Ereignisorientierte Netzplantechnik: PERT Diagramme

Dieser umfassende Leitfaden bietet alles, was Sie über Flussdiagramme wissen müssen, einschließlich Definitionen, Geschichte, Anwendungsfälle, Symbole, Tipps und wie Sie mithilfe unserer Flussdiagramm-Software den Einstieg finden. Mit einem gut organisierten PERT Diagramm (engl. PERT Chart) können Projektleiter Aufgaben innerhalb eines Projekts effektiv planen und koordinieren. So können sie einschätzen, wie lange es dauert, das Projekt abzuschließen. 

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Vorteile von PERT-Diagrammen sowie darüber, wie Sie diese entwickeln und implementieren können. 

Was ist ein PERT Diagramm?

Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Analyse der einzelnen Aufgaben dient, die zur Durchführung eines Projekts erforderlich sind. PERT-Diagramme sind für größere Initiativen vorgesehen und identifizieren den kürzesten, längsten und wahrscheinlichsten Zeitbedarf.

PERT-Diagramme bieten eine übersichtliche visuelle Darstellung von Projektzeitplänen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, sodass Sie fundierte Entscheidungen über die Reihenfolge der Aufgaben, Fristen und mehr treffen können. PERT reduziert Unsicherheit und hilft Teams, Ergebnisse mit größerer Klarheit und Effizienz zu liefern. 

Bevor Sie Ihr Diagramm erstellen, müssen Sie den Projektumfang definieren: die Gesamtheit der qualitativen und quantitativen Anforderungen, einschließlich Kosten und Kundenbedürfnisse. Sobald der Projektumfang festgelegt ist, können Sie das Projekt leicht in die spezifischen Schritte und Abhängigkeiten unterteilen, die PERT visualisieren soll.

PERT Diagramme – Symbole, Notationen und Terminologie

Im Folgenden sehen Sie ein Liste mit den für PERT Diagramme am häufigsten verwendeten Symbolen und Begriffen:

• PERT-Diagramm: Ein Diagramm, das die Symbole und Notationen der Programm Evaluation Review Technique verwendet, um den Ablauf abhängiger Aufgaben und anderer Ereignisse in einem Projekt darzustellen.

• PERT-Ereignis: Ein Punkt in einem PERT-Diagramm, der den Abschluss oder den Beginn einer Aufgabe bzw. mehrerer Aufgaben kennzeichnet. In vielen Teams werden „Ereignisse“ auch als Meilensteine oder Schritte bezeichnet.

• Vorgängerereignis: Ein Ereignis, das einem anderen Ereignis innerhalb Ihres Projekts unmittelbar vorausgeht, ohne dass ein anderes Ereignis dazwischenliegt.

• Nachfolgeereignis: Ein Ereignis, das einem anderen Ereignis unmittelbar folgt, ohne dass ein weiteres Ereignis dazwischenliegt.

• Kritischer Pfad: Der Pfad zwischen dem ersten und dem letzten Ereignis in Ihrem Projekt, einschließlich aller Aufgaben und deren Dauer, die zusammen die längste gesamte Projektdauer ergeben. Nachdem Sie die längstmögliche Dauer identifiziert haben, können Sie die kürzestmögliche Zeit für den Abschluss Ihres Projekts ermitteln.

• Kritische Aktivitäten: Projektaufgaben, die pünktlich begonnen und abgeschlossen werden müssen, damit auch das gesamte Projekt planmäßig abgeschlossen werden kann.

• Verdichtung („Crashing“): Dabei werden dem Projekt zusätzliche Ressourcen hinzugefügt, um Aktivitäten schneller abzuschließen und den Zeitplan zu verkürzen.

• Fast Tracking: Aktivitäten, die ursprünglich aufeinanderfolgend ausgeführt werden sollten, werden nun aus Zeitgründen gleichzeitig ausgeführt.

• Verzögerungszeit („Lag Time“): Die Verzögerung zwischen Aufgaben, die eine Abhängigkeit haben.

• Vorlaufzeit: Die Zeit, die es braucht, um eine Aufgabe oder eine Gruppe von miteinander in Abhängigkeit stehenden Aufgaben abzuschließen.

So erstellen Sie ein PERT Diagramm

Obwohl Sie Ihr Diagramm ganz neu erstellen können, ist die Verwendung einer PERT-Diagrammvorlage der schnellste Weg, Ihre Planung zu starten. Unabhängig davon, ob Sie mit einer Vorlage oder einer leeren Arbeitsfläche beginnen, befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Projekt zu planen:

1. Identifizieren Sie Ihre Aufgaben

Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Aktivitäten, die zur Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind. PERT ist am effektivsten, nachdem Sie Ihren Projektumfang festgelegt oder einen Projektstrukturplan (auch Work Breakdown Structure, WBS) erstellt haben, um sicherzustellen, dass Sie die für eine genaue Planung erforderlichen detaillierten Informationen haben.

2. Zeit berechnen

Ermitteln Sie den optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Zeitrahmen jeder Aufgabe. Diese Zeitrahmen berücksichtigen explizit Variabilität und Risiko, insbesondere bei unbekannten Aufgaben, sodass Sie die gesamte Projektdauer genauer abschätzen können.

3. Erstellen Sie ein Projektnetzwerkdiagramm

Fügen Sie Ihre Aufgaben und Zeitschätzungen in einen visuellen Zeitstrahl ein. Wenn Sie den gesamten Arbeitsprozess von Anfang bis Ende abbilden, entdecken Sie möglicherweise versteckte Abhängigkeiten, die bei der anfänglichen Planung nicht offensichtlich waren.

4. Priorisieren Sie Berechnungen mit hohem Risiko

Sie müssen nicht für jede Aktivität komplexe Formeln anwenden. Konzentrieren Sie Ihre detaillierten Berechnungen auf die riskantesten oder am wenigsten vertrauten Schritte, während Sie für den Rest des Plans Standardschätzungen dokumentieren.

Was ist die Methode des kritischen Pfades?

Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM), auch als Analyse bezeichnet, wurde parallel mit PERT entwickelt. Sowohl CPM- als auch PERT-Techniken werden verwendet, um Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu managen. Bei der Methode des kritischen Pfades wird der längstmögliche Pfad für Ihre geplanten Aktivitäten berechnet. Anschließend werden die Zeitbeschränkungen für jede Aktivität ermittelt. Der Projektmanager kann diese Pfade dann analysieren und die nötigen Schritte ermitteln, um die Effizienz zu steigern. Probieren Sie CPM für das Projektmanagement und die Terminplanung aus. Wenn Sie sich an die enorm genauen Schätzwerte halten, können Sie Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Der Unterschied zwischen PERT und CPM

Obwohl sowohl PERT als auch CPM die Reihenfolge der Aufgaben priorisieren, dienen sie unterschiedlichen Projekttypen. PERT verwaltet die Ungewissheit für einzigartige, komplexe Projekte, während CPM die Kosten und die Zeit für vorhersehbare, sich wiederholende Arbeiten optimiert.

Die gleichzeitige Verwendung beider Methoden ermöglicht realistische Fristen und einen optimalen Prozessablauf. Beachten Sie jedoch folgende praktische Einschränkungen:

• Maßstab: Für kleine Projekte kann ein PERT-Diagramm übertrieben sein.

• Klarheit: Außergewöhnlich große Diagramme können so komplex werden, dass sie schwer zu interpretieren sind.

• Präzision: Die variablen Schätzungen von PERT können es im Vergleich zu CPM schwieriger machen, einen festen Endtermin zu visualisieren.

So verwenden Sie die Methode des kritischen Pfades mit PERT-Diagrammen

Durch die kombinierte Anwendung der Methode des kritischen Pfades und PERT-Diagrammen können Sie Ihr Projektmanagement deutlich verbessern und realistische Fristen sowie Prozessabläufe ermöglichen.

Visualisieren Sie Ihr Projekt in einem PERT-Diagramm und nutzen Sie im letzten Schritt die Methode des kritischen Pfades, um die Bearbeitungszeiten Ihrer Aufgaben abzuschätzen. Bei der Erstellung eines PERT-Diagramms geben Sie grobe Schätzungen für jede Aufgabe oder jedes Szenario. Sie sollten sowohl die längste als auch die kürzeste Zeit schätzen, die jede Aktivität voraussichtlich dauert. Sie sollten sogar Verzögerungen berücksichtigen und die längste mögliche Dauer schätzen, falls die Möglichkeit von Rückschlägen besteht.

Mit diesen Informationen können Sie nun tiefer in den Prozess einzelner Aufgaben eintauchen, mögliche Wege zur Zeitersparnis identifizieren oder eine genaue Schätzung der voraussichtlichen Dauer erhalten.

Die PERT-Formel und wann sie zur Schätzung der erwarteten Zeit verwendet wird

Es gibt mehrere Variablen, die sich auf die Fertigstellung einer Aufgabe auswirken können, so dass es schwierig ist, abzuschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird. Benutzer von PERT-Diagrammen verlassen sich bei der Ermittlung der angemessenen Dauer für Ihre Projekte üblicherweise auf vier Werte:

• Optimistic Time (O): Der kleinstmögliche Zeitraum, innerhalb dessen eine Aufgabe abgeschlossen werden kann

• Most Likely Time (M): Eine begründete Schätzung für den Zeitraum, innerhalb dessen eine Aufgabe höchstwahrscheinlich ohne Probleme oder Verzögerungen abgeschlossen werden kann

• Pessimistic Time (P): Die maximal erforderliche Dauer für den Abschluss einer Aufgabe

• Expected time (E): Eine realistische Schätzung für den Zeitraum, in dem eine Aufgabe abgeschlossen wird – unter Berücksichtigung von möglichen Problemen oder Verzögerungen

Die grundlegende PERT-Gleichung zur Ermittlung der geschätzten Zeit lautet E= (O + 4M + P)/6.

Sobald Sie die einzelnen Zeitschätzungen ermittelt haben, können Sie diese in die PERT-Formel einsetzen, um die Projektdauer effektiver zu berechnen.

Sehen wir uns das mal am Beispiel von Renovierungsarbeiten an einem Haus an. Optimistisch geschätzt könnte das Projekt bereits in 160 Tagen abgeschlossen sein. Im schlimmsten Fall könnte es aber auch 365 Tage dauern. Wenn die Schätzung für die wahrscheinlichste Dauer bei 200 Tagen liegt, ergibt sich daraus die folgende Gleichung:

E = (160 + 4 x 200 + 365)/6

Sie können also davon ausgehen, dass die Renovierungsarbeiten in ungefähr 221 Tagen abgeschlossen sein werden.

Wenn Sie ein kleineres Beispiel bevorzugen, funktioniert der gleiche gewichtete Durchschnittsansatz auch für kurze Aufgaben. Nehmen wir beispielsweise an, Sie schätzen den Arbeitsaufwand für einen Arbeitsschritt auf etwa 12 Stunden. Wenn alles gut läuft, könnte der Schritt in acht Stunden abgeschlossen sein. Bei mehreren Verzögerungen kann er bis zu 28 Stunden dauern. Setzen Sie diese Werte in die Tabelle ein:

Geschätzte Dauer = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14

Sie wissen nun, dass Ihr Schritt voraussichtlich etwa 14 Stunden dauern wird.

Beachten Sie, dass die „wahrscheinlichste“ Schätzung stärker gewichtet wird als die optimistische und die pessimistische Schätzung. Deshalb kann PERT bei hoher Unsicherheit realistischer sein als ein einfacher Durchschnitt. Jede Zahl (o, p und m) enthält einen gewichteten Durchschnitt von jeweils 16,66 %.

So führen Sie eine PERT-Analyse durch

Mit einer PERT-Analyse ermitteln Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Wenn Sie eine PERT-Analyse durchführen möchten, berechnen Sie die Standardabweichung, um zu ermitteln, wie hoch die Schwankungen bei Ihren Daten sind.

Die Formel für die Standardabweichung lautet: (P - O)/6

Je niedriger die Standardabweichung ist, desto mehr können Sie sich auf die realistischerweise zu erwartende Abschlusszeit (Expected Time, E) verlassen.

Mit PERT können Sie außerdem eine realistische Frist für Ihr Projekt genauer abschätzen. PERT ist eine fantastische Methode für das Projektmanagement, wenn ein hohes Maß an Ungewissheit besteht, da sie eine eingebaute Flexibilität bietet, um mögliche Probleme zu berücksichtigen.

Vorteile von PERT Diagrammen

PERT-Diagramme sind besonders hilfreich bei nicht routinemäßigen oder zeitkritischen Projekten mit vielen Aufgabenabhängigkeiten.

Vorteile von PERT Diagrammen im Einzelnen:

• Klärung von zeitlichen Einschränkungen für Ihr Team

• Detaillierte Übersicht über die Aufgabenfolge

• Effektiveres Zeitmanagement und effektivere Verwaltung von Ressourcen im gesamten Team.

• Reduzierung von Verschwendung und Kosten beim Abschluss des Projekts

• Mögliche Beschleunigung der Projektfertigstellung, indem Sie überlappende Aufgaben identifizieren und initiieren

• Ermöglicht die einfache Visualisierung und Organisation eines komplexen Projekts

Der vielleicht größte Vorteil eines PERT Diagramms liegt jedoch darin, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden potenziell viel zufriedener sind. Bei effektiver Verwendung können die kontextualisierten Daten des PERT Diagramms Ihnen dabei helfen, Entscheidungsprozesse zu vereinfachen. Zudem können die Diagramme dabei helfen, Ihren Teammitgliedern ein stärkeres Bewusstsein für deren Verantwortung im Zusammenhang mit den Projektanforderungen zu vermitteln. Das bedeutet weniger Stress, weniger verpasste Fristen und mehr Zeit, um sich schon mit dem nächsten Projekt zu befassen.

PERT kann Teams auch dabei helfen, Möglichkeiten für eine sichere Überlappung der Arbeit zu erkennen (sofern Abhängigkeiten dies zulassen), was den Zeitplan verkürzen oder Pufferzeiten für unvermeidliche Verzögerungen schaffen kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem Gantt und einem PERT Diagramm?

Sowohl PERT-Diagramme als auch Gantt-Diagramme sind visuelle Tools, die zur Verwaltung von Projekten eingesetzt werden. Es gibt jedoch einige klare Unterschiede zwischen beiden. Der wichtigste Unterschied ist, dass PERT-Diagramme üblicherweise vor dem tatsächlichen Beginn eines Projekts verwendet werden. Dabei wird ein größeres Projekt in kleinere Aufgaben aufgeteilt. Gantt-Diagramme benutzt man hingegen für laufende Projekte. Dabei werden dann Aufgaben nach Datum geplant und es wird abgebildet, wie viel von der geplanten Arbeit bereits abgeschlossen worden ist.

Wenn Sie Abhängigkeiten visualisieren, den kritischen Pfad Ihres Projekts bestimmen oder die Dauer Ihres Projekts genau abschätzen möchten, sollten Sie ein PERT-Diagramm anstelle eines Gantt-Diagramms verwenden.

Fast Tracking von Projekten

Fast Tracking ist eine gängige Technik zur Terminoptimierung, die einfacher wird, sobald Ihr PERT-Netzwerk sichtbar ist. Durch die Visualisierung Ihres Projekts können Sie erkennen, welche Aufgaben sich überschneiden oder parallel laufen können, um die Fertigstellung zu beschleunigen oder einen Puffer für mögliche Verzögerungen zu schaffen. Allerdings sollten Sie Ihr Projekt nicht beschleunigen, bis Sie sehen können, welche Vorgänger zuerst abgeschlossen werden müssen; andernfalls könnte ein Schritt gleichzeitig beginnen und dann verzögert werden, während auf einen anderen Schritt gewartet wird.

Sind Sie bereit loszulegen? Melden Sie sich bei Lucidchart an, um ein PERT-Diagramm zu erstellen und die Projektplanung zu optimieren.