Ce guide complet sur la cartographie des processus vous fournit toutes les informations nécessaires sur les cartes de processus, notamment les définitions, les avantages, les cas d’utilisation, les symboles, les modèles, les bonnes pratiques, ainsi que des conseils pour utiliser Lucidchart afin de créer une carte de processus professionnelle.
Qu’est-ce qu’une carte de processus ?
Une carte de processus est un outil de planification et de gestion qui décrit visuellement le flux de travail. Les cartes de processus montrent une série d’événements qui produisent un résultat final. Une carte de processus est aussi appelée logigramme, logigramme de processus, diagramme de processus, diagramme de processus fonctionnel, logigramme fonctionnel, modèle de processus, diagramme de flux de travail, diagramme de flux métier ou diagramme de flux de processus. Elle montre les personnes et les éléments impliqués dans un processus et peut être utilisée dans toute entreprise ou organisation pour révéler les zones d’un processus à améliorer.
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Symboles de la cartographie des processus
La plupart de ces symboles de cartographie des processus ne sont vraiment utiles que dans des contextes techniques très spécifiques, où tous les participants en comprennent la signification. Pour la cartographie courante des processus, les formes de base des logigrammes, telles que les symboles de processus et d’opérations, constituent un choix idéal. Il est également conseillé d’inclure une légende des symboles et de suivre les bonnes pratiques lors de la création de votre logigramme.
Symboles de processus et de fonctionnement
| Symbole | Nom | Description |
|---|---|---|
| Processus |
Forme d'organigramme la plus fréquemment utilisée. Elle représente une action, une tâche ou une opération qui doit être effectuée. |
| Sous-routine |
Indique une série d'actions liées à une tâche, qui fait elle-même partie d'un processus plus important. Ce symbole peut aussi signifier qu'il existe déjà un organigramme de ce processus de plus grande envergure qui peut être utilisé comme référence. |
| Processus alternatif | Alternative à l'étape de processus classique. Les lignes de connexion au symbole de processus alternatif sont généralement en pointillés. |
| Retard | Représente une période d'attente ou un retard dans le processus. |
| Préparation | Étape préparatoire qui met en place une autre étape dans le processus. |
| Boucle manuelle | Enchaînement de commandes qui se répète sans cesse jusqu'à l'arrêt manuel. |
| Limite de boucle | Point auquel une boucle s'arrête. |
Symboles d'arborescence et de contrôle des flux
| Symbole | Nom | Description |
|---|---|---|
| Flèche | Les flèches indiquent la direction dans laquelle l'organigramme doit être lu (généralement du haut vers le bas et/ou de la gauche vers la droite). |
| Terminator | Représente les points d'entrée et de sortie de votre organigramme. En général, un organigramme ne comporte qu'un seul point de départ, mais peut disposer de plusieurs points de fin. |
| Décision | Le point auquel une décision doit être prise. Les flèches découlant de la forme de décision sont habituellement associées au terme « oui », « non », « vrai » ou « faux ». |
| Raccord | Pour établir un lien avec une autre page ou section du schéma, vous pouvez, lorsque vous n'êtes pas en mesure de tracer une ligne, utiliser un cercle marqué d'une lettre. Placez un autre cercle ayant la même lettre à l'endroit où le flux se poursuit. |
| Lien hors page |
Indique que le processus se poursuit en dehors de la page. Une lettre ou un numéro de page placé dans la forme vous explique où aller. |
| Fusion | Étape au cours de laquelle deux sous-processus ou plus fusionnent pour ne faire qu'un. |
| Extraire | Indique le moment auquel un processus se divise en directions différentes, mais parallèles. |
| Ou | Représente un processus qui se sépare, généralement en plus de deux branches. |
| Rassemblement ou jonction | Lorsque plusieurs sous-processus fusionnent en un seul processus. |
Symboles d'entrée et de sortie
| Symbole | Nom | Description |
|---|---|---|
| Entrée/sortie ou données | Représente le matériau ou les informations qui entrent dans le processus ou en sortent. La réception d'un rapport est une entrée. La création d'un rapport est une sortie. |
| Document | Indique l'étape d'un processus qui crée un document ou un rapport. |
| Plusieurs documents | Étape d'un processus qui produit plusieurs documents ou rapports. |
| Affichage | Étape qui montre des informations à une personne. |
| Saisie manuelle | Représente une étape au cours de laquelle un utilisateur doit saisir des informations manuellement. |
Symboles de stockage des informations et fichiers
| Symbole | Nom | Description |
|---|---|---|
| Symbole de données stockées | Représente une étape du processus au cours de laquelle les données sont stockées. |
| Symbole de base de données | Liste d'informations présentant une structure standard qui permet la recherche et le tri. |
| Symbole de stockage à accès direct | Représente un disque dur. |
| Symbole de stockage interne | Utilisé en programmation pour représenter les informations stockées dans la mémoire plutôt que sur un fichier. |
Symboles de traitement des données
| Symbole | Nom | Description |
| Symbole d'assemblage | Représente un processus qui organise les données ou le matériau dans un format standard. |
| Symbole de tri | Indique le tri des données, des informations et des matériaux dans un ordre prédéterminé. |
Types de cartes de processus
La cartographie des processus consiste à communiquer vos processus à des tiers. Ce mécanisme vous permet d'en améliorer la compréhension. Les types de cartes des processus les plus courants sont les suivants :
- Carte de processus d’activité : représente les activités à valeur ajoutée et sans valeur ajoutée dans un processus
- Carte de processus détaillée : offre une vision beaucoup plus détaillée de chaque étape du processus
- Carte des documents : les documents sont les entrées et sorties dans un processus
- Carte de processus générale : représentation générale d’un processus impliquant des interactions entre fournisseur, intrant, processus, extrant et client (également appelée diagramme SIPOC).
- Carte de restitution de processus : représente l’état actuel et/ou futur des processus afin de montrer les possibilités d’optimisation
- Carte à couloirs (ou transversale) : permet de répartir les responsabilités liées aux sous-processus au sein du processus entre les membres de l’équipe ou les services.
- Diagramme de chaîne de valeur ajoutée : cases non reliées qui représentent une version très simplifiée d’un processus permettant une compréhension rapide
- Carte de chaîne de valeur : technique de « lean management » qui analyse et améliore les processus nécessaires pour fabriquer un produit ou fournir un service au client
- Diagramme de flux de travail : processus de travail représenté sous forme de « flux » qui n’utilise pas les symboles du langage de modélisation unifié (UML)
Objectifs de la cartographie des processus
L’objectif de la cartographie des processus est d’optimiser l’efficacité des entreprises et organisations. Les cartes de processus permettent d’analyser de manière approfondie des processus, aident les équipes à trouver de nouvelles idées pour leur amélioration, renforcent la communication et fournissent un outil de documentation. Une cartographie des processus permet d’identifier les goulots d’étranglement, les répétitions et les retards. Elle facilite la délimitation des processus, la définition de son propriétaire, l’attribution des responsabilités de chacun, et la mise en place de mesures d’optimisation de l’efficacité et d’outils de mesure des processus.
- Mieux comprendre un processus
- Déterminer comment améliorer un processus
- Montrer comment se déroule un processus
- Améliorer la communication entre les personnes impliquées dans un même processus
- Fournir une documentation sur les processus
- Planifier les projets
Avantages de la cartographie des processus
La cartographie des processus permet de mettre en lumière le gaspillage, de fluidifier les processus de travail et d'optimiser leur compréhension par chacun. Elle permet également de communiquer visuellement les détails importants d'un processus plutôt que de rédiger de longues instructions.
- Créent et accélèrent la conception du projet
- Fournissent un outil de communication visuelle pour les idées, les informations et les données
- Contribuent à la résolution de problèmes et à la prise de décisions
- Identifient les problèmes et les solutions possibles
- Peuvent être réalisées rapidement et de façon abordable
- Montrent comment les processus peuvent être décomposés en étapes successives et utilisent des symboles faciles à appréhender
- Montrent les connexions et séquences en détail
- Représentent l'intégralité d'un processus, du début à la fin
Les cartes de processus vous aident à comprendre les caractéristiques importantes d'un processus, ce qui vous permet de produire des données utiles à utiliser dans la résolution de problèmes. Elles vous permettent de poser des questions d'importance stratégique qui vous aideront à améliorer un processus, quel qu'il soit.
Tutoriel de cartographie des processus
Tutoriel de cartographie des processus dans Lucidchart
Comment créer une carte de processus
- Étape 1 : identifiez le problème
- Quel est le processus à visualiser ? Saisissez son titre en haut du document.
- Étape 2 : explorez toutes les activités qui seront impliquées
- À ce stade, le séquençage des étapes n'est pas important, mais il peut vous aider à mémoriser les étapes nécessaires pour votre processus. Déterminez les niveaux de détail dont vous avez besoin. Déterminez qui fait quoi, et à quel moment.
- Étape 3 : délimitez
- Où et quand le processus démarre-t-il ?
- Où et quand le processus s'arrête-t-il ?
- Étape 4 : déterminez et séquencez les étapes
- Un verbe est utile pour commencer la description. Vous pouvez montrer soit le flux général, soit chaque action ou décision.
- Étape 5 : dessinez les symboles de base du schéma
- Chaque élément d’une carte de processus est représenté par un symbole de logigramme spécifique. Réunis, ils représentent les symboles de cartographie des processus :
- Les ellipses montrent le début ou la fin d'un processus.
- Les rectangles représentent une opération ou une activité devant être effectuée.
- Les flèches indiquent la direction du flux.
- Les losanges indiquent un point où une décision doit être prise. Les flèches qui partent d'un losange portent généralement l'intitulé « oui » ou « non ». Une seule flèche part d'un bloc d'activité. S'il vous en faut plus, vous devriez probablement utiliser un losange de décision.
- Les parallélogrammes indiquent les entrées et sorties
- Chaque élément d’une carte de processus est représenté par un symbole de logigramme spécifique. Réunis, ils représentent les symboles de cartographie des processus :
- Étape 6 : Finaliser l'organigramme de processus
- Passez en revue votre cartographie avec d'autres intervenants (coéquipiers, employés, superviseurs, fournisseurs, clients, etc.) pour vous assurer que tout le monde est d'accord.
- Assurez-vous de bien avoir inclus les informations importantes comme un titre et la date, ce qui rendra le document facile à retrouver.
- Quelques questions utiles :
- Le processus est-il exécuté comme il se doit ?
- Les membres de l'équipe vont-ils suivre le processus cartographié ?
- Est-ce que tout le monde est d'accord sur le flux du schéma ?
- Y a-t-il des redondances ?
- Manque-t-il des étapes ?
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