ステークホルダー分析とマッピングのクイックガイド

プロジェクトは孤立した状態では完遂できません。新しい施策やプロジェクトを開始するまでには、マネージャー、役員や顧客など、多彩なステークホルダーからの支持とサポートが必要となります。

ステークホルダーには、プロジェクトが始まる前にその成否を決めてしまうほどの影響力があります。したがって、ステークホルダーの特定、ステークホルダーの提供するインプットのレベル、必要となるコミュニケーションの内容を理解することが非常に重要です。

ただ、ステークホルダーが誰かを一人ひとり特定したり、全期間を通じて追跡し、参画してもらうのも、大規模なプロジェクトや複雑なプロジェクトではそう容易ではありません。

ここで役立つのがステークホルダー分析とステークホルダーマッピングです。ステークホルダー分析とマッピングの目的は、主要な関係者を早期に巻き込み、プロジェクトの目標と計画について関係者の認識を一致させ、対立や懸念事項を明らかにして対処することにあります。当社のクイックガイドを使って、最初から最後までステークホルダーを特定し、可視化しましょう。

ステークホルダー分析とは何ですか?

ステークホルダー分析は、ステークホルダーを特定し、その関心、影響力、財務的投資内容などの関連事項に基づいて優先順位付けを行う上で役立ちます。分析は、コミュニケーションと可視性のレベルを調整するのにも役立ちます。これにより、関係者は作業がより大きなビジネス全体でどのように位置づけられているかを迅速に理解でき、また、支援を構築（または反対に準備）して、作業が遅延するのを防ぐことができます。適切に行えば、ステークホルダー分析は調整のサポートにとどまらず、実行力の強化にもつながります。

ステークホルダーが誰か、何を必要としているか、プロジェクトにどのような影響を及ぼすかが分かれば、意思決定の改善、効果的なコミュニケーションや必要な支持の獲得もスムーズに進みます。

ステークホルダー分析テンプレート（権力と関心度のグリッドとも）は、4つの重要な方法で役立ちます。

• 重要な意見の収集 : 知らないことは理解できないものです。多くの場合、主要なステークホルダーは、プロジェクトを順調に進め、成功へと導くのに役立つ貴重なインサイトを提供します。

• より多くのリソースを獲得する：ステークホルダーがプロジェクトを軌道に乗せるために必要なことを十分に理解していれば、成功に必要な人材、ツール、リソースの確保を支援してくれる可能性があります。

• 信頼の構築 : プロセスにおいてステークホルダーと継続的に関わり、参画してもらうことで、今後のプロジェクトをサポートしてもらえる可能性を高める信頼を築けます。

• 事前の計画：主要な関係者からの継続的なフィードバックは、将来のプロジェクトに関するフィードバックや要件を予測し、より迅速に賛同を得るのに役立ちます。

ステークホルダー分析の方法

ステークホルダー分析には、特定、優先順位付け、関与計画の作成という3つの主なステップがあります。

1. ステークホルダー候補を特定する

最初のステップでは、誰がステークホルダーとなるかをブレインストーミングします。ステークホルダーには、自社の経営陣、チームメンバーや部門責任者などの社内の人物に加え、顧客や顧客関係者、エンドユーザーなどの外部の人物も含まれます。

念のため、ステークホルダーとは意思決定者だけを表す言葉ではありません。プロジェクトの結果によって影響を受ける方、あるいはプロジェクトに積極的に関与する方は、すべてステークホルダーと呼ばれます。

これには以下が含まれます。

• プロジェクトマネージャー

• チームメンバー

• 上級管理職

• 経営陣

• クライアント

• パートナー

• 投資家

• 納入業者

• エンドユーザー

内部関係者と外部関係者を特定することは有益な第一歩ですが、重要な意見を見逃さないためにも、両方のカテゴリーを明確に区別することが重要です。

ステークホルダー候補を検討する際には以下の内容に注意します。

• このプロジェクトに最も影響を与えたのは誰か？

• このプロジェクトから最も影響を受けるのは誰か？

• 必要なリソースを誰が管理するのは誰か？

• 財務上の利益や関心をもつのは誰か？

• 中心的なステークホルダーではないものの重要な人物 (別部門のリーダーなど) は？

2. ステークホルダーの優先順位を付ける

ステークホルダーの一覧が完成したら、相対的な重要度とプロジェクトに対する影響度に基づき、優先順位を付けていきます。同じステークホルダーの中にも、プロジェクトの方向性やリソース配分について他の人よりも発言力の強い人がいます。こうした主要プレイヤーを見つけ、効果的にコミュニケーションを取ることが、プロジェクトを通じて支持を得る上では重要です。

ここでは、ステークホルダーマトリックスを使ってプレイヤーを整理するのが便利です。影響力と関心に従ってステークホルダーを整理すると、以下を始め、必要となる対応方法が見えてきます。

• 影響力が強く、関心の高い人：これらの関係者を積極的に巻き込み、満足させるためにあらゆる努力を尽くしましょう。

• 影響力は強いが関心は低い人：これらの関係者を満足させつつも、メッセージに飽きさせないように注意しましょう。

• 影響力は弱いが関心の高い人：適切な情報を提供し、話し合いを通じて大きな問題が発生しないようにします。このカテゴリーに属する人々は、プロジェクトの詳細について、サポート役として非常に役立つことが多いです。

• 影響力が低く、関心が低い人：引き続きこれらの人々をモニタリングしますが、過度なコミュニケーションでうんざりさせないようにしてください。

影響力と関心の強いステークホルダーに対しては、それだけ情報提供とエンゲージメントの必要性も大きくなります。こうしたステークホルダーは常に満足させておかないと、重要な資金などのリソースに対する承認が得られず、プロジェクトが危険に晒される可能性もあります。

3. ステークホルダーエンゲージメントの計画を作成する

プロジェクトの全期間を通して関係者と連携するための計画を作成する際には、次のような要素を考慮する必要があります。

• 感情的に関心があるのは誰か？

• 各ステークホルダーの主な動機や優先事項は何か？

• 最大の支持者や共感者は誰か？

• 懐疑的な人や否定的な人は誰か？

エンゲージメント計画をより実行可能なものにするため、各主要ステークホルダーごとに、現在のスタンス、実際に重視している情報、そして誰の影響を受けているかを把握し、記録してください。ステークホルダーが特定され、優先順位付けが完了した今、自社のプロジェクトについてどのように感じているのかを把握する必要があります。有用な質問としては、次のようなものが挙げられます。

• ステークホルダーには仕事の成果に対して金銭的または感情的な利害関係がありますか？それは肯定的なことでしょうか、それとも否定的なことでしょうか？

• 彼らを最も突き動かすものは何ですか？

• あなたのプロジェクト情報のうち、ステークホルダーにとって関連性のある情報はどれですか？また、その情報を伝える最善の方法は？

• 現在、ステークホルダーはあなたの仕事をどのように評価していますか？その意見は正確な情報に基づいていますか？

• ステークホルダーの意見に影響を与えるのは誰ですか？その影響を与える人は自社のステークホルダーでもありますか？

• 彼らがあなたのプロジェクトをサポートする可能性が低い場合、彼らからサポートを得るには？

• ステークホルダーのサポートを得られない場合、その反対にはどのように対処できますか？

これらの質問に答えたら、全員が何を期待すべきか分かるよう、アウトリーチの「方法」と「タイミング」を正式に定義できます。

ステークホルダーマッピングとは？

ステークホルダー分析はステークホルダーを特定し優先順位をつけるプロセスであるのに対し、ステークホルダーマッピングはその情報を視覚的に表現するプロセスです。ステークホルダーマップとは、完了したステークホルダー分析のロードマップです。ステークホルダーマッピングツールは、分析を分かりやすく明確なビジュアルに変え、ステークホルダーエンゲージメントのためのアクションプランを作り出す上で役立ちます。マップは、単純なグリッドやスプレッドシート形式のほか、Lucidspark などのデジタルホワイトボードでも作成できます。

ステークホルダーマップを使うべきタイミング

ステークホルダーマップはどんなプロジェクトにも役立ちますが、複数の役職、部門や組織にまたがる大規模なプロジェクトの場合に特に便利です。こうした規模のプロジェクトには、管理を成功させ、プロセスの効率化と確実な支持を得るため、明確で高度なコミュニケーションが求められます。つまり、大きなプロジェクトを控えているタイミングでぜひ使いたいツールといえます。ステークホルダーの数が多すぎると対応も難しくなります。

一般的なステークホルダーの種類

以下に、一般的なステークホルダーの例と、どのようにコミュニケーションを取るべきかについていくつかご紹介します。

直属の上司または監督者

影響力大、関心大

上司の評判は、率いる部下の生産性に直結しています。上司はプロジェクトの進展や停止を決める権限を持っている可能性が高いです。これは、頻繁にコミュニケーションを取り、フィードバックを求めてそれを反映しながら、この関連を緊密に管理する必要があることを意味します。

株主/投資家

影響力大、関心中

株主や投資家は通常、複数の法人の株式を保有しており、特定のプロジェクトに対する独自の関心が希薄になります。そのため、彼らからの投資を最大限に活用するには、株主や投資家と頻繁にコミュニケーションを取り、相談し、関与を促し、時間の経過とともに関心を高めていくことを目指すべきでしょう。これは、設定されている投資の役割の種類、および自社プロジェクトが単独投資なのか、それとも投資ポートフォリオの一部なのかに、当然ながら依存します。

行政

影響力大、関心（おそらく）低

政府は、自社の事業やプロジェクトを停止させかねない法律や規制を管轄しています。保健衛生検査官や国税庁の監査官などは、利害関係者として分類される政府職員の例です。政府主体はあらゆるものを監視しているため、自社の個別の事業活動に対して関心を示す可能性は低いでしょう。そのため、あなたの目標は、こうしたステークホルダーがプロジェクトにリスクをもたらすのを防ぐために、満足させ、定期的にコミュニケーションを取り、相談し、関与させることです。

経営幹部

影響力大、関心低

貴社の経営幹部は最も重要な決定を下す立場にあり、大きな影響力を持っていますが、個別のプロジェクトに特化して注力できる時間は限られています。この場合、あなたの戦略は彼らを満足させることであるべきです。相手があなた自身と業務に関心を持てるよう、必要に応じてコミュニケーションを取り、相談し、フィードバックを求めてください。

同僚

影響力中、関心中

同僚が持つ影響力の程度はさまざまですが、その影響力の大半は、他の同僚やリーダーからのサポートを含む追加のリソースをお客様のプロジェクトのために引き出し、活用できる能力にあります。つまり、満足してもらい、常に情報が行き渡っている状態を保つことが大切です。自分のプロジェクトの進捗状況を伝え、その関心をサポーターとしての役割へとつなげる意向を持ちましょう。

適切なツールでステークホルダーをマッピング

ステークホルダーを手作業で分析・マッピングすることも可能ですが、特に規模が大きく複雑なプロジェクトでは、手間がかかり時間も要する作業になりがちです。Lucidspark なら、すぐに使えるテンプレートを活用して、ステークホルダーマッピングを簡単にスタートできます。

ホワイトボードにバーチャル付箋やコメントを直接追加したり、色分けしてステークホルダーの情報を整理すれば、全体像の把握もスピーディ。手軽な共有や@メンション機能を使えば、チームメンバーとコラボレーションもスムーズです。

Lucidspark の無限のキャンバスを活用してカスタムのフローチャートや意思決定タイムラインを追加し、プロジェクトの開始から完了まで、ステークホルダーの管理や方向性の共有に活用することができます。