Sie können endlose Teambuilding-Aktivitäten durchführen, eine offene Kommunikation fördern und alle anderen bewährten Methoden anwenden, um die Kollaboration im Team zu verbessern, aber Ihre Aktivitäten werden nur bis zu einem gewissen Grad Ergebnisse erzielen, wenn Sie nicht zuerst ein grundlegendes Element beherrschen: die Koordination.

Das ist richtig: Eine effektive Kollaboration im Team hängt von Ihrer Fähigkeit ab, Teammitglieder und Aufgaben so effizient wie möglich zu organisieren. 

In diesem Beitrag werden fünf praktische Möglichkeiten zur Verbesserung der Kollaboration im Team durch die Kunst der Koordination vorgestellt. Diese umsetzbaren Strategien helfen Führungskräften, ihren Teams die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für bessere Ergebnisse benötigen.

Was bedeutet Kollaboration im Team und welche Rolle spielt die Koordination?

Teams sind der Herzschlag von Unternehmen. Ob funktionale Teams (wie ein Marketingteam) oder funktionsübergreifende Teams (wie Tiger-Teams oder Scrum-Teams), sie müssen effektiv zusammenarbeiten, um innovativ, effizient und engagiert zu sein.

Kollaboration im Team bedeutet, zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und Probleme zu lösen, um ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen. Bei der Koordination geht es darum, Menschen, Arbeit und Zeitpläne zu organisieren, um einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen. Es einleuchtend, dass Teams, die keine Möglichkeit haben, ihre Arbeit zu koordinieren, sich über den Projektfortschritt auszutauschen, auf relevante Projektinformationen zuzugreifen und zu sehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, Schwierigkeiten haben werden, ihre Ziele effektiv zu erreichen. 

Koordinationsprobleme, die eine effektive Kollaboration im Team verhindern

Die Definition von „Team“ hat sich in den letzten Jahren verändert. Teams sind dynamischer als je zuvor. Einige arbeiten hauptsächlich im Büro oder remote, aber bei den meisten ist es eine Mischung aus beidem. 

Diese Umstände machen die Teamkoordination komplexer. Einige der Herausforderungen, mit denen moderne Teams konfrontiert sind, sind daher folgende: 

• Aufbau einer effektiven Kommunikation: Teams haben oft Schwierigkeiten, über verschiedene Standorte und Arbeitsumgebungen hinweg effektiv zu kommunizieren und sich abzustimmen. Ohne die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle ist es schwierig, gemeinsame Ziele zu koordinieren.

• Verlassen auf ineffiziente, traditionelle Kommunikationsmethoden: Die Verwendung traditioneller Kommunikationsmethoden wie E-Mail-Ketten zur Koordinierung der Arbeit kann zu Missverständnissen, Unmengen an Texten und Projektverzögerungen führen. 

• Verständnis von Arbeitsabläufen und Fortschritten: Teams haben oft Schwierigkeiten, Arbeitsabläufe zu verstehen und wichtige Dokumente zu finden. In einer kürzlich durchgeführten Lucid-Umfrage gab ein Drittel der Mitarbeiter an, Schwierigkeiten zu haben, relevante Projektinformationen zu finden. 

• Organisation hybrider Meetings: Hybride Meetings erfordern sowohl eine sorgfältige Planung im Vorfeld als auch eine klare Nachbereitung. Andernfalls können wichtige Zusammenhänge oder Fristen vergessen werden.

5 Möglichkeiten, die Teamkoordination in modernen Arbeitsumgebungen zu verbessern

Teams zu koordinieren bedeutet, den Erfolg Ihrer Mitarbeiter zu fördern. Es geht darum, Blockaden in Projekten, systemische Hindernisse und Herausforderungen bei der Kommunikation zu beseitigen und gleichzeitig Organisation, Klarheit und Struktur in die Arbeit zu bringen.

Ihre Koordinierungsaktivitäten zentral zu steuern, ist der beste Weg, um dieses Ziel zu erreichen und die Teamkoordination zu meistern. Hier sind fünf umsetzbare Strategien, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Schaffen Sie eine solide Basis

Bevor Sie sich auf die Kollaboration im Team konzentrieren können, brauchen Sie eine starke Grundlage. Eine zentrale Anlaufstelle ist für eine reibungslose Koordination unerlässlich. Ihre Basis sollte eine zentrale Informationsquelle für Kollaboration, Kommunikation und Informationsaustausch sein.

Wenn Sie nach der perfekten Plattform für das neue Hauptquartier Ihres Teams suchen, stellen Sie sicher, dass die folgenden Merkmale vorhanden sind:

1. Leicht zugänglich: Stellen Sie sicher, dass jeder von überall und jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen kann. Die Verwendung einer cloudbasierten Plattform stellt sicher, dass jeder auf dem Laufenden bleibt, egal wo er sich befindet. 

2. Visuell: Vergessen Sie komplizierte Textdokumente. Probieren Sie stattdessen visuelle Kollaborationsplattformen aus, um das Verständnis komplexer Informationen zu erleichtern. Visualisierungen helfen, Ideen klar zu kommunizieren und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

3. Benutzerfreundlich: Ihre Basis sollte für alle einfach zu bedienen sein, egal ob sie technisch versiert sind oder nicht. Suchen Sie nach Plattformen mit einfachen Oberflächen und leistungsstarken Features. 

4. Interaktiv: Halten Sie das Team mit interaktiven Funktionen wie Echtzeit-Kollaboration und sofortigem Feedback auf dem Laufenden. Die Möglichkeit, direkt im Hub Ihres Teams zu kommentieren, zu markieren und zu reagieren, macht die Kommunikation reibungsloser und die Teamarbeit effizienter.

5. Integriert: Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie eine Plattform wählen, die gut mit Ihren vorhandenen Tools funktioniert. Die Integration mit Projektmanagement-Software und Kommunikationstools sorgt für einen nahtlosen Arbeitsablauf.

Profi-Tipp: Bieten Sie Ihrem Team eine zentrale Anlaufstelle mit Team-Hubs in Lucid. Mit Team-Hubs können Sie wichtige Dokumente, Workflows und Projekte zentralisieren.  

2. Dokumentieren Sie ein gemeinsames Leitbild, Ziele und Ressourcen 

Der Aufbau eines gemeinsamen Ziels ist der Eckpfeiler einer effektiven Teamkoordination. Es ist so viel Bewegung in Projekten und Aufgaben, daher ist es wichtig, dass Teams einen Wegweiser haben, an dem sie sich orientieren können. 

Damit alle auf dem gleichen Stand sind, sollten Sie zunächst ein Leitbild erstellen, in dem die übergreifenden Ziele und Werte Ihres Teams festgehalten werden. Davon ausgehend können Sie Ihre gemeinsamen Ziele definieren. Diese können mit den OKRs des Unternehmens verknüpft oder spezifischer auf Ihr Team zugeschnitten sein. Eines Ihrer Ziele könnte zum Beispiel sein, die Vertriebspipeline auszubauen. 

Im Wesentlichen gibt das Leitbild die Richtung des Teams vor, während Ihre Ziele eine Roadmap zum Erfolg darstellen.

Dokumentieren und zentralisieren Sie als Nächstes, wie Ihr Team diese Ziele erreichen wird. Diese Informationen können einen Projektplan zum Verständnis von Zeitplänen, ein Workflow-Diagramm zum Verständnis von Übergaben und ein Organigramm zum Verständnis von Rollen und Verantwortlichkeiten umfassen. 

Profi-Tipp: Dokumentieren Sie die Ziele Ihres Teams in einem gemeinsamen Bereich in Ihrem Team-Hub, um diese wichtigen Informationen sichtbar zu machen und im Gedächtnis zu behalten. Probieren Sie Team Spaces in Lucid aus, um die Mission Ihres Teams und andere häufig referenzierte Informationen in einem gemeinsamen Dokument zu dokumentieren. Teammitglieder können Kommentare hinzufügen, Ideen austauschen und Besprechungen direkt von Ihrem Team Space aus moderieren, um auch die relevante Kommunikation zu zentralisieren. 

 

3. Legen Sie klare Teamrichtlinien und Kommunikationskanäle fest

Teams benötigen eine klare Kommunikation, um effektiv zusammenzuarbeiten, daher ist die Entscheidung, wie Sie alle auf dem Laufenden halten, eine Kernkomponente der Teamkoordination. 

Für eine bessere Zusammenarbeit sollten Sie einen Chat, E-Mails, Besprechungen, visuelle Zusammenarbeit und andere Kommunikationsplattformen in Betracht ziehen, um für Klarheit zu sorgen und wichtige Zusammenhänge innerhalb Ihres Teams auszutauschen. Je nach Projekt und Teamdynamik benötigen Sie möglicherweise häufige oder nur minimale Kommunikation. Die wichtigste Frage, die Sie stellen müssen, ist: „Haben die betreffenden Teammitglieder stets die notwendigen Informationen, wenn sie diese benötigen?“

Die Antwort auf diese Frage wird Ihnen helfen, Ihre Kommunikationskanäle zu definieren und Ihre Koordinationsfähigkeiten zu verbessern.

In diesem Sinne ist es wichtig, mit Ihrem Team klare Richtlinien für Kommunikation und Zusammenarbeit festzulegen, damit jeder weiß, welche Kanäle wann genutzt werden sollen. 

Hier sind einige Beispiele dafür, wie diese Richtlinien oder Protokolle aussehen könnten: 

• Meeting-Formate: Wie wird Ihr Meeting-Rhythmus aussehen und welches Format wird verwendet? Finden alle Ihre Meetings persönlich statt? Virtuell? Eine Mischung aus beidem? Was ist der Zweck der einzelnen Meetings? Und welche Art der Kommunikation wäre in einem asynchronen Format besser? Beantworten Sie diese Fragen klar und bleiben Sie konsequent, wenn es darum geht, diese Meetings zu veranstalten, damit die Teammitglieder immer eine Anlaufstelle haben. 

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wie definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem funktionalen Team? Was ist mit funktionsübergreifenden Teams? Je klarer Sie hier vorgehen, desto besser. Stellen Sie sicher, dass diese Rollen und Zuständigkeiten in der gemeinsamen Basis Ihres Teams dokumentiert sind.

• Projekt-Updates: Wie sollten die Teammitglieder andere über das Projekt informieren? Welche Stakeholder müssen sie informieren? Wie können Sie die Arbeitsverteilung in Ihrem Team sichtbar machen? Die Transparenz des Projektstatus trägt auch wesentlich dazu bei, Vertrauen zwischen den Teammitgliedern und der Führung aufzubauen.

• Konfliktlösung: Wenn ein Konflikt auftritt, wie sieht dann das Protokoll aus, um aus der Erfahrung zu lernen? Alle Beteiligten werden ein Konfliktlösungsprotokoll akzeptieren, das Sie mit Ihrem Team erstellt haben. Denn das Team weiß dann, dass es das Ziel ist, einen sicheren Raum für alle Meinungen zu schaffen.

Wenn Sie klare Richtlinien dafür erstellen, wie Ihr Team mit diesen Szenarien umgehen wird, ist für einen reibungslosen Ablauf der Koordinierung gesorgt. 

4. Verbindung fördern und Vertrauen aufbauen

Der Aufbau starker Verbindungen und die Förderung des Vertrauens innerhalb eines Teams sind die Grundlage für Kollaboration und Produktivität. Ohne diese Grundlage ist die Koordination der Arbeit nahezu unmöglich. Wenn Ihr Team nicht darauf vertraut, dass Sie den Erfolg fördern, wird dies die allgemeine Zufriedenheit und Leistung beeinträchtigen. 

Unterschätzen Sie also nicht, wie wichtig es ist, starke Beziehungen zu Ihren Teammitgliedern aufzubauen (und sie zu ermutigen, dies auch untereinander zu tun!). Hier finden Sie konkrete Schritte, um die Beziehungen zu stärken und ein unterstützendes Teamumfeld zu schaffen:

• Planen Sie regelmäßige Meetings: Planen Sie Zeit für Teambesprechungen ein, sei es in Form eines virtuellen Kaffeetrinkens oder einer Kurzbesprechung. Diese informellen Treffen bieten den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auf einer persönlichen Ebene auszutauschen, Neuigkeiten mitzuteilen und Beziehungen zu knüpfen.

• Teilen Sie persönliche Neuigkeiten mit: Widmen Sie einen Teil der Meetings oder Team-Chats dem Austausch von persönlichen Neuigkeiten oder Geschichten. So lernen sich die Teammitglieder über ihre berufliche Rolle hinaus kennen und stärken die zwischenmenschlichen Beziehungen.

• Feiern Sie Erfolge: Erkennen Sie die Leistungen des Einzelnen und des Teams regelmäßig an und feiern Sie sie, egal ob es sich um das Erreichen eines Projektmeilensteins oder einen persönlichen Erfolg handelt. Die Anerkennung von Erfolgen fördert die Moral und stärkt das Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Profi-Tipp: Erstellen Sie in Ihrem Team Space in Lucid einen Bereich, in dem Mitglieder Updates, Anekdoten und Fotos austauschen können. Auf diese Weise entsteht in Teams ein Gefühl der Gemeinschaft und Zusammengehörigkeit.

Wenn Sie bei Ihren Koordinierungsaktivitäten den Schwerpunkt auf Zugehörigkeit und Vertrauen legen, schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich jeder Einzelne wertgeschätzt und respektiert fühlt und in dem er sich an einer effektiven Kollaboration beteiligen kann.

5. Schaffen Sie Möglichkeiten zur Entwicklung von Kompetenzen im Bereich Kollaboration

Sobald Sie über die richtigen Plattformen und Kanäle für die Teamkoordination verfügen, sollten Sie den Teammitgliedern helfen, diese Kanäle effektiv zu nutzen. Die Kollaboration im Team ist eine Fähigkeit, die verbessert werden kann (und sollte)! 

Diese Lernmöglichkeiten zu schaffen, ist der Schlüssel zu einer effektiven Teamkoordination, insbesondere in hybriden Umgebungen. Die Teammitglieder brauchen Anleitungen für die Moderation von Meetings, den asynchronen Austausch von Projekt-Updates, die Pflege der Dokumentation usw. 

Brauchen Sie etwas Inspiration? Hier sind nur einige Ideen, wie Sie diese Lernmöglichkeiten für Ihr Team koordinieren können:

• Bieten Sie Schulungen oder Workshops an, die sich auf Kollaborationstechniken und Best Practices konzentrieren.

• Bieten Sie Zugang zu Online-Kursen oder -Ressourcen, die verschiedene Aspekte der Kollaboration abdecken, z. B. Konfliktlösung, Gruppenentscheidungen und sogar die Verwendung digitaler Kollaborationstools.

• Halten Sie die Teammitglieder dazu an, sich an kollaborativ gestalteten Projekten oder funktionsübergreifenden Teams zu beteiligen, um praktische Erfahrungen zu sammeln.

• Etablieren Sie eine Kultur des Feedbacks und der Reflexion, in der Teammitglieder regelmäßig ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit diskutieren und Erkenntnisse zur Verbesserung austauschen.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine Sammlung dieser Ressourcen in Ihrem Team Space aufbewahren, können Teammitglieder in ihrem eigenen Tempo leicht darauf zugreifen. Darüber hinaus hilft ein Ressourcen-Repository auch bei der Einarbeitung neuer Mitglieder und bringt sie schneller auf den neuesten Stand.

Koordinieren Sie die Arbeit in jedem Team mit Lucid

Als Führungskraft möchten Sie Ihrem Team zum Erfolg verhelfen. Schließlich sind es Teams, die die Abläufe im Unternehmen am Laufen halten. Jeder Einzelne fühlt sich gestärkt und erfüllt, wenn Teams zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Sie brauchen einen Verbündeten, der Ihnen hilft, die gesamte Arbeit Ihres Teams effizient und effektiv zu koordinieren. Hier kommt Lucid ins Spiel. Unsere leistungsstarke Plattform für die visuelle Zusammenarbeit kombiniert virtuelles Whiteboarding und intelligente Diagramme unter einem Dach, sodass Sie die volle Leistung der Lucid Suite problemlos nutzen können. 

Um die Teamkoordination noch weiter zu verbessern, können Sie die neue Teamerfahrung von Lucid mit einer ganzen Reihe von Optionen für die Zusammenführung von Teammitgliedern ausprobieren.