Delta Airlines

Steve Groff werd aangesteld als procesingenieur bij de onderhoudshub van Delta Airlines in Minneapolis. Het was zijn taak om toezicht te houden op alle processen in relatie tot de fysieke materialen en benodigdheden voor het onderhoud van vliegtuigen. Maar bij aankomst bleek dat de bestaande processen voor het gebruik en de opslag van materiaal al lang niet meer werden opgevolgd. Het systeem was een puinhoop, en daardoor hopeloos inefficiënt.

"Er lagen miljoenen dollars aan vliegtuigonderdelen, waarvan we zo'n 20% niet meer konden terugvinden omdat de processen die ooit ingevoerd waren niet meer gevolgd werden. Er kon niemand verantwoordelijk gehouden worden, omdat niemand meer echt wist welk proces er precies gevolgd werd."

Steve werd daarom door Delta naar de productiefaciliteit in Minneapolis gestuurd om inzicht te krijgen in de daar gebruikte processen en om uit te zoeken hoe deze verbeterd konden worden om afval te verminderen. Dat was op zich al een monumentale taak, maar zijn functie werd nog verder uitgebreid toen Delta besloot om een eindje verderop langs de landingsbaan een nieuwe onderhoudshangar te bouwen. "Als je ooit een verhuizing hebt meegemaakt, weet je dat 1000 meter of 1000 km niet zoveel verschil maakt. Er moet nog steeds van alles voorbereid worden. Ik ben volledig verantwoordelijk voor de verhuizing en alle daarmee gepaard gaande processen."

Tussen de implementatie van nieuwe processen en de verhuizing naar een nieuwe locatie door bleef Steve pleiten voor grote veranderingen in Delta's hub in Minneapolis. En grote veranderingen zijn altijd een uitdaging.

"Er zal een grote mentaliteitsverandering moeten plaatsvinden. Dat wordt nog een hele uitdaging voor veel mensen. Mensen zullen zich er tegen verzetten, maar er is maar één manier om ervoor te zorgen dat een proces opgevolgd wordt, en dat is dat men rekenschap moet afleggen."

Om deze grote veranderingen een kans van slagen te geven, had Steve een tool nodig waarmee hij zijn nieuwe processen kon visualiseren, analyseren, ontwerpen en implementeren. Daarnaast moest deze tool hem ook helpen om iedereen op één lijn te krijgen, verantwoordelijkheden toe te wijzen en steun te krijgen voor nieuwe ideeën. Een tool waarmee hij bestaande middelen kon benutten en zijn eigen gedachten kon ordenen.

Steve's keuze viel op Lucidchart.

De oplossing

Vanaf het allereerste begin wist Steve dat Lucidchart aan zijn behoeften kon voldoen. "Zodra ik Lucidchart zag, wist ik meteen dat het precies was wat ik nodig had. Lucidchart biedt de interactiviteit die ik nodig heb en stelt me in staat op de computer te doen wat ik in mijn hoofd voor me zie."

Steve heeft met Lucidchart een proces opgebouwd dat de nauwkeurigheid van de inventaris bij de faciliteit in Minneapolis verhoogt en garandeert. Bij het sorteren van vliegtuigonderdelen moeten medewerkers beslissen waar de onderdelen thuishoren. Sommige onderdelen hebben geen id-tags of worden zelden gebruikt in de installatie in Minneapolis. Medewerkers hoeven daarvoor niet telkens naar Steve te gaan, maar kunnen simpelweg zijn diagram raadplegen. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en efficiëntie.

"Als ik er niet ben, kunnen mensen precies uitzoeken wat ze moeten doen aan de hand van mijn diagrammen of proceskaarten. Ik hoef er niet naast te staan om hun hand vast te houden en hun problemen voor hen op te lossen. Het ligt allemaal voor ze klaar."

Ook als hij zijn processen moet aanpassen, kan Steve terecht bij Lucidchart, omdat hij hiermee snel feedback van collega's door het hele bedrijf heen kan verzamelen. "Ik gebruik Lucidchart zodat ik niet iedereen om de tafel hoef te krijgen om ze een papier voor hun neus te schuiven, waarop ze moeten opschrijven wat ze anders willen zien, om vervolgens alle feedback in een diagram te verwerken en er een week later op terug te komen, waarna iedereen zegt dat dat het toch niet helemaal is. In plaats daarvan presenteer ik Lucidchart, luister ik naar feedback en zet ik het hele proces ter plekke in 20 minuten in elkaar."

Na op deze wijze gezamenlijk een nieuw proces ontworpen te hebben, print Steve het uit en hangt hij het op in het magazijn, waar iedereen het kan zien en zich eraan kan houden. "We plakken enorme posters op de muur waarop het proces te zien is. Zo wordt het proces visueel en zien mensen meteen wat hun taak is en hoe ze die correct moeten uitvoeren."

Het resultaat

Volgens Steve heeft Lucidchart de productiefaciliteit in Minneapolis geholpen bij hun streven naar continue verbetering, het snel implementeren van nieuwe processen en het besparen van tijd en geld.

Als de omstandigheden veranderen, moeten werkprocessen aangepast kunnen worden voor een optimale productiviteit. Daarom is het belangrijk voor Steve om een platform te gebruiken dat hem in staat stelt om flexibel te werken.

"In de procestechniek ben je nooit klaar, omdat processen voortdurend veranderen en evolueren. Ik gebruik Lucidchart omdat het een kleine moeite is om een gedeelte van je proces te verplaatsen of een klein beschrijvingsvakje of wat je ook maar nodig hebt toe te voegen. Het is heel nuttig geweest om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen."

Lucidchart helpt Steve ook professionele relaties op te bouwen en mensen te overtuigen wanneer er wijzigingen doorgevoerd moeten worden. "Iedereen heeft goede ideeën. Als je mensen laat merken dat je het proces ter plekke ontwerpt aan de hand van ieders ideeën, niet alleen je eigen ideeën, voelen ze zich betrokken en gewaardeerd. Als je mensen laat zien dat hun mening ertoe doet en dat hun input gewenst is, helpen ze je meestal graag."

Dat was vooral belangrijk toen Steve net bij Delta begon. "Toen ik er net bijkwam, moest ik mezelf nog bewijzen, dus veel mensen wilden niet echt meedoen. Nadat ik mensen had laten zien wat er aan de hand was en hen ervan had overtuigd dat deze processen hun situatie zouden verbeteren en dat ik er niet alleen was om de boel op te stoken, werd het veel gezelliger. Als mensen mogen meedoen zijn ze veel aardiger. Samen ideeën bedenken gaat veel verder dan alleen even langslopen om te zeggen: 'Hoi, hoe gaat het?' "

Alles bij elkaar genomen is Steve van mening dat Lucidchart een positieve impact op het bedrijfsresultaat van Delta heeft gehad door de productiefaciliteit in Minneapolis tijd en geld te besparen.

"Mensen een proces laten doorgronden aan de hand van een diagram in plaats van geschreven instructies heeft ons wel honderden, duizenden, tienduizenden of honderdduizenden dollars bespaard, afhankelijk van hoever het proces reikt. Voor mij is Lucidchart van onschatbare waarde."