Leitfaden zur Prozessmodellierung

Dieser umfassende Leitfaden zur Prozessabbildung bietet Ihnen alles Wissenswerte über Prozessmodelle, zum Beispiel Definitionen, Vorteile, Anwendungsfälle, Symbole, Vorlagen, Best Practices und Anleitungen zum Erstellen professioneller Prozesslandkarten mit Lucidchart.

Was ist ein Prozessmodell?

Ein Prozessmodell ist ein Planungs- und Management-Tool, mit dem sich Arbeitsabläufe visuell darstellen lassen und das eine Abfolge von Ereignissen zeigt, die in einem Endergebnis resultieren. Ein Prozessmodell wird auch als Flussdiagramm, Prozess-Flussdiagramm, Prozessdiagramm, funktionales Prozessdiagramm, funktionales Flussdiagramm, Arbeitsablaufdiagramm, geschäftliches Flussdiagramm oder Prozess-Flussmodell bezeichnet. Es zeigt, wer und was an einem Prozess beteiligt ist, und kann in allen Unternehmen oder Organisationen eingesetzt werden und Bereiche aufzeigen, in denen ein Prozess verbessert werden sollte.

Die Grundlagen von Lucidchart in 3 Minuten erklärt

• Erstellen Sie Ihr erstes Diagramm aus einer Vorlage, auf einer leeren Arbeitsfläche oder importieren Sie ein Dokument.
• Fügen Sie Text, Formen und Linien hinzu, um Ihr Diagramm anzupassen.
• Erfahren Sie, wie Sie den Stil und die Formatierung anpassen.
• Mit der Funktionssuche finden Sie alles, was Sie brauchen.
• Geben Sie Ihr Diagramm für Ihr Team frei, um mit der Zusammenarbeit zu beginnen.

Symbole in Prozessmodellen

Viele dieser Prozessdarstellungssymbole eignen sich nur für sehr spezifische technische Sachverhalte, bei denen alle Beteiligten die verwendeten Symbole verstehen. Für reguläre Prozessdarstellungen sind einfache Flussdiagrammformen wie Prozess- und Betriebssymbole die beste Wahl. Außerdem sollten Sie eine Symbollegende hinzufügen und beim Erstellen eines Flussdiagramms auf bewährte Methoden setzen.

Prozess- und Betriebssymbole

Symbol	Name	Beschreibung
	Prozess	Die am häufigsten verwendete Flussdiagramm-Form zeigt eine Aktion, Aufgabe oder einen Vorgang, die/der ausgeführt werden muss.
	Subroutine	Zeigt eine Reihe von Aktionen mit Bezug zu einer Aufgabe, die selbst Teil eines größeren Prozesses ist. Es könnte auch bedeuten, dass es bereits ein Flussdiagramm für den größeren Prozess gibt, das als Referenz genutzt werden kann.
	Alternativprozess	Eine Alternative zum regulären Prozessschritt. Linien, die eine Verbindung zum Alternativprozess-Symbol herstellen, sind üblicherweise gestrichelt.
	Verzögerung	Stellt eine Wartezeit oder Verzögerung im Prozess dar.
	Vorbereitung	Ein Vorbereitungsschritt, der einen weiteren Schritt im Prozess ermöglicht.
	Manuelle Schleife	Eine Abfolge von Anweisungen, die so lange wiederholt wird, bis sie manuell gestoppt wird.
	Schleifengrenze	Der Punkt, an dem eine Schleife aufhört.

Verzweigungs- und Flusskontrollsymbole

Symbol	Name	Beschreibung
	Pfeil	Die Pfeile zeigen die Richtung an, in der das Flussdiagramm gelesen werden sollte (für gewöhnlich von oben nach unten und/oder von links nach rechts).
	Terminator	Stellt die Start- und Endpunkte Ihres Flussdiagramms dar. Für gewöhnlich hat ein Flussdiagramm nur einen Startpunkt, kann aber mehrere Endpunkte haben.
	Entscheidung	Der Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Die Pfeile, die von der Entscheidungsform ausgehen, werden üblicherweise mit „Ja“, „Nein“, „Wahr“ oder „Falsch“ beschriftet.
	Konnektor	Um die Verbindung mit einer anderen Seite oder einem anderen Abschnitt des Diagramms herzustellen, zu der/dem Sie keine Linie ziehen können, bietet sich ein Kreis mit einem Buchstaben an. Ein weiterer Kreis mit demselben Buchstaben kommt dann an die Stelle, an welcher der Fluss fortgesetzt wird.
	Off-Page-Konnektor	Zeigt an, dass der Prozess außerhalb der Seite fortgesetzt wird. Ein Buchstabe bzw. eine Seitenzahl zeigt an, wo Sie die Fortsetzung finden.
	Zusammenf.	Ein Schritt, bei dem zwei oder mehr Teilprozesse zusammengeführt und vereint werden.
	Extrahieren	Zeigt an, wenn sich ein Prozess in verschiedene, parallel verlaufende Richtungen aufteilt.
	oder	Zeigt an, wenn sich ein Prozess aufspaltet (üblicherweise in mehr als zwei Verzweigungen).
	Summierpunkt oder Verbindung	Wenn mehrere Teilprozesse zu einem Prozess vereint werden.

Eingabe- und Ausgabesymbole

Symbol	Name	Beschreibung
	Eingabe/Ausgabe oder Daten	Stellt Materialien oder Informationen dar, die in den Prozess gelangen oder diesen verlassen. Der Empfang eines Berichts ist eine Eingabe. Das Erzeugen eines Berichts ist eine Ausgabe.
	Dokument	Zeigt einen Prozessschritt an, der ein Dokument oder einen Bericht erzeugt.
	Mehrfache Dokumente	Ein Prozessschritt, der mehrere Dokumente oder Berichte erzeugt.
	Anzeige	Ein Schritt, der einer Person Informationen anzeigt.
	Manuelle Eingabe	Stellt einen Schritt dar, bei dem ein Benutzer Informationen manuell eingeben muss.

Datei- und Informationsspeicherungssymbole

Symbol	Name	Beschreibung
	Gespeicherte Daten	Stellt einen Prozessschritt dar, bei dem Daten gespeichert werden.
	Datenbank	Eine Informationsliste mit standardisierter Struktur, die durchsucht und sortiert werden kann.
	Direktzugriffsspeicher	Stellt ein Festplattenlaufwerk dar.
	Interner Speicher	Wird bei der Programmierung verwendet, um im Speicher statt in einer Datei gespeicherte Informationen darzustellen.

Datenverarbeitungssymbole

Symbol	Name	Beschreibung
	Bündeln	Stellt einen Prozess dar, der Daten oder Materialien zu einem Standardformat bündelt.
	Sortieren	Kennzeichnet das Sortieren von Daten, Informationen und Materialien in einer vordefinierten Reihenfolge.

Prozessmodellarten

Prozessmodelle dienen dazu, Ihren Prozess für andere darzustellen. Mit Prozessmodellen können Sie Ihren Prozess besser erklären. Zu den gängigsten Prozessmodellen gehören:

• Aktivitätsprozessmodelle – sie stellen wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Aktivitäten in einem Prozess dar.
• Detaillierte Prozessmodelle – sie liefern einen detaillierteren Einblick in jeden Schritt des Prozesses.
• Dokumentenmodelle – Dokumente sind die Ein- und Ausgänge in einem Prozess.
• Prozesslandkarte – Darstellungen eines Prozesses, der Interaktionen zwischen Lieferanten, Input, Prozess, Output und Kunden umfasst. Auch als SIPOC-Diagramm bezeichnet. 
• Gerenderte Prozessmodelle – sie zeigen den aktuellen und/oder zukünftigen Status von Prozessen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken. 
• Swimlane-Modelle (oder funktionsübergreifende Diagramme) – trennen die Verantwortlichkeiten für Teilprozesse im Prozess zwischen Teammitgliedern oder Abteilungen auf. 
• Wertschöpfungskettendiagramme – nicht miteinander verbundene Kästen, die eine sehr vereinfachte Version eines Prozesses zur schnellen Erläuterung darstellen
• Wertstromanalysen – eine Methode aus dem LEAN-Management, mit der sich Prozesse analysieren und verbessern lassen, die benötigt werden, um ein Produkt herzustellen oder einem Kunden einen Service anzubieten.
• Arbeitsablaufdiagramme – stellen Arbeitsprozesse im „Fluss“-Format dar und verwenden keine UML-Symbole (Unified Modeling Language).

Der Zweck von Prozessmodellen

Vorteile der Prozessmodellierung

Mit Prozessmodellen können Sie Ressourcenverschwendungen erkennen, Arbeitsabläufe straffen und Einblick in geschäftliche Prozesse erhalten. Außerdem lassen sich mit Prozessmodellen die wichtigsten Details visuell erklären, ohne dass Sie lange und umfangreiche Texte verfassen müssen.

• Das Projektdesign unterstützen und beschleunigen
• Eine effektive Möglichkeit bieten, um Ideen, Informationen und Daten visuell zu erläutern
• Bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen
• Probleme und mögliche Lösungen aufdecken
• Schnell und effizient erstellt werden können
• Die einzelnen Schritte eines Prozesses aufschlüsseln und einfache Symbole verwenden
• Detaillierte Verbindungen und Abfolgen zeigen
• Einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende darstellen

Mithilfe von Prozessmodellen können Sie sehen, welche Elemente in einem Prozess wirklich wichtig sind. So lassen sich nützliche Daten für die Problemlösung finden. Außerdem können Sie mit Prozessmodellen strategisch wichtige Fragen stellen, die Ihnen bei der Optimierung eines jeden Prozesses helfen.

Tutorial zur Prozessmodellierung

So erstellt man eine Prozessabbildung

• Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem:
  • ​ Welchen Prozess möchten Sie visuell darstellen? Geben Sie dessen Bezeichnung oben im Dokument an.
• Schritt 2: Bestimmen Sie sämtliche Vorgänge innerhalb des Prozesses:
  • Es ist eine gute Idee, sich die einzelnen Schritte des Prozesses zu merken, obwohl Sie sich zunächst keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen. Überlegen Sie, wie viel Detail Sie benötigen. Legen Sie fest, wer wann welche Aufgaben erledigt.
• Schritt 3: Setzen Sie Grenzen:
  • ​Wo oder wann beginnt der Prozess?
  • Wo oder wann endet der Prozess?
• Schritt 4: Bestimmen und sequenzieren Sie die Schritte:
  • ​Es ist eine gute Idee, die Beschreibung mit einem Verb zu beginnen. Sie können entweder den allgemeinen Ablauf, jede Handlung im Detail oder jede einzelne Entscheidung darstellen.
• Schritt 5: Zeichnen Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole ein:
  • Jedes Element innerhalb eines Prozessmodells wird durch ein spezifisches Flussdiagrammsymbol dargestellt. Die Gesamtheit dieser Symbole ergibt die Prozessdarstellungssymbole:  
    • Ovale stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses
    • Rechtecke repräsentieren einen erforderlichen Vorgang bzw. eine erforderliche Aktivität
    • Pfeile geben die Flussrichtung an.
    • Diamantformen stehen für einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Pfeile, die in Verbindung mit einer Diamantform stehen, weisen in der Regel die Beschriftung „Ja“ oder „Nein“ auf. Von Aktivitätsfeldern kann immer nur ein Pfeil ausgehen. Falls Sie mehr als einen Pfeil benötigen, sollten Sie stattdessen einen Entscheidungsdiamanten verwenden.
    • Parallelogramme stehen für Inputs oder Outputs
• Schritt 6: Schließen Sie das Prozessflussdiagramm ab
  • Gehen Sie das Flussdiagramm mit anderen Interessenvertretern (Teammitgliedern, Mitarbeitern, Vorgesetzten, Lieferanten, Kunden usw.) durch, um sicherzustellen, dass alle damit einverstanden sind.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Diagramm über wichtige Informationen wie Titel und Datum verfügt, die später als Referenzpunkt dienen können.
  • Nützliche Fragen, die Sie stellen können:
    • Wird der Prozess ordnungsgemäß durchgeführt?
    • Wird der dokumentierte Prozess in Zukunft von Teammitgliedern befolgt?
    • Stimmen alle dem Aufbau und Fluss des Prozessmodells zu?
    • Wurden irgendwelche überflüssigen Schritte oder Aspekte dokumentiert?
    • Fehlen irgendwelche Schritte?