[Guía] Cómo mejorar la colaboración en equipo dominando la coordinación del equipo

Podrás hacer un sinfín de actividades para fomentar el espíritu de equipo, alentar la comunicación abierta y seguir todas las mejores prácticas que existen para tratar de mejorar la colaboración en equipo, pero tus esfuerzos solo llegarán hasta cierto nivel si no dominas primero un elemento básico: la coordinación.

Así es: la colaboración efectiva en equipo depende de tu capacidad para organizar a los miembros del equipo y las tareas de la manera más eficiente posible. 

En esta publicación exploraremos cinco formas prácticas de mejorar la colaboración en equipo a través del arte de la coordinación. Estas estrategias prácticas ayudarán a los líderes a darles a sus equipos las herramientas necesarias para generar resultados.

¿Qué es la colaboración en equipo y qué papel desempeña?

Los equipos son el corazón de las organizaciones. Ya sean equipos funcionales (como un equipo de marketing) o equipos multifuncionales (como equipos especializados o equipos de scrum), todos necesitan colaborar de manera efectiva para ser innovadores, eficientes y comprometidos.

La colaboración en equipo implica trabajar juntos, compartir ideas y resolver problemas para llegar a un resultado compartido. La coordinación implica organizar a las personas, el trabajo y los plazos para garantizar que los proyectos se desarrollen sin problemas. Es fácil ver cómo los equipos que no tienen una forma de coordinar el trabajo (compartir el progreso del proyecto, acceder a información relevante y ver cómo encaja su trabajo en el panorama general) tendrán dificultades para alcanzar sus objetivos de manera efectiva. 

Los desafíos de coordinación que impiden una colaboración efectiva en equipo

La definición de “equipo” ha cambiado en los últimos años. Los equipos son más dinámicos que nunca. Algunos pueden ser principalmente remotos o presenciales, pero la mayoría cae en el espectro híbrido. 

Estas circunstancias contribuyen a la complejidad de la coordinación. Como resultado, algunos de los desafíos a los que se enfrentan los equipos modernos incluyen: 

• Establecer una comunicación eficaz: los equipos suelen tener dificultades para comunicarse y ponerse de acuerdo eficazmente en diferentes ubicaciones y entornos de trabajo. Sin establecer canales de comunicación claros, es difícil coordinar objetivos compartidos.

• Depender de métodos de comunicación tradicionales ineficaces: emplear métodos de comunicación tradicionales como cadenas de correo electrónicos para coordinar el trabajo puede dar lugar a falta de comunicación, textos muy largos y retrasos en los proyectos. 

• Comprender los flujos de trabajo y el progreso: los equipos suelen tener dificultades para comprender los flujos de trabajo y encontrar los documentos clave. En una encuesta reciente de Lucid, un tercio de los trabajadores afirmó tener dificultades para encontrar información relevante del proyecto. 

• Tener reuniones híbridas exitosas: las reuniones híbridas requieren una planificación cuidadosa previa y un seguimiento claro después. De lo contrario, el contexto o los plazos importantes pueden pasar desapercibidos.

Cinco maneras de mejorar la coordinación del equipo en entornos de trabajo modernos

Coordinar equipos significa facilitar el éxito para tu gente. Se trata de eliminar los obstáculos del proyecto, los impedimentos sistemáticos y los desafíos de comunicación y agregarle organización, claridad y estructura al trabajo.

Centralizar tus esfuerzos de coordinación es la mejor manera de lograr este objetivo y dominar la coordinación del equipo. Tenemos cinco estrategias prácticas para que puedas empezar.

1. Genera una base estable

Antes de centrarte en la colaboración en equipo, debes establecer una base estable. La creación de una base de operaciones central es esencial para una coordinación fluida. Tu base de operaciones debe ser una única fuente de información para la colaboración, la comunicación y el uso compartido de los datos.

Cuando busques la plataforma perfecta para crear la nueva base de operaciones de tu equipo, cerciórate de que tenga las siguientes características:

1. Fácil de acceder: asegúrate de que todos puedan acceder a la información importante desde cualquier lugar y en cualquier momento. El uso de una plataforma basada en la nube garantiza que todos se mantengan al día, sin importar dónde se encuentren. 

2. Visual: olvídate de los documentos de texto complicados. En su lugar, prueba las plataformas de colaboración visual para facilitar la comprensión de información compleja. Los elementos visuales ayudan a comunicar ideas con claridad y aceleran la toma de decisiones.

3. Fácil de usar: tu base de operaciones debe ser fácil de usar para todos, ya sean expertos en tecnología o no. Busca plataformas con interfaces sencillas y funciones potentes. 

4. Interactiva: mantén la participación del equipo con capacidades interactivas como la colaboración en tiempo real y los comentarios instantáneos. Poder comentar, etiquetar y reaccionar directamente dentro del centro de tu equipo hace que la comunicación sea más fluida y el trabajo en equipo más eficiente.

5. Integrada: ahorra tiempo y esfuerzo eligiendo una plataforma que funcione bien con tus herramientas existentes. La integración con el software de gestión de proyectos y las herramientas de comunicación garantiza un flujo de trabajo fluido.

Consejo: dale a tu equipo una opción integral usando los centros de equipo de Lucid. Con ellos puedes centralizar los documentos clave, los flujos de trabajo y los proyectos.  

2. Documenta una declaración de misión, objetivos y recursos compartidos 

Generar un sentido de propósito compartido es la clave de una coordinación eficaz del equipo. Con tanto movimiento dentro de los proyectos y tareas de hoy en día, es importante darles a los equipos una guía para orientarlos de regreso a la misión. 

Para que todos estén en sintonía, comienza por elaborar una declaración de misión que incluya los objetivos y valores generales de tu equipo. A partir de ahí, puedes empezar a definir tus objetivos compartidos. Estos pueden estar vinculados a los OKR de la empresa o ser más específicos del equipo. Por ejemplo, uno de tus objetivos podría ser aumentar la cartera de ventas. 

Básicamente, la declaración de misión establece la dirección del equipo, mientras que tus objetivos proporcionan una hoja de ruta para el éxito.

A continuación, documenta y centraliza cómo tu equipo alcanzará esos objetivos. Esa información podría incluir un plan de proyecto para comprender la línea de tiempo, un diagrama de flujo de trabajo para comprender las entregas y un organigrama para comprender las funciones y responsabilidades. 

Consejo: documenta los objetivos de tu equipo en un espacio compartido dentro del centro del equipo para mantener esta información importante visible y presente. Prueba los Espacios para Equipos en Lucid para documentar la misión de tu equipo y otra información a la que se hace referencia con frecuencia en un documento compartido. Los miembros pueden agregar comentarios, compartir ideas y facilitar reuniones directamente desde tu Espacio para Equipos para centralizar también la comunicación relevante. 

 

3. Determina pautas del equipo y canales de comunicación claros

Todos los equipos necesitan una comunicación clara para colaborar de forma efectiva, así que determinar cómo mantendrás a todos al día es un componente central de la coordinación del equipo. 

Para una mejor colaboración, considera el chat, el correo electrónico, las reuniones, la colaboración visual y otras plataformas de comunicación como formas de garantizar la claridad y compartir el contexto esencial dentro de tu equipo. Según la dinámica del proyecto y el equipo, es posible que necesites una comunicación frecuente o mínima. La pregunta clave que hay que hacerse es: “¿Cuentan los miembros relevantes del equipo con la información necesaria cuando la necesitan?”.

Saber la respuesta a esa pregunta te ayudará a definir tus canales de comunicación y a mejorar tus habilidades de coordinación.

En esa misma línea, es importante establecer pautas claras con tu equipo con respecto a la comunicación y la colaboración para que todos estén de acuerdo sobre qué canales usar y cuándo. 

He aquí algunos ejemplos de cómo podrían ser esas directrices o protocolos: 

• Formatos de reunión: ¿cómo será la frecuencia de las reuniones y cuál será el formato? ¿Todas tus reuniones serán presenciales? ¿Virtuales? ¿O una mezcla de ambas? ¿Cuál es el objetivo de cada reunión? ¿Y qué tipo de comunicación sería mejor en un formato asincrónico? Responde a estas preguntas con claridad y sé coherente a la hora de organizar las reuniones para que los miembros del equipo siempre tengan un punto de contacto. 

• Funciones y responsabilidades: ¿cómo defines las funciones y responsabilidades en tu equipo funcional? ¿Y en los equipos multifuncionales? Cuanto más claro lo tengas aquí, mejor. Cerciórate de que estas funciones y responsabilidades están documentadas en la base de operaciones compartida de tu equipo.

• Actualizaciones del proyecto: ¿cómo deben actualizar el proyecto los miembros del equipo? ¿A qué partes interesadas deben informar? ¿Cómo puedes aumentar la visibilidad de la carga de trabajo en todo tu equipo? Proporcionar transparencia sobre el estado del proyecto también contribuye en gran medida a establecer la confianza entre los miembros del equipo y los líderes.

• Resolución de conflictos: cuando inevitablemente surge un conflicto, ¿cuál es el protocolo para crecer a partir de la experiencia? Crear un protocolo de resolución de conflictos compartido con tu equipo significa que conseguirás la aceptación de todos, y entonces el equipo sabrá que el objetivo es crear un espacio seguro para todas las opiniones.

Crear pautas claras sobre cómo tu equipo manejará estas situaciones garantiza que el trabajo de coordinación se realice sin problemas. 

4. Fomenta la conexión y genera confianza

Construir conexiones estables y fomentar la confianza dentro de un equipo es la base de la colaboración y la productividad. Sin esta base, el trabajo coordinado será casi imposible. Si tu equipo no confía en ti para que le facilites las cosas, su satisfacción y desempeño general se verán afectados. 

Por tanto, no subestimes el poder de construir relaciones estables con los miembros de tu equipo (¡y de animarles a hacer lo mismo entre ellos!). He aquí algunas medidas prácticas para crear lazos y cultivar un ambiente de equipo solidario:

• Programar reuniones periódicas: reserva un tiempo para las reuniones de equipo, ya sean charlas virtuales o breves reuniones en persona. Estos encuentros informales brindan a los miembros del equipo la oportunidad de conectar a nivel personal, compartir información actualizada y establecer una buena relación.

• Compartir novedades personales: dedica una parte de las reuniones o charlas de equipo a compartir novedades o historias personales. Esto permite a los miembros del equipo conocerse más allá de sus funciones profesionales y refuerza las conexiones interpersonales.

• Celebrar los logros: reconoce y celebra los logros individuales y de equipo con regularidad, ya sea al alcanzar un hito del proyecto o un triunfo personal. Reconocer los logros mejora el ánimo y refuerza el sentimiento de unidad.

Consejo: crea una sección en tu Espacio para Equipos de Lucid donde los miembros puedan compartir novedades, anécdotas y fotos. De esta manera, los equipos crean un sentido de comunidad y camaradería.

Al priorizar la conexión y la confianza en tus esfuerzos de coordinación, cultivarás un ambiente en el que las personas se sientan valoradas, respetadas y validadas para colaborar de manera efectiva.

5. Crea oportunidades para desarrollar habilidades de colaboración

Una vez que tengas las plataformas y los canales adecuados para la coordinación del equipo, debes ayudar a los miembros del equipo a usar esos canales de manera efectiva y trabajar juntos. La colaboración en equipo es una habilidad que puede (y debe) mejorar. 

Crear estas oportunidades de aprendizaje es clave para una coordinación efectiva del equipo, especialmente en entornos híbridos. Los miembros del equipo necesitan orientación para facilitar reuniones, compartir actualizaciones del proyecto de forma asincrónica, mantener la documentación, etc. 

¿Necesitas inspiración? Estas son solo algunas ideas sobre cómo empezar a coordinar esas oportunidades de aprendizaje para tu equipo:

• Ofrece sesiones de formación o talleres centrados en técnicas de colaboración y mejores prácticas.

• Proporciona acceso a cursos o recursos en línea que cubran diversos aspectos de la colaboración, como la resolución de conflictos, la toma de decisiones grupales e incluso el uso de herramientas de colaboración digital.

• Anima a los miembros del equipo a participar en proyectos colaborativos o equipos multifuncionales para adquirir experiencia práctica.

• Establece una cultura de conversación y reflexión, en la que los miembros del equipo hablen de manera regular sobre sus experiencias de colaboración y compartan ideas para mejorar.

Consejo: mantener una colección de estos recursos en tu Espacio para Equipos hace que sea fácil para los miembros acceder a ellos en su propio tiempo. Además, un repositorio de recursos también ayuda a incorporar nuevos miembros y los pone al día más rápido.

Coordina el trabajo en todos los equipos con Lucid

Como líder, quieres ayudar a tu equipo a tener éxito. Después de todo, es el que hace andar el motor de la organización. Las personas se sienten validadas y satisfechas cuando los equipos colaboran y trabajan hacia una meta compartida.

Necesitas un aliado que te ayude a coordinar todo el trabajo de tu equipo de manera eficiente y eficaz. Ahí es donde entra en juego Lucid. Nuestra poderosa plataforma de colaboración visual reúne una pizarra virtual y la diagramación inteligente bajo un mismo techo para que puedas aprovechar fácilmente toda la potencia de la Lucid Suite. 

Para mejorar aún más la coordinación del equipo, prueba la nueva experiencia de equipo de Lucid, con una gran cantidad de opciones para unir a los miembros del equipo.