Unterschiede zwischen Gantt Diagramm und PERT-Diagramm

Um Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abzuschließen, sind klare Organisation und Kommunikation unerlässlich. Doch wenn man all diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten gleichzeitig bewältigen muss – insbesondere bei Projekten, die Wochen oder Monate dauern –, geht manchmal etwas unter.

Deshalb verlassen sich Projektmanagerinnen und Projektmanager auf Werkzeuge wie PERT Diagramme und Gantt Diagramme. Diese Diagramme helfen Managerinnen und Managern, den Überblick über Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektzeitpläne zu behalten. Bei so vielen zu planenden und zu überwachenden Faktoren und Terminen kann eine klare Vorgehensweise zur Abgrenzung und Überwachung der Arbeit den entscheidenden Unterschied zwischen einer reibungslosen Abwicklung und dem Terminverzug ausmachen.

Aber welches Diagramm sollten Sie verwenden, ein PERT Diagramm oder ein Gantt Diagramm? In diesem Artikel vergleichen wir das Gantt Diagramm mit dem PERT Diagramm und heben die Unterschiede zwischen ihnen hervor, damit Sie das richtige Werkzeug für Ihre Aufgabe auswählen können.

Was ist ein PERT Diagramm?

Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) stellt ein Projekt als Netzwerkdiagramm dar, das die Aufgaben, Aktivitäten und Abhängigkeiten abbildet.

Die U.S. Navy erstellte in den 1950er Jahren PERT Diagramme, um die Planung und Terminplanung komplexer Projekte während der Entwicklung der Polaris Rakete zu vereinfachen. Ein PERT Diagramm dient als Roadmap für ein Projekt und hilft Managerinnen und Managern, wichtige Abhängigkeiten zu erkennen, Aufgaben effektiv zu priorisieren, Risiken einzuschätzen und ihre Zeit entsprechend zu planen. 

PERT ist am nützlichsten bei Großprojekten, bei denen Zeit und nicht die Kosten im Vordergrund stehen, da es Schätzungen auf der Grundlage optimistischer, pessimistischer und erwarteter Zeitpläne liefert.

Im Diagramm stellt jede Box oder jeder Knoten eine individuelle Aufgabe dar. Diese Knoten werden dann durch Pfeile miteinander verbunden, die die Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben veranschaulichen. Das traditionelle PERT Diagramm (auch bekannt als Aktivität-auf Pfeil-Diagramm) enthält zwei Hauptelemente:

• Knoten: Sie stellen Ereignisse oder Meilensteine in Ihrem Projekt dar. Sie können entweder nummerierte Kreise oder nummerierte Kästchen verwenden.

• Pfeile: Stellen Aufgaben dar – oder die Arbeit, die zum Erreichen von Projektmeilensteinen erforderlich ist. Die Richtung der Pfeile zeigt die Reihenfolge der Aufgaben. Abweichende Pfeile zeigen an, dass Sie diese Aufgaben gleichzeitig erledigen können.

Das Diagramm enthält zudem drei Optionen für die Abbildung der Aktivitätsdauer: wahrscheinlich, optimistisch und pessimistisch. Diese beschreiben drei Schätzungen für die Dauer jeder Aufgabe, um Projektmanagerinnen und Projektmanagern zu helfen, den Zeitstrahl basierend auf Grundlage ihrer besten Schätzung (wahrscheinlich) und optimistischen sowie einer optimistischeren und einer pessimistischeren Prognose zu planen. Durch die Mittelwertbildung der drei Zeitstrahl Schätzungen berücksichtigt der PERT Ansatz Unsicherheiten, um realistische Fristen vorherzusagen.

Wann Sie ein PERT-Diagramm verwenden sollten

PERT Diagramme sind am nützlichsten, um den Projektumfang vor Beginn effektiv festzulegen. 

Sie können ein PERT Diagramm verwenden, um die Mindestzeit abzuschätzen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. Das Wissen darüber, wie lange ein Projekt dauern wird, ist grundlegend für eine erfolgreiche Projektplanung und -durchführung. Wenn Sie die für die Erledigung von Aufgaben erforderliche Zeit unterschätzen, werden sich schnell Engpässe entwickeln und Ihren Fortschritt behindern.

Projektverzögerungen können Budgets und die Beziehungen zu Kundinnen und Kunden (oder zu Nutzenden) erheblich beeinträchtigen. Durch das Eintragen von Aufgaben in das PERT Diagramm können Sie leicht erkennen, wie verwandte Aufgaben miteinander verbunden sind und voneinander beeinflusst werden und wie lange jede Aufgabe dauern wird. Dadurch wird ein klarer Arbeitsablauf geschaffen, dem jeder folgen kann.

Sie können PERT Diagramme auch verwenden, um mehrere gleichzeitig anfallende Aufgaben zu koordinieren und zu priorisieren. Durch die übersichtliche Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten können Projektmanagerinnen und Projektmanager schnell erkennen, wie verschiedene Elemente zusammenhängen, und verstehen, was wann zu erledigen ist. Dies ist besonders hilfreich für größere, komplexe Projekte mit vielen voneinander abhängigen Faktoren. PERT Diagramme helfen Managerinnen und Managern bei der Aufgabenplanung, indem sie aufzeigen, was zuerst erledigt werden muss und welche Aufgaben parallel ausgeführt werden können, um Effizienz und Arbeitsablauf zu maximieren.

PERT Diagramme erleichtern die Priorisierung von Aufgaben und die Koordination ihrer Erledigung – und ermöglichen gleichzeitig die angemessene Planung der dafür benötigten Ressourcen. Wir empfehlen, eine PERT Diagrammvorlage zu verwenden, um den Diagrammerstellungsprozess zu erleichtern, anstatt ganz neu zu beginnen.

Bedenken Sie: Bei PERT Diagrammen geht es um die Planung im Großen und Ganzen. PERT Diagramme können zwar während der Projektdurchführung zur Fortschrittskontrolle eingesetzt werden, sind aber nicht flexibel genug, damit Teams sie an kleine Veränderungen anpassen können, wenn Teammitglieder auf Hindernisse stoßen.

So richten Sie ein PERT Diagramm ein

Ein PERT-Diagramm wird folgendermaßen erstellt:

1. Listen Sie die Hauptphasen, Meilensteine und Aufgaben Ihres Projekts in Knoten auf.

2. Ermitteln Sie die Abfolge von Aktivitäten, Aufgaben und Meilensteinen.

3. Verbinden Sie Aufgabenabhängigkeiten mit Richtungspfeilen, um den Projektablauf zu visualisieren.

4. Bestimmen Sie für jede Aktivität den Fertigstellungszeitpunkt, einschließlich des frühesten Beginndatums, des frühesten Enddatums und der geplanten Dauer.

5. Erstellen Sie das PERT Diagramm.

Wenn Sie ein traditionelles Activity-on-Arrow-PERT erstellen, folgen Sie demselben grundlegenden Ablauf mit Aktivitäten erfassen, Abhängigkeiten abbilden und Zeitaufwände schätzen, und stellen dabei Meilensteine als Knoten und Aktivitäten als Pfeile dar. 

Sobald Sie Ihre Kriterien erstellt haben, können Sie das PERT Diagramm verwenden, um den kritischen Pfad des Projekts zu bestimmen. Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Wenn sich eine dieser kritischen Aufgaben verzögert, wird das gesamte Projekt zurückgeworfen. Denken Sie daran, dass Sie nicht nach dem Weg mit den meisten Aktivitäten suchen – Sie suchen nach dem Weg mit den Aktivitäten, die am längsten dauern. Addieren Sie die Zeit, die für jede Aktivität benötigt wird, und Sie wissen, wie lange das gesamte Projekt dauern sollte. Sehen Sie sich nun Ihr PERT Diagramm an, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt fristgerecht abschließen, oder um die Zeiten anzupassen, wenn sich die Umstände ändern.

Was ist ein Gantt Diagramm (Gantt Chart)?

Ein Gantt Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das die Projektaufgaben im Zeitverlauf darstellt. Die vertikale Achse beschreibt die Projektaufgaben, die horizontale Achse stellt die Zeit dar.

Die von Henry Gantt während des Ersten Weltkriegs entwickelten Gantt Diagramme sind nützliche Werkzeuge zur Planung Ihres Projektzeitplans und zur Visualisierung der Projektaufgaben und Terminbeschränkungen. Gantt Diagramme zerlegen das Projekt in seine Bestandteile und helfen Managerinnen und Managern sowie Teammitgliedern schnell zu erkennen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann diese voraussichtlich abgeschlossen sein wird. Da sie so konzipiert sind, dass sie im Laufe der Arbeit aktualisiert werden, werden Gantt Diagramme oft verwendet, um sowohl den Plan als auch den tatsächlich geleisteten Arbeitsfortschritt darzustellen.

Wann Sie ein Gantt Diagramm verwenden sollten

Gantt-Diagramme werden am besten während eines Projekts verwendet, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass jede Aufgabe rechtzeitig erledigt wird. Teams können ein Gantt-Diagramm verwenden, um:

1. Aufgaben und Meilensteine verwalten. Gantt Diagramme unterteilen das Projekt in einzelne Aufgaben, die einem klaren Zeitplan folgen. Jede Aktivität wird durch einen Balken dargestellt, der vom Startdatum bis zum Enddatum dieser Aktivität reicht. So können Managerinnen und Manager und deren Teams sehen, welche Aufgaben in Arbeit sind, mögliche Verzögerungen oder Hindernisse erkennen und sich auf anstehende Aufgaben vorbereiten, damit alle auf Kurs bleiben.

2. Die Arbeitsbelastung kontrollieren und die Ressourcen optimal nutzen. Durch die Zuordnung von Aufgaben und den jeweils zuständigen Verantwortlichen können Führungskräfte leichter erkennen, wie die Arbeit in ihrem Team verteilt ist und sicherstellen, dass die Teammitglieder den Support und Ressourcen erhalten, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Wenn beispielsweise einer Person mehrere Aufgaben gleichzeitig zugewiesen sind und ein anderes Teammitglied nur eine geringe Arbeitsbelastung hat, kann die Managerin bzw. der Manager die Aufgaben bei Bedarf neu verteilen oder zusätzliche Hilfe für diese Aufgaben anfordern, um sicherzustellen, dass die gesamte Arbeit erledigt wird, ohne dass es zu einem Burnout oder Produktionsverzögerungen kommt.

3. Die Transparenz im Projektworkflow erhöhen. In ähnlicher Weise bilden Gantt Diagramme den gesamten Projektablauf nach Aufgaben und Zuständigkeiten ab und vermitteln dem gesamten Team ein klares Bild des Projektzeitplans, der Rollen und der Erwartungen. Mehr Transparenz verbessert die Teamkommunikation, minimiert Missverständnisse und trägt dazu bei, dass alle während der gesamten Projektdauer auf dem gleichen Stand sind.

In der Praxis sind Gantt-Diagramme auch für die tägliche Koordination und die Kommunikation mit den Beteiligten hilfreich. 

Bedenken Sie: Ein Gantt Diagramme ist zwar ein wertvolles Managementtool, erfordern aber auch viel Vorarbeit und einen genauen Umfang, um wirksam zu sein.

So richten Sie ein Gantt Diagramm ein

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen:

1. Listen Sie Ihre Aufgaben und Teilaufgaben auf einer vertikalen Achse auf.

2. Identifizieren Sie alle Verbindungen zwischen Aufgaben.

3. Erstellen Sie einen Zeitstrahl entlang der horizontalen Achse.

4. Ordnen Sie Ihre Aufgaben und tragen Sie sie im Zeitstrahl ein. Jede Aufgabe sollte als Balken dargestellt werden, der sich vom Startdatum bis zum Ende der Aufgabe erstreckt.

5. Weisen Sie Aufgaben an Teammitglieder zu.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt.

Sie können ein einfaches Gantt Diagramm in Excel einrichten oder eine kostenlose Gantt Diagramm Vorlage in Lucid verwenden. Lucid erleichtert das Planen, Verfolgen und Teilen des Projektfortschritts.

Hauptunterschiede zwischen einem PERT-Diagramm und einem Gantt-Diagramm

Sowohl PERT-Diagramme als auch Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern bei der Planung und Verfolgung von Projektaufgaben auf einem klaren Zeitstrahl. Es gibt jedoch wesentliche Unterschiede in der Art und Weise, wie die Diagramme visuell dargestellt werden und wann Teams sie am besten einsetzen können.

Auf hoher Ebene läuft die Unterscheidung auf Planung vs. Ausführung hinaus. 

Genauer gesagt konzentrieren sich PERT Diagramme normalerweise auf die logische Abfolge der Arbeit und darauf, wie Aufgaben zusammenhängen (einschließlich dessen, was parallel erfolgen kann), während Gantt Diagramme die kalenderbasierte Planung, Zuständigkeit und Fortschrittsverfolgung betonen. PERT Diagramme werden im Allgemeinen verwendet, bevor ein Projekt beginnt, um die Dauer jeder Aufgabe zu planen und zu bestimmen – sie müssen also nicht die tatsächlichen Daten Ihres Projekts anzeigen. Sie können auch besser zeigen, ob bestimmte Aufgaben der Reihe nach erledigt werden müssen oder ob sie gleichzeitig erledigt werden können.

Wenn Sie sich entscheiden müssen, welches Werkzeug Sie verwenden sollen, kann es hilfreich sein, das Werkzeug auf die Frage abzustimmen, die Sie beantworten möchten.

Verwenden Sie ein Gantt Diagramm, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Rechnen Sie mit der Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird.

• Kommunizieren Sie klar und deutlich die Aufgabenverantwortung.

• Erhöhen Sie die Transparenz über den Projektfortschritt.

Verwenden Sie ein PERT Diagramm, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Zeigen Sie die gegenseitigen Abhängigkeiten bestimmter Aufgaben auf.

• Schätzen Sie ab, wie lange die Fertigstellung eines Projekts dauern wird.

• Bestimmen Sie den kritischen Pfad zur Einhaltung Ihrer Fristen.

• Planen Sie große oder komplexere Projekte.

PERT Diagramme und Gantt Diagramme sind beide wichtige Werkzeuge im Werkzeugkasten der Projektmanagerin bzw. des Projektmanagers. Wenn Sie die Unterschiede zwischen den einzelnen Diagrammen kennen und wissen, wann Sie sie verwenden sollten, können Sie die Projektplanungssitzungen verbessern und die Effizienz, Transparenz und Produktivität während des gesamten Projektlebenszyklus erhöhen. In vielen Fällen ist es am besten, beides strategisch einzusetzen: PERT zur Planung und Risikominimierung der Arbeit und anschließend Gantt zur Steuerung und Kommunikation der Ausführung.