So erstellen, verbinden und verwalten Sie die Dokumentation für die KI-Transformation

Lesedauer: etwa 9 Min.

Themen:

Kernaussagen

KI hat zwar dazu beigetragen, dass Einzelpersonen auf schnelle Weise Code, Inhalte und andere Materialien generieren können, aber diese Produktivitätsgewinne schlagen sich nicht in bedeutenden Vorteilen für die gesamte Organisation nieder.
Dokumentation dient als wesentlicher Zwischenschritt, um die Kluft zwischen individueller KI und institutioneller KI zu überbrücken, indem sie den Kontext und die Transparenz liefert, die für die Neugestaltung von Prozessen erforderlich sind.
Teams können institutionelles Wissen mit dem Prozessagenten von Lucid AI erfassen, einem KI-Kollegen, der bei der Entwicklung von Dokumentation mit hoher Integrität hilft.
Durch Lucid Integrationen in Tools für Enterprise Architektur können Teams Prozessdiagramme mit der zugrunde liegenden Architekturdokumentation verbinden und so eine umfassende Blaupause des Unternehmens erstellen.
Die Einrichtung einer zentralen Informationsquelle durch den Prozess-Accelerator von Lucid stellt sicher, dass sich KI auf kontrollierte, genehmigte und aktuelle Dokumentation stützt.

Mittlerweile hat fast jedes Unternehmen Mitarbeitende, die LLMs nutzen, um schneller als je zuvor Inhalte zu entwerfen, Code zu debuggen, Ideen zu brainstormen oder zu recherchieren. Dennoch berichten nur 12 % der CEOs von bedeutendem ROI aus GenAI Investitionen, und 56 % sehen laut der PwC CEO Umfrage 2026 überhaupt keine Renditen.

Es scheint, dass KI zwar die individuelle Produktivität steigert, dieser Mehrwert sich aber nicht in sinnvollen unternehmensweiten Vorteilen niederschlägt.

Je schneller Einzelpersonen KI einsetzen, desto schwieriger wird es sogar, das Unternehmen als Ganzes zu steuern. Teams erstellen mehr Texte, veröffentlichen mehr Code und treffen mehr Entscheidungen mit weniger Abstimmung und weniger gemeinsamem Kontext.

Ein kürzlich erschienener Artikel von a16z bezeichnet dieses Problem als die Kluft zwischen individueller und institutioneller KI. Im Wesentlichen bedeutet die Produktivität einzelner Personen nicht automatisch eine produktive Organisation.

Die Erfassung von Vorteilen auf Organisationsebene erfordert ein Überdenken ganzer Prozesse, nicht nur individueller Aufgaben. Um Prozesse neu zu gestalten, ist Transparenz erforderlich. Man kann schließlich nicht transformieren, was man nicht sehen kann.

Nur wenn Sie Ihre aktuellen Prozesse und Systeme sehen und verstehen können, können Sie wirklich erkennen, wo KI den größten Mehrwert bietet und wie sie implementiert werden sollte.

Schauen wir uns an, wie dieses institutionelle Wissen aus den Köpfen der Menschen in ein gemeinsames Modell übertragen werden kann, das die Kluft zwischen individueller und institutioneller KI überbrückt.

Dokumentation: Der fehlende Schritt bei der KI-Transformation

Dokumentation hat im Laufe der Jahre einen schlechten Ruf bekommen. Die meisten Mitarbeiter sind keine Freunde davon, Dokumentation zu erstellen, geschweige denn sie zu pflegen. Und da Dokumentation nicht so auffällig ist wie die KI-Funktionen selbst, wird sie leicht übersehen.

Dokumentation ist jedoch ein kritischer Schritt von der individuellen zur institutionellen KI. Durch die Dokumentation von Prozessen, Systemen und institutionellem Wissen können Teams ihre Abläufe untersuchen, hinterfragen und neu gestalten, um KI im großen Maßstab zu integrieren.

Außerdem dient diese Dokumentation als Onboarding für die KI-Integration. KI ist schließlich wie eine brillante Unbekannte. Sie kommt mit außergewöhnlichen Fähigkeiten daher, aber ohne jeglichen Kontext. Sie hat keine Ahnung, wie Entscheidungen in Ihrem Unternehmen tatsächlich getroffen werden, welche Prozesse Ausnahmen von der Regel sind oder welche Workarounds die Dinge am Laufen halten. Sie würden einem neuen Mitarbeiter nicht Ihre wichtigsten Abläufe überlassen, ohne ihn vorher einzuarbeiten. Bei KI ist das nicht anders. Indem Sie diesen kompletten Kontext dokumentieren, können Sie sich auf KI vorbereiten – im großen Maßstab.

Individuelle und Institutionelle KI — Die Dokumentation ist oft der fehlende Zwischenschritt zwischen individueller KI (Verwendung von LLMs für isolierte Aufgaben) und institutioneller KI (neu gestaltete Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen).

Traditionelle Ansätze zur Dokumentation sind manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig. Wenn wir über Dokumentation für die KI-Transformation sprechen, beziehen wir uns nicht auf diese altmodischen Methoden.

Stattdessen sollte die für KI benötigte Dokumentation folgendermaßen sein:

Dynamisch: Statische Dokumentation ist schwer zu aktualisieren und veraltet schnell. Dadurch steigt das Risiko, dass Teams veraltete Versionen nutzen. Stattdessen sollte die Dokumentation mit Live Daten verknüpft sein und sich leicht in Echtzeit aktualisieren lassen, während Sie KI optimieren und integrieren.
Verbunden: Die KI-Transformation wirkt sich auf jeden Teil des Unternehmens aus. Ihre Dokumentation sollte die Beziehungen zwischen Systemen, Prozessen und Teams aufzeigen, damit Sie sehen können, wie sich Änderungen in einem Bereich auf den Rest der Organisation auswirken.
Leicht zu kontrollieren: Die Dokumentation liefert die Karte, der die KI folgen soll. Einfache Kontrollmechanismen zur Standardisierung und Verwaltung der Dokumentation sorgen dafür, dass die KI dem richtigen Weg und der richtigen Logik folgt.

Einige Tools ermöglichen zwar dynamische Dokumentation, verfügen aber weder über Kontrollmechanismen noch über Integrationen, die ein vollständiges Bild der Organisation vermitteln. Andere Tools bieten zwar möglicherweise Struktur und Kontrolle, aber es fehlen die dynamischen, kollaborativen Funktionen, die für die Planung einer KI-Implementierung erforderlich sind.

Lucid erfüllt alle Dokumentationsanforderungen und bietet das richtige Gleichgewicht aus Flexibilität, Intelligenz und Struktur, um die Lücke zwischen individueller und institutioneller KI zu schließen.

Wie Lucid individuelle und institutionelle KI verbindet

Mit Lucid können Teams ganz einfach die für die KI-Transformation notwendige Dokumentation erstellen, verbinden und verwalten. Diese Plattform bietet nicht nur die Transparenz, die Teams benötigen, um ihren aktuellen Status zu verstehen, sondern hilft ihnen auch, ihre Abläufe zu optimieren und sich auf eine zentrale Informationsquelle auszurichten. Das funktioniert folgendermaßen.

Institutionelles Wissen erfassen

Wenn alle Zugriff auf dieselben KI-Plattformen und -Funktionen haben, ist es der Kontext, der Ihr Unternehmen von anderen abhebt. Denken Sie an all die Ausnahmen, Abwägungen und Ermessensentscheidungen in jedem einzelnen Prozess. Jedes Team hat ungeschriebene Regeln, die unternehmensspezifisch sind und sich oft über Jahre hinweg entwickelt haben. Und auch die KI muss diesen Kontext kennen, um sich effektiv integrieren zu können.

Für die meisten Organisationen lebt dieser Kontext jedoch im Kopf der Menschen oder ist in verschiedenen Formaten über verschiedene Tools verteilt. Der erste Schritt zur Vorbereitung auf institutionelle KI besteht darin, eine zusammenhängende Blaupause zu erstellen, die die KI tatsächlich lesen kann.

In Lucid können Sie die Prozessdokumentation mit bereitstehenden Vorlagen starten, für tiefere Einblicke Daten mit Ihren Diagrammen verknüpfen und bedingte Formatierungen hinzufügen, um die Bewertung zu erleichtern. Der schnellste Weg, institutionelles Wissen zu erfassen, ist jedoch der Einsatz des Prozessagenten (in Lucid AI verfügbar).

Sie können sich den Prozessagenten als Ihren KI-Kollegen vorstellen, der Ihnen bei der Entwicklung hochwertiger Dokumentation helfen kann. Anstatt mit einer leeren Arbeitsfläche zu beginnen, agiert der Prozessagent als proaktiver Teamkollege, der Ihnen die für die Erstellung eines Prozessdiagramms erforderlichen Entdeckungsfragen stellt. Mit dem Prozessagenten können Sie den gesamten institutionellen Kontext erfassen, der leicht übersehen werden kann, wie z. B. die verschiedenen Auslöser, Risiken und Genehmigungsübergaben der einzelnen Prozesse.

Video des Prozess-Agenten innerhalb von Lucid AI, der Leitfragen stellt, um automatisch ein Prozessdiagramm zu erstellen

Sobald Sie einen Entwurf Ihrer Prozessdokumentation erstellt haben, arbeitet der Prozessagent mit Ihnen zusammen, um den Prozess für agentische KI zu optimieren oder sogar neu zu gestalten. Sie können dem Agenten entweder spezifische Anweisungen zur Bearbeitung des Diagramms geben oder ihn Ihr Diagramm auswerten und Verbesserungsvorschläge unterbreiten lassen – er agiert dabei als kollaborativer Berater.

Mit dem Lucid Model Context Protocol (MCP) Server können Sie auch Prozessdokumente im LLM Ihrer Wahl verfeinern – einschließlich ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot.

Der Prozessagent unterstützt Sie nicht nur bei der Erstellung und Optimierung von Prozessdiagrammen, sondern schafft auch einen Kontextrahmen, in dem Sie Referenzdokumente (z. B. spezifische Architekturstandards) für ihn hinzufügen können. So wird sichergestellt, dass Ihre Prozessdiagramme optimal auf Ihre Organisationsstrukturen zugeschnitten sind. Innerhalb des Kontextrahmens finden Sie außerdem ein Entscheidungsprotokoll, das alle Interaktionen mit dem Agenten dokumentiert und allen Beteiligten Einblick in den Verlauf der Prozessentwicklung gewährt.

Ein Rahmen mit Kontextinformationen zu einem Prozess in Lucid welcher relevante Dateien und ein Entscheidung-Log enthält — Innerhalb des Kontextrahmens können Sie ein Entscheidungsprotokoll einsehen und relevante Referenzdateien bereitstellen, auf die der Prozessagent bei der Erstellung von Prozessdiagrammen zurückgreifen soll.

Demnächst verfügbar: Während der Prozessagent derzeit noch Text- bzw. Audioprompts oder Dateien benötigt, um zu beginnen, wird er bald in der Lage sein, Diagramme aus Bildschirmaufnahmen mit der Prozesserfassung von Lucid zu generieren und so die Dokumentenerstellung noch weiter zu optimieren.

Prozessdiagramme mit der zugrunde liegenden Architektur verbinden

Der Übergang zu institutioneller KI erfordert eine komplette Blaupause Ihres Unternehmens, nicht nur Prozessdiagramme.

Wenn die KI beispielsweise Ihren gesamten Rückerstattungsprozess versteht, aber nicht weiß, welche API die Beträge verarbeitet, kann sie die Rückerstattung nicht durchführen. Sie benötigen eine Möglichkeit, die von der KI auszuführenden Aufgaben (dargestellt in Prozessdiagrammen) mit den Stellen zu verknüpfen, an denen sie diese ausführen soll (dargestellt in Architekturdiagrammen).

Wenn Sie noch keine Architekturdiagramme erstellt haben, besteht der erste Schritt darin, diese Dokumentation zu erstellen, damit Sie klare Darstellungen der Systeme haben, mit denen die KI interagiert.

Sie können mit der Erstellung der Architekturdokumentation in Lucid beginnen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

Erstellen Sie Diagramme wie etwa Entity-Relationship-Diagramme (ERD), Netzwerkdiagramme und UML Diagramme über einen Prompt mit Lucid AI.
Führen Sie eine automatische Visualisierung von AWS-, Azure- oder Google Cloud Umgebungen mit dem Cloud-Accelerator
durch
Führen Sie eine Integration mit Ardoq und LeanIX durch, um den aktuellen Status zu visualisieren und die flexible Arbeitsfläche von Lucid zur Planung des zukünftigen Status zu nutzen.

Aktuell können Unternehmensarchitekten LeanIX oder Ardoq mit Lucid verbinden, um ihre Architekturdaten als dynamische Diagramme zu visualisieren und für die KI-Integration erforderlichen Architekturänderungen kollaborativ zu planen, zu entwerfen und sich abzustimmen.

Lucidchart Enterprise-Architektur-Diagramm welches aus der Ardoq Integration stammt — Verwandeln Sie Architekturdiagramme von statischen Visualisierungen in lebendige, kollaborative Blaupausen, indem Sie Ardoq und LeanIX mit Lucid integrieren.

Bald werden Teams außerhalb der Unternehmensarchitektur mit dem Prozess-Accelerator von Lucid LeanIX- und Ardoq Objekte direkt in ihre Prozessdiagramme einbetten können, wodurch der Zugriff auf die Daten demokratisiert wird, die für die Erstellung von verbundener Dokumentation benötigt werden. Diese Formen umfassen die vollständigen Unternehmensarchitekturdaten – nicht nur eine Beschriftung – und bleiben mit ihrem Quellsystem synchronisiert. Sie können sie als wiederverwendbare Komponenten speichern, und jedes Team, das in Lucid arbeitet, hat jederzeit Zugriff auf geteilte und aktuelle Architekturdaten.

Eine zentrale Informationsquelle für Dokumentation schaffen

Für KI ist Dokumentation nicht nur ein Compliance Artefakt oder eine visuelle Darstellung für Präsentationen. Sie ist die Infrastruktur, die KI zum Funktionieren benötigt. Das bedeutet, dass sie genehmigt und immer auf dem neuesten Stand sein muss.

Vor diesem Hintergrund besteht der nächste Schritt nach der Erstellung Ihrer Dokumentation darin, diese in einer kontrollierten Informationsquelle zu zentralisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass KI-Agenten auf offizielle Dokumentation zurückgreifen und somit sicher arbeiten.

Der beste Weg, eine zentrale Informationsquelle zu schaffen, ist der Prozess-Accelerator von Lucid, ein Add-on für die Lucid Suite, das die Prozessverbesserung durch kontrollierte Prozessdokumentation, -speicherung und -pflege beschleunigt.

Verwenden Sie den Prozess-Accelerator, um genehmigte Prozessdokumentation in Repositorys zu speichern.

Mit dem Prozess-Accelerator können Sie:

Dokumentation zentralisieren und sichern. Speichern Sie offizielle, für die Verwendung mit KI einsatzbereite Prozessdokumentation in leicht zugänglichen Repositorys. Halten Sie vertrauliche Dokumentation vertraulich, indem Sie Repositorys verwenden, die nur für Eingeladene zugänglich sind.
Genehmigungen optimieren. Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen an der Prozessdokumentation über integrierte Genehmigungsabläufe geprüft und genehmigt werden. Weisen Sie Ordnerbesitzer zu, die Dokumente in bestimmten Repositorys genehmigen, oder aktivieren Sie sequenzielle Genehmigungsabläufe von unten nach oben, um Überprüfungen an die richtigen Fachleute weiterzuleiten.
Den Versionsverlauf anzeigen. Schalten Sie zwischen der veröffentlichten und der historischen Prozessdokumentation hin und her, um vergangene Änderungen nachzuvollziehen, bedeutsame Unterschiede zu erkennen und die Auswirkungen zu bewerten.
Die Konsistenz prozessübergreifend verbessern. Erstellen Sie genehmigte, wiederverwendbare Komponenten, einschließlich anderer Lucid Dokumente oder Formen mit vordefinierten Daten (wie Rolle, Risiko, Aktivität usw.), die alle Nutzenden zu ihren Prozessdiagrammen hinzufügen können. Alle genehmigten Änderungen, die an einem Asset vorgenommen werden, werden automatisch in dem Diagramm, in dem sie verwendet werden, wiedergegeben. Nutzende können leicht erkennen, wo diese Assets in ihren Repositorys verwendet werden. So können sie nachvollziehen, wie sich Änderungen an einem Prozess oder System auf andere auswirken.

Verwenden Sie integrierte Genehmigungsabläufe, um sicherzustellen, dass alle Dokumente vor der Veröffentlichung von den richtigen Stakeholdern geprüft und genehmigt werden.

Machen Sie die KI-Transformation möglich mit Lucid

KI-Transformationsinitiativen können ihr volles Potenzial ohne Dokumentation – die Brücke zwischen individueller und institutioneller KI – einfach nicht ausschöpfen. Und wohl keine Lösung macht es einfacher, diese Dokumentation zu erfassen, zu verbinden und zu kontrollieren als Lucid.

Im Gegensatz zu punktuellen KI-Tools, die die individuelle Produktivität optimieren, oder Process Mining Lösungen, die lediglich das aufzeigen, was bereits in Ihren Systemen protokolliert ist, erfasst Lucid das, was beide nicht erreichen können: die funktionsübergreifenden Arbeitsabläufe, die sich über mehrere Teams, mehrere Systeme und Jahre undokumentierter Ermessensentscheidungen erstrecken.

Erste Schritte mit Lucid

Erfahren Sie, wie Lucid Ihrer Organisation dabei helfen kann, den für eine KI Transformation notwendigen institutionellen Kontext zu erfassen.

Kontaktieren Sie uns

Über Lucid

Lucid Software ist führend in den Bereichen visuelle Zusammenarbeit und Arbeitsbeschleunigung und unterstützt Teams dabei, die Zukunft zu antizipieren und zu gestalten, indem Ideen in die Realität umgesetzt werden. Zu seinen Produkten gehören die Visuelle Kollaborationssuite von Lucid (Lucidchart und Lucidspark) und airfocus. Die Visuelle Kollaborationssuite von Lucid, kombiniert mit leistungsstarken Acceleratorn für Geschäftsagilität, Cloud und Prozesstransformation, befähigt Unternehmen, die Arbeit zu optimieren, die Ausrichtung zu fördern und die Geschäftstransformation im großen Maßstab voranzutreiben. airfocus, eine KI-gestützte Produktmanagement- und Roadmap-Plattform, erweitert diese Fähigkeiten, indem sie Teams dabei unterstützt, Arbeiten zu priorisieren, Produktstrategien zu definieren und die Umsetzung mit Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Es ist die am häufigsten von den Fortune 500 genutzte Work-Acceleration-Plattform und mehr als 100 Millionen Nutzende in Unternehmen weltweit, darunter Google, GE und NBC Universal, vertrauen auf die Lösungen von Lucid. Lucid kooperiert mit führenden Unternehmen wie Google, Atlassian und Microsoft und hat zahlreiche Auszeichnungen für seine Produkte, sein Wachstum und seine Unternehmenskultur erhalten.