Agile versus traditioneel projectmanagement

Agile en traditioneel projectmanagement bieden beide duidelijke voordelen, dus om een keuze te maken tussen de twee moet je goed nadenken over welke methode beter bij je team past. Volgens het 17e State of Agile-rapport gebruikt meer dan 70% van de organisaties een agile model, maar er zijn situaties waarin een traditionele werkwijze beter kan zijn.

We geven je een snel overzicht van agile projectmanagement versus traditioneel projectmanagement om je te helpen de juiste beslissing te nemen voor je team en de lopende projecten. 

Wat is agile projectmanagement? 

Agile is een vorm van projectmanagement die zich richt op het creëren van resultaten via een evolutionair proces. Elk project doorloopt verschillende iteratiefases waarin het product wordt verfijnd en aangepast op basis van input van de klant, het team en de omgeving. 

In plaats van alles vooraf te plannen, gebruikt agile projectmanagement meerdere stappen en feedback van de klant om een “concept” steeds verder te verfijnen tot een definitieve versie. Agile benadrukt teamwerk en maakt de klant onderdeel van je projectteam. 

Gaandeweg ontwikkelt je team versies van een product in plaats van toe te werken naar één definitieve versie. Problemen en uitdagingen bieden kansen om het vroege product vorm te geven, waarbij een negatieve situatie – obstakels gedurende het proces – wordt omgezet in een positieve bijdrage voor je productontwikkeling. 

Wanneer agile projectmanagement gebruiken

Agile werkt het beste voor projecten met veel ambiguïteit en potentiële onzekerheid. Agile projectmanagement is ook een goede optie als klanten meer betrokken moeten worden bij de productontwikkeling, of als je de transparantie en samenwerking tussen je team wilt verbeteren.

Als je project echter routinematig en eenvoudig is, kun je in plaats daarvan watervalprojectmanagement overwegen. 

Voordelen van agile

• Flexibiliteit: Met agile projectmanagement kunnen teams snel aanpassingen doorvoeren op basis van feedback van klanten of de omgeving.
• Transparantie: Omdat voortdurende feedback onderdeel is van het projectmanagementproces, is agile zeer transparant en worden eindklanten bij elke stap op de hoogte gehouden. Dit helpt verwarring te verminderen en verwachtingen te managen.
• Betere samenwerking: Door teams, klanten, gebruikers en andere stakeholders bij het project te betrekken, stimuleert agile een sterkere samenwerking.
• Efficiënt problemen oplossen: Problemen worden vroeg opgemerkt, wanneer ze vaak gemakkelijker op te lossen zijn, in plaats van na de lancering. Het product wordt regelmatig getest zodat je problemen efficiënt kunt oplossen.

Belangrijke kenmerken van agile

Agile is een strategie die is ontstaan in de softwareontwikkeling. Deze vorm van projectmanagement is dan ook ontwikkeld om te voldoen aan de behoeften en verwachtingen van softwareteams, maar kan worden toegepast op elk type team, zelfs op niet-technische teams.

Bij een agile werkwijze wordt er van je team verwacht dat ze regelmatig updates aan klanten leveren en regelmatig feedback verwerken. Over het algemeen wordt de voortgang van het project uitgevoerd in cycli van twee tot vier weken, zogenaamde sprints. Dankzij agile evenementen, zoals sprint planning en daily standups, weet je hele team wat de status is van elk project en kan iedereen input geven of helpen bij problemen zodra die zich voordoen. 

Veel agile evenementen worden persoonlijk gehouden, maar als je een verspreid team hebt, kun je online agile sjablonen gebruiken om je planning te vergemakkelijken.

Het is belangrijk om te onthouden dat agile minder voorspelbaar, veeleisender en niet zo duidelijk kan zijn voor je team. Met minder documentatie en planning vooraf dan bij andere vormen van projectmanagement kan agile soms tot frustratie leiden als de stakeholders niet genoeg betrokken zijn. 

Wat is traditioneel projectmanagement (watervalprojectmanagement)?

Traditioneel projectmanagement gaat ervan uit dat een project van tevoren kan worden gepland met relatief weinig wijzigingen in de scope. Bij een watervalproject wordt weinig tot geen onzekerheid verwacht. Projecten worden in een vroeg stadium gedefinieerd en verlopen volgens een gestroomlijnd, consistent proces totdat het product wordt geïmplementeerd en het onderhoud begint.  

Watervalprojecten volgen een identieke levenscyclus met soortgelijke mijlpalen die betrekking hebben op de fasen planning, ontwerp, implementatie, testen, levering en onderhoud. Aangezien er waarschijnlijk weinig dubbelzinnigheid is, kan worden verwacht dat een project dat deze aanpak volgt, zeer lineair is. 

Deze stijl werkt het beste voor goed gedefinieerde projecten en is minder geschikt voor projecten met onbeantwoorde vragen, ontbrekende informatie of experimentele concepten. 

Fasen van traditioneel projectmanagement

1. Documentatie en vaststelling van vereisten: Voordat je aan je project kunt beginnen, begin je met grondig brainstormen en plannen. Groepeer stakeholders en schets alle vereisten voor je project, stel budgetten op, stel een team met de juiste mensen samen en verspreid duidelijke documentatie aan iedereen in het team.
2. Het systeem ontwerpen: Begin met het ontwerpen van je systeem en stel duidelijke specificaties en vereisten voor de hardware. Bepaal welke programmeertalen je gaat gebruiken en bereid je voor op eventuele codering die je in het project nodig hebt.
3. Implementatie: Bouw een functioneel product dat bijna klaar is om live te gaan. Je codeerteams zullen waarschijnlijk meerdere kleinere batches code samenbrengen tot een volledig systeem.
4. Testen: Test je systeem grondig en vraag de testers om feedback, vooral over eventuele problemen die ze hebben ontdekt. Verfijn je productontwerp en code op basis van wat ze vinden.
5. Levering en inzet: Bereid je voor om je product uit te brengen en te leveren.
6. Onderhoud en updates: Maak updates en zorg voor onderhoud aan je product zodra klanten problemen identificeren. Je team bouwt regelmatig patches om je nieuwe systeem functioneel te houden en volgens de oorspronkelijke specificaties te laten presteren.

Voordelen van traditioneel projectmanagement

Watervalprojectmanagement biedt voordelen voor teams die aan duidelijk gedefinieerde projecten werken. Deze voordelen kunnen je totale project versterken en je resultaten verbeteren:

• Duidelijke richting: Van begin tot eind is de structuur achter watervalprojecten heel duidelijk en moet elke stap worden afgerond voordat je team succesvol door kan gaan naar de volgende stap. Je kunt bijvoorbeeld niet implementeren voordat je de eisen hebt vastgesteld en het systeem hebt ontworpen. Met de planning vooraf en vroeg afgerond, kan je team snel bepalen wat er daarna gebeurt, ongeacht waar je nu in je project bent.
• Duidelijke documentatie: Dankzij die vroege duidelijkheid weet je team wat de doelen zijn en kan de benodigde informatie gemakkelijk uit de documentatie worden gehaald. De focus ligt gedurende het hele project op het uiteindelijke doel, met duidelijk gedefinieerde benchmarks om ervoor te zorgen dat je op schema blijft.
• Eén eindverantwoordelijke: De projectmanager heeft de uiteindelijke verantwoordelijkheid, waardoor het team georganiseerd, gefocust en verantwoordelijk blijft. Als iemand vragen heeft of als er een beslissing genomen moet worden, kan de projectmanager richting geven.

Pijnpunten waar projectmanagers mee te maken krijgen binnen traditioneel projectmanagement

Traditioneel projectmanagement kent unieke beperkingen:

• Afhankelijkheid van de projectmanager: Niet iedereen in het team weet de status van het project, omdat communicatie over de voortgang van grote projecten grotendeels afhankelijk is van de inspanningen van de projectmanager. In die zin kan de positie van de projectmanager in het centrum van het project zowel een sterke als een zwakte zijn.
• Lage of geen betrokkenheid van klanten: Klanten krijgen vaak niet de kans om de productontwikkeling vorm te geven nadat het project is gestart.
• Minder flexibiliteit: Wanneer er een probleem ontstaat, moeten teams vaak terug naar de eerste fase en opnieuw beginnen, wat de levering vertraagt en ertoe kan leiden dat projecten het budget overschrijden.

Traditioneel versus agile projectmanagement: zo kies je de juiste aanpak

Beide soorten projectmanagement hebben verschillende sterke en zwakke punten. De juiste projectmethodologie voor jou hangt waarschijnlijk af van het type product dat je ontwikkelt. Hoewel het moeilijk kan zijn om te kiezen tussen traditioneel en agile projectmanagement, zul je met wat onderzoek en overweging waarschijnlijk de ene werkwijze aantrekkelijker vinden dan de andere.

Projectbehoeften

Kijk goed naar je project. Als de deadline vaststaat, kan een watervalbenadering beter zijn. Dit geeft je de kans om over alle details te beslissen voordat je begint. Vervolgens kun je de levenscyclus van het project volgen vanaf de vereisten tot en met de implementatie- en onderhoudsfasen. Bij een kortere deadline stelt agile je in staat om een product sneller te laten bouwen met regelmatige feedback terwijl het project loopt. 

Behoeften van het team

Als je team al bekend is met een bepaald projecttype en een bepaalde projectmanagementstijl, kan dat ook leidend zijn voor je besluit. Bekend zijn hoe agile werkt kan bijvoorbeeld betekenen dat het gebruik van agile beter past bij de meeste (zo niet alle) projecten waaraan je team werkt. 

Bekijk de achtergrond en voorkeuren van de mensen in je team. Vraag indien mogelijk ook om hun mening. 

Andere factoren om rekening mee te houden zijn onder andere:

• Aard van het project: Sommige projecten zijn beter geschikt voor de ene of de andere werkwijze.
• Bij een project waar je team veel ervaring mee heeft en bekend mee is, past de watervalmethode wellicht beter. Bestaande organisatorische processen: Teams die processen hebben ingesteld die passen bij een bepaalde methode, zoals regelmatige sprint meetings, kunnen de voorkeur geven aan die methode in hun projecten.
• Budget: De watervalaanpak is geweldig voor een duidelijk omschreven, specifiek budget.
• Tijdlijn van het project: In het geval van een kortere tijdlijn kan agile je team helpen om snel op te leveren.

De aanpak halverwege het project aanpassen wanneer nodig

Soms moet je halverwege het project je aanpak aanpassen. Zorg ervoor dat je alle expertise inbrengt die je nodig hebt, betrek je stakeholders en krijg goed zicht op je project. Afhankelijk van hoe ver je bent in de projectlevenscyclus, moet je mogelijk een deel van je projectplanning opnieuw doen.