-
Detail opnemen
Als je echt wilt dat je lijst bij je past, is het niet genoeg om een paar sleutelwoorden op te schrijven. Je mag ervan uitgaan dat je alle details van de taak onthoudt, maar hoe meer items op de lijst staan, hoe minder je de details gaat onthouden. En als je terugkeert naar een lijst en je de context van een taak bent vergeten, kan het je zomaar teveel worden en geef je op voordat je ook maar bent begonnen.
In plaats van het aan het toeval over te laten, probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Voeg alle relevante informatie toe die de taak makkelijker zal maken, waaronder nuttige bronnen. Door de tijd te nemen om vooraf een plan te maken, wordt giswerk steeds minder onderdeel van je actiestappen.
Bovendien maakt het opsplitsen van grote taken in kleinere items de lijst als geheel veel toegankelijker. Precies zoals ze zeggen: je moet niet te veel hooi op je vork nemen.
-
Wijs deadlines en geschatte tijden toe
Terwijl je details aan elk item toevoegt, ga dan nog een stap verder en schat in hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Zelfs als het een pure gok is, zijn tijdschattingen een belangrijk onderdeel van de mentale voorbereiding die nodig is om een taak te starten die bijzonder moeilijk of juist alledaags kan zijn.
Onze tip? Overschat zoveel mogelijk. Op die manier heb je minder kans om achter te raken en heb je meer kans op een succesvolle ervaring. Laat jezelf aangenaam verrast voelen dat je een taak vroeg hebt voltooid in plaats van je gefrustreerd te voelen dat iets te lang duurt.
Nadat je de tijden hebt ingeschat, wijs je deadlines toe. Sommige items zijn misschien flexibeler qua timing dan andere, maar zelfs een soft deadline helpt je om je verantwoordelijk serieus te nemen. Een lijst met dingen zien en weten wanneer je ze af zou kunnen hebben motiveert je en maakt het een stuk makkelijker om de eerste stap te zetten.
-
Blijf op schema
Als je je lijst eenmaal hebt samengesteld, stop hem dan niet weg in een la (letterlijk of figuurlijk) om hem te vergeten. Blijf hem checken! Als je een to to lijst hebt die je actief aanpakt, kijk er dan minstens één keer per dag naar. Beoordeel items, voeg meer details toe en herzie geschatte deadlines. Vergelijk de tijdlijn van de lijst met je dagelijkse schema en zorg ervoor dat alles is afgestemd om je doelen op tijd te voltooien.
To do lijsten moeten flexibel zijn. Als je geen ruimte laat voor enige flexibiliteit, zal een gemiste deadline eerder frustrerend en overweldigend aanvoelen, en neemt de kans juist toe dat je opgeeft. Vertrouw in plaats daarvan op het proces, breng indien nodig updates aan en blijf net zolang proberen totdat het je lukt.
Deel je lijst gerust met een collega of vriend om je te helpen met je verantwoordelijkheid. Als je in een professionele setting aan taken werkt, neem dan regelmatig contact op met een manager en laat diegene weten wat je vorderingen zijn, vooral bij grotere taken.
-
Vier je overwinningen
Als je eenmaal een item op je lijst hebt voltooid, geniet dan van het moment! Probeer de verleiding te weerstaan om snel naar de volgende taak in het lijstje te gaan en de lijst zo snel mogelijk af te maken. Geniet van dat geweldige gevoel dat figuurlijk (of letterlijk!) hoort bij een vakje afvinken! Waarschijnlijk kom je een aanzienlijke hoeveelheid afleiding tegen in je dagelijks leven, dus je mag even trots op jezelf zijn omdat je iets hebt bereikt waar je naartoe hebt gewerkt.
Verbeter je to do lijsten
Het maakt niet uit of to do lijsten een groot deel van je strategische planning vormen of slechts een handig maniertje om op de hoogte te blijven van je dagelijkse taken. Een solide lijst helpt je productiviteit te verhogen en je werk voor te blijven.
