Guide till processkartläggning

Den här omfattande guiden till processkartläggning innehåller allt du behöver veta om processkartor, bland annat definitioner, fördelar, användningsområden, symboler, mallar, bästa praxis och hur du använder Lucidchart för att skapa en professionell processkarta.

Vad är en processkarta?

En processkarta är ett planerings- och styrverktyg som visuellt beskriver arbetsflödet och visar en serie händelser som leder till ett slutresultat. En processkarta kallas även flödesschema, processflödesschema, processdiagram, funktionellt processdiagram, funktionellt flödesschema, processmodell, arbetsflödesdiagram, affärsflödesdiagram eller processflödesdiagram. Den visar vem och vad som ingår i en process, kan användas i alla företag och organisationer och kan avslöja områden där en process bör förbättras.

Lär dig grunderna i Lucidchart på 3 minuter

• Skapa ditt första diagram från en mall eller en tom arbetsyta, eller importera ett dokument.
• Lägg till text, former och linjer för att anpassa ditt diagram.
• Lär dig hur du justerar stil och formatering.
• Hitta det du behöver med Feature Find.
• Dela ditt diagram med ditt team för att börja samarbeta.

Symboler för processkartläggning

Många av de här symbolerna för processkartläggning används bäst endast i mycket specifika tekniska sammanhang där alla deltagare förstår de symboler som används. För vanlig processkartläggning är grundläggande former för flödesschema, som process- och operationssymboler, ett perfekt val. Det är också en bra idé att ta med en symbolförklaring och följa bästa praxis när du skapar ett flödesschema.

Symboler för process och operation

Symbol	Namn	Beskrivning
	Process	Den vanligaste formen i flödesscheman visar en åtgärd, uppgift eller operation som ska utföras.
	Underrutin	Visar en serie åtgärder som hör till en uppgift, som i sin tur ingår i en större process. Det kan också betyda att det redan finns ett flödesschema för den större processen som kan användas som referens.
	Alternativ process	Ett alternativ till det vanliga processteget. Linjer som ansluter till symbolen för alternativ process är vanligtvis streckade.
	Fördröjning	Representerar en väntetid eller fördröjning i processen.
	Förberedelse	Ett förberedande steg som förbereder ett annat steg i processen.
	Manuell slinga	En sekvens av kommandon som upprepas kontinuerligt tills den stoppas manuellt.
	Slingbegränsning	Den punkt där en slinga avslutas.

Symboler för förgrening och flödeskontroll

Symbol	Namn	Beskrivning
	Pil	Pilarna visar i vilken riktning flödesschemat ska läsas (vanligtvis uppifrån och ned och/eller från vänster till höger).
	Start/slut	Representerar in- och utgångspunkterna i ditt flödesschema. Ett flödesschema har vanligtvis bara en startpunkt men kan ha flera slutpunkter.
	Beslut	Den punkt där ett beslut måste fattas. Pilarna som går ut från beslutsformen är vanligtvis märkta med ja, nej, sant eller falskt.
	Kopplingspunkt	Om du vill ansluta till en annan sida eller del av diagrammet och inte kan dra en linje kan du använda en cirkel märkt med en bokstav. Placera en annan cirkel med samma bokstav där flödet fortsätter.
	Sidkoppling	Visar att processen fortsätter på en annan sida. En bokstav eller ett sidnummer i formen visar vart du ska gå.
	Sammanslagning	Ett steg där två eller flera delprocesser slås samman till en.
	Delning	Visar när en process delas upp i olika, parallella riktningar.
	Eller	Representerar när en process grenar sig, vanligtvis i fler än två grenar.
	Sammankallning eller förgreningspunkt	När flera delprocesser slås samman till en enda process.

Symboler för indata och utdata

Symbol	Namn	Beskrivning
	Indata/utdata eller data	Representerar material eller information som kommer in i eller lämnar processen. Att ta emot en rapport är indata. Att generera en rapport är utdata.
	Dokument	Visar ett processteg som genererar ett dokument eller en rapport.
	Flera dokument	Ett processteg som skapar flera dokument eller rapporter.
	Skärmvisning	Ett steg som visar information för en person.
	Manuell inmatning	Representerar ett steg där en användare måste mata in information manuellt.

Symboler för fil- och informationslagring

Symbol	Namn	Beskrivning
	Symbol för lagrad data	Representerar ett steg i processen där data lagras.
	Databassymbol	En lista med information i en standardstruktur som gör det möjligt att söka och sortera.
	Symbol för direktåtkomstlagring	Representerar en hårddisk.
	Symbol för internminne	Används i programmering för att representera information som lagras i minnet i stället för i en fil.

Symboler för databehandling

Symbol	Namn	Beskrivning
	Symbol för sammanställning	Representerar en process som organiserar data eller material i ett standardformat.
	Symbol för sortering	Visar sortering av data, information och material i en förutbestämd ordning.

Typer av processkartor

Processkartläggning handlar om att kommunicera din process till andra. Med processkartor kan du skapa en starkare förståelse. De vanligaste typerna av processkartor är:

• Aktivitetsprocesskarta - Visar värdeskapande och icke värdeskapande aktiviteter i en process.
• Detaljerad processkarta - Ger en mycket mer ingående bild av varje steg i processen.
• Dokumentkarta - dokument är indata och utdata i en process.
• Översiktlig processkarta - Översiktlig bild av en process med samspel mellan leverantör, indata, process, utdata och kund. Kallas även SIPOC-diagram.
• Processkarta över nuläge och målbild - Visar nuvarande och/eller framtida processer för att peka ut områden som kan förbättras.
• Swimlane-karta (eller tvärfunktionell karta) - Fördelar delprocessernas ansvarsområden i processen mellan teammedlemmar eller avdelningar.
• Värdekedjediagram - Fristående rutor som representerar en mycket förenklad version av en process för snabb förståelse
• Värdeflödeskarta - en lean-metod som analyserar och förbättrar de processer som krävs för att tillverka en produkt eller tillhandahålla en tjänst till en kund.
• Arbetsflödesdiagram - en arbetsprocess som visas i ”flödesformat” utan symboler från Unified Modeling Language (UML).

Syftet med processkartläggning

Fördelar med processkartläggning

Processkartläggning lyfter fram slöseri, effektiviserar arbetsprocesser och bygger förståelse. Med processkartläggning kan du förmedla viktiga detaljer i en process visuellt i stället för att skriva långa instruktioner.

• Skapa och snabba på projektdesignen
• Ge effektiv visuell kommunikation av idéer, information och data
• Underlätta problemlösning och beslutsfattande
• Identifiera problem och möjliga lösningar
• Kan tas fram snabbt och kostnadseffektivt
• Visa processer uppdelade i steg och använd symboler som är lätta att följa
• Visa detaljerade kopplingar och sekvenser
• Visa en hel process från början till slut

Processkartor hjälper dig att förstå en process viktigaste egenskaper, så att du kan ta fram användbara data för problemlösning. Med processkartor kan du strategiskt ställa viktiga frågor som hjälper dig att förbättra vilken process som helst.

Handledning i processkartläggning

Så skapar du en processkarta

• Steg 1: Identifiera problemet:
  • Vilken process behöver visualiseras? Skriv dess titel överst i dokumentet.
• Steg 2: Brainstorma alla aktiviteter som ingår:
  • I det här skedet är det inte viktigt att ordna stegen i följd, men det kan hjälpa dig att komma ihåg vilka steg som behövs i din process. Bestäm vilken detaljnivå som ska ingå. Fastställ vem som gör vad och när det görs.
• Steg 3: Fastställ gränserna:
  • Var eller när startar processen?
  • Var eller när slutar processen?
• Steg 4: Bestäm stegen och deras ordning:
  • Det är bra att inleda beskrivningen med ett verb. Du kan visa antingen det övergripande flödet eller varje detaljerad åtgärd eller varje beslut.
• Steg 5: Rita grundläggande symboler för flödesschema:
  • Varje element i en processkarta representeras av en specifik symbol för flödesschema, och tillsammans utgör de symbolerna för processkartläggning:
    • Ovaler visar början eller slutet på en process.
    • Rektanglar visar en operation eller aktivitet som ska utföras.
    • Pilar visar flödets riktning.
    • Romber visar en punkt där ett beslut måste fattas. Pilar som går ut från en romb är vanligtvis märkta ja eller nej. Bara en pil går ut från en aktivitetsruta. Om fler behövs bör du förmodligen använda en beslutsromb.
    • Parallellogram visar indata eller utdata
• Steg 6: Slutför flödesschemat
  • Gå igenom flödesschemat med andra intressenter (teammedlemmar, medarbetare, arbetsledare, leverantörer, kunder osv.) för att säkerställa att alla är överens.
  • Se till att du har tagit med viktig information i diagrammet, till exempel titel och datum, så att det blir lätt att referera till.
  • Bra frågor att ställa:
    • Körs processen som den ska?
    • Kommer teammedlemmarna att följa den kartlagda processen?
    • Är alla överens om flödet i processkartan?
    • Är något överflödigt?
    • Saknas det några steg?