De PERT-formule en wanneer je die moet gebruiken om de verwachte tijd in te schatten
Er zijn verschillende variabelen die de voltooiing van taken kunnen beïnvloeden, waardoor het moeilijk is om in te schatten hoe lang een project zal duren. Gebruikers van PERT-diagrammen vertrouwen meestal op vier standaardberekeningen bij het bepalen van de juiste lengte van hun projecten:
-
Optimistische tijd (O): de kleinste mogelijke hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.
-
Meest waarschijnlijke tijd (M): een onderbouwde schatting van hoelang het zal duren om een taak zonder problemen of vertragingen te voltooien
-
Pessimistische tijd (P): De maximale hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.
-
Verwachte tijd (E): een redelijke schatting van hoe lang het zal duren om een taak te voltooien, rekening houdend met mogelijke problemen of vertragingen.
De basisformule voor PERT-schattingen om de verwachte tijd te bepalen is E= (O + 4M + P)/6.
Zodra je elke tijdsinschatting hebt bepaald, kun je de PERT-formule gebruiken om de duur van een project effectiever te berekenen.
Laten we de verbouwing van een huis als voorbeeld nemen. Als je optimistische tijdsinschatting 160 dagen is, je pessimistische tijdsinschatting 365 dagen en je meest waarschijnlijke tijdsinschatting 200 dagen, ziet je formule er als volgt uit:
E = (160 + 4 x 200 + 365)/6
Je kunt dus inschatten dat de verbouwing van je huis in ongeveer 221 dagen voltooid zal zijn.
Als je een voorbeeld op kleinere schaal wilt, werkt dezelfde methode van gewogen gemiddelden ook voor korte taken. Stel bijvoorbeeld dat je inschat dat één stap ongeveer 12 uur werk kost. Als alles goed gaat, kan deze stap binnen acht uur worden afgerond. Als je meerdere vertragingen hebt, kan dat 28 uur duren. Vul die getallen in de grafiek in:
Geschatte duur = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14
Dus nu weet je dat je stap waarschijnlijk ongeveer 14 uur duurt.
Houd er rekening mee dat de ‘meest waarschijnlijke’ schatting zwaarder weegt dan de optimistische en pessimistische schattingen; daarom kan PERT realistischer zijn dan een eenvoudig gemiddelde wanneer de onzekerheid groot is. Elk cijfer (o, p en m) heeft elk een gewogen gemiddelde van 16,66%.
Een PERT-analyse uitvoeren
Je gebruikt een PERT-analyse om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat je project op tijd is afgerond. Om een PERT-analyse uit te voeren, gebruik je de standaarddeviatie om de mate van variatie in je gegevens te bepalen.
De formule voor standaardafwijking is: (P - O)/6
Hoe lager de standaardafwijking, hoe meer vertrouwen je kunt hebben in de verwachte voltooiingsdatum.
Met PERT kun je ook nauwkeuriger een haalbare deadline voor je project voorspellen. PERT is een uitstekende methode voor project management wanneer er een hoge mate van onzekerheid is, omdat het flexibiliteit biedt om rekening te houden met mogelijke problemen.
Voordelen van het gebruik van een PERT-diagram
PERT-diagrammen kunnen handig zijn bij niet-routinematige of tijdgevoelige projecten met veel onderling afhankelijke taken.
Met behulp van een PERT-diagram kan:
-
Verduidelijk de tijdsbeperkingen voor je team.
-
Een gedetailleerd overzicht bieden van de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd.
-
De tijd en middelen binnen je team effectiever beheren.
-
Verspilling voorkomen en de kosten verlagen tijdens het project.
-
Mogelijk de voltooiing van een project versnellen door overlappende taken te identificeren en te starten.
-
Hiermee kun je een complex project eenvoudig visualiseren en organiseren.
Het grootste voordeel van het gebruik van een PERT-diagram is misschien wel de potentiële hogere tevredenheid van werknemers en klanten. Bij effectief gebruik kunnen de gecontextualiseerde gegevens in PERT-diagrammen het besluitvormingsproces vereenvoudigen en je team een gevoel van verantwoordelijkheid geven met betrekking tot de projectvereisten. Dit betekent minder stress, minder gemiste deadlines en meer tijd voor het volgende project.
PERT kan teams ook helpen bij het vinden van mogelijkheden om werk veilig te overlappen (als afhankelijkheden dat toelaten), wat de planning kan verkorten of buffertijd kan creëren voor onvermijdelijke vertragingen.
Wat is het verschil tussen een Gantt chart en een PERT-diagram?
Zowel PERT-diagrammen als Gantt charts zijn visuele hulpmiddelen die worden gebruikt voor projectbeheer, maar er zijn een paar duidelijke verschillen tussen de twee diagrammen Het belangrijkste is dat PERT-diagrammen meestal worden gebruikt voordat een project begint om een groter project op te splitsen in kleinere taken, terwijl Gantt charts tijdens een project worden gebruikt om taken op datum te plannen en weer te geven hoeveel werkzaamheden er zijn voltooid.
Overweeg het gebruik van een PERT-diagram in plaats van een Gantt chart als je je wilt concentreren op het visualiseren van onderlinge afhankelijkheden, het kritieke pad van je project wilt bepalen of de duur van je project nauwkeurig wilt inschatten.
