Werken op afstand of thuiswerken is geen nieuw concept. Al voor 2020 hadden de meeste grote bedrijven een systeem om geografisch verspreide teams mogelijk te maken. Pew Research meldt zelfs dat 20% van de werknemers al geheel of gedeeltelijk telewerkte voordat de pandemie thuiswerken noodzakelijk maakte.
Toen thuiswerken in 2020 het nieuwe normaal werd, pasten veel werknemers zich aan het telewerken aan en gaven daar zelfs vaak de voorkeur aan. En het management ontdekte dat thuiswerken productief kan zijn. Nu de beperkingen zijn opgeheven, merken bedrijven dat 50% of meer van hun personeel ten minste een deel van de tijd thuis wil blijven werken.
Natuurlijk zijn er ook medewerkers die liever in een kantooromgeving werken. Dat betekent dat je een effectieve manager moet zijn van een team dat zowel op locatie als op afstand werkt.
In dit artikel bespreken we managementideeën om teamwerk en productiviteit te promoten met je hybride teams.
Wat is een hybride team?
Een hybride team bestaat uit mensen die elke dag naar kantoor reizen en mensen die ervoor kiezen om op afstand te werken. Sommige werknemers willen misschien afwisselend op kantoor en thuis werken.
Wat zijn de voordelen van het hybride werken?
- Flexibiliteit: werknemers kunnen de werkomgeving en het werkschema kiezen waarmee ze het productiefst zijn.
- Gezondheidsproblemen: verlicht angsten of zorgen over de terugkeer naar een afgesloten werkomgeving waar ze ziek kunnen worden.
- Sociale kwesties: mensen die persoonlijke, sociale interactie willen of nodig hebben, kunnen naar kantoor komen.
- Werktevredenheid: werknemers zijn gelukkiger en tevredener, waardoor de productiviteit toeneemt.
- Grotere talentenpool: bedrijven kunnen talent van buiten de lokale omgeving werven. Werknemers hoeven niet per se in de buurt te wonen van de plaats waar een vacature is.
Wat zijn de uitdagingen van hybride werken?
Planning: je moet bijhouden wie waar wanneer werkt.
Buitensluiting van telewerkers: voor de pandemie bleek uit onderzoek van Harvard Business Review dat sommige werknemers het gevoel hadden dat ze gemeden of buitengesloten werden. Ze hadden het gevoel dat projecten zonder hun medeweten of inbreng gewijzigd werden en dat hun collega's achter hun rug om negatieve dingen over hen zeiden.
Doordat werken op afstand tijdens de pandemie normaal geworden is, zijn deze gevoelens inmiddels wellicht verdwenen. Maar nu teamleden weer naar kantoor komen, moet je zorgen dat thuiswerkers het gevoel houden dat ze deel uitmaken van een team. Geef ze niet de indruk dat hun collega's op kantoor een voorkeursbehandeling krijgen.
Inflexibel zijn: als je met een hybride team gaat werken, kun je niet vasthouden aan de oude processen en procedures die succesvol waren in je kantoormodel. Wees bereid om afscheid te nemen van oude praktijken en om nieuwe processen en systemen te introduceren om je hybride team te managen.
Communicatiestoring: zelfs als je hele team op hetzelfde kantoor werkt, zullen er gaten in de communicatie vallen. Een nieuwe laag met thuiswerkers creëert extra uitdagingen om iedereen op de hoogte en op één lijn te houden. Informele gesprekken in de wandelgangen kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat beslissingen en acties worden genomen zonder dat de telewerkers in het team weten wat er aan de hand is.
Gebrek aan steun: zelfs na een jaar telewerken vindt niet iedereen het een goed idee dat sommige mensen thuis blijven werken terwijl anderen weer naar kantoor komen. Als je geen steun van het management hebt of als het idee bestaat dat mensen die thuiswerken de kantjes eraf lopen, is het bijna onmogelijk om als hybride team te werken. Regels moeten veranderd en strikte structuren een beetje versoepeld worden om een flexibele omgeving mogelijk te maken.
Hoe realiseer je effectieve samenwerking in een hybride werkomgeving?
Het kan een hele uitdaging zijn, en daarom hebben we hier enkele tips om de samenwerking in je hybride team te bevorderen.
Creëer een werkomgeving waarin thuiswerken centraal staat
Het maakt niet uit of mensen een, twee of vijf dagen per week thuiswerken of elke dag naar kantoor komen: de werkcultuur moet voor iedereen gelijk zijn. Deze eenvoudige tips helpen om een werkomgeving te creëren waarin thuiswerken centraal staat:
1. Gebruik tools die overal vandaan toegankelijk zijn
Het kan zijn dat je hybride team nooit tegelijkertijd op dezelfde locatie is. Gebruik dan tools in de cloud die vanaf elke locatie toegankelijk zijn.
Met een virtueel whiteboard zoals Lucidspark kan je team bijvoorbeeld samenwerken in brainstormsessies om ideeën tot leven te brengen. En met de sjablonen en tools van Lucidchart kan je team gemakkelijk overal ter wereld gezamenlijk in real time gedeelde documenten openen en bewerken. Zo blijft het hele team op de hoogte van de huidige status, de voortgang, planningen en doelstellingen.
2. Centraliseer communicatie op één platform
Communicatie is de sleutel tot succes. Als je meerdere communicatiekanalen zoals e-mail, telefoon en chat berichten gebruikt, kan er belangrijke informatie over het hoofd gezien worden. Centraliseer communicatie trechters op een enkel platform voor eenvoudige documentatie, opslag en toegang.
3. Plan dagelijkse afstemsessies
Je hebt wellicht te maken met veel verschillende agenda's en misschien zelfs tijdzones. Om problemen met de planning op te vangen, kun je vaste tijden kiezen waarop alle teamleden beschikbaar moeten zijn voor vergaderingen, brainstormsessies of persoonlijke gesprekken. Neem tijdens deze uren de tijd voor dagelijkse afstemsessies. 15 minuten kan al genoeg zijn om iedereen op één lijn te krijgen.
