BambooHR

Tijdens een strategische planningssessie bij BambooHR zit het directieteam over het algemeen vol in een conferentieruimte die lijkt op een oorlogskamer — whiteboards met krabbels op elke vrije centimeter, lege donut-dozen en koffiekopjes, sticky notes en stiften verspreid over de tafel. Maar nu het hele team dankzij COVID-19 op afstand werkt, wist CEO Brad Rencher dat hun driejaarlijkse strategieplanning vergadering er heel anders zou uitzien. Het probleem was bepalen hoe de zitting van dit jaar eruit zou kunnen zien. 

"Ik was echt bezorgd over onze driejarige strategievernieuwing. Hoe kan ervoor worden gezorgd dat mensen open staan voor de mogelijkheden en dat ze de "waarom niet" filosofie van het bedrijf omarmen? Ik was bang dat we vijf uur lang op Zoom zouden zitten met weinig energie, en dat de mensen zouden denken dat ik ze een onmogelijke taak had gegeven." 

Omdat hij moeite had om te bepalen hoe hij nog steeds afstemming en betrokkenheid kon stimuleren zonder in dezelfde ruimte te zitten, maakte Brad kennis met Lucidspark, het zusterproduct van de diagramoplossing van het bedrijf, Lucidchart. Hij besloot om van Lucidspark de werkruimte voor hun strategiebijeenkomst te maken, in de hoop dat een virtueel whiteboard ten minste kan helpen bij het nabootsen van de persoonlijke ervaring.

Lucidspark heeft BambooHR niet alleen geholpen bij het nabootsen van de ervaring, maar heeft deze ook verbeterd. De vergadering ging zelfs zo goed dat het hele managementteam het erover eens was dat ze Lucidspark liever zouden gebruiken boven een PowerPoint of fysiek whiteboard, zelfs wanneer ze elkaar weer in dezelfde ruimte kunnen ontmoeten. Het virtuele whiteboard bracht het enthousiasme en de samenwerking terug die vaak ontbrak in de huidige wereld van werken op afstand, waardoor het team nieuwe ideeën tot leven kon brengen.

Betrokkenheid stimuleren

Terwijl Brad zich zorgen maakte over de productiviteit en betrokkenheid tijdens hun Zoom-gesprek, bracht Lucidspark dezelfde energie en focus als in hun persoonlijke vergaderingen, als het niet meer was. Brad licht dit toe:

"Het Lucid-team had een geweldig idee voor het stimuleren van virtuele whiteboarding—voor het stimuleren van de betrokkenheid zoals dat in een vergaderruimte gebeurt. Waarbij iemand een briljant idee te binnen schiet, naar het whiteboard gaat en opschrijft, en iedereen zegt: 'Dit is het!'"

Het team zette hun canvas op door de verschillende strategische pijlers te definiëren die ze wilden bespreken, zoals klanten, producten en concurrenten. Toen begonnen ze te brainstormen over doelstellingen voor elk gebied, waarbij elk teamlid zijn of haar eigen sticky notes aan het whiteboard toevoegt. Brad beschreef hoe leuk het was om zijn team actief te laten deelnemen terwijl sticky notes over het oneindige canvas werden verspreid.

De kracht van Lucidspark kwam pas echt naar voren toen iedereens ideeën op het bord stonden en de discussie begon. 

"Ik wist dat deze meeting succesvol zou worden toen ik het gesprek hoorde, gebaseerd op de context die uit de gedachten van elke persoon naar voren kwam en nu op het bord stond. Mensen begonnen hun ideeën te verduidelijken en ze in realtime met anderen op het canvas te verbinden. Toen ik die interactie zag, dacht ik: 'Oké, het komt goed.'"

Volgens Brad mogen de kenmerken en functies van een product niet centraal staan. Het gesprek en de activiteit die deze functies helpen creëren in een virtuele ruimte moet centraal staan. Voor het BambooHR-team creëerden de functies van Lucidspark eureka momenten die de basis zullen vormen voor hun volgende drie jaar vol succes.

Faciliteren van de toekomst van werken op afstand

Lucidspark maakte het gemakkelijk voor Brad en het team om een effectieve werksessie mogelijk te maken. Ook al was het product gloednieuw voor iedereen, kon een gebruiker binnen enkele seconden gaan van het openen van Lucidspark naar het uitvoeren van een actie. Er was vrijwel geen leercurve, zodat het team meteen aan de slag kon met de essentie van de meeting.

Het oneindige canvas bood oneindige mogelijkheden voor nieuwe ideeën en connecties. Het team vond het geweldig dat iedereen zijn eigen werkruimte kon hebben, maar dankzij de aandachtsbeheer functies kon Brad de groep toch op elk moment gemakkelijk terugroepen naar een specifiek deel van het bord. 

Met behulp van Collaborator Colors kreeg elke deelnemer in de groep een unieke kleur, zodat de deelnemers konden zien wie wat toevoegde. "De kleurcodering hielp ons echt om op één lijn te komen. Ik kon zien waar ieders gedachtegang op het bord zat. Als CEO wil ik zien waar mensen werken en wat ze in gedachten hebben." 

Lucidspark hielp de discussie tijdens de vergadering vorm te geven en te sturen. Brad beschreef zijn team als een "gepassioneerde groep die graag praat" en vond de timer vooral nuttig om op te merken wanneer het team te lang over een bepaald onderwerp deed en verder moest gaan. 

Maar het belangrijkste was dat het virtuele whiteboard een interactieve manier bood voor mensen om context op één plek te verzamelen - een mogelijkheid die de sleutel is voor de mogelijke toekomst van werken op afstand. 

"Als facilitator voor een groepsmeeting, wil je een toepassing waar context kan worden toegevoegd." We hebben al jaren whiteboards en dia's gebruikt. Met de toekomst van het werk zal er een aanhoudend aantal mensen zijn die op afstand aan vergaderingen deelnemen. Er moeten producten zijn die helpen bij het creëren van context en afstemmen van discussies. Zelfs als we op kantoor waren, zouden we een scherm willen dat Lucidspark projecteert en we zouden het willen gebruiken als onze werkruimte om de context en de afstemming rond wat we bespreken te sturen. Ik denk dat Lucidspark een goed begin is als een krachtig product voor de toekomst van het werk."

Afstemming creëren om vooruit te komen

Een brainstorm kan niet leiden tot actie als het team zich niet aanpast aan de ideeën die daaruit voortvloeien, ongeacht hoe productief de brainstorm zelf is. BambooHR heeft 19.000 klanten die op zoek zijn naar een richting voor de toekomst van het managen van teams. Er stond veel op het spel bij deze strategiesessie. Het team ontdekte dat de stemfunctie van Lucidspark essentieel was voor de afstemming die ze nodig hadden.  

Na het brainstormen sorteerde het team hun sticky notes op thema. Daarna werd er gestemd op de overgebleven ideeën. Brad beschrijft de ervaring: "Stemmen was leuk. Het zorgde ook voor een betere afstemming van onze gedachten dan bij een fysieke vergadering."

Door te stemmen kon het team hun winnende ideeën duidelijk identificeren en ermee instemmen om de volgende stappen te nemen om ze werkelijkheid te maken. Brad was zelfs zo blij met de resultaten van de vergadering dat hij daarna Lucid's CEO sms'te: "Je hebt me geholpen om onze strategiebijeenkomst van vandaag een succes te maken." 

Het team van BambooHR is van plan om Lucidspark te blijven gebruiken als onderdeel van hun workflow. Brad is al van plan om gebruik te maken van de strategische planningssoftware voor een OKR-planningsvergadering van 2021 die een aantal uren zal duren. In één enkele strategiesessie van vier uur werd Lucidspark een onmisbaar product voor het BambooHR-team omdat ze op zoek zijn naar de toekomst van werken.

"We hebben allemaal wel eens virtuele gesprekken gehad waarbij camera's uit staan, je praat tegen een leeg scherm en het gaat niet goed. Wanneer je strategiesessies van meerdere uren doet, is het van cruciaal belang dat ik als CEO context uit ieders hoofd en hart kan halen, zodat we de beste beslissing kunnen nemen. We hebben andere online samenwerkingsproducten geprobeerd, maar het dynamische karakter van Lucidspark met functies als kleurcodering en stemmen, allemaal in één toepassing op één canvas met flexibiliteit, hielp onze vergadering echt een nieuw niveau te bereiken. Nu is het aan ons om die strategie om te zetten in een bedrijf dat de komende drie jaar zal bloeien. Ik was super dankbaar dat we een testrun bij Lucidspark konden doen om ons te helpen bij het houden van een productieve vergadering.”