Tutto sui diagrammi PERT

Questa guida completa ti offre tutto quello che devi sapere sui diagrammi PERT e sul metodo del percorso critico inclusi casi d'uso, definizioni, storia, simboli, suggerimenti e come utilizzare il nostro strumento di generazione di grafici PERT per iniziare. Un diagramma PERT ben organizzato può aiutare i project manager a programmare e coordinare efficacemente i compiti all'interno di un progetto per stimare il tempo necessario per completarli.

Continua a leggere per scoprire i vantaggi dell'utilizzo di un diagramma PERT e come creare e implementare il tuo diagramma PERT.

Che cos'è un diagramma PERT?

Un diagramma PERT (program evaluation and review technique) è uno strumento di gestione dei progetti utilizzato per analizzare i singoli compiti necessari per completare un progetto. Destinati a iniziative su larga scala, i diagrammi PERT individuano i requisiti di tempo più brevi, più lunghi e quelli più probabili.

I diagrammi PERT offrono una chiara mappa visiva delle linee del tempo dei progetti e delle dipendenze tra compiti, consentendoti di prendere decisioni informate sulle scadenze, sul sequenziamento dei compiti e altro ancora. PERT riduce l'incertezza e aiuta i team a ottenere risultati con maggiore chiarezza ed efficienza.

Prima di sviluppare il tuo diagramma, devi definire l'ambito del progetto: l'insieme completo di requisiti qualitativi e quantitativi, inclusi costi ed esigenze dei clienti. Una volta definito l'ambito, puoi facilmente suddividere il progetto in passaggi e dipendenze specifici per la cui visualizzazione PERT è stato sviluppato.

Simboli, annotazioni e terminologia dei diagrammi PERT

Di seguito è riportato un elenco di simboli, icone e terminologia dei diagrammi PERT comunemente utilizzati:

• Diagramma PERT: un diagramma che utilizza i simboli e le annotazioni della tecnica di valutazione e revisione del programma per illustrare il flusso di compiti dipendenti e altri eventi in un progetto

• Evento PERT: un punto in un diagramma PERT che contrassegna il completamento o l'inizio di una o più compiti. In numerosi team, gli "eventi" vengono anche definiti traguardi o fasi.

• Evento predecessore: un evento che precede immediatamente un altro evento all'interno del progetto senza che intervengano altri eventi

• Evento successore: un evento che segue immediatamente un altro evento senza che intervenga un altro evento

• Percorso critico: il percorso tra il primo e l'ultimo evento nel progetto, inclusi tutti i compiti e relative durate del progetto, che si sommano alla durata complessiva più lunga del progetto. Individuando la durata maggiore possibile, è possibile stabilire il tempo più breve per completare il progetto.

• Attività del percorso critico: compiti del progetto che devono iniziare e terminare in tempo per completare il progetto nei tempi previsti

• Arresto critico del percorso: l'atto di aggiungere ulteriori risorse al progetto per completare le attività e ridurne le tempistiche

• Monitoraggio rapido: attività di progetto che inizialmente dovevano essere completate in sequenza ma che vengono eseguite contemporaneamente per risparmiare tempo

• Tempo di ritardo: il ritardo tra i compiti dipendenti uno dall'altro

• Lead time: il tempo necessario per completare un compito o un insieme di compiti interdipendenti

Come creare un diagramma PERT

Anche se puoi sviluppare il diagramma da zero, usare un modello di diagramma PERT è il modo più rapido per dare impulso alla pianificazione. Indipendentemente se parti da un modello o da un'area di disegno vuota, segui questi passaggi per mappare il tuo progetto:

1. Individua i compiti

Crea un elenco dettagliato delle attività necessarie per completare il tuo progetto. PERT è più efficace dopo che hai finalizzato il tuo scopo o creato una work breakdown structure (WBS), assicurandoti di avere i dettagli necessari per una mappa accurata.

2. Calcola il tempo

Stabilisci periodi di tempo ottimistici, pessimistici e più probabili di ogni compito. Questi periodi di tempo tengono conto esplicitamente della variabilità e del rischio, in particolare per compiti sconosciuti, consentendoti di stimare la durata totale del progetto in modo più accurato.

3. Sviluppa un diagramma di rete di progetto

Inserisci i tuoi compiti e le stime dei tempi in una linea del tempo visiva. Man mano che mappi il lavoro da un'estremità all'altra, potresti scoprire delle dipendenze nascoste che non erano evidenti durante la definizione dell'ambito iniziale.

4. Dai priorità ai calcoli ad alto rischio

Non serve applicare formule complesse a ogni attività. Concentra i calcoli dettagliati sulle fasi più rischiose o meno conosciute, mentre documenti le stime standard per il resto del piano.

Che cos'è il metodo del percorso critico?

Il metodo del percorso critico (CPM), o analisi, è stato sviluppato in collaborazione con PERT. Sia le tecniche CPM sia PERT vengono utilizzate per gestire i progetti entro un arco temporale specifico. Il metodo del percorso critico calcola il percorso più lungo possibile con le attività pianificate, per poi determinare i vincoli di tempo per ogni attività. Il project manager può quindi esaminare questi percorsi e stabilire i passaggi per aumentare l'efficienza. Prova a usare il CPM per la gestione e la pianificazione dei progetti: la tua organizzazione risparmierà tempo e denaro rispettando le sue stime estremamente accurate.

La differenza tra PERT e CPM

Sebbene sia PERT sia CPM diano priorità al sequenziamento dei compiti, si adattano a tipologie di progetto distinte. PERT gestisce l'incertezza per progetti unici e complessi, mentre CPM ottimizza costi e tempi per lavori prevedibili e ripetitivi.

L'utilizzo congiunto di entrambi i metodi garantisce scadenze più realistiche e un flusso di processo ottimale. Tuttavia, tieni a mente queste limitazioni pratiche:

• Scala: per progetti di piccole dimensioni, un diagramma PERT potrebbe essere eccessivo.

• Chiarezza: i diagrammi eccezionalmente grandi possono diventare così complessi da essere difficili da interpretare rapidamente.

• Precisione: le stime variabili del PERT possono rendere più difficile visualizzare una scadenza rigida rispetto al CPM.

Come utilizzare il metodo del percorso critico con i grafici PERT

Applicare il metodo del percorso critico insieme ai diagrammi PERT può migliorare concretamente la gestione dei progetti e fornire scadenze e flussi di processo realistici.

Visualizza il progetto in un diagramma PERT e, nell'ultima fase, usa il CRM per stimare i tempi di completamento dei compiti. Quando si crea un diagramma PERT, si forniscono stime approssimative per ogni compito o scenario. Si dovrebbero stimare sia i tempi più lunghi sia quelli più brevi che ogni compito attività probabilmente richiederà. Si dovrebbero considerare anche i ritardi e stimare i tempi più lunghi dei compiti nel caso vi siano possibilità di problemi.

Con queste informazioni, ora puoi approfondire il processo per singoli compiti, individuare potenziali modi per ridurre i tempi oppure ottenere una stima esatta del tempo necessario per andare avanti.

La formula PERT e quando utilizzarla per stimare il tempo previsto

Esistono diverse variabili che possono influenzare il completamento di un compito, rendendo difficile stimare quanto tempo richiederà un progetto. Gli utenti dei diagrammi PERT in genere fanno affidamento su quattro calcoli standard per stabilire la lunghezza appropriata dei loro progetti:

• Tempo ottimistico (O): il minor tempo possibile necessario per eseguire un compito

• Tempo più probabile (M): una stima ponderata del tempo necessario per completare un'attività senza problemi o ritardi

• Tempo pessimistico (P): il tempo massimo necessario per completare un compito

• Tempo previsto (E): una stima ragionevole del tempo necessario per completare un compito, tenendo conto di possibili problemi o ritardi

L'equazione base della stima PERT utilizzata per stabilire il tempo previsto è E= (O + 4M + P)/6.

Una volta individuati i tempi stimati, puoi inserirli nella formula PERT per calcolare in modo più efficace la durata di un progetto.

Facciamo una dimostrazione con una semplice ristrutturazione di un'abitazione. Se la stima del tempo ottimistica è di 160 giorni, la stima del tempo pessimistica è di 365 giorni e la stima temporale più probabile è di 200 giorni, la tua equazione sarà simile alla seguente:

E = (160 + 4 x 200 + 365)/6

Quindi, puoi stimare che la ristrutturazione della tua abitazione sarà completata in circa 221 giorni.

Se preferisci un esempio su scala più piccola, lo stesso approccio di media ponderata funziona anche per compiti brevi. Ad esempio, supponiamo che tu stimi che una fase richieda circa 12 ore di lavoro. Se tutto va bene, la fase potrebbe essere completata in otto ore. In caso di più ritardi, potrebbero essere necessarie fino a 28 ore. Inserisci queste cifre nel diagramma:

Durata stimata = 8 + 28 + (4 × 12)/6 = 14

Ora sapete che il completamento di questa fase richiederà probabilmente circa 14 ore.

Tieni presente che la stima "più probabile" è più ponderata rispetto alle stime ottimistica e pessimistica, motivo per cui il PERT può essere più realistico di una semplice media quando l'incertezza è elevata. Ciascun numero (o, p e m) ha una media ponderata del 16,66%.

Come eseguire un'analisi PERT

Per stabilire la probabilità che il progetto venga completato in tempo, si utilizza un'analisi PERT. Per eseguire un'analisi PERT, utilizza la deviazione standard per stabilire l'entità della variazione dei dati.

La formula per deviazione standard è: (P - O)/6

Più è bassa la tua deviazione standard, maggiore è la fiducia che puoi avere nella data di completamento prevista.

Con PERT, potrai anche prevedere con maggiore precisione una scadenza realistica per il tuo progetto. PERT è un metodo fantastico per la gestione dei progetti con un alto grado di incertezza, in quanto fornisce una flessibilità integrata per tenere conto di potenziali problemi.

Vantaggi derivanti dall'utilizzo di un diagramma PERT

I grafici PERT possono essere utili quando si affrontano progetti non di routine o sensibili al tempo con molte attività interdipendenti.

L'utilizzo di un diagramma PERT può:

• Chiarire i vincoli di tempo per il tuo team.

• Offrire una visione dettagliata della sequenza in cui eseguire i compiti.

• Aiutarti a gestire il tempo e le risorse nel tuo team in modo più efficace.

• Ridurre gli sprechi e i costi mentre completi il tuo progetto.

• Potenzialmente velocizzare il completamento di un progetto consentendo l'identificazione e l'avvio di compiti sovrapposti.

• Consentirti di visualizzare e organizzare facilmente un progetto complesso.

Forse il vantaggio principale dell'utilizzo di un diagramma PERT è la possibile maggiore soddisfazione di lavoratori e clienti. Se utilizzati in modo efficace, i dati contestualizzati dei diagrammi PERT possono semplificare il processo decisionale e dare al team un senso di responsabilità per quanto riguarda i requisiti del progetto. Questo significa meno stress, meno scadenze non rispettate e più tempo per dedicarsi al prossimo progetto.

PERT può anche aiutare i team a individuare opportunità per sovrapporre il lavoro in modo sicuro (quando le dipendenze lo consentono), il che può abbreviare la pianificazione o creare tempo di recupero per inevitabili ritardi.

Qual è la differenza tra un diagramma di Gantt e un diagramma PERT?

Sia i diagrammi PERT sia i diagrammi di Gantt sono strumenti visivi utilizzati per la gestione dei progetti, ma esistono alcune differenze significative tra i due. In sostanza, i diagrammi PERT si utilizzano più comunemente prima che un progetto venga suddiviso in attività più piccole, mentre i diagrammi di Gantt vengono utilizzati durante un progetto per pianificare le attività in base alla data e rappresentare la quantità di lavoro completata.

Considera se utilizzare un diagramma PERT invece di un diagramma Gantt se vuoi visualizzare le interdipendenze, determinare il percorso critico del tuo progetto o stimarne accuratamente la durata.

Progetti con tracciamento rapido

Il tracciamento rapido è una tecnica comune di compressione dei tempi che diventa più semplice una volta che la rete PERT è visibile. Mappando il progetto, puoi individuare quali compiti possono sovrapporsi o essere eseguiti contemporaneamente per accelerare il completamento o creare un margine per potenziali ritardi. Tuttavia, non accelerare il progetto fino a quando non riesci a vedere quali compiti precedenti devono essere completati per primi; altrimenti, una fase potrebbe iniziare contemporaneamente e poi subire un ritardo in attesa del completamento di un'altra fase.

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