Bericht über die KI-Bereitschaft: Was hemmt die Einführung?

Viele Organisationen setzen KI-Tools in ihren Teams ein, in der Erwartung erheblicher Effizienz- und Produktivitätssteigerungen, doch ihre zugrundeliegenden Abläufe – wie Dokumentation, Prozesse und Kollaborationspraktiken – sind oft noch nicht bereit, diese Ergebnisse im großen Maßstab zu unterstützen.

Lucid hat eine Umfrage unter ca. 2.200 Wissensarbeitern durchgeführt, um besser zu verstehen, was Teams tun müssen, um den Wert der neuen KI-Fähigkeiten, in die sie investiert haben, wirklich auszuschöpfen.

Die Einführung von KI gewinnt an Dynamik

Die Daten zeigen eine deutliche Dynamik bei der Einführung von KI. Die meisten Wissensarbeiter nutzen bereits KI: 72 % der Befragten gaben an, aktuell KI-gestützte Tools für die Zusammenarbeit zu verwenden. Die am häufigsten verwendeten Tools sind:

• Generative KI (von 81 % der Befragten genannt)

• KI-gestützte Kommunikationsplattformen (51 %)

• KI für die Dokumentenkollaboration (49 %)

Die wichtigsten angestrebten Ergebnisse, die die Einführung von KI vorantreiben, sind:

• Verbesserte Produktivität (74 %)

• Kostenreduzierung (51 %)

• Verbesserte Kommunikation (48 %)

Doch die Tools und die Absicht zu haben, reicht nicht aus, um die nötige Infrastruktur, die Arbeitsabläufe oder die Vorgehensweisen zu etablieren, die erforderlich sind, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen. Lassen Sie uns die Ergebnisse genauer betrachten, um die Herausforderungen, Lücken und Chancen der KI-Implementierung besser zu verstehen. 

Größte Herausforderung: Der operative Betrieb behindert das Potenzial von KI 

Während die Nutzung von KI zunimmt, wurde in der Umfrage festgestellt, dass Organisationen derzeit größtenteils nicht so strukturiert sind, dass sie agentenbasierte KI unterstützen können. Dies liegt an mangelnder Prozessdokumentation (nur 16 % der Befragten geben an, dass ihre Arbeitsabläufe sehr gut dokumentiert sind) und an einer Diskrepanz zwischen KI-Strategie und operativen Fähigkeiten.

• 49 % der Befragten geben an, dass undokumentierte oder ad-hoc-Prozesse die Effizienz gelegentlich beeinträchtigen; 22 % sagen, dass dies häufig oder immer der Fall ist.

• 61 % sind der Meinung, dass die KI-Strategie ihres Unternehmens nur bedingt oder gar nicht auf die operativen Fähigkeiten abgestimmt ist.

• 46 % geben an, dass ihre Organisation KI nur in „einige“ oder „fast keine“ Arbeitsabläufe integriert hat.

Neben der mangelnden Dokumentation zeigte die Umfrage auch, dass institutionelles Wissen den Arbeitsalltag dominiert. Nur 4 % gaben an, dass keiner der Arbeitsabläufe ihres Teams auf personenbezogenem Wissen beruht.

• 46 % der Befragten gaben an, dass der operative Bereich am stärksten von informellem oder personenbezogenem Wissen abhängig sei, gefolgt vom Kundensupport (36 %) und der Personalabteilung (29 %).

• 46 % gaben an, dass sich die Mitarbeitenden „manchmal“ auf überliefertes oder institutionelles Wissen verlassen; bei 31 % findet dies „oft“ oder „immer“ statt.

Diese Daten zeigen eine Lücke nicht nur bei der Tool-Ausstattung, sondern auch bei der Reife der Prozesse, Arbeitsabläufe und Systeme. KI-Tools können in unstrukturierten Umgebungen nicht ihr volles Potenzial entfalten. KI-Agenten können nicht auf institutionelles Wissen zugreifen – und ohne die Kodifizierung von Prozessen riskieren Unternehmen, Ineffizienz zu skalieren, statt Intelligenz. Die größten Hindernisse für die Dokumentation von Wissen in großem Umfang sind:

• Zeitmangel (von 41 % der Befragten genannt)

• Fehlende Tools (30 %)

• Keine klaren Verantwortlichkeiten (27 %)

Darüber hinaus bezeichneten nur 26 % der Wissensarbeiter die derzeitigen KI-Aktivitäten ihres Unternehmens als „ausgereift“ und nicht als „visionär“ – eine geringe Zahl, wenn man bedenkt, wie viele Unternehmen KI bereits eingeführt haben. 38 % geben zu, dass die Einführung von KI in ihrem Unternehmen „strategisch ist, aber noch in den Kinderschuhen“ steckt, und 21 % sagen, es handele sich um „einen Hype mit begrenzten Fortschritten“. Das bedeutet, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen KI nicht erfolgreich einsetzen.

Versteckte Hindernisse: Zusammenarbeit und Change Management

Zusätzlich dazu, zeigten Ergebnisse, dass Zusammenarbeit und Change Management häufig Hindernisse für die optimale Nutzung von KI darstellen. 23 % der Befragten geben an, dass Zusammenarbeit bei komplexen Aufgaben oft oder immer das größte Problem darstellt. 42 % der Befragten äußern Bedenken hinsichtlich eines möglichen Missbrauchs von KI aufgrund unklarer Richtlinien, 27 % sind sogar sehr oder extrem besorgt. Nur 45 % der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen ethische Richtlinien für KI etabliert hat.

Die wichtigsten Tools, die Teams bei der Anpassung an KI helfen würden:

• Prozessdokumentation (von 34 % der Befragten genannt)

• Visuelle Arbeitsabläufe (33 %)

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen an KI herangeht, wird auch je nach Rolle des Mitarbeitenden unterschiedlich wahrgenommen. Während die meisten der Meinung sind, dass der Ansatz ihres Unternehmens „gut durchdacht“ ist, sehen dies die Führungskräfte in der Chefetage weitaus häufiger so (61 %) als Manager (49 %) oder Mitarbeitende der Einstiegsebene (36 %).

Letztendlich wollen Teams Veränderungen zwar begrüßen, doch Reibungsverluste bei der Zusammenarbeit und fehlende formale Richtlinien erhöhen das Risiko und verringern die Wirkung.

Umsetzungslücken: Fehlgeschlagene KI-Implementierung 

39 % der Unternehmen haben KI-Agenten implementiert, aber nur 26 % bewerten sie als „vollkommen erfolgreich“. Selbst Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen, haben Schwierigkeiten, messbare Erfolge zu erzielen – oft aufgrund schwacher Grundlagen und uneinheitlicher Implementierung.

Die Hauptgründe für das Scheitern der Implementierung sind:

• struktureller interner Widerstand (von 27 % der Befragten genannt)

• Fehlende klar definierte Parameter (26 %)

• Mangelnde Transparenz bezüglich Prozessen und bewährten Verfahren (25 %)

Lediglich 34 % der Organisationen geben an, dass ihre KI-Projekte bei „den meisten“ oder „allen“ Initiativen einen positiven ROI erzielt haben.

Die Chance: Operative Bereitschaft ist der neue Wettbewerbsvorteil

Die Implementierung von KI birgt zwar einige Herausforderungen, aber auch viele Chancen für Unternehmen, sich von der Konkurrenz abzuheben und ihre Effizienz zu steigern. Ein Unternehmen, das operativ bereit ist, ist für eine erfolgreiche KI-Implementierung bestens gerüstet.

Auf die Frage, welche Lücken geschlossen werden müssen, um mit KI erfolgreich zu sein, lauteten die häufigsten Antworten:

• Datenqualität (von 30 % der Befragten genannt)

• Zusammenarbeit (20 %)

• Strategieübereinstimmung (19 %)

• Dokumentation (15 %)

Die wichtigsten Elemente, die Teams bei der Anpassung unterstützen, sind:

• Dokumentenkollaboration (von 37 % der Befragten genannt)

• Prozessdokumentation (34 %)

• Visuelle Arbeitsabläufe (33 %)

• Verhaltensleitfäden für KI-Agenten (19 %)

• Rollenzuordnung (16 %)

Teams benötigen nicht nur Tools, sondern auch Struktur, Transparenz und wiederholbare Vorgehensweisen, um KI effektiv einzuführen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen diese Eigenschaften bereits jetzt entwickeln kann, um sich auf die KI-Implementierung vorzubereiten – und Lucid kann Sie dabei unterstützen!