för utbetalningar som ges för det arbete som utförts i processen.

Dina vänner kommer förmodligen inte att arbeta gratis, så du kan lägga till en kompensationsuppgift för att visa att du kommer att betala dem under förutsättning att de redigerar din uppsats.

Kompensationsloopuppgift

En kompensationsloopuppgift gör kompensationen till en återkommande händelse. Om du i det här exemplet bara hade en redigerare, skulle du kunna visa att du betalade dem varje gång de redigerade ditt arbete.

BPMN-delprocesser

I BPMN är delprocesser en undergrupp av vanliga uppgiftstyper som främjar enkelhet. I en typisk arbetsmiljö används BPMN-diagram för att kommunicera processer till både intressenter och utvecklare. Intressenter vill i allmänhet inte ha den komplexitet som utvecklare kräver, så delprocesser låter dig komprimera och expandera uppgifter för att snabbt förmedla information till båda grupperna.

Loop

En loop indikerar att en delprocess upprepar sig i sekvens. Den hanteras på liknande sätt som en loop-uppgift när den är i komprimerat läge.

Flerinstans

Denna delprocess kan köras samtidigt med andra identiska delprocesser. Den hanteras på liknande sätt som en flerinstansuppgift i komprimerat läge.

Kompensation

En kompensationsdelprocess är vanligtvis reserverad för a grupp uppgifter som beskriver någon del av kompensationsmetoden, antingen kundreskontra eller leverantörsreskontra.

Ad hoc

En ad hoc-delprocess är en grupp uppgifter som endast existerar i syfte att slutföra en del av en process. Till exempel kan en ad hoc-delprocess hantera en specifik leverantör som har ett unikt betalningssystem.

Transaktioner

En transaktionsaktivitet är en specialiserad delprocessymbol som representerar betalningsprocesser. Alla transaktionsaktiviteter omges av en dubbellinje. Transaktioner måste verifiera att alla deltagare har slutfört sina delar av transaktionen innan delprocessen kan slutföras.

Händelsedelprocess

Händelsedelprocesser används för att beskriva händelser som sker inom gränsen för en delprocess. Händelsedelprocesser utlöses av en starthändelse, och de skiljer sig från andra delprocesser eftersom de inte ingår i det vanliga flödet. De är fristående och sker inom ramen för en delprocess.

Det finns två huvudtyper av händelsedelprocesser: avbrytande och icke-avbrytande. En avbrytande händelsedelprocess avbryter det normala affärsflödet, medan en icke-avbrytande händelsedelprocess inte gör det. Om till exempel en beställning på en webbplats avbryts, avbryts processen och all webbplatsaktivitet avslutas. Men om kunden helt enkelt kontrollerar kundvagnen för att se vilka artiklar som är reserverade för köp, är processen icke-avbrytande.

Anropsaktivitet

En anropsaktivitet är en global process som används när en viss process behöver implementeras. Närhelst anropsaktivitetsnotationen används, flyttas kontrollen över processen till den globala fördefinierade processen.

BPMN-uppgiftstyper

BPMN-uppgiftstyper representerar körbara uppgifter. Även om de inte används så mycket i praktiken, är de särskilt viktiga när man modellerar kraven för ett utvecklingsprojekt.

Affärsregeluppgift

Affärsregler, som lades till i BPMN 2.0, är specifika typer av tjänster som underhålls av en affärsgrupp snarare än en IT-grupp. Regelformen används för att representera implementeringen av en affärsregel.

Manuell uppgift

En manuell uppgiftstyp används när en aktivitet måste utföras manuellt. Den kan utföras utan extern hjälp eller applikation (t.ex. att lasta en lastbil med produkter).

Mottagningsuppgift

En mottagningsuppgift indikerar att processen är beroende av ett inkommande meddelande från en tredje part. När ett meddelande tas emot har uppgiften utförts.

Skriptuppgift

Skriptuppgifter utförs av en affärsprocessmotor. Skriptet är skrivet i ett språk som motorn kan tolka, vilket i många fall är JavaScript.

Sändningsuppgift

En sändningsuppgift skickar ett meddelande till en annan process eller simbana. Uppgiften är slutförd så snart meddelandet har skickats.

Tjänsteuppgift

En tjänsteuppgift är en uppgift som använder en automatiserad applikation eller webbtjänst för att slutföra uppgiften.

Användaruppgift

Användaruppgiftstypen indikerar att uppgiften utförs av en person och inte enkelt kan brytas ner i enklare uppgifter.

BPMN-artefakttyper

Inom affärsprocessmodellering gör artefakter det möjligt att visuellt representera objekt utanför själva processen. Artefakter kan representera data eller anteckningar som beskriver processen, eller så kan de användas för att organisera uppgifter eller processer. Det finns tre huvudtyper av artefakter: dataobjekt, anteckningar och grupper.

Du kan enkelt komma åt alla former som diskuteras nedan i Lucidchart. Aktivera först formbiblioteket för BPMN 2.0 – klicka på knappen Former i det övre vänstra hörnet av fönstret och markera rutan för BPMN 2.0 i fönstret som visas. Dra och släpp sedan former från formbiblioteket till vänster till arbetsytan. För att tilldela former till specifika klasser klickar du på formen och väljer sedan önskad klass från den avancerade formmenyn ovanför arbetsytan.

Dataobjekt

Dataobjekt kan representera data som tillförs processen, data som blir resultatet av processen, data som behöver samlas in eller data som behöver lagras.

Datainmatning

Uppgifter är ofta databeroende, vilket innebär att uppgiften inte kan fortsätta förrän vissa data har samlats in. Datainmatningar representerar dessa datakrav för affärsprocessen.

Datautmatning

Om en process genererar data representerar en datautmatning den information som produceras som ett resultat. Till exempel skulle ett BPMN-diagram som representerar processen för enkätinsamling mata ut resultatdata och kräva en form för datautmatning.

Datainsamling

Datainsamling betecknas annorlunda än ett engångsdatakrav. I processen för enkätinsamling skulle till exempel själva enkäten representeras av formen för datainsamling.

Datalagring

Datalagring ger möjlighet att lagra eller komma åt data som är associerade med en affärsmodell. Om din process matar ut data blir det nödvändigt att lagra dessa data. I ett BPMN-diagram kan du bestämma var du ska lagra data för att hålla reda på dina data och öka organisationens effektivitet.

Anteckningar

Anteckningar gör att du kan beskriva affärsprocessen och flödesobjekten mer i detalj. Lägg till anteckningar för att göra din BPMN mer lättläst och öka förståelsen för din process ytterligare.

Grupper

Grupper organiserar uppgifter eller processer som har betydelse för den övergripande processen. Använd grupper för att bättre ordna ditt BPMN-diagram och öka dess användbarhet för din organisation.

Tips för affärsprocessmodellering

1. Definiera tydligt processens omfattning med en början och ett slut.

2. Håll dina diagram enkla genom att tydligt definiera omfattningen för varje BPMN.

3. Du kan börja med att kartlägga den aktuella affärsprocessen för att belysa ineffektivitet innan du modellerar ett bättre sätt med BPMN.

4. Sträva efter BPMN-diagram som ryms på en enda sida, även om sidan är i affischstorlek, vilket vissa är.

5. Placera sekvensflöden horisontellt. Visa associationer och dataflöden vertikalt.

6. Håll dina diagram rena genom att lägga till detaljer i separat dokumentation.

7. Du kan skapa olika versioner av diagrammet för olika intressenter, beroende på vilken detaljnivå som krävs för deras roll.

8. BPMN är inte lämpligt för att modellera organisationsstrukturer, funktionella uppdelningar eller dataflödesmodeller. Även om BPMN beskriver vissa informationsflöden i affärsprocesser är det inte ett dataflödesdiagram (DFD).

Syfte och fördelar med BPMN

På en övergripande nivå riktar sig BPMN till deltagare och andra intressenter i en affärsprocess för att ge förståelse genom en lättbegriplig visuell representation av stegen. På en mer djupgående nivå riktar det sig till de personer som ska implementera processen, och ger tillräckligt med detaljer för att möjliggöra en exakt implementering. Det ger ett gemensamt standardspråk för alla intressenter, oavsett om de är tekniska eller icke-tekniska: affärsanalytiker, processdeltagare, chefer och tekniska utvecklare, samt externa team och konsulter. Idealt sett överbryggar det klyftan mellan processens syfte och dess implementering genom att erbjuda tillräcklig detaljrikedom och tydlighet i sekvensen av affärsaktiviteter.

Att använda diagram kan vara betydligt lättare att förstå än en löpande text. Det möjliggör enklare kommunikation och samarbete för att uppnå en effektiv process som ger ett högkvalitativt resultat. Det hjälper också till med kommunikationen, vilket leder till XML-dokument (Extensible Markup Language) som behövs för att köra olika processer. En viktig XML-standard kallas BPEL eller BEPEL4WS, vilket står för Business Process Execution Language for Web Services.

Affärsprocessmodellering kan sträcka sig från enkla, handritade diagram till mer komplexa diagram med expanderbara element för att ge tillräcklig implementeringsdetalj. När BPMN är som mest avancerat utförs det av certifierade analytiker. Object Management Group (OMG) tillhandahåller fem certifieringar i BPMN 2.0 som kallas OCEB 2, vilket står för OMG-Certified Expert in BPM 2.0. Ett spår är affärsorienterat och det andra är tekniskt. OMG har som avsikt att BPMN 2.0 ska standardisera affärsprocessmodellering på samma sätt som Unified Modeling Language (UML) standardiserade programvarumodellering.

BPMN kräver en investering i tid och energi, men vinsten i form av förståelse och förbättringar kan bli enorm. Version 2.0 bygger vidare på tidigare versioner genom att erbjuda en rikare standarduppsättning av symboler och notationer, vilket ger mer detaljer för dem som behöver det.

Idén bakom affärsprocesshantering är att skapa een livscykel av kontinuerlig förbättring. Stegen är modellera, implementera, köra, övervaka och optimera. BPMN-diagram spelar en avgörande roll i detta.

BPMN 2.0-element och -symboler

BPMN beskriver dessa fyra elementtyper för affärsprocessdiagram:

1. Flödesobjekt: händelser, aktiviteter, gateways

2. Kopplingsobjekt: sekvensflöde, meddelandeflöde, association

3. Simbanor: pool eller bana

4. Artefakter: dataobjekt, grupp, anteckning

Dese är de enskilda elementen och hur de används för att definiera en affärsprocess:

Händelser

En utlösare som startar, ändrar eller slutför en process. Händelsetyper inkluderar meddelande, timer, fel, kompensation, signal, avbryt, eskalering, länk med flera. De visas som cirklar som innehåller andra symboler baserat på händelsetyp. De klassificeras som antingen ”kastande” eller ”fångande”, beroende på deras funktion.

Aktivitet

En specifik aktivitet eller uppgift som utförs av en person eller ett system. Den visas som en rektangel med rundade hörn. De kan göras mer detaljerade med delprocesser, loopar, kompensationer och flera instanser.

Gateway

En beslutspunkt som kan justera vägen baserat på villkor eller händelser. De visas som romber. De kan vara exklusiva eller inklusiva, parallella, komplexa eller baserade på data eller händelser.

Sekvensflöde

Visar i vilken ordning aktiviteter ska utföras. Det visas som en rät linje med en pil. Det kan visa ett villkorligt flöde eller ett standardflöde.

Meddelandeflöde

Beskriver meddelanden som flödar över ”pooler” eller organisationsgränser, till exempel avdelningar. Det ska inte koppla ihop händelser eller aktiviteter inom en pool. Det representeras av en streckad linje med en cirkel i början och en pil i slutet.

Association

Visas med en streckad linje och associerar en artefakt eller text till en händelse, aktivitet eller gateway.

Pool och simbana

En pool representerar huvuddeltagarna i en process. En annan pool kan finnas i ett annat företag eller en annan avdelning men ändå vara involverad i processen. Simbanor inom en pool visar aktiviteter och flöden för en viss roll eller deltagare, och definierar vem som är ansvarig för vilka delar av processen.

Artefakt

Ytterligare information som utvecklare lägger till för att tillföra nödvändig detaljnivå till diagrammet. Det finns tre typer av artefakter: dataobjekt, grupp eller anteckning. Ett dataobjekt visar vilka data som krävs för en aktivitet. En grupp visar en logisk gruppering av aktiviteter men ändrar inte diagrammets flöde. En anteckning ger ytterligare förklaring till en del av diagrammet.

Hur man gör affärsprocessmodellering med Lucidchart

Det är enkelt att skapa affärsprocessmodeller med Lucidchart. När du har registrerat dig loggar du bara in och skapar sedan ett tomt dokument eller börjar med en mall. Se till att öppna formbiblioteket för BPMN, och dra och släpp sedan former på arbetsytan efter behov.

Du kan också stilisera linjer, formatera text och flytta element för att få det utseende du vill ha. Efteråt kan du dela, ladda ner eller exportera ditt diagram precis som du vill.

BPMN:s historik och ursprung

Business Process Modeling Notation utvecklades av Business Process Management Initiative (BPMI) och har genomgått flera revideringar. År 2005 slogs den gruppen samman med Object Management Group (OMG), som tog över initiativet. Under 2011 lanserade OMG BPMN 2.0 och ändrade metodens namn till Business Process Model and Notation. Det skapade en mer detaljerad standard för affärsprocessmodellering, med en rikare uppsättning symboler och notationer för affärsprocessdiagram. Sedan 2014 har BPMN också kompletterats med en metod för beslutsflödesscheman som kallas standarden Decision Model and Notation, eftersom BPMN inte naturligt lämpar sig för beslutsflöden.

Undermodeller inom ett BPMN-diagram

Diagrammen används för att kommunicera med olika målgrupper, både icke-tekniska och tekniska. Undermodeller gör det enkelt för olika tittare att skilja mellan olika delar av diagrammet och hitta det som är mest relevant för dem. Typerna av undermodeller är:

• Privata affärsprocesser. Dessa är interna för en specifik organisation och korsar inte pooler eller organisationsgränser.

• Abstrakta affärsprocesser. Dessa sker mellan en privat/intern process och en annan deltagare eller process. Den abstrakta processen visar omvärlden den sekvens av meddelanden som krävs för att interagera med den privata processen. Den visar inte själva den privata/interna processen.

• Samarbetsbaserade affärsprocesser. Dessa visar interaktionerna mellan två eller flera affärsenheter.

Genom att lära dig BPMN kommer du att kunna skapa och dela diagram som verksamhetens intressenter enkelt kan förstå. För att inte tala om att du kommer att kunna tolka och förstå diagram som dina kollegor delar med dig.