La fórmula PERT y cuándo utilizarla para calcular el tiempo esperado
Existen varias variables que pueden afectar la finalización de la tarea, lo que dificulta estimar cuánto tiempo llevará un proyecto. Los usuarios de diagramas PERT por lo general se basan en cuatro cálculos estándar para determinar la duración adecuada de sus proyectos:
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Cálculo optimista del tiempo (O): la menor cantidad posible de tiempo necesaria para completar una tarea
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Cálculo del tiempo más probable (M): cálculo informado de cuánto tiempo llevará completar una tarea sin problemas ni demoras
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Cálculo pesimista del tiempo (P): la cantidad máxima de tiempo necesaria para completar una tarea
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Tiempo esperado (E): cálculo razonable de cuánto tiempo será necesario para completar una tarea, si se toman en cuenta los posibles problemas y las posibles demoras
La ecuación básica de cálculo PERT que se emplea para determinar el tiempo esperado es E = (O + 4M + P)/6.
Una vez que identificaste cada estimación temporal, puedes introducirlas en la fórmula PERT para calcular de forma más eficaz la duración de un proyecto.
Vamos a mostrar cómo funciona con una remodelación simple del hogar. Si tu cálculo optimista del tiempo es 160 días, tu cálculo pesimista es de 365 días y tu cálculo más probable es de 200 días, la ecuación se verá así:
E = (160 + 4 x 200 + 365)/6
Por lo tanto, puedes calcular que la remodelación de tu hogar se completará en aproximadamente 221 días.
Si prefieres un ejemplo a menor escala, el mismo método de promedio ponderado también funciona para tareas cortas. Por ejemplo, supongamos que calculas que una tarea te llevará unas 12 horas de trabajo. Si todo sale bien, el paso podría completarse en 8 horas. Si se producen varios retrasos, podría tardar hasta 28 horas. Inserta esas cifras en el diagrama:
Duración estimada = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14
Así que ahora sabes que es probable que tu paso tome alrededor de 14 horas en completarse.
Ten en cuenta que la estimación "más probable" tiene un peso más fuerte que las estimaciones optimistas y pesimistas, por lo que el PERT puede ser más realista que un promedio simple cuando la incertidumbre es alta. Cada número (o, p y m) tiene un promedio ponderado del 16,66 %.
Cómo efectuar un análisis PERT
Se usa el análisis PERT para determinar la probabilidad de que tu proyecto se complete a tiempo. Para realizar un análisis PERT, usa el desvío estándar para determinar la cantidad de variación de tus datos.
La fórmula del desvío estándar es: (P - O)/6.
Cuanto más bajo sea el desvío estándar, más confianza puedes tener en tu fecha estimada de finalización.
Con PERT, también podrás predecir con mayor precisión una fecha límite factible para tu proyecto. PERT es un método fantástico para la gestión de proyectos cuando hay un alto grado de incertidumbre, ya que cuenta con flexibilidad para dar cuenta de posibles problemas.
Ventajas de usar un diagrama de PERT
Los diagramas de PERT pueden ser útiles para proyectos que no son de rutina o que son muy exigentes en cuanto a plazos, con muchas dependencias entre las distintas tareas.
Al usar un diagrama PERT puedes:
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Aclarar las limitaciones de tiempo para tu equipo.
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Ofrecer una vista detallada de la secuencia en la que deben efectuarse las tareas.
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Ayudarte a gestionar el tiempo y los recursos en todo el equipo con más eficiencia.
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Reducir los residuos y los costos en el desarrollo del proyecto.
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Posibilidad de acelerar la finalización de un proyecto al permitir que se identifiquen e inicien tareas superpuestas.
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Visualizar y organizar fácilmente un proyecto complejo.
Quizás el mayor beneficio de usar un diagrama de PERT online es la posibilidad de una mayor satisfacción de los trabajadores y de los clientes. Si se usan de manera eficiente, los datos contextualizados de los diagramas PERT pueden simplificar el proceso de toma de decisiones y ofrecerle a tu equipo un sentido de responsabilidad respecto de los requisitos del proyecto. Esto significa menos estrés, menos fechas límites perdidas y más tiempo para llegar a tu próximo proyecto.
PERT también puede ayudar a los equipos a identificar oportunidades para superponer trabajo de manera segura (cuando las dependencias lo permiten), lo que puede acortar el cronograma o crear un margen de tiempo para los retrasos inevitables.
¿Qué diferencias hay entre un diagrama de Gantt y PERT?
Tanto los diagramas PERT como los diagramas de Gantt son herramientas gráficas utilizadas en la gestión de proyectos, pero hay algunas diferencias notables entre ambos. La más importante es que los diagramas PERT se emplean más comúnmente antes de que empiece un proyecto para desglosar un proyecto más grande en tareas más pequeñas, mientras que los diagramas de Gantt se emplean durante un proyecto para programar tareas por fecha y mostrar cuánto trabajo se ha finalizado.
Considera usar un diagrama PERT en lugar de un diagrama de Gantt si quieres visualizar interdependencias, determinar la ruta crítica de tu proyecto o estimar con precisión la duración de tu proyecto.