Guia de mapeamento de processos

Este guia abrangente de mapeamento de processos oferece tudo o que você precisa saber sobre mapas de processos, incluindo definições, benefícios, casos de uso, símbolos, modelos, melhores práticas e como usar o Lucidchart para criar um mapa de processo profissional.

O que é um mapa de processos

Um mapa de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho e mostra uma série de eventos que produzem um resultado final. Um mapa de processos também é chamado de fluxograma, fluxograma de processos, gráfico de processos, gráfico de processo funcional, fluxograma funcional, modelo de processos, diagrama de fluxo de trabalho, diagrama de fluxo de negócios ou diagrama de fluxo de processos. Ele mostra quem e o que está envolvido em um processo e pode ser usado em qualquer empresa ou organização, revelando áreas onde um determinado processo deve ser melhorado.

Aprenda o básico do Lucidchart em 3 minutos

• Crie seu primeiro diagrama usando um modelo, uma tela de desenho em branco, ou importando um documento.
• Adicione texto, formas e linhas para personalizar seu diagrama.
• Aprenda a ajustar o estilo e a formatação.
• Localize o que precisa com a função Encontrar Recursos.
• Compartilhe seu organograma online com sua equipe para que a colaboração comece.

Símbolos de mapeamento de processos

Muitos destes símbolos de mapeamento de processos são mais bem usados apenas em situações técnicas muito específicas, onde todos os participantes compreendem os símbolos usados. Para o mapeamento de processo comum, as formas de fluxograma básicas, como símbolos de processo e operações, são a escolha perfeita. Também é uma boa ideia incluir uma chave de símbolos e usar as práticas recomendadas ao criar um fluxograma.

Símbolos de processo e operação

Símbolo	Nome	Descrição
	Processo	A forma de fluxograma mais usada mostra uma ação, tarefa ou operação que precisa ser feita.
	Sub-rotina	Mostra uma série de ações relacionadas a uma tarefa, que por sua vez faz parte de um processo maior. Também pode significar que já existe um fluxograma para o processo maior que pode ser usado como uma referência.
	Processo alternativo	Uma alternativa à etapa normal do processo. As linhas que se conectam ao símbolo de processo alternativo geralmente são tracejadas.
	Atraso	Representa um período de espera ou atraso no processo.
	Preparação	Uma etapa preparatória que representa mais um passo no processo.
	Loop manual	Uma sequência de comandos que se repete continuamente até que seja interrompida manualmente.
	Limite de loop	O ponto em que um loop é interrompido.

Símbolos de ramificação e controle de fluxo

Símbolo	Nome	Descrição
	Seta	As flechas indicam a direção na qual o fluxograma deve ser lido (geralmente de cima para baixo e/ou da esquerda para a direita).
	Terminação	Representa os pontos de entrada e saída do fluxograma. Normalmente, um fluxograma tem apenas um ponto de início, mas pode ter vários pontos finais.
	Decisão	O ponto em que uma decisão precisa ser tomada. As flechas que fluem da forma da decisão são rotuladas geralmente com sim, não, verdadeiro ou falso.
	Conector	Para se conectar a uma página ou seção diferente do gráfico, e quando você não puder desenhar uma linha, é possível usar um círculo rotulado com uma letra. Coloque outro círculo com a mesma letra onde o fluxo continua.
	Conector fora da página	Indica que o processo continua fora da página. Uma letra ou número de página na forma indica aonde você deve ir.
	Mesclar	Uma etapa onde dois ou mais subprocessos se mesclam e se tornam um.
	Extrair	Mostra quando um processo se divide em direções diferentes, mas paralelas.
	Ou	Representa quando um processo se separa, normalmente em mais de duas ramificações.
	Invocação ou junção	Quando vários subprocessos se mesclam em um único processo.

Símbolos de entrada e saída

Símbolo	Nome	Descrição
	Entrada/saída ou dados	Representa material ou informações que entram ou saem do processo. Receber um relatório é uma entrada. Gerar um relatório é uma saída.
	Documento	Indica uma etapa do processo que gera um documento ou relatório.
	Vários Documentos	Uma etapa do processo que produz vários documentos ou relatórios.
	Display	Uma etapa que exibe informações a uma pessoa.
	Entrada Manual	Representa uma etapa onde um usuário deve inserir informações manualmente.

Símbolos de armazenamento de arquivos e informações

Símbolo	Nome	Descrição
	Símbolo de dados armazenados	Representa uma etapa no processo onde os dados são armazenados.
	Símbolo de banco de dados	Uma lista de informações com estrutura padrão que permite pesquisar e classificar.
	Símbolo de armazenamento de acesso direto	Representa um disco rígido.
	Símbolo de armazenamento interno	Usado na programação para representar informações armazenadas na memória, em vez de em um arquivo.

Símbolos de processamento de dados

Símbolo	Nome	Descrição
	Símbolo de agrupar	Representa um processo que organiza dados ou materiais em um formato padrão.
	Símbolo de classificar	Indica a classificação de dados, informações e materiais em uma ordem predeterminada.

Tipos de mapas de processos

O mapeamento de processos tem a ver com comunicar seu processo a outras pessoas. Você pode gerar uma compreensão maior com os mapas de processos. Os tipos mais comuns de mapas de processos incluem:

• Mapa de processo de atividade: representa atividades de valor agregado e atividades sem valor agregado em um processo.
• Mapa de processo detalhado: fornece uma visão muito mais detalhada de cada etapa do processo.
• Mapa de documentos: os documentos são as entradas e saídas em um processo.
• Mapa de Processo de Alto Nível - representação de alto nível de um processo que envolve interações entre Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente. Também chamado de diagrama SIPOC . 
• Mapa de Processo Renderizado - representa o estado atual e/ou futuro de processos para mostrar áreas de melhoria. 
• Fluxograma funcional (ou multifuncional) - separa as responsabilidades dos subprocessos entre membros da equipe ou departamentos. 
• Diagrama de Cadeia de Valor Agregado: caixas não conectadas que representam uma versão simplificada de um processo para compreensão rápida
• Mapa de Fluxo de Valor: uma técnica de gestão enxuta (Lean) que analisa e melhora os processos necessários para fazer um produto ou prestar um serviço a um cliente.
• Diagrama de Fluxo de Trabalho : um processo de trabalho apresentado em formato de "fluxo" que não utiliza símbolos da Linguagem de Modelação Unificada (UML).

Objetivo do mapeamento de processos

Benefícios do mapeamento de processos

O mapeamento de processos destaca desperdícios, agiliza processos de trabalho e gera compreensão. O mapeamento de processos lhe permite comunicar visualmente os detalhes importantes de um processo, em vez de escrever instruções extensas.

• Criam e agilizam a concepção do projeto
• Oferecem uma comunicação visual eficaz de ideias, informações e dados
• Ajudam a solucionar problemas e a tomar decisões
• Identificam problemas e possíveis soluções
• Podem ser criados de forma rápida e econômica
• Mostram processos divididos em etapas e usam símbolos que são fáceis de seguir
• Mostram conexões e sequências detalhadas
• Mostram um processo inteiro do começo ao fim

Os mapas de processos lhe ajudam a entender as características importantes de um processo, permitindo que você produza dados úteis para usar na solução de problemas. Os mapas de processos permitem que você faça perguntas estratégicas importantes que ajudam a melhorar qualquer processo.

Tutorial de mapeamento de processos

Como fazer um mapa de processos

• Passo 1: Identifique o problema:
  • Qual é o processo que precisa ser visualizado? Digite o título na parte superior do documento.
• Passo 2: Faça um brainstorm de todas as atividades que serão envolvidas:
  • Neste momento, sequenciar as etapas não é importante, mas pode ajudá-lo a lembrar os passos necessários para o seu processo. Decida o nível de detalhes a incluir. Determine quem faz o quê e quando.
• Passo 3: Descubra os limites:
  • Onde ou quando é que o processo começa?
  • Onde ou quando é que o processo termina?
• Passo 4: Determine e sequencie os passos:
  • É recomendável usar um verbo para iniciar a descrição. Você pode mostrar o fluxo geral ou cada ação ou decisão detalhada.
• Passo 5: Desenhe símbolos básicos de fluxogramas:
  • Cada elemento em um mapa de processos é representado por um símbolo específico de fluxograma, que, juntos, representam símbolos de mapeamento de processos:  
    • Ovais mostram o início ou fim de um processo.
    • Retângulos mostram uma operação ou atividade que precisa ser realizada.
    • Setas representam a direção do fluxo.
    • Diamantes mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada. Setas que saem de um diamante são geralmente rotuladas de Sim ou Não. Somente uma seta sai de uma caixa de atividade. Se você precisa de mais de uma, recomendamos usar um losango de decisão.
    • Paralelogramos mostram entradas ou saídas
• Passo 6: Finalizar o fluxograma do processo
  • Revise o fluxograma com outras partes interessadas (membro de equipe, funcionários, supervisores, fornecedores, clientes etc.) para garantir que todos estão de acordo.
  • Certifique-se de que você incluiu informações importantes do gráfico, como título e data, que o tornará mais fácil para consultar.
  • Perguntas úteis para fazer:
    • O processo está sendo executado como deveria?
    • Os membros da equipe seguirão o processo traçado?
    • Todos estão de acordo com o fluxo do mapa de processos?
    • Há algo redundante?
    • Tem passos faltando?