プロセスマップとは？作り方・基本記号とテンプレート

このプロセスマッピング包括ガイドでは、プロセスマップの定義、メリット、活用事例、記号、テンプレート、ベストプラクティスから、Lucidchart を使って本格的なプロセスマップを作成する方法まで、必要な情報を網羅して解説します。

プロセスマッピングの目的

プロセスマップとは

プロセスマップは、業務の流れを視覚的に説明し、最終的な成果を生み出す一連のイベントを示す計画・管理ツールです。プロセスマップは、フローチャート、プロセスフローチャート、プロセスチャート、機能プロセスチャート、機能フローチャート、プロセスモデル、業務フロー図、ビジネスフロー図、プロセスフロー図とも呼ばれます。プロセスに誰がどのように関わっているかを示し、あらゆる企業や組織で活用でき、プロセス内で改善すべき領域を明らかにします。

プロセスマッピングの記号

これらのプロセスマッピング記号の多くは、使用される記号を参加者全員が理解している特定の専門的な状況での使用に適しています。一般的なプロセスマッピングでは、処理や操作の記号のような基本的なフローチャートの図形が最適です。また、フローチャートを作成する際は、凡例を記載し、ベストプラクティスに従うことをおすすめします。

処理および操作の記号

記号	名称	説明
	処理	最も頻繁に使用されるフローチャートの図形で、実行すべきアクション、タスク、または操作を示します。
	サブルーチン	タスクに関連する一連のアクションを示します。タスク自体はより大きなプロセスの一部です。また、参照可能な大規模プロセスのフローチャートがすでに存在していることを意味する場合もあります。
	代替プロセス	通常のプロセスステップの代替手段。代替プロセス記号に接続する線は通常、破線で表されます。
	遅延	プロセスにおける待機期間または遅延を表します。
	準備	プロセス内の別のステップをセットアップする準備ステップ。
	手動ループ	手動で停止するまで連続して繰り返される一連のコマンド。
	ループ限界	ループが停止するポイント。

分岐およびフロー制御の記号

記号	名称	説明
	矢印	矢印は、フローチャートを読み進める方向を示します（通常は上から下、または左から右）。
	端子	フローチャートの開始点と終了点を表します。通常、フローチャートの開始点は1つですが、終了点は複数存在する場合があります。
	判断	判断を下す必要があるポイント。判断の図形から伸びる矢印には通常、「はい」「いいえ」または「true」「false」のラベルが付けられます。
	結合子	線の描画が難しい場合に、チャートの別のページやセクションに接続するために文字ラベル付きの円を使用できます。フローが続く場所に同じ文字の別の円を配置します。
	ページ外結合子	プロセスが別のページに続くことを示します。図形内の文字またはページ番号が進むべき場所を示します。
	結合	2つ以上のサブプロセスが合流して1つになるステップ。
	抽出	プロセスが異なる並行する方向に分岐するタイミングを示します。
	論理和（Or）	プロセスが分岐するタイミングを表します（通常は3つ以上の分岐）。
	統合または結合	複数のサブプロセスが単一のプロセスに合流するタイミング。

入出力記号

記号	名称	説明
	データ／入出力	プロセスに出入りする材料や情報を表します。レポートの受領は入力、レポートの作成は出力にあたります。
	書類	ドキュメントやレポートを生成するプロセスステップを示します。
	複数書類	複数のドキュメントやレポートを生成するプロセスステップ。
	表示	ユーザーに情報を表示するステップ。
	手動入力	ユーザーが手作業で情報を入力する必要があるステップを表します。

ファイルおよび情報ストレージ記号

記号	名称	説明
	記憶データ記号	データが保存されるプロセス内のステップを表します。
	データベース記号	検索や並べ替えが可能な標準構造を持つ情報のリスト。
	直接アクセス記憶記号	ハードドライブを表します。
	内部記憶記号	プログラミングにおいて、ファイルではなくメモリに保存された情報を表すために使用されます。

データ処理記号

記号	名称	説明
	照合記号	データや資料を標準的なフォーマットに整理するプロセスを表します。
	並べ替え記号	データ、情報、資料をあらかじめ決められた順序に並べ替えることを示します。

プロセスマップの作り方

• ステップ 1：課題の特定：

  • 可視化が必要なプロセスは何ですか？ドキュメントの最上部にそのタイトルを入力します。

• ステップ 2：関連するすべてのアクティビティのブレインストーミング：

  • 現時点ではステップの順序付けは重要ではありませんが、プロセスに必要なステップを思い出すのに役立ちます。どの程度の詳細を含めるかを決定し、誰が何をいつ行うかを明確にします。

• ステップ 3：境界線の把握：

  • プロセスはどこで、あるいはいつ始まりますか？

  • プロセスはどこで、あるいはいつ終了しますか？

• ステップ 4：ステップの決定と順序付け：

  • 動詞から説明を始めると分かりやすくなります。大まかなフローを示すことも、すべての詳細なアクションや判断を示すこともできます。

• ステップ 5：基本的なフローチャート記号の描画：

  • プロセスマップ内の各要素は特定のフローチャート記号で表され、これらが合わさってプロセスマッピング記号を構成します：

    • 楕円：プロセスの開始または終了を示します。

    • 長方形：実行すべき操作やアクティビティを示します。

    • 矢印：フローの方向を表します。

    • ひし形：判断を下す必要があるポイントを示します。ひし形から出る矢印には通常、「はい」または「いいえ」のラベルを付けます。アクティビティボックスから出る矢印は1本のみです。それ以上必要な場合は、判断のひし形を使用することをおすすめします。

    • 平行四辺形：入力または出力を示します。

• ステップ 6：プロセスフローチャートの完成

  • 他の関係者（チームメンバー、作業担当者、管理者、サプライヤー、顧客など）とフローチャートをレビューし、全員の合意を確認します。

  • 参照しやすいように、タイトルや日付など、図の重要な情報を必ず記載してください。

  • 確認すべき有用な質問：

    • プロセスは本来あるべき形で実行されていますか？

    • チームメンバーは図式化されたプロセスに従いますか？

    • 全員がプロセスマップのフローに合意していますか？

    • 重複している部分はありませんか？

    • 抜け落ちているステップはありませんか？

プロセスマップの種類

プロセスマッピングとは、業務プロセスを他者に伝えるための手法です。プロセスマップを活用することで、理解をより深めることができます。最も一般的なプロセスマップの種類は以下の通りです：

• アクティビティプロセスマップ：プロセスにおける付加価値アクティビティと非付加価値アクティビティを表します。
• 詳細プロセスマップ：プロセス内の各ステップをより詳細に示します。
• ドキュメントマップ：プロセスにおける入力と出力がドキュメントとなります。
• ハイレベルプロセスマップ：サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客間の相互作用を含むプロセスの大枠を表します。SIPOC 図とも呼ばれます。
• レンダリングプロセスマップ：現状や将来のプロセスを表し、プロセス改善の領域を示します。
• スイムレーン（または部門横断）マップ：チームメンバーや部門ごとのプロセス内のサブプロセスの責任範囲を分割して示します。
• 付加価値連鎖図：迅速な理解のために、接続線を用いずにプロセスを非常に簡略化して表したボックス。
• バリューストリームマップ：製品の製造や顧客へのサービス提供に必要なプロセスを分析・改善するリーンマネジメントの手法。
• 業務フロー図：統一モデリング言語（UML）記号を使用せず、「フロー」形式で表した業務プロセス。

プロセスマッピングのメリット

プロセスマッピングは、無駄を浮き彫りにし、業務プロセスを効率化して、共通理解を構築します。膨大な指示書を作成することなく、プロセスの重要な詳細を視覚的に伝えることができます。

• プロジェクト設計の作成と迅速化
• アイデア、情報、データの効果的な視覚的伝達
• 問題解決と意思決定の支援
• 問題と潜在的な解決策の特定
• 迅速かつ経済的に作成可能
• 理解しやすい記号を用いてプロセスをステップごとに分解して表示
• 詳細な接続と順序の可視化
• 最初から最後までのプロセス全体を俯瞰

プロセスマップを活用することで、プロセスの重要な特性を理解し、問題解決に役立つ有用なデータを生み出すことができます。また、プロセスマップによって戦略的かつ重要な問いを投げかけ、あらゆるプロセスの改善につなげることが可能になります。

プロセスマッピングのチュートリアル

4分でマスターする Lucidchart の基本

• テンプレートや空白のキャンバスから最初の図を作成するか、ドキュメントをインポートします。

• テキスト、図形、線を追加して図をカスタマイズします。

• スタイルや書式の設定方法を確認します。

• 機能検索で必要な機能を見つけます。

• 図をチームと共有して共同作業を開始します。