Alles over PERT-diagrammen

Deze uitgebreide gids bevat alles wat je moet weten over PERT-diagrammen en de kritieke-padmethode, inclusief definities, geschiedenis, gebruikssituaties, symbolen, tips en hoe je onze PERT-diagramgenerator kunt gebruiken om aan de slag te gaan. Een goed geordend PERT-diagram kan projectmanagers helpen bij het effectief plannen en coördineren van taken binnen een project, zodat ze beter kunnen inschatten hoeveel tijd het zal kosten om het project af te ronden. 

Lees verder om meer te weten te komen over de voordelen van het gebruik van een PERT-diagram en hoe je een PERT-diagram maakt en implementeert. 

Wat is een PERT-diagram?

Een PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) is een hulpmiddel voor projectbeheer dat wordt gebruikt om de afzonderlijke taken te analyseren die nodig zijn om een project af te ronden. PERT-diagrammen zijn bedoeld voor grootschalige projecten en identificeren de kortste, langste en meest waarschijnlijke tijdsduur om een taak te voltooien.

PERT-diagrammen bieden een duidelijke visuele kaart van projecttijdlijnen en onderlinge afhankelijkheden tussen taken, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over taakvolgorde, deadlines en meer. PERT vermindert onzekerheid en helpt teams om resultaten duidelijker en efficiënter te leveren. 

Voordat je je diagram maakt, moet je de reikwijdte van het project definiëren: de volledige reeks kwalitatieve en kwantitatieve eisen, inclusief kosten en behoeften van de klant. Zodra het project is afgebakend, kun je het eenvoudig opsplitsen in de specifieke stappen en afhankelijkheden die PERT kan visualiseren.

Symbolen, notaties en terminologie in het PERT-diagram

Hier is een lijst met veelgebruikte symbolen, pictogrammen en terminologie voor PERT-diagrammen:

• PERT-diagram: Een diagram dat de symbolen en notaties van programma-evaluatie- en -beoordelingstechnieken gebruikt om de stroom van afhankelijke taken en andere gebeurtenissen in een project weer te geven.

• PERT-gebeurtenis: een punt in een PERT-diagram dat de voltooiing of start van een of meer taken markeert. In veel teams worden 'gebeurtenissen' ook wel mijlpalen of stappen genoemd.

• Voorgaande gebeurtenis: een gebeurtenis die onmiddellijk voorafgaat aan een andere gebeurtenis binnen je project, zonder dat er een andere gebeurtenis tussenkomt.

• Opvolgende gebeurtenis: een gebeurtenis die onmiddellijk volgt op een andere gebeurtenis, zonder dat er een andere gebeurtenis tussenkomt.

• Kritiek pad: het pad tussen de eerste en de laatste gebeurtenis in je project, inclusief alle taken en de duur ervan, die samen de langste totale projectduur vormen. Door de langst mogelijke duur te bepalen, kun je vervolgens de kortst mogelijke tijd bepalen waarin je project kan worden voltooid.

• Kritieke pad-activiteit: projecttaken die op tijd moeten beginnen en eindigen, zodat je project op tijd wordt afgerond.

• Kritiek pad crashen: extra middelen aan het project toevoegen om activiteiten te voltooien en de planning ervan te verkorten.

• Snelle tracking: Projectactiviteiten die aanvankelijk opeenvolgend moesten worden voltooid, maar om tijd te besparen gelijktijdig worden uitgevoerd.

• Vertragingstijd: De vertraging tussen taken die een onderlinge afhankelijkheid hebben.

• Doorlooptijd: De tijd die nodig is om een taak of een groep van onderling afhankelijke taken te voltooien

Een PERT-diagram maken

Hoewel je je diagram vanaf nul kunt maken, is het gebruik van een PERT-diagramsjabloon de snelste manier om je planning op gang te brengen. Of je nu begint met een sjabloon of een leeg canvas, volg deze stappen om je project in kaart te brengen:

1. Stel je taken vast

Maak een gedetailleerde lijst van de taken die moeten worden voltooid binnen je project. PERT is het meest effectief nadat je de reikwijdte van je project volledig hebt bepaald of een work breakdown structure (WBS) hebt gemaakt, zodat je de gedetailleerde informatie hebt die nodig is voor een nauwkeurige kaart.

2. Bereken de tijd

Bepaal de optimistische, pessimistische en meest waarschijnlijke tijdsduur van elke taak. Deze termijnen houden expliciet rekening met variabiliteit en risico's, met name voor onbekende taken, zodat je de totale duur van het project nauwkeuriger kunt inschatten.

3. Maak een projectnetwerkdiagram

Voeg je taken en tijdschattingen toe aan een visuele tijdlijn. Terwijl je het werk van begin tot eind in kaart brengt, kun je verborgen afhankelijkheden ontdekken die niet voor de hand lagen tijdens de eerste scoping.

4. Geef prioriteit aan berekeningen met een hoog risico

Je hoeft niet op elke activiteit complexe formules toe te passen. Richt je gedetailleerde berekeningen op de meest risicovolle of minst bekende stappen, en leg voor de rest van het plan standaardramingen vast.

Wat is de kritieke-padmethode?

De kritieke-padmethode (CPM), of analyse, is samen met PERT ontwikkeld. Zowel CPM- als PERT-technieken worden gebruikt om projecten binnen een bepaald tijdsbestek te beheren. De kritieke-padmethode berekent het langste pad dat mogelijk is met je geplande activiteiten, en berekent vervolgens de tijdslimieten voor elke activiteit. De projectmanager kan deze trajecten vervolgens onderzoeken en bepalen welke stappen genomen moeten worden om de efficiëntie te verhogen. Probeer CPM te gebruiken voor projectbeheer en planning. Je organisatie bespaart tijd en geld door zich aan de uiterst nauwkeurige schattingen te houden

Het verschil tussen PERT en CPM

Hoewel zowel PERT als CPM de volgorde van taken bepalen, dienen ze verschillende projecttypes. PERT beheert onzekerheid voor unieke, complexe projecten, terwijl CPM kosten en tijd optimaliseert voor voorspelbaar, repeterend werk.

Door beide methoden te combineren, krijg je de meest realistische deadlines en een optimale process flow. Houd echter rekening met de volgende praktische beperkingen:

• Schaal: Voor kleine projecten is een PERT-diagram wellicht overbodig.

• Duidelijkheid: Uitzonderlijk grote diagrammen kunnen zo complex worden dat ze moeilijk snel te interpreteren zijn.

• Precisie: De variabele schattingen van PERT kunnen het moeilijker maken om een strakke deadline te visualiseren in vergelijking met CPM.

De kritieke-padmethode gebruiken met PERT-diagrammen

Als je de kritieke-padmethode in combinatie met PERT-diagrammen toepast, kun je de manier waarop je projecten beheert aanzienlijk verbeteren en realistische deadlines en processtromen bieden. 

Breng uw project in kaart met een PERT-diagram en gebruik de CPM in de laatste stap om de voltooiingstijd van je taken in te schatten. Wanneer je een PERT-diagram maakt, geef je ruwe schattingen voor elke taak of scenario. Het is een goed idee om zowel de langst als de kortst mogelijke tijdsduur van elke activiteit in te schatten. Het is ook verstandig om rekening te houden met vertraging en de langst mogelijke tijdsduren van taken in te schatten als er kansen op tegenslagen zijn.

Met deze informatie kun je nu dieper ingaan op het proces van de individuele taken, potentiële gebieden identificeren waarop tijd kan worden bespaard, of een nauwkeurige schatting maken van de resterende tijdsduur.

De PERT-formule en wanneer je die moet gebruiken om de verwachte tijd in te schatten

Er zijn verschillende variabelen die de voltooiing van taken kunnen beïnvloeden, waardoor het moeilijk is om in te schatten hoe lang een project zal duren. Gebruikers van PERT-diagrammen vertrouwen meestal op vier standaardberekeningen bij het bepalen van de juiste lengte van hun projecten:

• Optimistische tijd (O): de kleinste mogelijke hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.

• Meest waarschijnlijke tijd (M): een onderbouwde schatting van hoelang het zal duren om een taak zonder problemen of vertragingen te voltooien

• Pessimistische tijd (P): De maximale hoeveelheid tijd die nodig is om een taak uit te voeren.

• Verwachte tijd (E): een redelijke schatting van hoe lang het zal duren om een taak te voltooien, rekening houdend met mogelijke problemen of vertragingen.

De basisformule voor PERT-schattingen om de verwachte tijd te bepalen is E= (O + 4M + P)/6.

Zodra je elke tijdsinschatting hebt bepaald, kun je de PERT-formule gebruiken om de duur van een project effectiever te berekenen.

Laten we de verbouwing van een huis als voorbeeld nemen. Als je optimistische tijdsinschatting 160 dagen is, je pessimistische tijdsinschatting 365 dagen en je meest waarschijnlijke tijdsinschatting 200 dagen, ziet je formule er als volgt uit:

E = (160 + 4 x 200 + 365)/6

Je kunt dus inschatten dat de verbouwing van je huis in ongeveer 221 dagen voltooid zal zijn.

Als je een voorbeeld op kleinere schaal wilt, werkt dezelfde methode van gewogen gemiddelden ook voor korte taken. Stel bijvoorbeeld dat je inschat dat één stap ongeveer 12 uur werk kost. Als alles goed gaat, kan deze stap binnen acht uur worden afgerond. Als je meerdere vertragingen hebt, kan dat 28 uur duren. Vul die getallen in de grafiek in:

Geschatte duur = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14

Dus nu weet je dat je stap waarschijnlijk ongeveer 14 uur duurt.

Houd er rekening mee dat de ‘meest waarschijnlijke’ schatting zwaarder weegt dan de optimistische en pessimistische schattingen; daarom kan PERT realistischer zijn dan een eenvoudig gemiddelde wanneer de onzekerheid groot is. Elk cijfer (o, p en m) heeft elk een gewogen gemiddelde van 16,66%.

Een PERT-analyse uitvoeren

Je gebruikt een PERT-analyse om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat je project op tijd is afgerond. Om een PERT-analyse uit te voeren, gebruik je de standaarddeviatie om de mate van variatie in je gegevens te bepalen.

De formule voor standaardafwijking is: (P - O)/6

Hoe lager de standaardafwijking, hoe meer vertrouwen je kunt hebben in de verwachte voltooiingsdatum.

Met PERT kun je ook nauwkeuriger een haalbare deadline voor je project voorspellen. PERT is een uitstekende methode voor project management wanneer er een hoge mate van onzekerheid is, omdat het flexibiliteit biedt om rekening te houden met mogelijke problemen.

Voordelen van het gebruik van een PERT-diagram

PERT-diagrammen kunnen handig zijn bij niet-routinematige of tijdgevoelige projecten met veel onderling afhankelijke taken.

Met behulp van een PERT-diagram kan:

• Verduidelijk de tijdsbeperkingen voor je team.

• Een gedetailleerd overzicht bieden van de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd.

• De tijd en middelen binnen je team effectiever beheren.

• Verspilling voorkomen en de kosten verlagen tijdens het project.

• Mogelijk de voltooiing van een project versnellen door overlappende taken te identificeren en te starten.

• Hiermee kun je een complex project eenvoudig visualiseren en organiseren.

Het grootste voordeel van het gebruik van een PERT-diagram is misschien wel de potentiële hogere tevredenheid van werknemers en klanten. Bij effectief gebruik kunnen de gecontextualiseerde gegevens in PERT-diagrammen het besluitvormingsproces vereenvoudigen en je team een gevoel van verantwoordelijkheid geven met betrekking tot de projectvereisten. Dit betekent minder stress, minder gemiste deadlines en meer tijd voor het volgende project.

PERT kan teams ook helpen bij het vinden van mogelijkheden om werk veilig te overlappen (als afhankelijkheden dat toelaten), wat de planning kan verkorten of buffertijd kan creëren voor onvermijdelijke vertragingen.

Wat is het verschil tussen een Gantt chart en een PERT-diagram?

Zowel PERT-diagrammen als Gantt charts zijn visuele hulpmiddelen die worden gebruikt voor projectbeheer, maar er zijn een paar duidelijke verschillen tussen de twee diagrammen Het belangrijkste is dat PERT-diagrammen meestal worden gebruikt voordat een project begint om een groter project op te splitsen in kleinere taken, terwijl Gantt charts tijdens een project worden gebruikt om taken op datum te plannen en weer te geven hoeveel werkzaamheden er zijn voltooid.

Overweeg het gebruik van een PERT-diagram in plaats van een Gantt chart als je je wilt concentreren op het visualiseren van onderlinge afhankelijkheden, het kritieke pad van je project wilt bepalen of de duur van je project nauwkeurig wilt inschatten.

Snelle tracking

Snelle tracking is een veelgebruikte techniek om planningen te verkorten die eenvoudiger wordt zodra je PERT-netwerk zichtbaar is. Door je project in kaart te brengen, kun je bepalen welke taken elkaar kunnen overlappen of gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd om de voltooiing te versnellen of een buffer te creëren voor mogelijke vertragingen. Versnel je project echter niet voordat je weet welke voorgaande stappen eerst moeten worden afgerond; anders kan het gebeuren dat een stap gelijktijdig van start gaat en vervolgens vertraging oploopt omdat er moet worden gewacht tot een andere stap is voltooid.

Klaar om aan de slag te gaan? Meld je aan voor Lucidchart om een PERT-diagram te maken en project planning te stroomlijnen.