Comment se déroule un dot voting ?
Vous vous demandez comment plannifier une réunion de dot voting ? Voici les principes de base :
1. Générer des idées
Inscrivez chaque idée sur un post-it et placez-le sur le tableau ou le mur. Vous pouvez également organiser un brainstorming virtuel sur un logiciel collaboratif tel que Lucidspark, notamment si les participants sont en télétravail ou se trouvent dans des bureaux distants.
2. Classer les options par groupes en fonction du thème ou du type, selon les besoins
Si vos différentes options ont des points commun, regroupez-les de façon à pouvoir visualiser facilement les thèmes qui se recoupent. Quand les membres du groupe votent, vous pourrez identifier rapidement le ou les tendances.
Ces tendances vous permettent de mieux comprendre les préférences et les priorités du groupe, et vous donnent un bon point de départ pour une nouvelle piste de réflexion et éventuellement un nouveau vote.
3. Distribuer à chaque participant une planche de pastilles autocollantes
Si vous n’avez pas de pastilles autocollantes, les participants peuvent simplement indiquer leurs options préférées avec un stylo ou un marqueur. Le responsable décide à l’avance du nombre de votes (points) dont chaque personne dispose. Une règle basique est que chaque personne obtient un nombre de points égal à 25 % du total des options. Donc, si vous avez 12 options pour voter, chaque personne recevra trois points.
4. Clarifier les règles du jeu
Avant le vote, expliquez pourquoi vous organisez ce vote et ce que vous ferez du résultat. Indiquez les critères sur lesquels les participants devront baser leur vote. Par exemple, vous pouvez limiter les personnes à voter sur des options dont ils sont propriétaires ou experts. De cette façon, vous obtenez une meilleure prise de décision. Inclure également toute autre règle ou contrainte pertinente.
5. Voter
Chaque participant colle ses pastilles sur une ou plusieurs options. Le vote doit rester silencieux jusqu’à ce que tous les participants aient exprimé leur opinion. Gardez la discussion pour plus tard.
6. Évaluer le résultat
Prenez du recul et passez en revue votre tableau. Les résultats ressembleront probablement à une heat map, avec une concentration de points sur les options les plus populaires. Vous pouvez maintenant ouvrir un échange. Les participants peuvent expliquer pourquoi ils ont voté d’une certaine façon et discuter des prochaines étapes en fonction du résultat.
7. Organiser un nouveau vote si nécessaire
En fonction de l’objectif du dot voting, vous devrez peut-être organiser une autre session de vote. Par exemple, si vous avez utilisé le premier vote pour affiner une longue liste d’options, vous pouvez maintenant effectuer un second tour pour identifier la meilleure option (ou l’option préférée) parmi celles encore en lice.
Principaux reproches concernant le dot voting
Hélas, rien n’est parfait. Malgré tous ses avantages, le dot voting présente quelques faiblesses dont vous devez tenir compte.
Vote influencé
Le dot voting est plus efficace lorsque chacun a la possibilité de voter sans subir de pression extérieure. Cela permet à toutes les voix d’être entendues et d’avoir le même poids dans le processus de décision sans être influencé par les autres.
Cependant, si une discussion ou un plaidoyer a lieu avant ou pendant un vote, une personne peut fausser les résultats en persuadant les autres de voter pour son option préférée. Ceci est particulièrement problématique si vous essayez d’éviter l’effet HIPPO.
Pour éliminer ce risque, imposez un vote silencieux et envisagez de mettre en place un ordre de vote. Par exemple, vous pouvez demander aux jeunes membres du groupe de voter en premier afin qu’ils ne soient pas influencés par l’opinion des membres les plus expérimentés.
Vote ex aequo
Ce défaut est assez explicite. Le dot voting peut parfois aboutir à une répartition égale des voix entre deux ou plusieurs options.
Une solution simple pour éviter ce problème est de procéder à un vote par ordre d’importance. Demandez à chaque participant de marquer ses points avec les chiffres 1, 2 et 3 (soit le nombre de votes dont il dispose), pour représenter son premier, deuxième ou troisième choix. Une fois le vote terminé, calculez le vote pondéré pour chaque option afin de déterminer l’option gagnante.
Pensée de groupe
Semblable au vote influencé, la pensée de groupe ou le vote de groupe se produit lorsque les participants votent en fonction de ce que les autres ont choisi.
Vous pouvez éviter cette situation de plusieurs manières. Demandez par exemple aux participants de noter leur vote sur une feuille de papier avant de placer leurs points. Cette méthode permet de responsabiliser les membres de l’équipe par rapport à leurs préférences initiales afin qu’ils ne succombent pas à la pression de leurs pairs. Vous avez également la possibilité d’organiser un vote en ligne en utilisant une solution de brainstorming tel que Lucidspark.
Options à complexité variable
Le dot voting est plus efficace lorsque vous votez sur des options dont la complexité est similaire. Si vous mélangez des options dont les niveaux de difficulté, d’effort et de complexité varient, il est difficile d’avoir une idée précise des préférences réelles du groupe (et les participants peuvent ne pas comprendre exactement sur quoi on leur demande de voter).
Une solution simple consiste à mettre en place un code couleur pour classer vos votes. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour indiquer « répond aux besoins », le bleu pour indiquer les tâches faciles et le vert pour les priorités décisives.
