BambooHR

Во время стратегического сеанса планирования в BambooHR, как правило, руководящий состав собирается в конференц-зале, который превращается в комнату боевых действий — рабочие доски с набросками на каждом свободном сантиметре, повсюду коробки с пончиками и чашки кофе, стикеры и маркеры, разбросанные по столу. Однако генеральный директор Брэд Ренчер понимал, что в условиях COVID-19, когда вся команда работает удаленно, встреча для планирования трехлетней стратегии будет выглядеть совсем иначе. Проблема была в том, чтобы определить, как должна выглядеть сессия в этом году.

«Меня очень волновало обновление нашей трехлетней стратегии. Как подтолкнуть людей к тому, чтобы они были открыты возможностям возможного и принятию бизнес-философии „почему бы и нет“? Я боялся, что мы просидим в Zoom скучные пять часов, и люди подумают, что я устроил им „марш смерти“». 

Когда Брэд пытался найти решение, как обеспечить согласованность и вовлеченность команды, не находясь с ней в одной комнате, ему рассказали о Lucidspark, дочернем продукте Lucidchart — выбранного компанией решения для построения диаграмм. Он решил использовать Lucidspark в качестве рабочего пространства для совещания по стратегическим вопросам в надежде, что виртуальная доска сможет хотя бы отчасти помочь воспроизвести личное общение. 

Lucidspark не только помог BambooHR добиться эффекта личного присутствия, но и улучшил его. Собрание прошло так хорошо, что вся команда руководителей согласилась использовать Lucidspark вместо PowerPoint или физической рабочей доски, даже когда они снова смогут проводить встречи при личном присутствии всех участников. Виртуальная доска вернула чувство воодушевления и ощущение совместной работы, чего часто не хватает в современном мире при удаленной работе, позволяя команде согласовывать и воплощать новые идеи в жизнь.

Вовлеченность

В то время как Брэд беспокоился о продуктивности и вовлеченности во время звонков в Zoom, Lucidspark привнес ту же энергию и сфокусированность, что и на их личных встречах, если не больше. Брэд поясняет:

«Команда Lucid придумала, как сделать работу на виртуальной доску увлекательной — как добиться того же эффекта, как во время совещаний, когда наступает момент озарения и кто-то подбегает к доске, записывает свою идею — и все восклицают: „Да, точно!“».

Команда настроила свой холст, определив различные стратегии, которые необходимо обсудить, такие как клиенты, продукт и конкуренция. Затем они начали проводить мозговой штурм для каждой области, при этом каждый участник команды добавлял на доску собственные заметки. Брэд рассказал, как весело было наблюдать за активным участием всей команды, когда заметки и цвета начали разлетаться по всему бесконечному холсту.

Все возможности Lucidspark по-настоящему раскрылись, когда все идеи были на доске и началась дискуссия. 

«Я знал, что эта встреча будет успешной, когда услышал диалог на основании контекста, который исходил из мыслей каждого участника и был представлен на доске. Участники начали уточнять свои идеи и связывать их с другими на холсте в режиме реального времени. Когда я увидел это, то подумал: „Что ж, всё в порядке“».

По словам Брэда, характеристики и функции продукта не должны быть главным событием. Главным должно быть общение и активность, которые создаются в виртуальной комнате благодаря этим функциям. Для команды BambooHR функциональные возможности Lucidspark создали моменты озарения, которые заложили основу для успешной работы в течение следующих трех лет.

Содействие будущему удаленной работы

Lucidspark облегчил Брэду и команде проведение эффективной рабочей сессии. Даже если этот продукт для всех является абсолютно новым, пользователь может пройти путь от открытия Lucidspark до совершения первых действий за считанные секунды. Времени на обучение практически не понадобилось, что позволило команде сразу же приступить к основной части встречи. 

Бесконечный холст предоставил безграничные возможности для новых идей и связей. Команде понравилось, что у каждого было свое рабочее пространство, но при этом функции управления вниманием давали Брэду возможность в любой момент легко сконцентрировать внимание группы на определенной области доски. 

Благодаря цветовому кодированию каждый участник группы получил уникальный цвет, чтобы все участники могли видеть, кто что добавляет. «Цветовое кодирование действительно помогло нам в согласовании. Я мог видеть на доске позицию каждого участника. Как генеральный директор я хочу видеть, где работают люди и какие у них идеи». 

Lucidspark помогал вести и направлять дискуссию на встрече. Бред описывает свою команду как «увлеченную группу, которая любит обсуждения» — он обнаружил, что таймер особенно полезен для того, чтобы понять, когда команда слишком долго обсуждает определенную тему и нужно двигаться дальше. 

Но самое главное, что виртуальная доска предоставила пользователям интерактивный способ сбора контекста в одном месте — возможность, которая является ключевой для будущего удаленной работы. 

«Как организатору групповой встречи вам нужно приложение, в котором можно добавить контекст. Мы использовали доски и слайды в течение многих лет. В будущем деловые и рабочие встречи всё чаще будут проходить удаленно. Должны быть продукты, которые действуют в качестве организатора контекста и согласования обсуждений. Даже находясь в одном офисе, мы регулярно выводим Lucidspark на экран проектора, чтобы весь коллектив мог легко сориентироваться в контексте и теме обсуждения. Я считаю, что Lucidspark отлично подходит для того, чтобы быть мощным продуктом для работы в будущем». 

Согласование для продвижения вперед

Каким бы продуктивным ни был мозговой штурм, он не приведет к действиям, если команда не объединится вокруг полученных идей. У компании BambooHR 19 000 клиентов, которые ждут от нее ориентиры для будущего управления командами — на этой стратегической встрече многое было поставлено на карту. Команда обнаружила, что функция голосования в Lucidspark стала ключевой для достижения согласованности, необходимой для продвижения вперед.  

После мозгового штурма команда организовала созданные заметки по темам. Затем они проголосовали по оставшимся идеям. Брэд описывает этот опыт: «Голосовать было весело. Это также способствовало лучшему согласованию наших мыслей, чем при личной встрече».

С помощью голосования команда могла четко определить и согласовать победившие идеи, чтобы затем перейти к действиям по их реализации. На самом деле Брэд был настолько доволен результатами встречи, что после ее окончания написал генеральному директору Lucid: «Вы помогли мне одержать победу на нашей сегодняшней стратегической встрече». 

Команда BambooHR планирует и дальше использовать Lucidspark как часть своего рабочего процесса, а Брэд собирается использовать программу стратегического планирования для многочасового совещания по планированию OKR на 2021 год. За одну четырехчасовую стратегическую встречу Lucidspark стал обязательным продуктом для команды BambooHR, поскольку они смотрят в будущее работы.

«У всех нас были виртуальные звонки, когда камеры выключены, вы говорите с пустым экраном, и все идет не очень хорошо. Когда вы проводите многочасовые встречи по разработке стратегии, очень важно, чтобы я как генеральный директор мог извлечь контекст из умов и сердец каждого из вас, чтобы мы могли принять наилучшее решение. Мы пробовали пользоваться другими сервисами для совместных проектов онлайн, но сама динамика работы в Lucidspark — с цветовым кодированием, голосованием и гибким централизованным холстом — выводит совещания на совершенно новый уровень. Теперь дело за малым: в ближайшие три года воплотить стратегию в жизнь и создать процветающий бизнес. Я был очень благодарен за то, что мы получили пробную версию Lucidspark, которая помогла нам провести продуктивную встречу».