¿Qué hace que el modelo de cambio de Kurt Lewin sea ideal para las empresas?

Cita destacada: “El mundo tal como lo hemos creado es un proceso de nuestro pensamiento. No se puede cambiar sin cambiar nuestra forma de pensar”.

Albert Einstein

No hace mucho, Amazon era simplemente un lugar para comprar libros en línea. Hoy en día, el sitio recibe más de 2500 millones de visitas al mes. Puedes encontrar prácticamente cualquier cosa en Amazon: desde bocadillos extranjeros hasta casas diminutas. Actualmente está clasificado como el principal sitio de Marketplace del mundo y se encuentra entre los diez mejores sitios en general.

Más impresionante aún es cómo el modelo de cambio organizacional de Amazon modificó por completo el paradigma en la forma en que la mayoría de los consumidores investigan productos. Estadísticas recientes muestran que Amazon es el punto de partida para más de la mitad de todas las búsquedas de productos realizadas por los compradores, lo que supera las búsquedas de productos de consumo en sitios de marcas o tiendas minoristas y en motores de búsqueda.

Entonces, ¿por qué empresas como Amazon tienen la asombrosa capacidad de adaptarse y reinventarse antes de que cambien las preferencias de los consumidores o las tendencias de la industria, mientras que empresas que alguna vez fueron formidables y omnipresentes como Toys “R” Us y Rite Aid se convierten en víctimas del mercado minorista?

En esencia, todo se reduce al compromiso de una organización con el cambio. No importa cuán lógico o bien planeado sea el nuevo curso de acción, la aceptación de los empleados es crucial.

El modelo de cambio de Kurt Lewin, también conocido como la teoría del cambio de Lewin o el modelo de cambio de Lewin, ayuda a explicar tanto la incertidumbre como la resistencia al cambio que se pueden experimentar en todos los niveles del personal dentro de una organización. La falta de cooperación entre empleados, la desconfianza general hacia procesos no probados o el miedo a alejarse de lo que funcionó en el pasado son solo algunas de las barreras comunes para implementar el cambio.

En este artículo, profundizaremos más sobre la teoría del cambio planificado de Lewin, que sigue siendo uno de los modelos de gestión del cambio más populares, y posiblemente el primero, que las empresas modernas continúan utilizando hoy en día. También exploraremos por qué la relativa simplicidad de esta teoría ofrece una ventaja distintiva a la hora de aplicar cambios de procedimientos en organizaciones de cualquier tipo o tamaño.

Tres pasos básicos de la teoría del cambio de Lewin

Kurt Lewin observó que las personas naturalmente se resisten al cambio, se sienten atraídas hacia lo que les resulta familiar y buscan zonas de confort. Basándose en su investigación, Lewin buscó simplificar la estrategia de gestión del cambio. La implementación exitosa del cambio requiere mayor simplicidad.

Para su estrategia particular, Lewin desglosó todo en tres etapas manejables: descongelación, cambio, recongelación.

Descongelación

Primero, un equipo u organización debe descongelar su proceso actual y sus percepciones al prepararse para los cambios venideros. Los comportamientos, las formas de pensar, los procesos, las personas y las estructuras organizacionales del pasado deben examinarse a fondo para demostrar la necesidad de cambio y así establecer o mantener una ventaja competitiva en un mercado en evolución. Esta actitud ayuda al equipo a abordar la tarea o el desafío con una hoja en blanco, sin sesgos ni malos hábitos.

Cambio

Una vez que el equipo u organización ya no esté en estado de congelación, es momento de implementar el cambio. Lewin reconoció que esta fase está marcada por la incertidumbre y el miedo, lo que la convierte en el paso más arduo de completar. Durante este paso, los empleados comienzan a aprender nuevos comportamientos, procesos y formas de pensar. Por esta razón, la comunicación clara y constante es crucial para que los empleados se familiaricen con el cambio tanto durante como después de su implementación.

Recongelación

Finalmente, es hora de volver a congelar. Suponiendo que se aceptan los cambios realizados en los comportamientos, procesos y formas de pensar, el paso de recongelación consolida la nueva norma o statu quo. Lewin consideró que este paso era especialmente importante para asegurar que los equipos y las organizaciones no regresaran a sus antiguas formas y hábitos previos a la implementación del cambio.

Beneficios del modelo de cambio de Lewin

Aunque para algunos la teoría del cambio de Lewin puede parecer demasiado simplista, otros la prefieren debido a su sorprendente capacidad para descubrir patrones negativos o problemas no visibles y su enfoque innovador hacia nuevas formas de pensar. Aquí tienes tres razones más por las que podrías plantearte aplicar la teoría del cambio de Lewin.

1. Es relativamente fácil de implementar

El éxito con el que una organización maneja el cambio puede variar enormemente. A menudo depende de la naturaleza del negocio, junto con el alcance del cambio y las personas involucradas. Gran parte de esto depende de lo bien que todos entiendan el proceso de cambio de principio a fin.

Dada su relativa simplicidad y su enfoque básico de tres pasos, el modelo de gestión del cambio de Lewin es fácil de implementar. El período de transición entre los pasos de descongelación y cambio hace que el cambio sea más aceptable tanto para los nuevos empleados como para los empleados experimentados, dos grupos cuya aceptación y comprensión compartidas son fundamentales para el éxito del cambio organizacional propuesto.  

El marco del modelo de cambio de Lewin también se adapta naturalmente al uso de diagramas de procesos.

Crear un diagrama para delinear visualmente el proceso de cambio de tu organización puede ayudarte a obtener el apoyo de los empleados y la dirección.

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2. Fomenta un cambio duradero

Las transformaciones organizacionales corporativas no siempre tienen la mejor tasa de éxito.

Como señalan los autores Jean-Louis Barsoux y el economista Bharat N. Anand en un artículo de Harvard Business Review, “antes de preocuparse por cómo cambiar, los equipos ejecutivos deben averiguar qué cambiar”.

En el complejo y dinámico entorno empresarial actual, la combinación de una implementación deficiente y un diagnóstico erróneo de lo que realmente necesita cambiar puede tener como resultado un desempeño negativo. Como ejemplo de un caso en el que la gestión del cambio falla, Barsoux y Anand citan el nombramiento de Ron Johnson como CEO de JC Penney y su prisa por renovar el diseño de las tiendas y los precios para atraer a clientes más jóvenes y modernos, lo que ignora a la clientela habitual de mayor edad, experta en cupones de descuento.

Sin embargo, en la teoría del cambio de Lewin, la etapa de descongelamiento permite un período de transición más sustancial antes de que se implemente el cambio, lo que les da a las personas tiempo para superar su reacción natural a resistir el cambio y luego aceptar la idea de transformación. Este período también ofrece a los líderes tiempo para reflexionar sobre los resultados deseados y realizar los ajustes necesarios para alcanzar sus objetivos.

3. Su enfoque gradual crea motivación

En su inspirador artículo para la revista Inc., el empresario Adam Fridman le da crédito al legendario autor y teórico Simon Sinek por hacerle una pregunta simple pero reveladora: “¿Por qué?”

Sinek le explicó a Fridman que esta pregunta tiene como objetivo explorar quiénes somos, qué nos inspira y qué nos impulsa a actuar. También sugiere que la clave del cambio es la consistencia y la disposición a mantener el esfuerzo. “La gente empieza a notar una diferencia en ti, y tú empiezas a notar una diferencia en ti mismo”, dice. “A medida que la motivación crece, se hace cada vez más grande.”

Tal cambio es incremental, pero tangible, y conlleva dividendos significativos. Para Fridman, fue un despertar personal. También jugó un papel importante en un cambio organizacional y cultural que revitalizó la agencia de marketing digital de Fridman, Mabbly, con sede en Chicago.

Del mismo modo, la teoría del cambio de Lewin enfatiza el cambio gradual pero con propósito, siempre teniendo en cuenta el beneficio del cambio una vez que se implementa por completo. La idea del paso de descongelación de Lewin es que cuanto más sepamos sobre un cambio y cuanto más sintamos que es urgente, más probable será que estemos motivados a aceptarlo. Esto nos da la motivación necesaria para transformarnos.

Pon en práctica la teoría del cambio

La teoría del cambio de Lewin puede ser un proceso lento de implementar. Cuando la pongas en práctica en tu organización, establece las bases para tu estrategia al empezar con una pequeña acción. Generar consenso y aceptación en toda la empresa puede requerir un conjunto de metas alcanzables a corto plazo.

Los empleados a menudo buscan en la gerencia y la dirección ejecutiva indicios sobre qué tan bien se está aceptando el cambio en todos los niveles de la organización. Al pasar de la fase de descongelación al cambio, es fundamental hablar con los empleados para comprender sus necesidades, preocupaciones y temores.

Posiciona tu visión para el cambio de forma clara. Asegúrate de brindar información actualizada con frecuencia a todas las partes interesadas y al personal involucrado en el proceso de cambio. Esfuérzate por evitar el secretismo o la falta de transparencia.

Hacer las cosas de manera diferente puede no ser algo natural para algunos empleados. Para muchos, todo el proceso de cambio puede ser incómodo o intimidante. Mantente al tanto de la negatividad que pueda estar surgiendo entre el personal y prepárate para abordar los problemas o malentendidos desde el momento en que aparezcan.

Mantén siempre abiertos los canales de comunicación. Antes de que el paso de recongelación tome forma y el cambio se convierta en el statu quo, los empleados estarán ansiosos por recibir cualquier información que brindes.

Quizás lo más importante es mantener una actitud positiva. El modelo de cambio de Lewin funciona mejor cuando eres uno de los primeros en adoptarlo para cambiarte a ti mismo. Haz comentarios personales frecuentes a tus empleados para ayudar a aumentar su confianza y dar forma a las expectativas de un cambio duradero.

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Con la solución adecuada, es posible planificar incluso el cambio más radical dentro de una organización. Lucid facilita la formalización de la documentación de procesos con cientos de plantillas que te ayudan a poner en marcha tu trabajo y docenas de funciones, como la creación de diagramas impulsada por IA, herramientas de formato y amplias bibliotecas de figuras. Crea mapas que destaquen el camino a seguir y alineen a los miembros del equipo con la visión, para que puedas avanzar hacia ella con confianza.