Wie man Aufgaben mit einer Eisenhower-Matrix priorisiert

Wenn Sie sich jemals angesichts ihrer zu erledigenden Aufgaben wie gelähmt gefühlt haben, sind Sie nicht allein. Das Leben kann hektisch werden, und es kann überwältigend sein, seine zahlreichen Aufgaben zu sortieren. Dazu gibt es wohl kein schlimmeres Gefühl, als zu merken, dass man die falsche Aufgabe priorisiert hat und etwas Dringendes sofort und in der Hektik erledigen muss. 

Es gibt jedoch eine elegante Lösung, die alle Ihre Priorisierungsprobleme lösen könnte. Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren und zu priorisieren, wobei weniger dringende und wichtige Aufgaben aussortiert werden, um sie entweder zu delegieren oder gar nicht zu erledigen. 

Dies ist eine systematische Herangehensweise für den Alltag, aber auch ein cleveres Tool, das Sie als Projektmanager oder in einer anderen Rolle nutzen können, die die Priorisierung, Organisation oder Delegation einer großen Anzahl von Aufgaben erfordert. 

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Eisenhower-Matrix nutzen können, um Ihr Arbeitsleben zu organisieren.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Der Eisenhower-Quadrant ist ein Raster, das aus vier Quadraten besteht:

1. Wichtig, aber nicht dringend

Dies sind Ihre längerfristigen Ziele. Vielleicht möchten Sie eines Tages eine authentische 1970er Rollschuhdisco besitzen. Das muss aber weder heute noch morgen erledigt werden.

2. Dringend und wichtig

Dies sind die Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erhalten sollten. Es handelt sich um wichtige Aufgaben, die Sie möglicherweise nicht vorhergesehen oder bis zur letzten Minute aufgeschoben haben. Diese Aufgaben können zusätzlich nach Priorität sortiert werden, wobei einige verschoben werden können, wenn Sie nicht die Zeit haben, sie alle sofort zu erledigen. Vielleicht möchten Sie auch einige dieser Aufgaben delegieren, wenn sie sofort erledigt werden müssen.

3. Nicht wichtig oder dringend

Nur weil etwas für jemand anderen dringend ist, bedeutet das nicht, dass es auch für Sie dringend sein muss. Wenn ein Punkt weder wichtig noch dringend ist, streichen Sie ihn von Ihrer To-Do-Liste. Dieses Quadrat ist hilfreich, da es Ihnen ermöglicht, Dinge zu identifizieren, über die Sie sich keine Gedanken mehr machen müssen.

4. Dringend, aber nicht wichtig

In diesem Quadrat landen Last-Minute-Online-Verkäufe aus dem Lager. Sie haben für dieses Quadrat schon viel Geld ausgegeben. Diese Aufgaben sind schlichtweg nicht wichtig. Fragen Sie sich, ob die Aufgabe eine Abhängigkeit ist oder ob sie delegiert oder verschoben werden kann.

Woher stammt der Name der Matrix?

Die Eisenhower-Matrix erhielt ihren Namen vom amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Eisenhower sagte in seiner ersten Amtszeit als Präsident: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden [Probleme] sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind nie dringend.“ 

Eisenhower war mit den Prinzipien von Dringlichkeit und Wichtigkeit gut vertraut. Während des Zweiten Weltkriegs diente er als Oberbefehlshaber der Alliierten Expeditionsstreitkräfte in Europa und startete erfolgreich die Invasion der Normandie. Eisenhower ist der US-Präsident, der für das amerikanische Interstate Highway System verantwortlich ist und die USA mit durch den Kalten Krieg geführt hat. 

Zu sagen, er sei viel beschäftigt gewesen, wäre eine Untertreibung. Eisenhower entwickelte das Konzept hinter der Eisenhower-Matrix, als er als General der US-Armee diente, und nutzte sie während seiner gesamten Präsidentschaft weiter.

Wenn Ihnen die Eisenhower-Matrix vertraut vorkommt, liegt das möglicherweise daran, dass Stephen Covey das Konzept in seinem Buch Die 7 Wege zur Effektivität populär gemacht hat. Es ist hierbei wichtig zu erwähnen, dass Covey die Idee nicht selbst entwickelt hat – er hat sie lediglich weiter ausgearbeitet.

Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet

Eine Vorlage für die Eisenhower-Matrix zeigt Ihnen, welche Aufgaben in welches Quadrat gehören.

Dringende und wichtige Aufgaben kommen in das erste Quadrat; daneben befinden sich wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. In der zweiten Reihe befinden sich dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, und dann kommen schließlich die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.

Sobald Sie Ihre Aufgaben den einzelnen Quadraten zugewiesen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• Erledigen Sie die Aufgaben in Quadrant 1: Diese sollten weiter priorisiert werden, so dass Sie einfach eine Liste abarbeiten. 
• Planen Sie Zeit für Quadrant 2 ein: Diese Aufgaben werden nach dem ersten Quadranten erledigt, was bedeutet, dass sie irgendwann den Platz der Aufgaben in Quadrant 1 einnehmen werden, also tragen Sie sie in Ihren Kalender ein.
• Delegieren Sie Quadrant 3: Jemand anderes kann diese Aufgaben für Sie erledigen.
• Streichen Sie Quadrant 4: Fühlt sich das nicht wunderbar an?

Tipps für die Verwendung einer Eisenhower-Matrix

Listen Sie zunächst alle Aufgaben auf, bevor Sie über deren Wert/Sortierung entscheiden. Versuchen Sie nicht, sie bereits während des Auflistens zu sortieren, denn das würde Sie nur noch mehr stressen. Machen Sie stattdessen einen spontanen „Haufen“ aller Aufgaben, die Ihrer Meinung nach erledigt werden müssen. Machen Sie einfach eine Liste und überbearbeiten Sie sie nicht. Sobald die Liste vollständig ist, fangen Sie wieder oben an und sortieren/priorisieren die einzelnen Aufgaben.

Beschränken Sie sich auf ein paar Aufgaben pro Quadrant. Wenn Sie Ihre Eisenhower-Matrix bis zum Rand vollpacken, besteht die Gefahr, dass Sie sich durch zu viel Arbeit gelähmt fühlen. Beschränken Sie sich also auf das Wesentliche und bleiben Sie spezifisch.

Berücksichtigen Sie sowohl private als auch berufliche Aufgaben. Wenn Sie Projektmanager sind, ist dieser Tipp für Sie nicht relevant, da Sie wahrscheinlich gerade Ihre Arbeitsaufgaben priorisieren. Die Eisenhower-Matrix eignet sich jedoch für nahezu jede Situation – von der Planung Ihrer Aufgaben vor dem nächsten Campingurlaub bis hin zur Vorbereitung eines Karrierewechsels. 

Und Sie müssen Ihre Eisenhower-Matrizen nicht nach Berufs- oder Privatleben trennen: Sie könnten durchaus feststellen, dass eine kombinierte Matrix aller zu erledigenden Aufgaben der richtige Weg ist, um Klarheit in Ihr Berufs- und Privatleben zu bringen.

Halten Sie Ihre Liste sichtbar und zugänglich. Sie haben sich die Zeit genommen, alle Ihre Aufgaben aufzuschreiben, sie zu sortieren und dann nach Prioritäten zu ordnen? Und haben die Matrix dann auf Ihrem Arbeitscomputer gespeichert? Das ist keine gute Idee. Der beste Weg, eine Eisenhower-Matrix zu nutzen, ist, sie in der Cloud zu speichern, damit Sie sich nie fragen müssen, welche Aufgabe als nächstes kommt. 

Mit Lucidspark können Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Eisenhower-Matrix zugreifen und müssen sich Ihre Aufgabenliste nie mehr merken. Außerdem können Sie sie mit Lucidspark per Mausklick teilen, sodass Sie Aufgaben ganz einfach delegieren können. Da alles in Echtzeit aktualisiert wird, sind alle Änderungen sofort für alle Beteiligten sichtbar. 

Aufgaben stets im Kopf zu behalten, kann sich wie eine unüberwindbare Last anfühlen. Die Eisenhower-Matrix nimmt Ihnen diese Last ab und sorgt so für weniger Stress. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ob Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren oder dass Aufgaben unerledigt bleiben könnten. Stattdessen wissen Sie, dass Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben priorisiert haben und dafür geeignete Aufgaben an Ihr Team delegieren können. Und sobald Sie wissen, was wirklich wichtig ist, empfinden Sie bei der Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben mehr Kontrolle und können sich so besser auf gute Ergebnisse konzentrieren statt aufs Organisieren.