Als je je bezighoudt met procesoptimalisatie en Lean, weet je dat continu verbeteren draait om één cruciaal doel: het elimineren van verspilling. Het probleem is echter dat de verspilling in dagelijkse workflows niet altijd even zichtbaar is. Tim Woods kan je helpen om juist deze onzichtbare verspilling op te sporen en te elimineren.
TIMWOODS (soms ook wel TIMWOODT genoemd) is een handig ezelsbruggetje binnen de Lean-methodiek om de acht meest voorkomende vormen van verspilling te onthouden en te herkennen. De verspillingen die TIMWOODS representeert vind je terug in bijna elke sector.
Wat is verspilling (Muda)?
In de Lean-methodiek wordt verspilling ook wel ‘Muda’ (letterlijk vertaald vanuit het Japans ‘afval’) genoemd. Verspilling wordt gezien als alles wat geen bijdrage levert aan het vervullen van de klantbehoefte of wat geen waarde biedt aan de klant.
De Lean-methode onderscheidt drie soorten stappen, die elk proces gemeen hebben:
- Waardetoevoegende stappen (Value Add): De stappen waarvoor de klant bereid is te betalen. Deze stappen hebben een positief effect op het product of de dienst voor de klant en de uitvoering van de stap gaat altijd in één keer goed.
- Verspilling (Non-Value Add): Activiteiten die beslag leggen op bedrijfsmiddelen maar geen waarde toevoegen voor de klant. Het zijn deze activiteiten die je altijd wilt verwijderen uit je proces.
- Nodige verspilling (Business non Value Add): Activiteiten die geen directe waarde toevoegen voor de klant, maar wel noodzakelijk zijn om andere redenen (bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- en regelgeving). Deze activiteiten dien je zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Waarom moet je verspillingen elimineren?
Bij de Lean-methodiek staat het elimineren van verspillingen centraal omdat dit de basis is van continue verbeteringen en omdat het leidt tot soepelere processen. Het elimineren van verspillingen helpt je om obstakels te verwijderen en de gewenste bedrijfsdoelen te behalen.
De voordelen van het elimineren van verspillingen zijn duidelijk:
- Medewerkers kunnen makkelijker hun werk doen
- Betere kwaliteit van de output
- Kortere doorlooptijden
- Lagere kosten
- Tevreden klanten
De 8 verspillingen van TIMWOODS
Zoals gezegd is TIMWOODS een ezelsbruggetje om de acht meest voorkomende verspillingen te onthouden. Het ezelsbruggetje is vrij simpel; elke letter staat namelijk voor een vorm van verspilling.
- Transport (T): Het slecht managen van het transport van mensen, producten of voorraad kan leiden tot verspilling. Denk aan verkeerde routes, werkstations op onlogische plekken, etc.
- Inventory (I): Kijkt naar verspilling in de kosten voor fysieke ruimte en onderhoud van voorraad. Te veel voorraad leidt tot extra kosten voor opslag, en dat is niet nodig als er scherp gekeken wordt naar de balans tussen vraag en aanbod.
- Motion (M): Onnodige bewegingen van zowel mensen als materiaal kunnen leiden tot verspilling. Het bewegen van mensen brengt risico's met zich mee en kan leiden tot tijdverlies, veiligheidsrisico’s of verlies van effectiviteit in het proces.
- Waiting (W): Elke keer dat een medewerker in een proces moet wachten op een informatie, materiaal of mensen om verder te kunnen, is dat verspilling.
- Overproduction (O): Meer of sneller produceren dan nodig. Dit wordt gezien als de ergste vorm van verspilling, omdat het alle andere verspillingen verergert.
- Overprocessing (O): Verspilling door het product of de dienst mooier te maken dan nodig is, of extra werk te leveren, zonder dat dit iets oplevert voor de klant.
- Defects (D): Fouten in het proces die lijden tot herstelwerkzaamheden.
- Skills (S) - ook wel Talent (T) genoemd: Hierbij draait het om verspilling door het niet volledig gebruikmaken van talent of kennis binnen de organisatie.
TIMWOODS gebruiken in de praktijk
Om verspillingen effectief aan te pakken, moet je ze eerst zichtbaar maken. Dit kan je doen aan de hand van een uitgebreide procesbeschrijving of value stream maps. Zodra je een helder beeld hebt van het process kun je proberen om de niet-waardetoevoegende stappen te herkennen met de verspillingen uit het TIMWOODS ezelsbruggetje.
Het is belangrijk om dit systematisch te blijven doen. De Lean-methodiek gaat uit van continue verbetering. Verspillingen zijn nooit helemaal te elimineren uit je processen maar door consequent verspillingen te identificeren en te elimineren kom je zo dicht mogelijk bij het meest efficiënte proces.
Continue verbetering begint bij het uitgebreid in kaart brengen van processen. Lucidchart biedt tal van handige tools en templates om processen te visualiseren en samen met je team te brainstormen over verbeteringen.
