Allt om PERT-diagram

Den här omfattande guiden innehåller allt du behöver veta om PERT-diagram och kritiska linjen, inklusive definitioner, historik, användningsfall, symboler, tips och information om hur du kommer igång med vårt verktyg för PERT-diagram. Ett välorganiserat PERT-diagram kan hjälpa projektledare att effektivt schemalägga och koordinera uppgifter inom ett projekt för att uppskatta den tid som krävs för att slutföra dem. 

Läs vidare för att lära dig mer om fördelarna med att använda ett PERT-diagram, samt hur du skapar och implementerar ditt PERT-diagram. 

Vad är ett PERT-diagram?

Ett PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) är ett projektledningsverktyg som används för att analysera de enskilda uppgifterna som krävs för att slutföra ett projekt. PERT-diagram är avsedda för storskaliga initiativ och identifierar de kortaste, längsta och mest sannolika tidskraven.

PERT-diagram ger en tydlig visuell karta över projektets tidslinjer och beroenden mellan uppgifter, vilket gör att du kan fatta välgrundade beslut om uppgiftssekvensering, deadlines och mer. PERT minskar osäkerhet och hjälper team att leverera resultat med större tydlighet och effektivitet. 

Innan du skapar ditt diagram måste du definiera projektets omfattning: hela uppsättningen kvalitativa och kvantitativa krav, inklusive kostnader och kundbehov. När det väl är avgränsat kan du enkelt dela upp projektet i de specifika steg och beroenden som PERT är designat att visualisera.

Symboler, notation och terminologi för PERT-diagram

Här är en lista över vanliga symboler, ikoner och terminologi för PERT-diagram:

• PERT-diagram: Ett diagram som använder symboler och notationer från programutvärderings- och granskningstekniken för att avbilda flödet av beroende uppgifter och andra händelser i ett projekt

• PERT-händelse: En punkt i ett PERT-diagram som markerar början eller slutet på en eller flera uppgifter. I många team kallas ”händelser” även för milstolpar eller steg.

• Föregående händelse: En händelse som omedelbart föregår en annan händelse i ditt projekt, utan att någon annan händelse kommer emellan

• Efterföljande händelse: En händelse som omedelbart följer på en annan händelse i ditt projekt, utan att någon annan händelse kommer emellan

• Kritisk linje: Den väg mellan den första och sista händelsen i ditt projekt som sammanräknat ger den längsta totala projekttiden, när alla projektets uppgifter och varaktigheter har inkluderats. Genom att identifiera den längsta möjliga varaktigheten kan du avgöra den kortaste möjliga tiden att slutföra ditt projekt.

• Aktivitet i kritisk linje: Projektuppgifter som måste påbörjas och avslutas i tid för att ditt projekt ska slutföras enligt planen

• Krascha den kritiska linjen: Att lägga till fler resurser till projektet för att slutföra aktiviteter och komprimera schemat

• Snabbspår (”fast tracking”): Projektaktiviteter som från början var tänkta att slutföras efter varandra, men som utförs parallellt för att spara tid

• Eftersläpning: Fördröjning mellan uppgifter som har ett beroende

• Ledtid: Den tid det tar att slutföra en uppgift eller en grupp av ömsesidigt beroende uppgifter

Hur man gör ett PERT-diagram

Även om du kan bygga ditt diagram från grunden går det snabbare att komma igång med planeringen när du använder en PERT-diagrammall. Oavsett om du börjar med en mall eller en tom arbetsyta följer du dessa steg för att kartlägga ditt projekt:

1. Identifiera dina uppgifter

Skapa en utförlig lista över aktiviteter som krävs för att slutföra ditt projekt. PERT är som mest effektivt efter att du har kartlagt din omfattning eller skapat en arbetsfördelningsstruktur (WBS), vilket säkerställer att du har den detaljerade information som behövs för en korrekt karta.

2. Beräkna tid

Bestäm de optimistiska, pessimistiska och mest sannolika tidsramarna för varje uppgift. Dessa tidsramar tar uttryckligen hänsyn till variation och risk, särskilt för uppgifter ni inte är bekanta med, vilket gör att du kan uppskatta projektets totala varaktighet mer exakt.

3. Bygg ett nätverksdiagram för projektet

Lägg in dina uppgifter och tidsuppskattningar i en visuell tidslinje. När du kartlägger arbetet från början till slut kan du upptäcka dolda beroenden som inte var uppenbara under den inledande omfattningsbedömningen.

4. Prioritera högriskberäkningar

Du behöver inte tillämpa komplexa formler på varje aktivitet. Fokusera dina detaljerade beräkningar på de mest riskfyllda eller minst bekanta stegen samtidigt som du dokumenterar standarduppskattningar för resten av planen.

Vad är den kritiska linjen?

Den kritiska linjen (CPM), eller analys, utvecklades i samarbete med PERT. Både CPM- och PERT-tekniker används för att hantera projekt inom en specifik tidsram. Den kritiska linjen beräknar den längsta möjliga linjen med dina planerade aktiviteter och bestämmer sedan tidsbegränsningarna för varje aktivitet. Projektledaren kan sedan undersöka dessa linjer och bestämma vilka steg som krävs för att öka effektiviteten. Prova att använda CPM för projektledning och schemaläggning – din organisation sparar tid och pengar genom att följa sina uppskattningar med hög precision.

Skillnaden mellan PERT och CPM

Medan både PERT och CPM prioriterar uppgiftssekvensering används de för olika projekttyper. PERT hanterar osäkerhet för unika, komplexa projekt, medan CPM optimerar kostnad och tid för förutsägbart, repetitivt arbete.

Att använda båda tillsammans ger de mest realistiska tidsfristerna och optimala processflöden. Tänk dock på dessa praktiska begränsningar:

• Skala: För små projekt kan ett PERT-diagram vara överdrivet.

• Tydlighet: Exceptionellt stora diagram kan bli så komplexa att de är svåra att tolka snabbt.

• Precision: PERT-diagrammens variabla uppskattningar kan göra det svårare att visualisera en rigid deadline jämfört med CPM.

Hur man använder den kritiska linjen med PERT-diagram

Att tillämpa den kritiska linjen tillsammans med PERT-diagram kan verkligen lyfta hur du hanterar projekt och ge realistiska deadlines och processflöden. 

Visualisera ditt projekt i ett PERT-diagram och använd CRM i det sista steget för att uppskatta tiderna för slutförandet av dina uppgifter. När du skapar ett PERT-diagram kommer du att ge grova uppskattningar för varje uppgift eller scenario. Du bör uppskatta både de längsta och kortaste tiderna varje aktivitet sannolikt kommer att ta. Du vill också ta hänsyn till förseningar och uppskatta de längsta potentiella uppgiftstiderna om det finns risk för bakslag.

Med den här informationen kan du nu fördjupa dig i processen för enskilda uppgifter, hitta sätt att minska tiden eller få en exakt uppskattning av hur lång tid det kommer att ta framöver.

PERT-formeln och när den ska användas för att uppskatta förväntad tid

Det finns flera variabler som kan påverka uppgifternas slutförande, vilket gör det svårt att uppskatta hur lång tid ett projekt kommer att ta. Användare av PERT-diagram förlitar sig vanligtvis på fyra standardberäkningar när de bestämmer lämplig längd på sina projekt:

• Optimistisk tid (O): Minsta möjliga tid som krävs för att utföra en uppgift

• Mest trolig tid (M): En välgrundad uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra utan problem eller förseningar

• Pessimistisk tid (P): Maximal tid som krävs för att utföra en uppgift

• Förväntad tid (F): En rimlig uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra, med hänsyn till eventuella problem eller förseningar

Den grundläggande uppskattningsformeln för PERT som används för att räkna ut den förväntade tiden är F = (O + 4M + P)/6.

När du har identifierat varje tidsuppskattning kan du sätta in dem i PERT-formeln för att mer effektivt beräkna ett projekts varaktighet.

Vi demonstrerar det med en enkel husrenovering. Om din optimistiska tidsuppskattning är 160 dagar, din pessimistiska tidsuppskattning är 365 dagar och den mest troliga tiden är 200 dagar, kommer din ekvation att se ut så här:

E = (160 + 4 × 200 + 365)/6

Du kan alltså uppskatta att din husrenovering kommer att bli färdig om ungefär 221 dagar.

Om du föredrar ett exempel i mindre skala fungerar samma viktade medelvärdesmetod även för korta uppgifter. Säg till exempel att du uppskattar ett steg till cirka 12 timmars arbete. Om allt går rätt kan steget slutföras på åtta timmar. Om du stöter på flera förseningar kan det ta 28 timmar. Mata in siffrorna i diagrammet:

Beräknad varaktighet = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14

Så nu vet du att ditt steg sannolikt tar cirka 14 timmar att slutföra.

Observera att den ”mest sannolika” uppskattningen viktas tyngre än de optimistiska och pessimistiska uppskattningarna, vilket är anledningen till att PERT kan vara mer realistiskt än ett enkelt genomsnitt när osäkerheten är hög. Varje tal (o, p och m) har ett viktat medelvärde på 16,66 % vardera.

Hur man gör en PERT-analys

En PERT-analys används för att beräkna sannolikheten för att projektet kommer att slutföras i tid. För att utföra en PERT-analys använder du standardavvikelse för att fastställa hur mycket dina data varierar.

Formeln för standardavvikelse är: (P - O)/6

Ju lägre standardavvikelsen är, desto högre tilltro kan du ha till det uppskattade slutdatumet.

Med PERT kan du också förutse en realistisk deadline för ditt projekt. PERT är en fantastisk metod för projektledning när det finns en hög grad av osäkerhet, eftersom den ger inbyggd flexibilitet för att ta hänsyn till potentiella problem.

Fördelar med att använda ett PERT-diagram

PERT-diagram kan vara användbara för icke-rutinmässiga eller tidskänsliga projekt där många uppgifter är beroende av varandra.

Att använda ett PERT-diagram kan:

• Tydliggöra tidsbegränsningarna för ditt team.

• Ge en detaljerad bild av i vilken ordning uppgifterna ska utföras.

• Hjälpa dig att hantera tid och resurser för hela teamet på ett mer effektivt sätt.

• Minska slöseriet och sänka kostnaderna för projektet.

• Påskynda potentiellt ett projekts slutförande genom att möjliggöra identifiering och initiering av överlappande uppgifter.

• Låter dig enkelt visualisera och organisera ett komplext projekt.

Den kanske största fördelen med att använda ett PERT-diagram är möjligheten att göra såväl personal som kunder nöjdare. När de används på ett effektivt sätt kan kontextualiserade data i PERT-diagram förenkla beslutsprocessen och stärka teamets känsla av ansvar gentemot projektkraven. Det innebär mindre stress, färre missade deadlines och mer tid att avsätta till nästa projekt.

PERT kan också hjälpa team att upptäcka möjligheter att överlappa arbete på ett säkert sätt (när beroenden tillåter det), vilket kan förkorta schemat eller skapa bufferttid för oundvikliga förseningar.

Vad skiljer ett PERT-diagram från ett Gantt-schema?

Både PERT-diagram och Gantt-scheman är visuella verktyg som används för projektledning, men det finns några viktiga skillnader mellan de två. Den viktigaste skillnaden är att PERT-diagram oftast används innan ett projekt börjar för att dela upp ett större projekt i mindre uppgifter, medan Gantt-scheman används under pågående projekt för att schemalägga uppgifter efter datum och visa hur mycket arbete som har slutförts.

Överväg att använda ett PERT-diagram istället för ett Gantt-schema om du vill visualisera ömsesidiga beroenden, bestämma projektets kritiska linje eller uppskatta hur lång tid projektet kommer att ta.

Påskynda projekt

Snabbspår är en vanlig teknik för att komprimera tidsplanen som blir enklare när PERT-nätverket är synligt. Genom att kartlägga ditt projekt kan du identifiera vilka uppgifter som kan överlappa eller utföras samtidigt för att påskynda slutförandet eller skapa en buffert för eventuella förseningar. Men skynda inte på ditt projekt förrän du kan se vilka föregångare som måste slutföras först. Annars kan ett steg startas samtidigt och sedan försenas i väntan på att ett annat steg ska slutföras.

Är du redo att börja? Registrera dig för Lucidchart för att skapa ett PERT-diagram och effektivisera projektplaneringen.