Handleiding voor het in kaart brengen van processen

Deze uitgebreide gids voor het in kaart brengen van processen biedt alles wat je moet weten over flowcharts, inclusief definities, voordelen, gebruiksscenario's, symbolen, sjablonen, best practices en hoe je Lucidchart gebruikt om een professionele flowchart te maken.

Wat een proceskaart is

Een flowchart is een tool voor planning en beheer waarmee u de werkstroom visueel beschrijft en een reeks evenementen laat zien die tot een eindresultaat leiden. Een flowchart wordt ook wel een stroomdiagram, processtroomdiagram, procesdiagram, functioneel procesdiagram, functioneel stroomdiagram, procesmodel, workflowdiagram, bedrijfsstroomdiagram of processtroomdiagram genoemd. Het laat zien wie er betrokken is bij een proces en wat het inhoudt. Het kan gebruikt worden in ieder bedrijf of organisatie en kan gebieden onthullen waar een proces verbeterd moet worden.

In drie minuten de basisprincipes van Lucidchart beheersen

• Maak je eerste diagram vanuit een sjabloon of leeg canvas of importeer een document.
• Voeg tekst, vormen en lijnen toe om je diagram aan te passen.
• Leer hoe je de stijl en opmaak kunt aanpassen.
• Vind wat je nodig hebt met functie zoeken.
• Deel je diagram met je team om samen te werken.

Proceskaartsymbolen

Veel van deze symbolen voor het in kaart brengen van processen, kunnen het beste alleen gebruikt worden in zeer specifieke technische situaties waarin alle deelnemers de gebruikte symbolen begrijpen. Voor reguliere flowcharts zijn de basisvormen voor flowcharts, zoals proces- en operationele symbolen, een perfecte keuze. Het is ook een goed idee om legenda bij te voegen en de best practices te volgen bij het maken van een flowchart.

Proces- & operationele symbolen

Symbool	Naam	Beschrijving
	Proces	De meestgebruikte stroomdiagramvorm geeft een actie, taak of operatie weer die moet worden uitgevoerd.
	Subroutine	Toont een serie acties gerelateerd aan een taak, die zelf onderdeel is van een groter proces. Het kan ook betekenen dat er al een stroomdiagram is voor het grotere proces dat als referentie gebruikt kan worden.
	Alternatief proces	Een alternatief voor de reguliere processtap. Lijnen verbonden met het alternatieve processymbool zijn meestal onderbroken.
	Vertraging	Staat voor een wachtperiode of vertraging in het proces.
	Voorbereiding	Een voorbereidende stap voor een andere stap in het proces.
	Handmatige lus	Een reeks commando's die continu herhaald wordt tot deze handmatig gestopt wordt.
	Luslimiet	Het punt waarop een lus stopt.

Symbolen voor vertakkingen & controle van de stroom

Symbool	Naam	Beschrijving
	Pijl	De pijlen geven de richting aan waarin het stroomdiagram gelezen moet worden (meestal van boven naar onder en/of van links naar rechts).
	Afsluiter	Staat voor de ingangs- en uitgangspunten van uw stroomdiagram. Meestal heeft een stroomdiagram maar één startpunt, maar er kunnen meerdere eindpunten zijn.
	Besluit	Het punt waarop er een besluit genomen moet worden. De pijlen die van de besluitvorm komen zijn meestal gelabeld met ja, nee, waar of niet waar.
	Connector	Om een verbinding te maken met een andere pagina of sectie van het diagram, als u geen lijn kunt tekenen. U kunt dan een cirkel met een letter gebruiken. Zet ook een cirkel met dezelfde letter op de plek waar de stroom verdergaat.
	Verbinding naar andere pagina	Geeft aan dat het proces op een andere pagina verdergaat. Een letter of paginanummer in de vorm vertelt waar u heen moet.
	Samenvoegen	Een stap waarin twee of meer subprocessen samengevoegd worden tot één.
	Uitpakken	Laat zien dat een proces gesplitst wordt in verschillende, maar parallelle richtingen.
	Of	Staat voor de plek waar een proces divergeert, meestal in meer dan twee takken.
	Verzameling of kruispunt	Waar verschillende subprocessen samengevoegd worden in één proces.

Input- & output-symbolen

Symbool	Naam	Beschrijving
	Input/output of gegevens	Staat voor materiaal of informatie die het proces in- of uitgaat. Een rapport ontvangen is input. Een rapport genereren is output.
	Document	Geeft een processtap aan waarbij een document of rapport gegenereerd wordt.
	Meerdere documenten	Een processtap waarbij meerdere documenten of rapporten geproduceerd worden.
	Weergave	Een stap die informatie aan een persoon toont.
	Handmatige invoer	Staat voor een stap waar een gebruiker handmatig informatie moet invoeren.

Symbolen voor bestands- & informatieopslag

Symbool	Naam	Beschrijving
	Symbool voor opgeslagen gegevens	Staat voor een stap in het proces waarbij gegevens worden opgeslagen.
	Databasesymbool	Een lijst met informatie in een standaardstructuur voor zoeken en ordenen.
	Symbool voor Direct Access Storage	Staat voor een harde schijf.
	Symbool voor intern geheugen	Gebruikt bij programmeren om informatie weer te geven die opgeslagen is in een geheugen in plaats van in een bestand.

Symbolen voor gegevensverwerking

Symbool	Naam	Beschrijving
	Symbool voor ordenen	Staat voor een proces dat gegevens of materialen in een standaardformaat organiseert.
	Symbool voor sorteren	Staat voor het sorteren van gegevens, informatie en materialen in een vooraf vastgestelde volgorde.

Soorten flowcharts

Proceskaarten worden gebruikt om uw proces naar anderen te communiceren. U kunt er mee bouwen aan een beter begrip. De meestvoorkomende soorten proceskaarten zijn:

• flowchart voor activiteiten: geeft de activiteiten weer die waarde toevoegen of die geen waarde toevoegen in een proces.
• Gedetailleerde flowchart: geeft een veel gedetailleerdere kijk op iedere stap in het proces.
• Documentkaart - documenten zijn de input en output in een proces.
• Flowchart op hoofdlijnen: de weergave van een proces op hoofdlijnen, waaronder de interacties tussen Leverancier, Input, Proces, Output en Klant. Ook wel een SIPOC-diagram genoemd. 
• Weergegeven flowchart: geeft de huidige en/of toekomstige staat van processen weer om plekken voor procesverbetering aan te wijzen. 
• Swimlane-kaart (of functieoverschrijdende kaart): splitst de verantwoordelijkheden voor subprocessen in het proces uit tussen teamleden of afdelingen. 
• Diagram van de toegevoegde-waardeketen: vakken zonder verbindingen die een vereenvoudigde versie van een proces weergeven voor een snel inzicht
• Value Stream Map: een techniek voor lean management waarbij processen geanalyseerd en verbeterd worden om een product te maken of om een service te leveren aan een klant.
• Werkstroomdiagram: een werkproces weergegeven in 'flow'-formaat dat geen gebruik maakt van UML (Unified Modeling Language)-symbolen.

Doel van proceskaarten

Voordelen van proceskaarten

Proceskaarten lichten verspilling uit, stroomlijnen werkprocessen en bouwen begrip op binnen uw bedrijf. Met proceskaarten kunt u de belangrijke details van een proces visueel overbrengen zonder uitgebreide schriftelijke richtlijnen.

• het projectontwerp versnellen
• ideeën, informatie en gegevens effectief communiceren
• helpen bij probleemoplossing en besluitvorming
• problemen en mogelijke oplossingen identificeren
• snel en economisch gebouwd kunnen worden
• processen in stappen opsplitsen en eenvoudig te volgen symbolen gebruiken
• gedetailleerde verbindingen en reeksen laten zien
• een proces helemaal laten zien, van begin tot eind

Proceskaarten helpen u om de belangrijke kenmerken van een proces te begrijpen zodat u nuttige data kunt produceren om te gebruiken bij probleemoplossing. Proceskaarten helpen u om strategisch belangrijke vragen te stellen waarmee u elk proces kunt verbeteren.

Tutorial process mapping

Een procesbeschrijving maken

• Stap 1: Identificeer het probleem:
  • Welk proces moet worden gevisualiseerd? Plaats de titel bovenaan het document.
• Stap 2: Brainstorm over alle betrokken activiteiten:
  • Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor uw proces nodig zijn. Bepaal hoe gedetailleerd u het proces gaat bekijken. Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.
• Stap 3: Bepaal de grenzen:
  • Waar of wanneer begint het proces?
  • Waar of wanneer zal het proces stoppen?
• Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde:
  • Het is handig om uw beschrijving te beginnen met een werkwoord. U kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.
• Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram:
  • Elk element in een flowchart wordt weergegeven door een specifiek flowchartsymbool; samen worden ze flowchartsymbolen genoemd:  
    • Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
    • Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
    • Pijlen geven de stroomrichting aan.
    • Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool.  Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
    • Parallelogrammen tonen inputs of outputs
• Stap 6: Voltooi het procesdiagram
  • Bekijk het stroomdiagram met andere stakeholders (teamleden, werknemers, toezichthouders, leveranciers, klanten, enz.) om ervoor te zorgen dat iedereen ermee instemt.
  • Geef uw diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
  • Stel uzelf de volgende vragen:
    • Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
    • Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
    • Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
    • Zijn bepaalde stappen overbodig?
    • Ontbreken er stappen?