コラボレーション評価の使い方とコラボレーションの改善方法

誰もがコラボレーションがどの組織においても重要な機能であることを知っており、改善の余地があることも知っています。しかし、どこからスタートすべきかは難しい問題です。コラボレーションの盲点が気づかないうちにあなたの作業を遅らせている可能性があり、それらの盲点を明らかにすることで、重要なビジネス施策を達成するために作業を加速させることができます。

そこでLucid があなたのオンラインコラボレーションをサポートします。Lucid は、チームがどのコラボレーションの特性に優れているかを手助けします。

このブログ記事では、オフィス、テレワーク、ハイブリッドなど、勤務形態は違っても、オンラインファーストのコラボレーションがチームの連携の鍵となる理由を学びます。

コラボレーション評価とは？

コラボレーションの健全性評価は、チームが一歩引いて体系的なコラボレーションの方法を評価するのに役立つディスカバリープロセスをガイドするとともに、コラボレーションをビジネスの基本的な能力として捉えます。多くのチームは、ポジティブなコラボレーションがビジネスの成果を促進するという漠然とした認識を持っていますが、ポジティブで健全なコラボレーションとは具体的に何でしょうか？

ここ Lucid のプロフェッショナルサービスチームは、長年の組織のコラボレーション改善経験があります。さまざまな役割や組織レベルで定量的および定性的分析を行った結果、コラボレーションを成功させるために企業が確保すべき5つの主要領域を特定しました。それらの領域は次のとおりです。

• 明確さ

• インパクト

• 環境

• 対立

• 自律性

これら5つの領域が一緒になって、コラボレーションの北極星と考えることができます。北極星とは、チーム全体にとって効果的で公平なコラボレーションの軸となる指針です。

このコラボレーションの北極星を基準に、チームがどのように協働しているか、どの領域が強みで、どこに改善の余地があるかを評価することができます。この評価は、チーム全体の生産性と心理的安全性を向上させる組織行動を特定し、それらの行動を促進して組織の発展に役立てることができます。

コラボレーションに対するビジネス上の目標がどのようなものであれ、まず改善すべき点を特定することが重要です。そのため、北極星、つまり進むべき方向を示す5つの主要領域が役立ちます。

コラボレーションの健全性評価を実施することのメリット

コラボレーション評価ツールの素晴らしい点は、コラボレーションを改善するために具体的に何を変える必要があるかを特定できることです。結局のところ、壊れていることを知らなければ修正はできません。評価は、強化が必要な主要なコラボレーション領域を理解するための最初の基本的なステップであり、それによって、戦略的にコラボレーションを改善するプロセスに取り組むことができます。

評価を行うことで、コラボレーションの現状に関するフィードバックとデータを得て、より情報に基づいた意思決定が可能になります。チームメンバーがうまくいっている点や課題についてフィードバックを提供する明確な機会を提供し、どのコラボレーションのギャップが最も重要かについてのインサイトを得るのに役立ちます。チームと一緒にコラボレーションの健全性評価を行うことで、心理的安全性を高め、コミュニケーションを強化し、対立に効果的に対処することができます。

Lucid では、コラボレーションの健全性評価テンプレートを作成しただけでなく、このテンプレートは強化すべき領域を自動的に特定できるインテリジェントな機能も備えています。この評価では、ビジュアルアクティビティという機能を活用しています。この機能により、チームメンバー全員からの入力を集め、結果を一元的に確認できるため、データをさまざまな方法で視覚化できます。Lucid のコラボレーション評価テンプレートをご覧いただき、効果的な活用方法の詳細をお読みください。

コラボレーションを評価するための5つの重要な特性

以下は、コラボレーション全体を定義する5つの特性であり、コラボレーションを改善する方法を特定する際に目指すべき北極星となります。

各領域を評価するためのいくつかの基準について順を追って説明します。コラボレーション評価テンプレートをチームと共有し、各メンバーに質問に答えてもらいます。回答を集めたら、自動的に集計された結果を掘り下げて、強みと弱みを確認し、チームとしてアクションステップを決定できます。

これらの各領域は、いずれもコラボレーションにとって同じくらい重要であり、健全な職場環境を育むために相互に機能すべきものであることを忘れないでください。

明確さ

コラボレーションを成功させるためには、多くの場合、しっかりとした「理由」が必要です。あなたのビジネスは何を達成しようとしているのか、そして個々の従業員がどのように役割を果たすのか？これは自分の役割と期待を明確にするのに役立ちます。また、取り組みを推進するために必要な情報をどこで得られるかを全員が把握できるように、コミュニケーション、質問、フィードバックを受け取るための明確な方法も必要です。

明確さを評価するために、チームに次のような質問をしてみてください。

• チームやコラボレーションの目標や目的はどの程度明確ですか？

• 会社がチームに投資した理由や、その投資に対して期待されるリターンの価値について、チームは共通の理解を持っていますか？

• 全員がコラボレーションにおける自分の役割と責任を明確に理解していますか？

• コラボレーターやステークホルダーはリソースや成果物に簡単にアクセスできますか？

チームの明確さを確保するために、ビジュアルコラボレーションを信頼できる唯一の情報源として活用し、全員が情報を収集して一元化する場所を提供することが役立ちます。ビジュアルコラボレーションを活用することで、すべてのドキュメントを一か所に集めて簡単にアクセスできるだけでなく、全員を集めて協力し、チームがタスクやインタラクションを明確にすることができます。

インパクト

このコラボレーションの領域は、明確さと密接に関連しています。成功するコラボレーションを実現するには、あなたの「なぜ」とそれが個人レベルで人々にどのようなインパクト・影響を与えるかを結びつけることが重要です。個人のタスクを包括的な目標に結び付け、従業員がそれらの目標をサポートすることでどのような影響をもたらすかを正確に把握しやすくなります。

インパクトを評価するには、次の質問をしてみましょう。

• 社内全体的な目標やチームの目標を理解し、個人の影響がそれらの目標にどう結びついているかを把握できていますか？

• 会議やコラボレーションのインパクトは定期的に評価されていますか？また、効果がなくなった場合には中止されていますか？

• 成功はどのように測定されていますか？そして、その指標を全員が理解していますか？

• インパクトに対する責任は明確になっていますか？

自分が与えるインパクトを意識するだけでなく、自分のインパクトを定量的な指標や同僚からの感謝の言葉を通じて可視化する必要があります。コラボレーションにおけるインパクトの実感を高めるために、この意識と可視性を向上させる方法を見つけましょう。

環境

快適で効率的な環境は、コラボレーションにとって非常に重要です。お互いに打ち明け合い、信頼関係を築くための適切な環境を作ることを優先すると、つながりが育まれます。特に分散型チームやハイブリッドチームにおいては、個人を考慮し、全員が集まり、平等に貢献できる中心的な場所を提供することが重要です。

どこでどのようにコラボレーションを促進するかを考え、次のような質問を自問します。

• 関係者全員にとって快適で効果的な環境でコラボレーションを行っていますか？

• コラボレーションの前、最中、後の時間を有効に活用するための適切なツールを持っていますか？

• リアルタイムでのコミュニケーションの方法やコラボレーションの頻度、何を非同期で実行できるかなど、文化的なルールが確立されていますか？

また、タスクに対してコントリビューターの数が適切であり、質問やアイデアが歓迎されることを確認するのにも役立ちます。安全で歓迎される環境で働いていると感じると、コラボレーションが容易になります。

対立

成功するコラボレーションの中で、対立は歓迎されるだけでなく、議論したり異論を唱えたりできる安全な環境を提供することで、より良い結果につながることもあります。建設的な対立が起こっているかどうかを評価するために、次のような質問をしてみましょう。

• 同僚と意見が合わないことに抵抗を感じていませんか？また、コラボレーションはそうした意見の違いをどう促していますか？

• リーダーや上級メンバーは、自分たちが無意識のうちに異論を抑え込んでしまっていないかを確認できるように何らかの対策を講じていますか？

• チームは、感情的にならずに、難しい話題や繊細な問題について話し合うことができていますか？

• 意思決定がなされたあと、チームはアクションステップに向けて一丸となって取り組めていますか？

対立を受け入れることで、心理的安全性を高め、有意義な関連を築き、より多様なアイデアを引き出すことができます。コラボレーションにおいて貢献的な反対意見を表明することを恐れないでください。それは、違いを表す健全な方法です。チームが Lucid のビジュアルアクティビティを使用して、意見が異なる領域を明らかにし、その対立の理由から話し合いをスタートすることをお勧めします。

自律性

従業員が自律性を持つと、個人の貢献が評価され、個人の強みを活かす力が引き出されます。自律性が高まるほど、日常業務だけでなく、全社的な目標の達成にも、より積極的に関与し、労力を注ぐようになります。

自律性を評価するには、次のような質問をしてください。

• 議論の中で、必要に応じて意見を異にし、隣接する問題や機会を探る権限を与えられていると感じていますか？

• コラボレーションの構造は、新しい機会や問題が発生したときにそれに対応できるほど柔軟ですか？

• メンバーは自分の強みを活かす機会が与えられていますか？

• 全員が平等に自分の意見を言う機会がありますか？

コラボレーションの公平性は自律性の鍵となります。ビジュアルコラボレーションを使用すれば、すべてのメンバーに対して、質問、アイデア、フィードバックを行う機会を等しく提供することで、条件を平等にすることができます。Lucid では、付箋やビジュアルアクティビティなどの機能を使って、コラボレーションの種類や職位に関係なく、意見を発信できます。

職場でのコラボレーションをより成功させるためのコラボレーションの健全性評価の活用方法に関するヒント

コラボレーションの5つの主要領域のご紹介が終わりましたので、コラボレーションの健全性評価ツールを試してみる準備ができていると思います。始める前に、評価ツールを効果的に使用するためのヒントをいくつかご紹介します。

• 5つの領域すべてが不可欠であることを覚えておいてください。私たちが特定した5つのコラボレーション領域がそれぞれ連携して機能することが重要です。例えば、対立は環境と深く関係しており、明確化することで影響を定義するのに役立ちます。これらの領域の価値は、すべてを強化することにあります。4つの領域で強みを持っているからといって、必ずしも健全なコラボレーションが実現できているとは限りません。

• Lucid のビジュアルアクティビティを活用して評価を行います。ビジュアルアクティビティを使用すると、多数のメンバーと共に一度にコラボレーション評価を実施し、迅速かつ効果的にコラボレーションを評価できます。また、ビジュアルアクティビティを使用すると、意見の相違が生じている領域を容易に把握し、改善できる領域を特定できます。さらに、Lucid のビジュアルアクティビティは、既に説明した多くの機能をサポートしています。例えば、誰もが平等に発信できる機会を確保することや、意見の相違があっても安全な環境を提供することなどです。心理的安全性を高めるために、 プライベートモードの使用を検討してください。

• 改善は一夜にして起こるものではありません。チームのコラボレーションを評価することは、改善への第一歩に過ぎません。コラボレーション評価ツールを、改善への道のりを導く北極星のように活用し、チームメンバーと継続的に改善された点と改善していない点を確認します。改善にはフィードバックループが不可欠であり、評価ツールを何度も実行する必要があるかもしれません。

• チームでコラボレーションアセスメントを実施した後、アクションステップを決定します。弱点となる領域が明らかになったら、その領域を強化するためのステップについて話し合います。コラボレーションアセスメントと同じテンプレート内でブレインストーミングセッションを実施すれば、情報がまだ頭の中にあるうちに次のステップを特定できます。改善のためのアイデアを一緒に出すことで、すでにチームは働き方強化する方向に進んでいます。

• 組織全体で、この評価を活用してコラボレーションの改善を拡大します。プロセス改善、アジリティの向上、クラウドへ化といったビジネス施策を達成するには、会社全体の連携が不可欠です。準備が整ったら、Lucid が組織レベルでの改善を拡大し、チーム間のコラボレーションを強化できるよう支援します。

Lucid でコラボレーションを評価し、改善する

コラボレーションをどのように改善する必要があるかを特定するのは簡単ではありませんが、Lucid がサポートします。Lucid のプロフェッショナルサービスチームは、コラボレーションの健全性評価を行い、強化が必要なコラボレーションの領域を特定するサポートをします。私たちのパーソナライズされたサポートサービスとカスタマイズされたトレーニングを通じて、具体的なアクションステップを特定し、チームのコラボレーションを強化し、ビジネス変革を推進するために必要なすべてを提供します。