Die PERT-Formel und wann sie zur Schätzung der erwarteten Zeit verwendet wird
Es gibt mehrere Variablen, die sich auf die Fertigstellung einer Aufgabe auswirken können, so dass es schwierig ist, abzuschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird. Benutzer von PERT-Diagrammen verlassen sich bei der Ermittlung der angemessenen Dauer für Ihre Projekte üblicherweise auf vier Werte:
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Optimistic Time (O): Der kleinstmögliche Zeitraum, innerhalb dessen eine Aufgabe abgeschlossen werden kann
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Most Likely Time (M): Eine begründete Schätzung für den Zeitraum, innerhalb dessen eine Aufgabe höchstwahrscheinlich ohne Probleme oder Verzögerungen abgeschlossen werden kann
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Pessimistic Time (P): Die maximal erforderliche Dauer für den Abschluss einer Aufgabe
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Expected time (E): Eine realistische Schätzung für den Zeitraum, in dem eine Aufgabe abgeschlossen wird – unter Berücksichtigung von möglichen Problemen oder Verzögerungen
Die grundlegende PERT-Gleichung zur Ermittlung der geschätzten Zeit lautet E= (O + 4M + P)/6.
Sobald Sie die einzelnen Zeitschätzungen ermittelt haben, können Sie diese in die PERT-Formel einsetzen, um die Projektdauer effektiver zu berechnen.
Sehen wir uns das mal am Beispiel von Renovierungsarbeiten an einem Haus an. Optimistisch geschätzt könnte das Projekt bereits in 160 Tagen abgeschlossen sein. Im schlimmsten Fall könnte es aber auch 365 Tage dauern. Wenn die Schätzung für die wahrscheinlichste Dauer bei 200 Tagen liegt, ergibt sich daraus die folgende Gleichung:
E = (160 + 4 x 200 + 365)/6
Sie können also davon ausgehen, dass die Renovierungsarbeiten in ungefähr 221 Tagen abgeschlossen sein werden.
Wenn Sie ein kleineres Beispiel bevorzugen, funktioniert der gleiche gewichtete Durchschnittsansatz auch für kurze Aufgaben. Nehmen wir beispielsweise an, Sie schätzen den Arbeitsaufwand für einen Arbeitsschritt auf etwa 12 Stunden. Wenn alles gut läuft, könnte der Schritt in acht Stunden abgeschlossen sein. Bei mehreren Verzögerungen kann er bis zu 28 Stunden dauern. Setzen Sie diese Werte in die Tabelle ein:
Geschätzte Dauer = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14
Sie wissen nun, dass Ihr Schritt voraussichtlich etwa 14 Stunden dauern wird.
Beachten Sie, dass die „wahrscheinlichste“ Schätzung stärker gewichtet wird als die optimistische und die pessimistische Schätzung. Deshalb kann PERT bei hoher Unsicherheit realistischer sein als ein einfacher Durchschnitt. Jede Zahl (o, p und m) enthält einen gewichteten Durchschnitt von jeweils 16,66 %.
So führen Sie eine PERT-Analyse durch
Mit einer PERT-Analyse ermitteln Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Wenn Sie eine PERT-Analyse durchführen möchten, berechnen Sie die Standardabweichung, um zu ermitteln, wie hoch die Schwankungen bei Ihren Daten sind.
Die Formel für die Standardabweichung lautet: (P - O)/6
Je niedriger die Standardabweichung ist, desto mehr können Sie sich auf die realistischerweise zu erwartende Abschlusszeit (Expected Time, E) verlassen.
Mit PERT können Sie außerdem eine realistische Frist für Ihr Projekt genauer abschätzen. PERT ist eine fantastische Methode für das Projektmanagement, wenn ein hohes Maß an Ungewissheit besteht, da sie eine eingebaute Flexibilität bietet, um mögliche Probleme zu berücksichtigen.
Vorteile von PERT Diagrammen
PERT-Diagramme sind besonders hilfreich bei nicht routinemäßigen oder zeitkritischen Projekten mit vielen Aufgabenabhängigkeiten.
Vorteile von PERT Diagrammen im Einzelnen:
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Klärung von zeitlichen Einschränkungen für Ihr Team
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Detaillierte Übersicht über die Aufgabenfolge
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Effektiveres Zeitmanagement und effektivere Verwaltung von Ressourcen im gesamten Team.
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Reduzierung von Verschwendung und Kosten beim Abschluss des Projekts
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Mögliche Beschleunigung der Projektfertigstellung, indem Sie überlappende Aufgaben identifizieren und initiieren
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Ermöglicht die einfache Visualisierung und Organisation eines komplexen Projekts
Der vielleicht größte Vorteil eines PERT Diagramms liegt jedoch darin, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden potenziell viel zufriedener sind. Bei effektiver Verwendung können die kontextualisierten Daten des PERT Diagramms Ihnen dabei helfen, Entscheidungsprozesse zu vereinfachen. Zudem können die Diagramme dabei helfen, Ihren Teammitgliedern ein stärkeres Bewusstsein für deren Verantwortung im Zusammenhang mit den Projektanforderungen zu vermitteln. Das bedeutet weniger Stress, weniger verpasste Fristen und mehr Zeit, um sich schon mit dem nächsten Projekt zu befassen.
PERT kann Teams auch dabei helfen, Möglichkeiten für eine sichere Überlappung der Arbeit zu erkennen (sofern Abhängigkeiten dies zulassen), was den Zeitplan verkürzen oder Pufferzeiten für unvermeidliche Verzögerungen schaffen kann.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gantt und einem PERT Diagramm?
Sowohl PERT-Diagramme als auch Gantt-Diagramme sind visuelle Tools, die zur Verwaltung von Projekten eingesetzt werden. Es gibt jedoch einige klare Unterschiede zwischen beiden. Der wichtigste Unterschied ist, dass PERT-Diagramme üblicherweise vor dem tatsächlichen Beginn eines Projekts verwendet werden. Dabei wird ein größeres Projekt in kleinere Aufgaben aufgeteilt. Gantt-Diagramme benutzt man hingegen für laufende Projekte. Dabei werden dann Aufgaben nach Datum geplant und es wird abgebildet, wie viel von der geplanten Arbeit bereits abgeschlossen worden ist.
Wenn Sie Abhängigkeiten visualisieren, den kritischen Pfad Ihres Projekts bestimmen oder die Dauer Ihres Projekts genau abschätzen möchten, sollten Sie ein PERT-Diagramm anstelle eines Gantt-Diagramms verwenden.
