Delta Airlines

Steve Groff został zatrudniony jako inżynier procesu w centrum obsługi technicznej Delta Airlines w Minneapolis. Jego głównym zadaniem było nadzorowanie wszystkich procesów związanych z materiałami fizycznymi używanymi do serwisowania samolotów. Niestety, kiedy Steve przybył, istniejące procesy dotyczące używania i przechowywania materiałów nie były egzekwowane od jakiegoś czasu. System był w rozsypce, a rezultatem tego była nieefektywność.

„Nasze części do samolotów kosztują wiele milionów dolarów, a nie możemy odnaleźć prawdopodobnie 20% z nich, ponieważ nie stosujemy się do procesów, które kiedyś funkcjonowały, a teraz odeszły w zapomnienie. Nie pociągamy ludzi do odpowiedzialności, bo nikt już tak naprawdę nie wie, jak wygląda ten proces”.

Delta przydzieliła Steve’a do fabryki w Minneapolis, aby poznał wszystkie stosowane procesy i ustalił, jak je ulepszyć, by zmniejszyć ilość odpadów. Było to ogromne zadanie samo w sobie, ale rola Steve’a zwiększyła się jeszcze bardziej, gdy Delta zdecydowała się na budowę nowego magazynu dla obsługi technicznej, położonego jeszcze dalej od pasa startowego. „Jeśli kiedykolwiek brałeś udział w przenosinach, to wiesz, że fakt, czy jest to 1000 metrów czy 1000 kilometrów, nie robi żadnej różnicy. Wciąż musisz wszystko przygotować. Odpowiadam za tę relokację i za procedury, które pomogą nam ją przeprowadzić”.

Wdrażając nowe procesy i przenosząc się do nowej lokalizacji, Steve był orędownikiem wielkich zmian w hubie Delty w Minneapolis, a wielkie zmiany zawsze są wyzwaniem.

„To będzie wielka zmiana w podejściu. To będzie wielka zmiana dla wielu ludzi. Będą głosy sprzeciwu, ale tak naprawdę jest tylko jeden sposób, by zadbać o to, by proces był przestrzegany, a jest nim odpowiedzialność”.

Aby te wielkie zmiany mogły się udać, Steve potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby mu wizualizować, analizować, projektować i wdrażać procesy. Ale bardziej niż tego potrzebował narzędzia, które pomogłoby mu sprawić, że wszyscy znajdą wspólny język, pociągnąć ludzi do odpowiedzialności i uzyskać poparcie dla nowych pomysłów. Potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby mu wykorzystać istniejące zasoby i uporządkować własne myśli.

Narzędziem, które wybrał Steve, jest Lucidchart.

Rozwiązanie

Od samego początku Steve wiedział, że Lucidchart będzie odpowiadać jego potrzebom. „Gdy tylko zobaczyłem Lucidchart, od razu poczułem, że to jest dokładnie to, czego potrzebowałem. Był interaktywny na tyle, na ile tego potrzebowałem i chciałem. Pozwolił mi wykonać wszystko to, co miałem w głowie. Mogłem to zrealizować właśnie na komputerze”.

Steve zbudował w Lucidchart proces, który fabryka w Minneapolis wykorzystuje do zwiększenia poziomu dokładności inwentarza. Gdy pracownicy sortują części samolotu, muszą określić, gdzie jest ich miejsce. Niektóre części nie mają identyfikatorów lub rzadko się ich używa w zakładzie w Minneapolis. Zamiast przychodzić do Steve’a za każdym razem, gdy muszą podjąć decyzję, mogą sięgnąć po schemat blokowy, który Steve stworzył, co zwiększa produktywność i efektywność pracowników.

„Jeśli mnie tu nie ma, mogę przekazać im ten schemat lub przebieg procesu, a oni wiedzą dokładnie, co muszą zrobić. Nie muszę być przy nich, trzymać ich za rękę, mówiąc: „Jeśli napotkasz ten problem, zrób to i tamto”. Wszystko mają tam na miejscu”.

Kiedy musi skorygować jakiś proces, Steve uwielbia korzystać z Lucidchart, ponieważ pozwala mu on szybko gromadzić opinie współpracowników z całej firmy. „Używam Lucidchart zamiast gromadzić wszystkich wokół stołu, kłaść przed nimi kartkę papieru i mówić: „Napiszcie, co chcecie zmienić”, potem zbierać wszystkie ich opinie, umieszczać je na diagramie i wracać po tygodniu tylko po to, by wszyscy powiedzieli: „Nie, nie, to nie jest w porządku”. Zamiast tego mogę wyświetlić Lucidchart na projektorze w sali konferencyjnej, wysłuchać opinii i złożyć cały proces w całość w ciągu 20 minut”.

Po wspólnym opracowaniu nowego procesu Steve drukuje go i umieszcza w magazynie, gdzie wszyscy mogą go zobaczyć i stosować się do niego. Na ścianie wydrukujemy wielkie murale przedstawiające ten proces. Dzięki temu wszystko jest widoczne. Pozwala utrzymać ludzi w gotowości do wykonania zadania. Dzięki temu ludzie wykonują swoją pracę i robią to poprawnie”.

Wyniki

Według Steve’a, Lucidchart pomógł fabryce w Minneapolis dążyć do ciągłego doskonalenia, szybko wprowadzać nowe procesy oraz oszczędzać czas i pieniądze.

W miarę jak zmieniają się okoliczności, procesy pracy muszą być dostosowywane, by można było osiągnąć optymalną produktywność. Z tego powodu ważne jest dla Steve’a, by używać platformy, która pozwala mu zachować elastyczność.

„Inżynieria procesowa nigdy nie ma końca, ponieważ procesy ciągle się zmieniają i ewoluują. Właśnie dlatego używam Lucidchart – ponieważ nie ma większego problemu z przeniesieniem części procesu, dodaniem małego pola opisu czy czegokolwiek, czego potrzebujesz. Pomogło to bardzo w dopilnowaniu, by wszyscy mieli wspólny cel”.

Lucidchart pomaga również Steve’owi w budowaniu profesjonalnych relacji i zdobywaniu poparcia przy zmianie procesów. „Każdy ma świetne pomysły, a kiedy pokażesz ludziom, że tworzysz swój proces na bieżąco, korzystając z pomysłów wszystkich, a nie tylko swoich, pozwoli im to bardziej się zaangażować lub poczuć się bardziej potrzebnymi. Jeśli dasz ludziom poczucie, że „ich opinia się liczy” i tak długo, jak ludzie będą wiedzieli, że zależy Ci na ich wkładzie, chętnie będą Ci pomagać”.

Ta idea była szczególnie ważna, gdy Steve zaczynał pracę w Delcie. „Kiedy przyszedłem, musiałem jeszcze udowodnić swoją wartość, więc wielu ludzi nie chciało w tym uczestniczyć. Po przekonaniu ludzi do tego, co się dzieje, i pokazaniu im, że te procesy poprawią ich życie i że nie jestem tu tylko po to, by mieszać, nasze stosunki się polepszyły. Kiedy ludzie w tym uczestniczą, są o wiele, wiele bardziej przyjaźni. Wspólne tworzenie pomysłów oznacza o wiele więcej niż przejście obok i powiedzenie: „Cześć, jak się masz?””.

Steve wierzy, że Lucidchart zwiększył zyski Delty dzięki oszczędności czasu i pieniędzy w fabryce w Minneapolis.

„Można powiedzieć, że przekonanie ludzi do poznania procesu tylko poprzez spojrzenie na diagram zamiast przeszukiwania pisemnych instrukcji pozwoliło nam zaoszczędzić setki, tysiące, dziesiątki tysięcy, setki tysięcy dolarów w zależności od tego, jak daleko sięga proces. Według mnie Lucidchart jest po prostu bezcenny”.