Это подробное руководство по составлению карт процессов содержит всё, что нужно знать о картах процессов, включая определения, преимущества, сценарии использования, обозначения, шаблоны, рекомендации, советы и инструкции о том, как использовать Lucidchart для создания профессиональной карты процессов.
Что такое карта процессов
Карта процессов — это инструмент планирования и управления, который визуально описывает рабочий процесс и показывает серию событий, приводящих к конечному результату. Они также известны под другими названиями — например, блок-схемы, блок-схемы процессов, схемы процессов, функциональные схемы процессов, функциональные блок-схемы, модели процессов, диаграммы потока работ, схемы рабочих потоков, схемы технологических процессов. Эти схемы показывают, кто и что участвует в процессе, и могут пригодиться в любой организации, так как позволяют выявлять области, где требуется дальнейшая работа.
Основы работы в Lucidchart за 3 минуты
- Создайте свою первую диаграмму из шаблона, пустого холста или импортированного документа.
- Добавьте текст, фигуры и линии, чтобы настроить свою диаграмму.
- Узнай, как настраивать стиль и форматирование.
- Ищите нужные функции с помощью поиска.
- Пригласите коллег для совместной работы на общей диаграмме.
Основы работы в Lucidchart менее чем за 5 минут
Символы карт процессов
Многие из этих символов для карт процессов лучше всего использовать только в очень узкопрофильных технических ситуациях, когда все коллеги понимают используемые обозначения. Для отображения обычных процессов отлично подойдут базовые фигуры блок-схем, такие как символы процессов и операций. Также нелишним будет включить в схему легенду (описание обозначений) и следовать стандартным рекомендациям по составлению блок-схем.
Символы процессов и операций
| Символ | Название | Описание |
|---|---|---|
| Процесс |
Наиболее часто используемая фигура для построения блок-схем. Символизирует действие, задачу или операцию, требующую выполнения. |
| Подпрограмма |
Отображает серию действий, связанных с задачей, которая, в свою очередь, входит в состав более крупного процесса. Наличие подпрограммы может указывать на то, что более масштабный процесс уже представлен в отдельной блок-схеме, к которой можно обратиться за дополнительной информацией. |
| Альтернативный процесс | Альтернатива обычному процессу. Соединение альтернативного процесса с другими объектами, как правило, происходит с помощью пунктирной линии. |
| Задержка | Символизирует промедление или период ожидания в процессе. |
| Подготовка | Этап подготовки к выполнению другого шага в рамках процесса. |
| Ручной цикл | Последовательность команд, которая будет повторяться, пока ее не остановят вручную. |
| Граница цикла | Место, где останавливается цикл. |
Символы управления потоком
| Символ | Название | Описание |
|---|---|---|
| Стрелка | Стрелки указывают, в каком направлении следует «читать» блок-схему (как правило, сверху вниз и/или слева направо). |
| Начало/конец | Символизирует точку начала или окончания блок-схемы. Обычно в блок-схеме имеется только одна начальная точка, зато конечных точек может быть несколько. |
| Решение | Точка, где необходимо принять решение. Исходящие из нее стрелки обычно носят пометки «да», «нет», «истина» или «ложь». |
| Соединитель | Изображается в виде круга с буквой и применяется там, где нужно соединить элементы, расположенные на разных страницах или в разных частях карты, но при этом воспользоваться соединительными линиями невозможно. Чтобы показать продолжение потока, поставьте еще один круг с той же буквой в необходимом участке схемы. |
| Межстраничный соединитель |
Говорит о том, что процесс продолжается за пределами страницы. Где именно, указано внутри фигуры с помощью буквы или номера страницы. |
| Слияние | Шаг, на котором два или более подпроцесса объединяются в один. |
| Выделение | Указывает, где процесс разветвляется на два разных параллельных направления. |
| Или | Сигнализирует о разделении процесса, как правило, на более, чем две ветви. |
| Объединение | Указывает, что несколько подпроцессов объединяются в один процесс. |
Символы ввода и вывода
| Символ | Название | Описание |
|---|---|---|
| Ввод/вывод данных | Символизирует информацию и иные материалы, которые поступают в процесс или покидают его. Например, получение отчета — ввод данных, а составление отчета — вывод. |
| Документ | Этап процесса, на котором составляется документ или отчет. |
| Документы | Этап процесса, на котором составляется несколько документов или отчетов. |
| Вывод на экран | Этап процесса, на котором информация представляется вниманию определенного лица. |
| Ручной ввод | Символизирует шаг, где требуется ручной ввод информации. |
Символы файлов и пунктов хранения информации
| Символ | Название | Описание |
|---|---|---|
| Хранимые данные | Этап процесса, где осуществляется хранение информации. |
| База данных | Набор данных с упорядоченной структурой, позволяющей выполнить поиск и упорядочить данные. |
| Хранилище данных с прямым доступом | Жесткий диск. |
| Внутреннее хранилище данных | Используется в программировании для обозначения информации, хранимой в памяти вместо файла. |
Символы обработки данных
| Символ | Название | Описание |
| Группировка | Процесс организации данных или материалов в стандартный формат. |
| Сортировка | Сортировка информации и других материалов в заранее заданном порядке. |
Типы карт процессов
Главная задача схемы рабочего процесса — рассказать об устройстве определенного процесса другим людям. Грамотно составленная схема поможет не только увидеть, но и понять конкретный процесс. Вот наиболее распространенные разновидности схем рабочих процессов:
- Карта активности: показывает, какие виды деятельности, участвующие в процессе, создают добавленную стоимость, а какие — нет.
- Подробная карта процесса — обеспечивает гораздо более детальный обзор каждого этапа процесса.
- Карта документооборота — представляет документацию с точки зрения ввода и вывода информации.
- Высокоуровневая карта процессов — высокоуровневое представление процесса, включающего взаимодействие между поставщиком, входом, процессом, выходом и клиентом. Также называется диаграммой SIPOC.
- Реалистичная карта процесса — отражает текущее и/или будущее состояние процесса с целью выявить области, где его необходимо доработать.
- Карта с дорожками (или кросс-функциональная карта) — разделяет обязанности по подпроцессам между членами команды или отделами.
- Цепочка добавленной стоимости — состоит из блоков без соединительных линий и представляет собой крайне упрощенную версию схемы процесса для быстрого ознакомления
- Карта потока создания ценности — опирается на технику бережливого производства, которая направлена на анализ и усовершенствование процессов, необходимых для создания товара или предоставления услуги потребителю.
- Диаграмма потока работ — рабочий процесс, представленный в формате «потока», который не использует символы унифицированного языка моделирования (UML).
Цель составления карты процессов
Главная цель схематизации процессов — помочь коммерческой или другой организации повысить эффективность. Карты процессов упрощают общение внутри организации, позволяя глубже анализировать и лучше документировать процессы, а также проводить мозговые штурмы по их усовершенствованию. Карты процессов также показывают, где кроются слабые места, повторяются одни и тех же задачи и создаются задержки. С их помощью можно определить, где лежат границы процессов, кто несет ответственность за работу, какие обязанности входят в различные должности и как повысить эффективность или замерить показатели процессов.
- повысить понимание процесса;
- проанализировать способы усовершенствования процесса;
- наглядно показать устройство процесса;
- упростить общение между сотрудниками, задействованными в одном и том же процессе;
- эффективно задокументировать процесс;
- планировать проекты.
Преимущества схем рабочих процессов
Карты процессов помогают выявить пустую трату ресурсов, а также оптимизировать рабочие операции и лучше разобраться в их устройстве. С их помощью вы сможете наглядно объяснить важнейшие детали процесса вместо того, чтобы составлять длинные текстовые инструкции.
- формируют и ускоряют разработку проектов;
- обеспечивают эффективный наглядный способ передачи идей и информации;
- помогают устранять проблемы и принимать решения;
- позволяют выявлять проблемы и возможные пути их решения;
- просты и экономичны в создании;
- позволяют разложить процессы на отдельные шаги с применением легко понятных символов;
- подробно демонстрируют связи и последствия;
- показывают весь процесс от начала до конца.
Карты процессов позволяют разобраться в ключевых характеристиках процесса и собрать полезную информацию, которая затем пригодится вам в решении проблем. С их помощью вы сможете правильно поставить стратегически важные вопросы, которые помогут усовершенствовать любой процесс.
Урок по составлению карты процессов
Руководство по составлению карт процессов в Lucidchart
Как создать карту процессов
- Шаг 1. Определитесь с центральной проблемой.
- Какой процесс требуется представить наглядно? Ответ на этот вопрос и будет названием карты, которое помещается вверху документа.
- Шаг 2. Проведите мозговой штурм всех действий, вовлеченных в процесс.
- На этом этапе последовательность действий не имеет значения, однако полный список поможет вам не упустить из виду ни одного этапа. При этом важно заранее выбрать желаемый уровень детализации. Также рекомендуем указать, кто отвечает за работу и к какому сроку она должна быть выполнена.
- Шаг 3. Определите границы.
- Когда или с чего начинается процесс?
- Когда или чем он заканчивается?
- Шаг 4. Определите этапы и их последовательность.
- Описание этапа удобнее всего начать с глагола. На карте можно изобразить общий поток шагов либо детальную последовательность всех действий и решений.
- Шаг 5. Начните с базовых фигур.
- Каждый элемент карты процесса обозначается специальной фигурой для блок-схем. В базовый набор символов для карт процессов входят:
- Овалы — начало или окончание процесса
- Прямоугольники — операция или действие, которое подлежит выполнению
- Стрелки — указатели направления потока
- Ромбы — точки принятия решений.Исходящие из них стрелки обычно носят пометку «да» или «нет». Из блока «действие» выходит только одна стрелка. Если ее недостаточно, возможно, целесообразнее воспользоваться ромбом решения.
- Параллелограммы показывают входы или выходы
- Каждый элемент карты процесса обозначается специальной фигурой для блок-схем. В базовый набор символов для карт процессов входят:
- Шаг 6. Внесите последние штрихи
- Проанализируйте полученную карту вместе с другими заинтересованными лицами (членами команды, сотрудниками, заведующими, поставщиками, клиентами и так далее), чтобы убедиться, что все согласны с вашим вариантом.
- Не забывайте сопроводить карту важной информацией, включая название и время создания. Эти подробности пригодятся вам в дальнейшей работе.
- Не помешает задать себе следующие вопросы:
- Правильно ли устроен процесс?
- Будут ли участники команды следовать процессу на карте?
- Все ли согласны с моей версией карты процесса?
- Если ли на карте лишняя информация?
- Все ли этапы указаны на карте?
Все, что нужно для создания диаграмм
Создавайте стильные профессиональные схемы бесплатно в Lucidchart. Над чем бы вы ни работали, у нас найдутся подходящие инструменты для схематизации вашего проекта. Регистрируйтесь и начните создавать диаграммы уже сегодня!
Бесплатная регистрация
