La forma de trabajar ha cambiado drásticamente en los últimos años. Hemos pasado de unas cuantas personas que podían trabajar fuera de la oficina a un modelo de trabajo verdaderamente híbrido. Puede parecer lo mejor de ambos mundos, pero los equipos híbridos plantean algunas complicaciones particulares, sobre todo en lo que respecta a la toma de decisiones.
Lo creas o no, la toma de decisiones importantes puede ser más complicada con un equipo híbrido que si el equipo es 100% remoto o está completamente en la oficina. Con una plantilla híbrida, es más probable que se compliquen los flujos de trabajo y los patrones de comunicación. Un empleado que va a trabajar puede elegir reunirse con la gente cara a cara para una reunión en lugar de establecer una llamada virtual. Existe la posibilidad de que esa sea una reunión más productiva, pero si no incluyen a sus compañeros virtuales o los actualizan después, pueden crear un vacío de información. De repente, un equipo está tratando de decidir un curso de acción con diferentes grados de información.
Desafíos de la toma de decisiones
El desafío de la toma de decisiones en equipo no es exactamente nuevo. Siempre ha sido un problema lograr que la gente se ponga de acuerdo, incluso cuando estamos todos en la oficina. Sacar adelante un proyecto tiene algunas complicaciones bastante constantes: solicitar comentarios exhaustivos, compartir información y documentar las ideas e inquietudes son las principales prioridades.
Es especialmente difícil en los entornos híbridos porque cuesta más lograr acuerdos. Asegurarse de que todo el mundo tiene la misma información en tiempo real y puede hablar con los demás para evaluar las opciones puede ser difícil. Si tu equipo experimenta alguna de las siguientes situaciones, debes saber que es muy común y que puedes mejorar la situación.
Muchas voces pero solo se escuchan pocas
Siempre hay algunas personas con las que se puede contar para romper el hielo y hablar de inmediato, pero también es valioso obtener la opinión de aquellos que son más introvertidos. Nunca se sabe cuándo alguien tiene una idea que puede cambiar la forma en que el equipo considera una línea de acción.
En las reuniones híbridas, es demasiado fácil que los participantes se escondan detrás de una cámara apagada. Incluso quienes están dispuestos a hablar pueden encontrar que no hay suficiente tiempo en una llamada para hacer sus aportaciones. En los entornos híbridos, hay que buscar otras formas, además de la discusión verbal, de dar opiniones y puntos de vista para aumentar las aportaciones que se reciben y conseguir un debate más rico en torno al mejor curso de acción.
Los participantes no tienen suficiente información para tomar una decisión
Una ubicación central para la información es clave para mantener una buena comunicación en la oficina, independientemente de dónde te encuentres. Cuando los empleados sienten que no tienen suficiente información, son más propensos a posponer la toma de una decisión o el avance de un proyecto. De acuerdo con la Encuesta global de datos y analítica 2016 de PwC, las empresas basadas en datos tienen tres veces más probabilidades de presentar una mejora en su proceso de toma de decisiones.
Disponer de información suficiente, y acceder fácilmente a ella, son factores importantes para el éxito de un proyecto. Por eso, los equipos deben tener una ubicación centralizada, coherente y de fácil acceso para la información. Esto es especialmente importante para el personal híbrido; los trabajadores de la oficina pueden guardar por defecto las cosas en un servidor local en lugar de utilizar un servidor en la nube al que todos puedan acceder. Los equipos deben tener una mentalidad remota antes que nada para mantener un circuito cerrado de comunicación para todos los integrantes del equipo.
Es difícil recopilar y documentar las ideas de todos
Seamos sinceros: las conversaciones en equipo tienden a desviarse y a abarcar más terreno del inicialmente previsto. Eso no quiere decir que la información no sea útil, pero a menudo significa que los resultados y las ideas son confusos, y no está claro cómo la información puede ayudar realmente.
Por ejemplo, un integrante del equipo puede haber identificado un factor de riesgo en el que nadie había pensado o una solución a un problema que no se había considerado previamente. Se trata de buenas ideas, pero no son muy útiles si se pierden en la confusión. Sin una forma confiable de registrar las contribuciones de los integrantes del equipo, se pierde información e ideas valiosas.
También hay que tener en cuenta que las ideas surgen en diferentes momentos. Resulta útil disponer de un espacio virtual en el que los participantes puedan registrar sus ideas durante la reunión y a lo largo del proceso de toma de decisiones. Las herramientas de colaboración visual pueden ayudar a recopilar y organizar las ideas para que todos tengan una perspectiva completa del problema y de las posibles soluciones.
Prácticas recomendadas para facilitar la toma de decisiones con equipos híbridos
La realidad es que la toma de decisiones híbrida es compleja, pero eso no significa que tenga que ser difícil. A continuación, presentamos algunas medidas que puedes tomar para minimizar los desafíos de la toma de decisiones híbrida y maximizar el valor de las contribuciones del equipo.
Dar voz a todos
Es probable que tengas varias reuniones con distintos asistentes, y puede haber ocasiones en las que no puedas tener a todos en la sala al mismo tiempo. Crea oportunidades de participación sincrónica y asincrónica para que todo el mundo pueda hacer aportaciones cuando le convenga, tanto si puede asistir a una reunión concreta como si no.
También ayuda ofrecer opciones para compartir ideas más allá del debate en la reunión. Funciones como las notas adhesivas virtuales, los comentarios y las funciones de chat pueden ayudar a los más introvertidos a abrirse. También sirve como espacio para que la gente contribuya si tienen más ideas después de la reunión.
