PERT-formeln och när den ska användas för att uppskatta förväntad tid
Det finns flera variabler som kan påverka uppgifternas slutförande, vilket gör det svårt att uppskatta hur lång tid ett projekt kommer att ta. Användare av PERT-diagram förlitar sig vanligtvis på fyra standardberäkningar när de bestämmer lämplig längd på sina projekt:
-
Optimistisk tid (O): Minsta möjliga tid som krävs för att utföra en uppgift
-
Mest trolig tid (M): En välgrundad uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra utan problem eller förseningar
-
Pessimistisk tid (P): Maximal tid som krävs för att utföra en uppgift
-
Förväntad tid (F): En rimlig uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra, med hänsyn till eventuella problem eller förseningar
Den grundläggande uppskattningsformeln för PERT som används för att räkna ut den förväntade tiden är F = (O + 4M + P)/6.
När du har identifierat varje tidsuppskattning kan du sätta in dem i PERT-formeln för att mer effektivt beräkna ett projekts varaktighet.
Vi demonstrerar det med en enkel husrenovering. Om din optimistiska tidsuppskattning är 160 dagar, din pessimistiska tidsuppskattning är 365 dagar och den mest troliga tiden är 200 dagar, kommer din ekvation att se ut så här:
E = (160 + 4 × 200 + 365)/6
Du kan alltså uppskatta att din husrenovering kommer att bli färdig om ungefär 221 dagar.
Om du föredrar ett exempel i mindre skala fungerar samma viktade medelvärdesmetod även för korta uppgifter. Säg till exempel att du uppskattar ett steg till cirka 12 timmars arbete. Om allt går rätt kan steget slutföras på åtta timmar. Om du stöter på flera förseningar kan det ta 28 timmar. Mata in siffrorna i diagrammet:
Beräknad varaktighet = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14
Så nu vet du att ditt steg sannolikt tar cirka 14 timmar att slutföra.
Observera att den ”mest sannolika” uppskattningen viktas tyngre än de optimistiska och pessimistiska uppskattningarna, vilket är anledningen till att PERT kan vara mer realistiskt än ett enkelt genomsnitt när osäkerheten är hög. Varje tal (o, p och m) har ett viktat medelvärde på 16,66 % vardera.
Hur man gör en PERT-analys
En PERT-analys används för att beräkna sannolikheten för att projektet kommer att slutföras i tid. För att utföra en PERT-analys använder du standardavvikelse för att fastställa hur mycket dina data varierar.
Formeln för standardavvikelse är: (P - O)/6
Ju lägre standardavvikelsen är, desto högre tilltro kan du ha till det uppskattade slutdatumet.
Med PERT kan du också förutse en realistisk deadline för ditt projekt. PERT är en fantastisk metod för projektledning när det finns en hög grad av osäkerhet, eftersom den ger inbyggd flexibilitet för att ta hänsyn till potentiella problem.
Fördelar med att använda ett PERT-diagram
PERT-diagram kan vara användbara för icke-rutinmässiga eller tidskänsliga projekt där många uppgifter är beroende av varandra.
Att använda ett PERT-diagram kan:
-
Tydliggöra tidsbegränsningarna för ditt team.
-
Ge en detaljerad bild av i vilken ordning uppgifterna ska utföras.
-
Hjälpa dig att hantera tid och resurser för hela teamet på ett mer effektivt sätt.
-
Minska slöseriet och sänka kostnaderna för projektet.
-
Påskynda potentiellt ett projekts slutförande genom att möjliggöra identifiering och initiering av överlappande uppgifter.
-
Låter dig enkelt visualisera och organisera ett komplext projekt.
Den kanske största fördelen med att använda ett PERT-diagram är möjligheten att göra såväl personal som kunder nöjdare. När de används på ett effektivt sätt kan kontextualiserade data i PERT-diagram förenkla beslutsprocessen och stärka teamets känsla av ansvar gentemot projektkraven. Det innebär mindre stress, färre missade deadlines och mer tid att avsätta till nästa projekt.
PERT kan också hjälpa team att upptäcka möjligheter att överlappa arbete på ett säkert sätt (när beroenden tillåter det), vilket kan förkorta schemat eller skapa bufferttid för oundvikliga förseningar.
Vad skiljer ett PERT-diagram från ett Gantt-schema?
Både PERT-diagram och Gantt-scheman är visuella verktyg som används för projektledning, men det finns några viktiga skillnader mellan de två. Den viktigaste skillnaden är att PERT-diagram oftast används innan ett projekt börjar för att dela upp ett större projekt i mindre uppgifter, medan Gantt-scheman används under pågående projekt för att schemalägga uppgifter efter datum och visa hur mycket arbete som har slutförts.
Överväg att använda ett PERT-diagram istället för ett Gantt-schema om du vill visualisera ömsesidiga beroenden, bestämma projektets kritiska linje eller uppskatta hur lång tid projektet kommer att ta.
