Repositorios de innovación: cómo reducir la brecha entre hacer el trabajo y documentarlo

Repositorios de innovación: cómo reducir la brecha entre hacer el trabajo y documentarlo

Tiempo de lectura: aproximadamente 14 min

Temas:

  • Desarrollo de productos
  • Colaboración visual

Cuando los equipos tecnológicos buscan cualquier forma de obtener una ventaja sobre sus competidores, a menudo se dice que el concepto de innovación es la diferencia entre las empresas que prosperan y las que no. Aunque el significado real de "innovación" en un contexto de negocio no suele ser fácil de determinar y, mucho menos, de medir y documentar.

Pero, independientemente de cómo se defina la innovación, no hay dudas de que las empresas y los líderes sienten que no están haciendo lo suficiente. 

Un estudio de 2020 encargado por Microsoft reveló que solo el 40 % de los ejecutivos pensaba que sus empresas eran innovadoras con sus productos y servicios, frente a un 56 % del año anterior. En el estudio se hace esta observación:

"Aunque, en general, la continuidad del negocio y la productividad se han mantenido sin cambios, los líderes empresariales están informando una disminución en la innovación en torno a los productos y servicios centrales. ¿Por qué? Una causa probable es que los trabajadores expresan sentirse más distantes de la cultura de la empresa, menos unidos con sus equipos y menos colaborativos".

En nuestra propia investigación sobre el tema ha aparecido un argumento similar, que pide mejores formas de colaborar (y, en última instancia, innovar) en un entorno en el que el trabajo híbrido y remoto se ha convertido en la norma. El 75 % de los empleados encuestados citaron la colaboración, y no la productividad, como el elemento más afectado por el trabajo a distancia, y el 28 % de los directivos admite que tiene dificultades para diseñar soluciones creativas e innovadoras en el trabajo. 

El software de colaboración visual ha ayudado a subsanar el problema

Está claro que la rápida adopción del trabajo remoto ha creado una "brecha de colaboración" entre las experiencias vividas por los empleados y los líderes, que hacen lo mejor que pueden en circunstancias extraordinarias, por un lado, y el deseo de una forma más conectada de trabajar, por el otro. También está claro que las herramientas existentes, como el correo electrónico, el chat y las videollamadas efímeras, si bien son útiles, no están preparadas para ser las herramientas integrales que los equipos distribuidos necesitan para sentirse alineados, creativos e innovadores.

Por ejemplo, otra encuesta realizada por Lucid reveló que las herramientas que se utilizan en cualquier reunión no son adecuadas para el estilo de colaboración preferido de más de la mitad de los participantes. Y, frente a una nueva forma de trabajar en la que no son posibles las charlas de escritorio improvisadas ni la pizarra física, los líderes también han expresado su frustración, porque las ideas generadas en las reuniones virtuales a menudo se pierden por no tener un lugar centralizado para registrarlas.

Afortunadamente, a medida que entramos a "la nueva normalidad", las plataformas de colaboración visual como Lucid han resuelto muchos de esos problemas y han achicado en gran medida la brecha de colaboración.

Se ha demostrado que los espacios virtuales compartidos en los que los equipos pueden replicar la experiencia de estar cara a cara con una pizarra y una pila de notas adhesivas son eficaces para el 97 % de los directivos y el 89 % de los empleados. Y el software colaborativo que abarca todo el ciclo de vida del trabajo, desde la ideación y el mapeo del recorrido del usuario hasta la creación inteligente de diagramas y el modelado de infraestructura de nube, ha ayudado al 82 % de los equipos a aumentar su colaboración y alineación.

Pero, a medida que los equipos siguen trabajando para el futuro, la directiva es clara y el riesgo es alto: la colaboración debe conducir a la innovación de manera predecible y regular.

Por eso, las nuevas herramientas de colaboración visual deben ir más allá de la lluvia de ideas o la comunicación. Para que la innovación sea predecible y repetible, los equipos deben convertir los artefactos del trabajo que realizan en plataformas de colaboración visual dentro de un repositorio de innovación que sirva como un modelo integral de cómo la empresa funciona, crece y crea valor.

¿Qué es un repositorio de innovación y por qué es necesario tenerlo?

Uno de los principios del Manifiesto Agile es priorizar el "software de trabajo por sobre la documentación completa". 

Aunque esto no pretende ser una crítica a eso, la mera mención de la documentación puede generar quejas entre los equipos que trabajan con rapidez. La documentación a menudo se ve como un lastre, una obligación y un impedimento para lo que en realidad se preferiría estar haciendo, o lo que se hace cuando no hay nada mejor que hacer. Por lo tanto, suele hacerse sin rigor ni regularidad.

¿La realidad? La documentación no es solo para funciones muy técnicas y tecnologías complejas, y no debería sentirse como un muro que hay que escalar al final de un proyecto. Puede (y debería) ser algo que esté integrado en la forma en que los equipos innovadores idean, planifican, diseñan, crean y lanzan nuevos productos.

Por ese motivo, los equipos necesitan ampliar su comprensión y aceptación de la documentación más allá de los documentos técnicos secos e impenetrables centrándose en la creación de un repositorio de innovación.

Un repositorio de innovación es una nueva manera de pensar en la documentación como un proceso "siempre activo". En esencia, se construye a partir de toda la documentación visual que forma un modelo dinámico de la empresa. Incluye sesiones de trabajo colaborativo, guiones gráficos, recorridos de usuario, mapas de procesos, wireframes de UX, cronogramas de proyectos, tableros de planificación de sprint, arquitectura en la nube, retrospectivas, revisiones de versiones y mucho más.

De la misma manera que la wiki de una empresa sirve como un registro en vivo de los procedimientos relacionados con el personal, los beneficios, las declaraciones de misión, las presentaciones sobre objetivos y las pautas de la marca que mantienen un negocio en funcionamiento, la función de un repositorio de innovación es capturar cómo las ideas cobran vida, cómo se realiza el trabajo, dónde se produce la innovación y cómo se mide y replica el éxito para hacer que una empresa siga innovando.

Cuando se basa en una suite de colaboración visual como Lucid, un repositorio de innovación desglosa ideas, procesos y planes complejos en imágenes fáciles de entender a través de funciones inteligentes de creación de diagramas y pizarras digitales.

Cuando las ideas se pueden registrar fácilmente en el momento en que se conciben, la innovación tiene un camino claro. Si se hace bien, el repositorio de innovación reduce la distancia entre hacer el trabajo y documentar el trabajo a tal punto que la brecha es prácticamente inexistente. 

Entonces, ¿qué es lo que hace que un repositorio de innovación funcione bien?

Es importante tener en cuenta que un repositorio de innovación no es una pieza única de documentación, sino más bien un modelo mental para ver todos los tableros, documentos, gráficos y planes de colaboración que los equipos producen a través de una documentación dinámica y cambiante que expresa cómo la empresa ejecuta sus mejores ideas. 

Con el tiempo, esos artefactos deben organizarse, iterarse y codificarse de forma sistemática en un "repositorio de innovación" general. Cuando se hace con rigor, un repositorio de innovación permite que cualquier persona de la empresa (ya sea un director o un nuevo colaborador) se informe rápidamente sobre cómo se realiza el trabajo significativo en una unidad o equipo determinado, lo que elimina la falta de contexto y los silos de conocimiento que a menudo obstaculizan la colaboración fluida.

Para que la innovación se convierta en la norma, mantener un repositorio de innovación no es solo "algo útil", sino un requisito para ser competitivo y ágil. Un buen repositorio de innovación:

  • Actúa como un trampolín para el cambio: para las organizaciones que experimentan cambios a gran escala, como la reorganización de la empresa, la transformación digital, la expansión de la nube o el cambio al trabajo híbrido, un repositorio de innovación puede servir como un "estado actual" general que proporcione un punto de partida común para los ejecutivos. Disponer de un repositorio fácil de entender de los cambios que ya se han producido, las ideas que se han descartado y las apuestas que se han hecho permite girar el barco con confianza.
     
  • Hace que los equipos sean más eficientes a lo largo del tiempo: con un repositorio de innovación creado en un lienzo visual como Lucid, se puede realizar un seguimiento meticuloso de lo que funciona y lo que no a través del tiempo y evitar volver a tener conversaciones complejas y resolver problemas difíciles que ya se han resuelto antes.
     
  • Reduce las curvas de aprendizaje como resultado de la rotación de empleados o el crecimiento: para los equipos que se han visto obligados a reducir su personal o para las empresas en hipercrecimiento que no pueden contratar personal lo suficientemente rápido, un repositorio de innovación sirve como el mejor destructor de silos. Al guardar todas las mejores notas, los trabajos en curso y el desarrollo de pensamiento en un espacio de trabajo compartido tan visual, los empleados pueden ponerse al día, aportar valor más rápidamente y continuar fácilmente desde donde otros dejaron.
     
  • Democratiza la toma de decisiones: los repositorios de innovación ayudan a que las ideas y soluciones significativas que realmente resuelven problemas prevalezcan sobre la política de oficina y los cargos. 

Utilizar la colaboración visual para que la innovación sea la norma

Innovar sin documentar es como publicar un libro de cocina con una lista de ingredientes, pero sin recetas. Para que sea realmente valioso, el repositorio de innovación debe ser algo que sea fácil de entender y esté integrado en los lugares, plataformas, tableros y documentos de planificación en los que los equipos ya están haciendo su trabajo.

Debe ofrecer una imagen clara no solo de la innovación, qué produjo el equipo, sino de cómo se materializó, desde la ideación y la planificación hasta la ejecución a escala.

Con una suite de colaboración visual como Lucid, documentar el trabajo puede convertirse en algo natural. Al fomentar un modo intuitivo de trabajar (mantener el trabajo en un solo lugar para hacer que los equipos sean más efectivos, productivos y eficientes), se puede empezar a ver la innovación como un acontecimiento diario en el recorrido para ver y construir el futuro.

Team Spaces in Lucid with multiple cursors, sticky notes, links, and emoji reactions
An innovation document repository should contain visual documentation of everything from collaborative ideation sessions and decisions to complex project plans and diagrams. It serves as a living blueprint of your business to give teams the context needed

For a document repository to promote innovation, it’s also important that it’s visual and interactive. The visual nature helps show the connections between ideas, clarifies complex concepts, and allows teams to reach a shared understanding. And when a document repository is interactive, teams can collaborate within the repository, centralizing not only documents but also communication—a key to innovation. 

In the same way a company wiki serves as a living record of personnel-related procedures, benefits, mission statements, vision decks, and branding guidelines that keep a business running, the goal of an innovation document repository is to capture how ideas come to life, how work gets done, where innovation is happening, and how success is measured and replicated, in order to keep a business innovating.

When ideas can be easily recorded at the point of inception, innovation has a clear trail of crumbs. Done right, your innovation repository shrinks the gap between doing the work and documenting the work to the point where the gap is basically non-existent.

mejor colaboración

Encuentra información sobre los puntos de dolor que impiden que tu equipo logre una mejor colaboración, alineación e innovación. Consulta nuestro informe de 2022: La forma en que colaboramos.

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Benefits of creating an innovation repository (over a traditional document repository)

It’s important to note that an innovation repository isn’t a singular piece of documentation but rather a mental model for viewing all the collaborative boards, documents, charts, and plans your teams produce as living, breathing documentation on how your company executes its best ideas. 

When done with rigor, this kind of document repository would allow anyone in the business (be it a C-suite exec or a new individual contributor hire) to quickly get informed on how meaningful work is done on a given team or unit, thus eliminating the context gaps and knowledge silos that often hinder seamless collaboration.

For innovation to become the norm, keeping an innovation repository isn’t just a “nice to have” but a requirement to stay competitive and agile. 

Turning your document repository into an innovation repository benefits the business because it:

  • Acts as a launching pad for change: For organizations undergoing large-scale changes—like a company reorg, digital transformation, cloud expansion, or move to hybrid work—an innovation repository can serve as a holistic “current state” of your company that provides a common starting point for executives. Having a readily available, easy-to-understand record of changes that have already happened, ideas that have been nixed, and bets that have been made allows you to turn your ship with confidence.
     
  • Makes your teams more efficient over time: With a document repository built on a visual canvas like Lucid, you can meticulously track what works and what doesn’t and avoid retreading complex conversations and solving difficult problems you’ve already solved before.
     
  • Reduces learning curves as a result of turnover or growth: For teams that have been forced to reduce their workforce—or for hyper-growth companies that can’t hire fast enough—an innovation repository serves as the ultimate silo buster. By keeping all your best notes, WIPs, and trains of thought in a highly visual shared workspace, your employees can get up to speed, provide value faster, and easily pick up where others left off.
     
  • Democratizes decision-making: Document repositories focused on innovation help meaningful ideas and solutions that actually solve problems win out over office politics and job titles. 

The key to creating a document repository that truly boosts innovation

In order to create an innovation repository, you need to collaborate in the right software. 

It’s clear that existing tools like email, text chat, and video calls—while useful—are ill-equipped to be the comprehensive tools that distributed teams need to feel aligned, creative, and innovative.  

A survey conducted by Lucid found that over a third of knowledge workers cite information lost between meetings as a top barrier to innovation. Without a centralized place to record ideas, notes, or plans, teams lose momentum after meetings and often need to meet again to discuss the same topic. 

This is where visual collaboration comes in. Visual collaboration provides teams with a visual language to communicate complex ideas or plans and brings teams together, regardless of location, to collaborate on a shared, infinite canvas. 

When teams use visual collaboration platforms to work together during meetings or asynchronously, they create a clear record of innovation—from the initial brainstorm to the action plan and progress made as they bring ideas to life.

example of a team space in Lucid with a timeline, prioritization matrix, product backlog, and idea boardretrospective, dashboard,
With Team Spaces in Lucid, you can centralize all ideas, plans, diagrams, meeting notes, and updates on a visual canvas. Team members can access this repository at any time to coordinate work, align, and innovate.

Teams won’t lose information between meetings because they’ve documented the information while collaborating visually during the meeting. They can pick up right where they left off to keep the creativity flowing. 

Here’s the best part: The more your organization collaborates with visual collaboration software, the more valuable documentation you create. And the more valuable documentation you have, the more you can innovate. 

This is why emerging visual collaboration solutions must go beyond brainstorming or communication. To make innovation predictable and repeatable, visual collaboration must span across the entire lifecycle of work: ideation, planning, designing, building, launching, and monitoring.  

When all work is centralized in the same platform, you can create an innovation document repository that serves as a holistic blueprint for how your business functions, grows, and creates value.

10 templates for creating an innovation repository

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Using a document repository to make innovation the norm

Innovation without documentation is like publishing a cookbook with a list of ingredients but no recipe. To be truly valuable, your document repository must be something that’s easy to understand and embedded in the places, platforms, boards, and planning documents where your teams are already doing their work.

It must paint a clear picture of not only what innovation your team produced but also how it came to life—from ideation and planning to execution at scale.

With a visual collaboration platform like Lucid, documenting the work can become second nature to doing the work. By fostering an intuitive way of working—keeping the work in a single place to make your teams more effective, productive, and efficient—you can start to view innovation as a daily occurrence on their journey to see and build the future.

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About Lucid

Lucid Software es pionera y líder en la colaboración visual dedicada a ayudar a los equipos a construir el futuro. Con sus productos (Lucidchart, Lucidspark y Lucidscale), los equipos cuentan con herramientas desde la ideación hasta la puesta en marcha y pueden alinearse en torno a una visión compartida, aclarar lo complejo y colaborar visualmente, independientemente de dónde se encuentren. Lucid se enorgullece de brindar sus servicios a las empresas más grandes de todo el mundo, incluidos clientes como Google, GE, NBC Universal y el 99 % de la lista Fortune 500. Lucid está asociada con líderes de la industria como Google, Atlassian y Microsoft. Desde su fundación, la empresa ha recibido numerosos premios por sus productos, prácticas comerciales y cultura corporativa. Para obtener más información, visita lucid.co.

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