Guida alla mappatura dei processi

Questa guida completa alla mappatura dei processi offre tutto quello che devi sapere sulle mappe di processo, inclusi definizioni, benefici, casi d'uso, simboli, modelli, best practice e come utilizzare Lucidchart per creare una mappa di processo professionale.

Che cos'è una mappa di processo

Una mappa di processo è uno strumento di pianificazione e gestione che descrive visivamente il flusso di lavoro e mostra una serie di eventi che producono un risultato finale. Una mappa di processo prende anche il nome di diagramma di flusso, diagramma di flusso di processo, diagramma di processo, diagramma di processo funzionale, diagramma di flusso funzionale, modello di processo, diagramma del flusso di lavoro, diagramma di flusso aziendale o diagramma di flusso di processo.. Mostra chi e che cosa è coinvolto in un processo, può essere utilizzato in qualsiasi organizzazione o azienda e può rivelare le aree di miglioramento di un processo.

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• Condividi il diagramma con il tuo team per iniziare a collaborare.

Simboli di mappatura dei processi

Numerosi di questi simboli di mappatura dei processi sono da utilizzare preferibilmente solo in situazioni tecniche molto specifiche in cui tutti i partecipanti conoscono i simboli utilizzati. Per una mappatura dei processi standard, le forme dei diagrammi di flusso di base come i simboli dei processi e delle operazioni sono la scelta ideale. Una buona idea consiste nell'includere una legenda dei simboli e utilizzare le best practice nella creazione di un diagramma di flusso.

Simboli di processi e operazioni

Simbolo	Nome	Descrizione
	Processo	La forma del diagramma di flusso utilizzata più frequentemente mostra un'azione, un'attività o un'operazione che deve essere eseguita.
	Subroutine	Mostra una serie di azioni correlate a un'attività, che a sua volta fa parte di un processo più ampio. Può anche significare che esiste già un diagramma di flusso per il processo più ampio che può essere utilizzato come riferimento.
	Processo alternativo	Un'alternativa alla fase standard del processo. Le linee che si collegano con il simbolo di processo alternativo sono generalmente tratteggiate.
	Ritardo	Rappresenta un periodo di attesa o un ritardo nel processo.
	Preparazione	Una fase preparatoria che imposta un'altra fase nel processo.
	Loop manuale	Una sequenza di comandi che si ripete costantemente fino all'arresto manuale.
	Limite di loop	Il punto in cui si arresta un loop.

Diramazione e controllo dei simboli di flusso

Simbolo	Nome	Descrizione
	Freccia	Le frecce indicano la direzione in cui leggere il diagramma di flusso (di solito dall'alto verso il basso e/o da sinistra a destra).
	Terminatore	Rappresenta i punti di entrata e di uscita del diagramma di flusso. Di solito, un diagramma di flusso ha solo un punto di inizio ma può avere svariati punti di fine.
	Decisione	Il punto in cui deve essere presa una decisione. Le frecce che partono dalla forma della decisione sono generalmente contrassegnate con sì, no, vero o falso.
	Connettore	Per connetterti a pagine o sezioni diverse del grafico, e se non puoi disegnare una linea, puoi utilizzare un cerchio etichettato con una lettera. Posiziona un altro cerchio con la stessa lettera dove continua il flusso.
	Connettore fuori pagina	Indica che il processo continua fuori dalla pagina. Un numero di pagina o lettera nella forma ti indica dove andare.
	Unisci	Una fase in cui due o più sottoprocessi si uniscono e diventano uno solo.
	Estrai	Mostra quando un processo si divide in direzioni diverse ma parallele.
	Oppure	Rappresenta il punto in cui un processo si dirama, in genere in almeno due rami.
	Raccolta o collegamento	Quando più sottoprocessi si uniscono in un singolo processo.

Simboli di input e output

Simbolo	Nome	Descrizione
	Input/output o dati	Rappresenta materiale o informazioni che entrano o escono dal processo. La ricezione di un report è un input. La generazione di un report è un output.
	Documento	Indica una fase del processo che genera un documento o un report.
	Più documenti	Una fase del processo che produce più documenti o report.
	Visualizzazione	Una fase in cui vengono visualizzate le informazioni a una persona.
	Input manuale	Rappresenta una fase in cui un utente deve inserire manualmente le informazioni.

Simboli di archiviazione di file e informazioni

Simbolo	Nome	Descrizione
	Simbolo dei dati archiviati	Rappresenta una fase del processo in cui vengono archiviati i dati.
	Simbolo del database	Un elenco di informazioni con una struttura standard che consente la ricerca e l'ordinamento.
	Simbolo di archiviazione ad accesso diretto	Rappresenta un disco rigido.
	Simbolo di archiviazione interna	Utilizzato nella programmazione per rappresentare le informazioni archiviate nella memoria, anziché su un file.

Simboli di elaborazione dei dati

Simbolo	Nome	Descrizione
	Simbolo di fascicolazione	Rappresenta un processo che organizza dati o materiali in un formato standard.
	Simbolo di ordinamento	Indica l'ordinamento di dati, informazioni e materiali in un ordine prestabilito.

Tipi di mappe di processi

La mappatura dei processi serve a comunicare il tuo processo ad altri. Con le mappe dei processi puoi raggiungere un livello di conoscenza più approfondito. I tipi più comuni di mappe di processo includono:

• Mappa di processo delle attività: rappresenta le attività a valore aggiunto e senza valore aggiunto in un processo.
• Mappa dettagliata del processo: fornisce una visione molto più dettagliata di ogni passaggio del processo.
• Mappa dei documenti: i documenti sono gli input e gli output di un processo.
• Mappa di processo di alto livello - Rappresentazione di alto livello di un processo che comprende interazioni tra fornitore, input, processo, output e cliente. Chiamato anche diagramma SIPOC.
• Mappa di processo renderizzata: rappresenta lo stato attuale e/o i processi di stato futuri per mostrare le aree del processo che possono essere migliorate. 
• Mappa swimlane (o interfunzionale) - Separa le responsabilità dei sottoprocessi nel processo tra i membri del team o i reparti.
• Diagramma a catena a valore aggiunto: Caselle non connesse che rappresentano una versione molto semplificata di un processo per una comprensione rapida
• Mappa del flusso di valore: Una tecnica di gestione snella che analizza e migliora i processi necessari per realizzare un prodotto o per offrire un servizio a un cliente.
• Diagramma del work flow - Un processo di lavoro mostrato in formato di "flusso" che non utilizza i simboli UML (Unified Modeling Language).

Scopo della mappatura dei processi

Vantaggi nella mappatura dei processi

La mappatura dei processi mette in evidenza gli sprechi, semplifica i processi di lavoro e facilita la comprensione. La mappatura dei processi ti consente di comunicare visivamente i dettagli importanti di un processo, anziché dover scrivere in dettaglio le indicazioni.

• Crea e accelera lo sviluppo del progetto
• Offri una comunicazione visiva efficace di idee, informazioni e dati
• Aiuta nella risoluzione dei problemi e nei processi decisionali
• Individua i problemi e le possibili soluzioni
• Può essere creato in modo rapido ed economico
• Mostra i processi suddivisi in fasi e utilizza simboli facili da seguire
• Mostra connessioni e sequenze dettagliate
• Mostra un intero processo dall'inizio alla fine

Le mappe dei processi ti aiutano a conoscere le caratteristiche importanti di un processo, consentendoti di produrre dati pertinenti da utilizzare nella risoluzione dei problemi. Le mappe dei processi ti consentono di porre strategicamente domande importanti che ti aiutano a migliorare qualsiasi processo.

Tutorial sulla mappatura dei processi

Come creare una mappa di processo

• Fase 1: individua il problema:
  • Qual è il processo che deve essere visualizzato? Digita il titolo nella parte superiore del documento.
• Fase 2: brainstorming di tutte le attività che saranno coinvolte
  • A questo punto, mettere in sequenza le fasi non è importante, ma può aiutarti a ricordare i passaggi necessari per il processo. Decidi quale livello di dettaglio includere. Stabilisci chi fa cosa e quando.
• Fase 3: stabilisci i confini
  • Dove o quando inizia il processo?
  • Dove o quando si interrompe il processo?
• Fase 4: stabilisci e metti in sequenza le fasi
  • È utile che la descrizione abbia inizio con un verbo. Puoi anche mostrare il flusso generale oppure ogni azione o decisione dettagliata.
• Fase 5: disegna i simboli del diagramma di flusso di base
  • Ogni elemento in una mappa di processo è rappresentato da uno specifico simbolo del diagramma di flusso, che insieme rappresentano i simboli della mappatura dei processi:
    • Gli ovali mostrano l'inizio o la fine di un processo.
    • I rettangoli mostrano un'operazione o un'attività che deve essere eseguita.
    • Le frecce rappresentano la direzione del flusso.
    • I rombi mostrano un punto in cui deve essere presa una decisione. Le frecce che escono da un rombo sono generalmente contrassegnate con un sì o un no. Da una casella di attività può uscire una sola freccia. Se hai bisogno di più di una freccia, probabilmente dovresti usare un rombo decisionale.
    • I parallelogrammi mostrano gli input o gli output
• Fase 6: finalizza il diagramma di flusso del processo
  • Controlla il diagramma di flusso con altri stakeholder (membri del team, lavoratori, supervisori, fornitori, clienti, ecc.) per assicurarti che tutti siano d'accordo.
  • Assicurati di aver incluso informazioni importanti sul diagramma, come titolo e data, in modo che sia facile farvi riferimento.
  • Domande utili da porre:
    • Il processo viene eseguito come dovrebbe?
    • I membri del team seguiranno la procedura indicata?
    • Sono tutti d'accordo riguardo al flusso della mappa del processo?
    • C'è qualcosa di ridondante?
    • Mancano dei passaggi?