Przewodnik po mapowaniu procesów

Ten obszerny przewodnik po mapowaniu procesów zawiera wszystko, co warto wiedzieć o mapach procesów: definicje, korzyści, przypadki użycia, symbole, szablony, najlepsze praktyki oraz wskazówki, jak w Lucidchart stworzyć profesjonalną mapę procesu.

Czym jest mapa procesu

Mapa procesu to narzędzie do planowania i zarządzania, które wizualnie opisuje przepływ pracy i przedstawia ciąg zdarzeń prowadzących do końcowego rezultatu. Mapa procesu bywa nazywana również flowchartem, schematem blokowym procesu, wykresem procesu, funkcjonalnym wykresem procesu, funkcjonalnym schematem blokowym, modelem procesu, diagramem przepływu pracy, diagramem przepływu procesów biznesowych lub diagramem przepływu procesu. Pokazuje, kto i co uczestniczy w procesie, może być wykorzystywana w każdej firmie i organizacji oraz pozwala wskazać obszary wymagające usprawnienia.

Poznaj podstawy Lucidchart w 3 minuty

• Utwórz swój pierwszy diagram na podstawie szablonu lub pustego obszaru roboczego albo zaimportuj dokument.
• Dodaj tekst, kształty i linie, aby dostosować diagram.
• Dowiedz się, jak zmieniać style i formatowanie.
• Szybko znajdź potrzebne narzędzia dzięki funkcji Feature Find.
• Udostępnij diagram zespołowi, aby rozpocząć współpracę.

Symbole stosowane w mapowaniu procesów

Wiele z tych symboli najlepiej stosować wyłącznie w bardzo specyficznych sytuacjach technicznych, w których wszyscy uczestnicy rozumieją używane oznaczenia. W standardowym mapowaniu procesów doskonale sprawdzą się podstawowe kształty flowchartu, takie jak symbole procesu i operacji. Warto także dodać legendę symboli i stosować najlepsze praktyki podczas tworzenia schematu blokowego.

Symbole procesów i operacji

Symbol	Nazwa	Opis
	Proces	Najczęściej używany kształt we flowchartach, który przedstawia działanie, zadanie lub operację do wykonania.
	Podproces	Przedstawia ciąg działań związanych z zadaniem, które samo jest częścią większego procesu. Może też oznaczać, że istnieje już flowchart dla całego procesu, który można wykorzystać jako punkt odniesienia.
	Proces alternatywny	Alternatywa dla standardowego kroku procesu. Linie łączące się z symbolem procesu alternatywnego są zazwyczaj przerywane.
	Opóźnienie	Oznacza okres oczekiwania lub opóźnienie w procesie.
	Przygotowanie	Krok przygotowawczy, który poprzedza kolejny krok procesu.
	Pętla ręczna	Sekwencja poleceń powtarzana w sposób ciągły, dopóki nie zostanie zatrzymana ręcznie.
	Ograniczenie pętli	Punkt, w którym pętla się kończy.

Symbole rozgałęzień i sterowania przepływem

Symbol	Nazwa	Opis
	Strzałka	Strzałki wskazują kierunek, w którym należy czytać flowchart (zwykle od góry do dołu i/lub od lewej do prawej).
	Terminator	Oznacza punkty wejścia i wyjścia flowchartu. Zazwyczaj schemat blokowy ma tylko jeden punkt początkowy, ale może mieć kilka punktów końcowych.
	Decyzja	Punkt, w którym należy podjąć decyzję. Strzałki wychodzące z symbolu decyzji są zazwyczaj opisane jako „tak”, „nie”, „prawda” lub „fałsz”.
	Łącznik	Jeśli chcesz połączyć się z inną stroną lub sekcją wykresu i nie możesz poprowadzić linii, użyj koła oznaczonego literą. Umieść kolejne koło z tą samą literą w miejscu, w którym przepływ jest kontynuowany.
	Łącznik międzystronicowy	Wskazuje, że proces jest kontynuowany na innej stronie. Litera lub numer strony w symbolu informuje, dokąd przejść.
	Scalenie	Krok, w którym dwa lub więcej podprocesów łączy się w jeden.
	Wyodrębnienie	Pokazuje moment, w którym proces rozdziela się na różne, równoległe ścieżki.
	Lub	Oznacza rozgałęzienie procesu, zazwyczaj na więcej niż dwie ścieżki.
	Węzeł sumujący lub połączenie	Sytuacja, w której wiele podprocesów łączy się w jeden proces.

Symbole danych wejściowych i wyjściowych

Symbol	Nazwa	Opis
	Dane wejściowe/wyjściowe	Oznacza materiał lub informacje wchodzące do procesu bądź z niego wychodzące. Otrzymanie raportu to dane wejściowe, a wygenerowanie raportu to dane wyjściowe.
	Dokument	Wskazuje krok procesu, w którym powstaje dokument lub raport.
	Wiele dokumentów	Krok procesu, w którym powstaje wiele dokumentów lub raportów.
	Wyświetlanie	Krok, w którym informacje są wyświetlane użytkownikowi.
	Wprowadzanie ręczne	Oznacza krok, w którym użytkownik musi ręcznie wprowadzić informacje.

Symbole przechowywania plików i informacji

Symbol	Nazwa	Opis
	Symbol przechowywanych danych	Oznacza krok procesu, w którym dane są zapisywane.
	Symbol bazy danych	Zbiór informacji o ustandaryzowanej strukturze, który umożliwia wyszukiwanie i sortowanie.
	Symbol pamięci o dostępie bezpośrednim	Oznacza dysk twardy.
	Symbol pamięci wewnętrznej	Stosowany w programowaniu do oznaczania informacji przechowywanych w pamięci, a nie w pliku.

Symbole przetwarzania danych

Symbol	Nazwa	Opis
	Symbol zestawiania	Oznacza proces, który porządkuje dane lub materiały w standardowym formacie.
	Symbol sortowania	Wskazuje sortowanie danych, informacji i materiałów w z góry określonej kolejności.

Rodzaje map procesów

Mapowanie procesów służy do przekazywania informacji o procesie innym osobom. Mapy procesów pomagają lepiej zrozumieć dany proces. Najczęściej stosowane rodzaje map procesów to:

• Mapa działań procesu – przedstawia działania dodające wartość i niedodające wartości w procesie.
• Szczegółowa mapa procesu – pokazuje znacznie dokładniej każdy krok procesu.
• Mapa dokumentów – dokumenty stanowią dane wejściowe i wyjściowe procesu.
• Mapa procesu wysokiego poziomu – ogólne przedstawienie procesu obejmującego interakcje między dostawcą, danymi wejściowymi, procesem, wynikami i klientem. Nazywana również diagramem SIPOC.
• Mapa procesu typu rendered – przedstawia procesy w stanie obecnym lub przyszłym, aby wskazać obszary do usprawnienia.
• Mapa typu swimlane (międzyfunkcyjna) – rozdziela odpowiedzialność za podprocesy w ramach procesu pomiędzy członków zespołu lub działy.
• Diagram łańcucha wartości dodanej – niepołączone ze sobą prostokąty, które przedstawiają bardzo uproszczoną wersję procesu, umożliwiającą szybkie zrozumienie
• Mapa strumienia wartości – technika zarządzania odchudzonego (lean), która służy do analizy i usprawniania procesów niezbędnych do wytworzenia produktu lub świadczenia usługi na rzecz klienta.
• Diagram przepływu pracy – proces pracy przedstawiony w formie „przepływu”, w którym nie używa się symboli języka UML (Unified Modeling Language).

Cel mapowania procesów

Korzyści z mapowania procesów

Mapowanie procesów uwidacznia marnotrawstwo, usprawnia procesy pracy i ułatwia ich zrozumienie. Dzięki mapowaniu możesz wizualnie przekazać kluczowe szczegóły procesu, zamiast pisać obszerne instrukcje.

• Tworzenie i przyspieszanie projektowania przedsięwzięć
• Skuteczna wizualna komunikacja pomysłów, informacji i danych
• Wsparcie w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji
• Identyfikowanie problemów i możliwych rozwiązań
• Szybkie i ekonomiczne tworzenie map
• Przedstawianie procesów podzielonych na kroki z użyciem łatwych do zrozumienia symboli
• Pokazywanie szczegółowych powiązań i kolejności działań
• Przedstawianie całego procesu od początku do końca

Mapy procesów pomagają zrozumieć najważniejsze cechy procesu, co pozwala uzyskać przydatne dane do rozwiązywania problemów. Dzięki nim możesz w przemyślany sposób zadawać kluczowe pytania, które pomogą usprawnić każdy proces.

Samouczek mapowania procesów

Jak stworzyć mapę procesu

• Krok 1: Określ problem:
  • Jaki proces wymaga zwizualizowania? Wpisz jego nazwę na górze dokumentu.
• Krok 2: Zbierz pomysły na wszystkie działania, które będą w nim uwzględnione:
  • Na tym etapie ustalanie kolejności kroków nie jest istotne, ale może pomóc Ci przypomnieć sobie etapy potrzebne w Twoim procesie. Zdecyduj, jaki poziom szczegółowości uwzględnić. Ustal, kto co robi i kiedy.
• Krok 3: Wyznacz granice:
  • Gdzie lub kiedy proces się zaczyna?
  • Gdzie lub kiedy proces się kończy?
• Krok 4: Ustal kroki i ich kolejność:
  • Warto zaczynać opis od czasownika. Możesz przedstawić ogólny przepływ albo każde szczegółowe działanie lub decyzję.
• Krok 5: Narysuj podstawowe symbole flowchartu:
  • Każdy element mapy procesu jest reprezentowany przez określony symbol flowchartu, a razem tworzą one symbole stosowane w mapowaniu procesów:
    • Owale oznaczają początek lub koniec procesu.
    • Prostokąty oznaczają operację lub działanie, które należy wykonać.
    • Strzałki wskazują kierunek przepływu.
    • Romby oznaczają punkt, w którym należy podjąć decyzję. Strzałki wychodzące z rombu są zazwyczaj opisane jako „tak” lub „nie”. Z prostokąta działania wychodzi tylko jedna strzałka. Jeśli potrzeba więcej, prawdopodobnie należy użyć rombu decyzyjnego.
    • Równoległoboki oznaczają dane wejściowe lub wyjściowe
• Krok 6: Sfinalizuj schemat blokowy procesu
  • Omów flowchart z innymi interesariuszami (członkami zespołu, pracownikami, przełożonymi, dostawcami, klientami itp.), aby upewnić się, że wszyscy się z nim zgadzają.
  • Upewnij się, że uwzględniono ważne informacje, takie jak tytuł i data, które ułatwią korzystanie z mapy w przyszłości.
  • Pytania, które warto sobie zadać:
    • Czy proces przebiega tak, jak powinien?
    • Czy członkowie zespołu będą postępować zgodnie z opisanym procesem?
    • Czy wszyscy zgadzają się z przepływem na mapie procesu?
    • Czy coś jest zbędne?
    • Czy brakuje jakichś kroków?