チームビルディング活動に時間をかけて行い、オープンなコミュニケーションを奨励し、その他のすべてのコツに従ってチームコラボレーションを向上しようとすることもできますが、第一の基本要素、調整力をマスターしないと、その他の労力の成果を望めません。

実際、効果的なチームコラボレーションの実現は、チームメンバーとタスクを最も効率的な方法で組織化できるか否かにかかっています。

この記事では、調整力を通してチームのコラボレーションを改善する5つの実践的な方法を探ります。こうした実用的な戦略は、リーダーがチームに結果をもたらすために必要なツールを提供するのに役立ちます。

チームコラボレーションとは？調整力はどのような役割を果たすのでしょうか。

チームは組織の心臓部です。機能別チーム (マーケティングチームなど) 、機能横断型チーム (タイガーチームやスクラムチームなど) でも、革新性、効率性と積極性を高めるには、効果的なコラボレーションが必要です。

チームコラボレーションにおいては、協力、アイデアの共有、問題解決、そして共通の目標達成が不可欠です。特に調整力は、メンバー間の調和を保ちつつ、プロジェクトの進行や業務のタイムラインを調整することを含みます。チームが作業を調整する手段を欠いていると、プロジェクトの進捗状況を共有したり、関連するプロジェクト情報を確認したり、自身の役割を把握するなどの過程で目標を達成するのが難しくなります。

効果的なチームコラボレーションを妨げる課題

「チーム」の定義は近年変化しており、チームはかつてないほど複雑な携帯で働いています。テレワークまたはオフィス勤務が主のチームもありますが、ほとんどはハイブリッド体制に属します。

こうした状況がチームの調整を複雑化させ、現代のチームは次のような課題に直面しています。

• 効果的なコミュニケーションの確立 : チームは、異なる場所や作業環境から来るメンバー同士が効果的にコミュニケーションをとり、連携することにしばしば苦労します。明確なコミュニケーションチャネルを確立しないと、共通の目標を調整することが難しくなります。

• 非効率的な従来のコミュニケーション方法への依存 : 電子メールのやり取りなどの従来のコミュニケーション方法を使用して作業を調整すると、誤解、大量のテキスト、プロジェクトの遅延につながる可能性があります。

• ワークフローと進捗の理解 : チームが業務フローを理解したり、重要な文書を見つけたりするのに苦労することがよくあります。最近の Lucid の調査では、従業員の3分の1が関連するプロジェクト情報を見つけるのが難しいと回答しています。

• ハイブリッド会議の進め方 : ハイブリッド会議では、会議前の慎重な計画と会議後の明確なフォローアップの両方が必要です。そうしないと、重要なコンテキストや期限が漏れてしまう可能性があります。

現代の職場環境でチームの調整力をアップする5つの方法

チームの調整力は、メンバーの成功と密接に関連しています。具体的には、業務を組織化し、明確さと構造を加えながら、プロジェクトにおける障害や体系的な課題、コミュニケーションの問題を解決する取り組みを指します。

この目標を達成し、チームの調整力をマスターするには、調整作業を一元化することがベストです。手始めに、次の5つの実行可能な戦略を参考にしてみましょう。

1. 堅固なホームベースを構築する

チームのコラボレーションに重点を置く前に、堅固な基盤を構築する必要があります。スムーズな調整には、中心となるホームベースの作成が不可欠です。こうしたホームベースは、コラボレーション、コミュニケーション、情報共有のための唯一の情報源となる必要があります。

チームの新しいホームベースの構築に最適なプラットフォームを探すときは、次の特徴を備えていることを確認しましょう。

1. 簡単にアクセス可能 : 誰もがいつでもどこからでも重要な情報にアクセスできるようにします。クラウドベースのプラットフォームを使用すると、どこにいても全員が最新情報を把握できます。

2. ビジュアル : 複雑な情報を理解しやすくするには、読むのに時間がかかる文章主体の文書よりも、ビジュアルコラボレーションプラットフォームを試しましょう。ビジュアルは、アイデアを明確に伝え、意思決定を迅速化するのに役立ちます。

3. 使いやすさ : ホームベースは、技術関連の知識の有無に関係なく、誰にとっても使いやすいものでなければなりません。シンプルなインターフェイスと強力な機能を備えたプラットフォームを探しましょう。

4. インタラクティブ : リアルタイムのコラボレーションや即時フィードバックなどのインタラクティブな機能があれば、チームのエンゲージメントを維持できます。チームのハブ内で直接コメント、タグ付け、反応できるため、コミュニケーションがスムーズになり、チームワークがより効率的になります。

5. インテグレーション : 既存のツールと連携するプラットフォームを選択することで、時間と労力を節約できます。プロジェクト管理ソフトウェアやコミュニケーションツールとの統合でシームレスなワークフローが実現します。

プロの便利な機能 : Lucid のチームハブを使用してチームにトータルソリューションを提供しましょう。重要な文書、ワークフロー、プロジェクトを一元管理できます。

2. 共通のミッション、目標、リソースを文書化する

効果的なチーム調整を行う上では、共通の目的意識の構築が鍵となります。現代のプロジェクトやタスクでは非常に多くの動きがあるため、チームが目の前のミッションに戻るための指針となる参照点を提供することが重要です。

全員が共通認識を持つためには、まずチームの包括的な目標と価値観を捉えたミッションを作成することから始め、共通の目標を定義していきます。こうした目標は、会社の OKR に沿ったものであったり、チームに特有の要素に連携されているかもしれません。たとえば、あなたの目標の1つは販売パイプラインを増やすことかもしれません。

4. つながりを育み、信頼を築く

チーム内で強固なつながりを築き、信頼を培うことは、コラボレーションと生産性の土台となります。この基盤がなければ業務の調整はほぼ不可能になり、チームメンバーからリーダーとして成功を推進する役割を信頼されていなければ、全体的な満足度とパフォーマンスが低下します。

ですので、チームメンバーとの強固な関係を築く力を過小評価せず、互いに促進しましょう。以下では、絆を強め、協力的なチーム環境を育むためのステップをご紹介します。

• 定期的なチェックインを設定する : チームの状況確認のための時間をオンラインでの雑談や短時間のスタンドアップミーティングなどに充てることを確保します。こうした非公式な集まりは、チームメンバーが個人的なレベルでつながり、最新情報を共有し、信頼関係を築く機会を提供します。

• 個人的な近況を共有する : ミーティングやチームチャットの一部をプライベートな近況報告や最近の出来事の共有に充てることで、チームメンバーは仕事上の役割を超えてお互いを理解し、対人関係を強化できます。

• 成果を祝う : プロジェクトのマイルストーン達成や個人的な成功など、個人やチームの成果を定期的に認識し、祝うことが重要です。このような成果を認め合うことで、士気が高まり、チームの一体感が増します。

プロの便利な機能 : Lucid のチームスペースのセクションを作成し、メンバーが最新情報、エピソードや写真などを共有できるようにします。こうすることで、チームにコミュニティ意識や仲間意識が生まれます。

調整の過程でつながりや信頼を優先することで、一人ひとりが大切にされ、尊敬され、効果的に協力できるようになったと実感できる環境を育むことができます。

5. 調整力を伸ばす機会を作る

チーム調整のための適切なプラットフォームとチャネルが整ったら、チームメンバーがこれらを効果的に活用し、協力できるように支援する必要があります。チームコラボレーションは改善可能なスキルであり、積極的に改善していくべきです。

このような学習機会の創出は、特にハイブリッド勤務の環境において効果的なチームの鍵となります。チームメンバーは、会議のファシリテーション、プロジェクトの最新情報の非同期での共有、文書管理などに関するガイダンスを必要としています。

チームメンバー向けの学習機会を設けるためのアイデアをいくつかご紹介します。。

• 調整力の手法とベストプラクティスに重点を置いたトレーニングセッションやワークショップを提供します。

• グループでの意思決定やデジタルコラボレーションツールの使用など、コラボレーションのさまざまな側面をカバーするオンラインコースやリソースへのアクセスを提供します。

• チームメンバーに共同プロジェクトや部門横断的なチームに参加してもらい、実践的な経験を積めるようにします。

• フィードバックと振り返りの文化を確立し、チームメンバーが定期的にコラボレーションの経験について話し合い、改善のための洞察を共有できる場を提供します。

プロの便利な機能 :これらのリソースをチームスペースにまとめておくと、チームメンバーは自分のペースで簡単にアクセスできます。リソースのリポジトリを備えておくことで、新メンバーのオンボーディングの際にも役立ち、より早く業務に馴染めるようになります。

Lucid でチーム全体の作業を向上

チームメンバーの成功を支援することもリーダーの役割のひとつです。組織を動かすのは結局のところ、それを構成するメンバーなのです。チームが協力し、共通の目標に向かって取り組むとき、個人的な力と充実感を感じられます。

チームのすべての作業を効率的かつ効果的に調整するには適切なツールが必要ですが、そこで役立つのが Lucid です。当社の強力なビジュアルコラボレーションプラットフォームは、オンラインホワイトボードとインテリジェント作図を統合したソリューションで、Lucid Suite の機能を簡単にフル活用できます。

チームの連携をさらに向上させるには、Lucid の新しいチーム体験で、チームメンバーをまとめるためのさまざまなオプションをお試しください。

基本的に、ミッションはチームの方向性を定め、目標は成功へのロードマップとなります。

次に、チームが目標を達成する方法を文書化して一元管理します。そうした情報は、タイムラインを理解するためのプロジェクト計画、タスクの引き継ぎを理解するための業務フロー図、役割と責任を理解するための組織図などが含まれます。

プロの便利な機能 : チームハブ内の共有スペースにチームの目標を文書化すれば、こうした重要な情報を常に目に見える形で把握できるようになります。Lucid のチームスペースを使えば、チームのミッションなど、頻繁に参照する情報を1つの共有文書にまとめられます。チームメンバーは、チームスペースから直接コメントを追加したり、アイデアを共有したり、会議を開催したりして、関連するコミュニケーションを一元化することもできます。

 

3. 明確なチームのルールとコミュニケーションチャネルを決定する

すべてのメンバーが効果的にコラボレーションをするには明確なコミュニケーションが欠かせません。全員に最新情報を共有する方法を決定することが、チームの調整のコア要素となります。

コラボレーションを改善するには、チャット、メール、会議、ビジュアルコラボレーションなどのコミュニケーションプラットフォームを、チーム内での明確化と重要なコンテキストの共有の方法として検討してみましょう。プロジェクトやチームの関係性によって、必要となるコミュニケーションの頻度や量は異なります。ここで重要な点は、「関連するチームメンバーが必要なときに必要な情報を入手できているか」という質問です。

その質問に対する答えを見つけることで、コミュニケーションチャネルを定義し、調整力が高まります。

同様に、コミュニケーションとコラボレーションに関する明確なガイドラインをチームと確立し、どのチャネルをいつ使用するかについて全員が認識できるようにすることが重要です。

ここでは、こうしたルールやガイドラインの例をいくつか紹介します。

• 会議の形式 : 会議の頻度や形式はどうすべきでしょうか。すべての会議を対面で行うか、バーチャルで行うか、ハイブリッド方式で行うべきか。各会議の目的は何で、非同期形式の場合はどのようなコミュニケーションが適しているかなどの質問に明確に答え、会議を主催する際には一貫性を保ち、チームメンバーが常に接点を持てるようにします。

• 役割と責任 :部門チームや部門横断型チームの役割と責任をどのように定義しているでしょうか。ここが明確であればあるほどより良い結果が得られます。これらの役割と責任がチームの共有ホームベースに文書化されていることを確認します。

• プロジェクトの最新情報 : チームメンバーがプロジェクトの最新情報を伝える方法や最新情報を伝えるべき関係者、チーム全体のワークロードの可視性を高める方法を明確にします。プロジェクトのステータスを可視化すれば、チームメンバーとリーダーの間の信頼を確立する上でも大いに役立ちます。

• 対立の解決 : 意見が合わない状況が避けられないとき、その状況から成長するための方策はどのようなものでしょうか。チームで共有の対立解決プロトコルを作成することで、全員の賛同が得られ、全員の意見が聞き入れられる安全な空間を作ることが目標であることを認識できます。

チームがこれらの場面をどのように処理するかについて明確なルールを作成することで、調整作業がスムーズに進みます。