Die KI-Transformationslücke schließen: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf agentische KI vor

Inmitten des ganzen Hypes um KI fehlt ein zentrales Thema in der Diskussion: die KI-Transformationslücke. 

Inzwischen sind Unternehmen jeder Größe mit dem Versprechen der KI vertraut, die Effizienz, Produktivität und den Umsatz zu revolutionieren. Mehr als drei Viertel der Befragten der jüngsten globalen Studie von McKinsey über KI geben an, dass ihre Unternehmen KI in mindestens einer Abteilung einsetzen.

Doch nur wenige Projekte erfüllen tatsächlich das Versprechen der KI – nur 5 %, um genau zu sein, laut der aktuellen MIT-Studie State of AI in Business 2025. 95 % der generativen KI-Pilotprojekte scheitern, und dies sind die leicht zu erreichenden Ziele der KI-Implementierung. 

Agentische KI, definiert als KI-Anwendungen, die Aufgaben autonom ausführen, kann weitaus transformativer sein als generative KI. Aber sie ist auch komplexer. So komplex, dass Gartner® prognostiziert, dass „bis 2027 über 40 % der agentischen KI-Projekte aufgrund eskalierender Kosten, unklarer Geschäftswerte oder unzureichender Risikokontrollen beendet werden“. (Gartner, „Emerging Tech: Avoid Agentic AI Failure: Build Success Using Right Use Cases“, 15. Mai 2025).

Sollten Unternehmen das Handtuch werfen und akzeptieren, dass die KI-Transformation zu komplex ist, um sie effektiv umzusetzen?

Natürlich nicht. Daten von McKinsey & Company legen nahe, dass Unternehmen mit führenden digitalen und KI-Fähigkeiten bei der Gesamtrendite für Aktionäre zwei- bis sechsmal besser abschneiden als Nachzügler. 

Dieser ROI ist zu gut, um ihn zu verpassen. Aber um diese Renditen zu erzielen – um die Lücke zwischen dem Versprechen von KI und dem realisierten Wert von KI zu schließen – müssen Unternehmen verstehen, wo KI-Initiativen scheitern. 

An dieser Stelle habe ich eine gute Nachricht: Die KI-Transformation mag komplex sein, aber es gibt einfache Schritte, die Sie schon heute unternehmen können, um Ihr Unternehmen auf agentische KI vorzubereiten.  

Was ist KI-Transformation?

Die KI-Transformation ist ein umfassender und strategischer Prozess, bei dem ein Unternehmen künstliche Intelligenz (KI) in alle Aspekte seiner Abläufe, Produkte und Dienstleistungen integriert. Die meisten Unternehmen planen, KI zu nutzen, um Aufgaben zu automatisieren, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, das Kundenerlebnis zu verbessern und Produkte oder Dienstleistungen zu schaffen. 

KI-Transformation geht über die bloße Einführung einiger KI-Tools hinaus; sie stellt einen grundlegenden Wandel in der Geschäftsstrategie, den operativen Prozessen und der Unternehmenskultur dar. Und genau das macht es so schwierig. Um Aspekte des Geschäfts anzupassen und zu verändern, müssen Sie sie richtig verstehen – aber die meisten Unternehmen tun das nicht. 

Lassen Sie mich das näher erläutern.

Was sind die größten Herausforderungen bei der KI-Transformation?

Die größten Herausforderungen bei der KI-Transformation bestehen darin, KI in die täglichen Arbeitsabläufe der Personen zu integrieren, die sie nutzen müssen. 

Um diese Herausforderung besser zu verstehen, können wir auf eine Analogie aus der Logistik zurückgreifen: das Last-Mile-Problem. 

Damit sind die unverhältnismäßigen Schwierigkeiten und Kosten auf der letzten Etappe einer Lieferung gemeint, also dabei, das Produkt in die Hände der Nutzenden zu bringen. Bei Konsumgütern spielt es beispielsweise keine Rolle, wie effizient der Lagervertrieb oder der Verpackungsprozess ist, wenn der Kunde sein Paket nie erhält (oder es verspätet oder beschädigt ankommt). 

Bei der KI-Transformation ist die letzte Meile der entscheidende, aber oft übersehene Schritt, um KI in reale Arbeitsabläufe einzubetten. Viele Unternehmen entwickeln leistungsstarke KI-Modelle oder trainieren Algorithmen mit riesigen Datensätzen, aber sie haben Schwierigkeiten, diese Modelle mit den Menschen zu verbinden, die sie nutzen. Es spielt einfach keine Rolle, wie leistungsfähig KI ist, wenn sie nicht effektiv in die Geschäftsabläufe integriert wird.

Das führt mich zu meinem nächsten Punkt: Sie können KI nicht effektiv in Ihre Geschäftsabläufe integrieren, wenn diese Abläufe nicht klar dokumentiert sind. 

KI-Agenten sollen mit verschiedenen Geschäftssystemen und Prozessen interagieren und benötigen erheblichen Kontext, um effektiv zu arbeiten. Forrester erklärt: „KI-Agenten benötigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Ausführung von Aufgaben. In den meisten Unternehmen lebt dieses Know-how heute in fragmentierten Arbeitsabläufen, undokumentierten Daten und inoffiziellen Prozessen.“ (Forrester-Blog, „Autonomy Is The Future, But AI Agents Still Deliver Value Today“, Juli 2025).

Die jüngste Umfrage von Lucid bestätigt den Mangel an Geschäftsdokumentation:

• 49 % der Wissensarbeitenden geben an, dass die aktuellen Arbeitsabläufe ihres Unternehmens nur teilweise oder kaum gut dokumentiert sind. 
• 60 % geben an, dass die Hälfte oder mehr der Arbeitsabläufe ihres Teams auf informelles oder personenabhängiges Wissen angewiesen sind.
• 80 % verlassen sich auf implizites oder institutionelles Wissen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Fazit: Die Einführung von KI, insbesondere von agentischer KI, wird niemals ihr volles Potenzial entfalten, solange die aktuellen Unternehmensprozesse, Workflows, Architekturen, Datenflüsse und Zusammenarbeitspraktiken nicht verstanden und dokumentiert sind.

Wie man die KI-Transformation auf der letzten Meile umsetzt

Wir wissen, dass das größte Hindernis für die Einführung von agentischer KI ein Mangel an Dokumentation ist, was bedeutet, dass der erste Schritt, um KI auf die letzte Meile zu bringen, scheinbar einfach ist: Dokumentation erstellen. 

Ich finde es hilfreich, die letzte Meile der KI-Transformation in drei Phasen zu unterteilen: Bereitschaft, Strategie und Ausführung. Jede Phase erfordert eine andere Dokumentation, um KI effektiv in die Arbeitsabläufe zu integrieren.

KI-Bereitschaft

In der Phase der Bewertung der KI-Bereitschaft werden Ihre aktuellen Arbeitsabläufe, Prozesse und Systeme bewertet, um zu diagnostizieren, wie gut sie für KI-Verbesserungen gerüstet sind. 

Wie Bill Gates sagte: 

„Die erste Regel jeder Technologie, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, lautet, dass Automatisierung, die auf einen effizienten Betrieb angewendet wird, die Effizienz verstärkt. Die zweite Regel ist, dass Automatisierung, die auf einen ineffizienten Betrieb angewendet wird, die Ineffizienz verstärkt.“ 

Welche Art von Dokumentation ist hilfreich für die KI-Bereitschaft? Hier sind einige Vorschläge:

• Unternehmensprozessmodelle 
• User-Journey-Abläufe
• Cloud-Architekturdiagramme
• Datenflussdiagramme

In diesem Stadium gibt es viel zu dokumentieren, daher ist es am besten, Mitarbeitende aus dem gesamten Unternehmen in den Prozess einzubeziehen. Eine Lösung wie Lucid, die einfach zu verwenden ist, über intelligente Funktionen verfügt und die Kollaboration in Echtzeit erleichtert, würde allen Beteiligten durch die automatische Erstellung von Diagrammen Zeit sparen. 

KI-Strategie

Die Entwicklung einer KI-Strategie ist vergleichbar mit dem Prozess, den Teams bei der Produktentwicklung durchlaufen. Führungskräfte benötigen einen Raum, in dem sie in Echtzeit oder asynchron zusammenkommen können, um Ideen zu sammeln, die vielversprechendsten Möglichkeiten zu priorisieren, Planungssitzungen durchzuführen und Roadmaps zu entwickeln, um mit der Umsetzung zu beginnen.

Die aus diesen Bemühungen resultierenden Artefakte umfassen:

• Prioritäten, Ziele, Risiken und Metriken für KI-Pilotprogramme
• Zukunftskarten von Systemen und Prozessen 
• Detaillierte Zeitpläne mit klaren Meilensteinen und Aufgabenverantwortlichen

KI-Ausführung

Natürlich ist eine Strategie nur so wertvoll wie Ihre Fähigkeit, sie auszuführen. Damit Menschen und KI nahtlos an Projekten zusammenarbeiten können, benötigen Sie eine Dokumentation, der sowohl Menschen als auch KI folgen können.

Diese Dokumentation könnte Folgendes umfassen:

• Ein Verzeichnis der KI-Agenten, das die Fähigkeiten und Grenzen der verfügbaren KI-Agenten auflistet
• Ein RACI-Diagramm oder Organigramm, das die Rollen und Verantwortlichkeiten von Menschen und KI-Agenten verdeutlicht
• Protokolle zur Modellierung von KI-Agenten, wie z. B. Entscheidungsbäume, Human-in-the-Loop-Prozessmodelle oder Umgang mit Ausnahmen

Die meisten Unternehmen befinden sich noch in den frühen Phasen der KI-Einführung, aber viele haben bereits festgestellt, dass die in einer Lösung wie Lucid erstellten Prozess- und Protokollkarten von unschätzbarem Wert sind. Zum Beispiel können KI-Agenten Entscheidungsbäumen in Lucid folgen, um mehrere aufeinanderfolgende Entscheidungen zu treffen, die Entscheidungen zu begründen und Lösungen zu empfehlen.  

Beispiel für die KI-Transformation: Lucid in jeder Phase der KI-Transformation

Die jüngste Umfrage von Lucid zeigt, dass die größten Hindernisse für die Erfassung und Dokumentation von Wissen im großen Maßstab Zeitmangel (40 % der Befragten) und fehlende Werkzeuge (30 % der Befragten) sind. 

Um die KI-Lücke zu schließen, benötigen Unternehmen Lösungen, mit denen sie ihre Geschäftsabläufe schnell dokumentieren können. Kein Produkt auf dem Markt erleichtert die Kodifizierung von Prozessen, Systemen, Strategien oder Plänen mehr als Lucid. 

Zur Veranschaulichung möchte ich die Phasen der KI-Transformation mit Lucid durchgehen.

Lassen Sie uns mit der KI-Bereitschaft beginnen. Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie damit beginnen, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren. 

In Lucid können Sie sich mit Hunderten von verfügbaren Vorlagen einen Vorsprung verschaffen oder ein Diagramm generieren, indem Sie einfach eingeben, was Sie mit KI erreichen möchten.

Sie können auch Daten mit Ihren Diagrammen verknüpfen und dann bedingte Formatierung verwenden, um schnell Einsichten zu gewinnen. 

Auch hier gilt: Je mehr Informationen Sie in Ihrer Dokumentation haben, desto besser. Sie bieten einen reichhaltigeren Kontext sowohl für die heutigen Geschäftsanforderungen als auch für die externen KI-Agenten der Zukunft. Unser Cloud-Accelerator hilft Ihnen beispielsweise dabei, Ihre Cloud-Architektur und -Infrastruktur zu visualisieren und bietet der KI eine klare Karte zur Navigation. 

Und natürlich möchten Sie diese Dokumente mit Ihrem Team teilen, damit es Anpassungen vornehmen und genau erfassen kann, wie Ihr Unternehmen funktioniert. 

Besser noch, Sie können offizielle Dokumentationen in zentralen Repositories über den Prozess-Accelerator oder den Cloud-Accelerator veröffentlichen. Diese Repositories sind für Ihr gesamtes Unternehmen leicht zugänglich und durchsuchbar. Alle Dokumente, die in diesen Repositories veröffentlicht werden, fungieren als maßgebliche Dokumentation für die KI, das heißt, als genehmigte und offizielle Dokumentation.

Lucid kann Ihnen auch dabei helfen, sofort mit Ihrer KI-Strategie zu beginnen. 

Sie können damit beginnen, die richtigen Projektdokumente und die richtigen Personen in einem Team-Hub zusammenzubringen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verfügt über ein KI-Kompetenzzentrum, das Sie, eine Handvoll Führungskräfte und funktionsübergreifende Leiter umfasst. Jetzt haben Sie alle einen zentralen Ort, um an der KI-Initiative zu arbeiten. 

Sie könnten den Ball ins Rollen bringen, indem Sie ein Brainstorming zu KI-Möglichkeiten durchführen. Vielleicht beginnen Sie und Ihr Team damit, die Bereiche mit dem größten Potenzial für den Einsatz von KI zu identifizieren. Sie können dies live gemeinsam oder asynchron mit Rastern und Pfaden tun, die den Teammitgliedern als Leitfaden dienen.

Sie können auch KI in Lucid verwenden, um Ihr Brainstorming in Themen zu sortieren oder Schlüsselkonzepte zusammenzufassen.

Nach dem Brainstorming über KI-Möglichkeiten können Sie und Ihr Team Lucid verwenden, um sich schnell auf die nächsten Schritte zu einigen. Zum Beispiel könnten Sie alle Ideen, wo KI angewendet werden kann, in eine visuelle Aktivität – eine interaktive Umfrage – umwandeln und dann jedes Teammitglied die Machbarkeit und den Einfluss bewerten lassen.

Anstatt sich über mehrere Stunden hinweg in Diskussionen abzustimmen, können Sie innerhalb von Minuten erkennen, wo ein Konsens besteht. 

Jetzt können Sie diese Top-Ideen zur Anwendung von KI aufgreifen und einen Zeitstrahl für die KI-Implementierung erstellen.

Wenn Sie den effizientesten Weg zur Implementierung von KI planen, können Sie den Agilitäts-Accelerator verwenden, um verschiedene Pläne basierend auf Personalbesetzung, Umfang, Kapazität und Fristen zu visualisieren.

Sobald der Plan erstellt ist, können Sie diese Aufgaben in Lucid automatisch mit Ihrem Projektmanagementsystem, wie Jira oder Azure DevOps, synchronisieren.

Wenn Ihr Unternehmen mit der Implementierung von KI beginnt, müssen Sie diese Bemühungen aktiv steuern. Lucid unterstützt Sie dabei, die Teams während der Implementierung auf dem gleichen Stand zu halten und Fortschritt, Hindernisse und Erfolgskennzahlen zu überwachen.

Die funktionsübergreifenden KI-Teams – die Vor-Ort-Mitarbeitenden, die KI implementieren – können weiterhin aus Team-Hubs arbeiten, um die Bemühungen effektiver zu koordinieren. 

Sie können auch airfocus verwenden, um strategische Roadmaps mit spezifischen Arbeits-Elementen zu erstellen. Von dort aus können Sie die Aufgaben effizient planen, Echtzeitanpassungen vornehmen und Ergebnisse schneller vorantreiben als je zuvor. 

Während KI zunehmend integraler Bestandteil Ihres Unternehmens wird, können Sie Lucid verwenden, um diese neuen Realitäten zu visualisieren. Beispielsweise könnten Sie Ihre Prozessdokumentation mit Verantwortungsbereichen aktualisieren, die die Rolle eines KI-Agenten spezifizieren, und dabei Layer verwenden, um diese Änderungen noch leichter verständlich zu machen.

Während Ihre KI-Transformationspiloten voranschreiten, können Sie Dashboards erstellen oder Daten auf Ihre Prozessmodelle überlagern, um die Auswirkungen von Änderungen zu verfolgen und Ihren Ansatz bei Bedarf anzupassen. 

Machen Sie die nächsten Schritte auf Ihrer Reise zur KI-Transformation

Die meisten Unternehmen sind vielleicht noch nicht bereit für agentenbasierte KI, aber indem sie das Last-Mile-Problem angehen und ihre Geschäftsprozesse dokumentieren, können sie die notwendigen ersten Schritte zur KI-Transformation unternehmen.

Beginnen Sie mit der Visualisierung von Prozessen, Systemen und Daten in Lucid, um das undokumentierte, alltägliche Wissen der Mitarbeitenden zu erfassen, das entscheidend für den Aufbau von KI-Funktionalitäten in Unternehmen ist. 

Lucid unterstützt die KI-Transformation mit:

• Über 100 Integrationen mit führenden Apps
• Intuitiven und intelligenten Funktionen für die Zusammenarbeit
• Erweiterten Add-ons zur Optimierung der Dokumentation
• Einem professionellen Serviceteam für maßgeschneiderte Lösungen

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur KI-Transformation zu unternehmen.