Wszystko o wykresach PERT

Ten przewodnik zawiera wszystko, co dobrze jest wiedzieć o wykresach PERT i metodzie ścieżki krytycznej, w tym definicje, historię, przypadki użycia, symbole, wskazówki oraz informacje o tym, jak używać naszego generatora wykresów PERT, aby rozpocząć pracę. Właściwie uporządkowany wykres PERT może pomóc tobie w efektywnym planowaniu i koordynowaniu zadań w ramach projektu, aby oszacować czas potrzebny na ich wykonanie. 

Czytaj dalej, aby poznać korzyści płynące z używania wykresu PERT, a także dowiedzieć się, jak utworzyć i wdrożyć swój wykres PERT. 

Czym jest wykres PERT?

Wykres PERT (technika oceny i przeglądu programu) jest narzędziem do zarządzania projektami, służącym do analizy poszczególnych zadań wymaganych do zakończenia projektu. Przeznaczone do inicjatyw na większą skalę, wykresy PERT określają najkrótsze, najdłuższe i najbardziej prawdopodobne wymagania czasowe.

Diagramy PERT zapewniają przejrzystą wizualną mapę harmonogramów projektu i zależności między zadaniami, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji dotyczących kolejności zadań, terminów i innych kwestii. PERT redukuje niepewność i pomaga zespołom osiągać wyniki z większą przejrzystością i wydajnością. 

Zanim stworzysz wykres, musisz określić zakres projektu: pełny zestaw wymagań jakościowych i ilościowych, w tym koszty i wymagania klienta. Gdy określisz zakres, możesz łatwo podzielić projekt na konkretne kroki i zależności, które PERT ma wizualizować.

Symbole, notacje i terminologia wykresu PERT

Oto lista powszechnie używanych symboli, ikon i terminologii wykresu PERT:

• Wykres PERT: wykres, który wykorzystuje symbole i notacje techniki oceny i przeglądu programu do przedstawienia przepływu zależnych od siebie zadań i innych zdarzeń w projekcie.

• Zdarzenie PERT: Punkt na wykresie PERT, który oznacza zakończenie lub rozpoczęcie jednego lub większej liczby zadań. W wielu zespołach „wydarzenia” są również nazywane kamieniami milowymi lub krokami.

• Zdarzenie poprzedzające: zdarzenie, które bezpośrednio poprzedza inne zdarzenie w Twoim projekcie, bez ingerencji żadnego innego zdarzenia.

• Zdarzenie następcze: zdarzenie, które następuje bezpośrednio po innym zdarzeniu bez ingerencji innego zdarzenia

• Ścieżka krytyczna: ścieżka pomiędzy pierwszym i ostatnim zdarzeniem w Twoim projekcie, włączając w to wszystkie zadania i przedziały czasowe, które sumują się w najdłuższy całkowity czas trwania projektu. Identyfikując najdłuższy możliwy czas trwania, możesz określić najkrótszy potencjalny czas na ukończenie projektu.

• Działania na ścieżce krytycznej: zadania projektowe, które muszą się rozpocząć i zakończyć na czas, aby Twój projekt został ukończony zgodnie z harmonogramem.

• Załamanie ścieżki krytycznej: akt dodawania dodatkowych zasobów do projektu w celu ukończenia działań i kompresji jego harmonogramu.

• Szybkie procedowanie: działania projektowe, które początkowo miały być wykonywane kolejno, ale są wykonywane jednocześnie, aby zaoszczędzić czas.

• Czas opóźnienia: opóźnienie pomiędzy zadaniami, które są od siebie zależne.

• Czas realizacji: czas potrzebny na wykonanie zadania lub grupy współzależnych zadań.

Jak utworzyć wykres PERT

Chociaż możesz budować swój diagram od podstaw, użycie szablonu wykresu PERT jest najszybszym sposobem na szybkie rozpoczęcie planowania. Niezależnie od tego, czy zaczynasz od szablonu, czy pustego obszaru roboczego, wykonaj następujące kroki w celu zmapowania projektu:

1. Określ swoje zadania

Utwórz dokładną listę czynności wymaganych do ukończenia projektu. Metoda PERT jest najskuteczniejsza po ustaleniu zakresu lub stworzeniu struktury podziału prac (WBS), co gwarantuje uzyskanie szczegółowych informacji niezbędnych do zaprojektowania dokładnej mapy.

2. Oblicz czas

Określ optymistyczne, pesymistyczne i najbardziej prawdopodobne ramy czasowe dla każdego zadania. Wyraźnie uwzględniają one zmienność i ryzyko, szczególnie w przypadku nieznanych zadań, co pozwala dokładniej oszacować całkowity czas trwania projektu.

3. Zbuduj diagram sieciowy projektu

Połącz ze sobą zadania i szacunki czasu do wizualnej osi czasu. Podczas kompleksowego mapowania pracy możesz odkryć ukryte zależności, które nie były oczywiste podczas początkowego określania zakresu.

4. Priorytetyzuj obliczenia wysokiego ryzyka

Nie musisz stosować złożonych formuł do każdej czynności. Skoncentruj szczegółowe obliczenia na najbardziej ryzykownych lub skomplikowanych krokach, dokumentując standardowe szacunki dla reszty planu.

Czym jest metoda ścieżki krytycznej?

Metoda ścieżki krytycznej (CPM), czyli analiza, została opracowana wraz z PERT. Zarówno techniki CPM, jak i PERT służą do zarządzania projektami w określonych ramach czasowych. Metoda ścieżki krytycznej oblicza najdłuższą ścieżkę konieczną do wykonanie zaplanowanych działań, a następnie określa ograniczenia czasowe dla każdego z nich. Kierownik projektu może zbadać te ścieżki i określić kroki mające na celu zwiększenie wydajności. Spróbuj użyć CPM do zarządzania projektami i planowania — Twoja organizacja zaoszczędzi czas oraz pieniądze, zyskując bardzo dokładne dane szacunkowe.

Różnica pomiędzy PERT i CPM

Zarówno PERT, jak i CPM nadają priorytet sekwencjonowaniu zadań, jednak obsługują one różne typy projektów. PERT zarządza brakiem pewności w przypadku jednorazowych, złożonych projektów, podczas gdy CPM optymalizuje koszty i czas na przewidywalną, powtarzalną pracę.

Korzystanie z obu równocześnie zapewnia najbardziej realistyczne terminy i optymalny przepływ procesu. Jednak rozważ te praktyczne ograniczenia:

• Skala: w przypadku małych projektów wykres PERT może być przesadny.

• Przejrzystość: wyjątkowo duże diagramy mogą stać się tak złożone, że są trudne do szybkiej interpretacji.

• Precyzja: zmienne szacunki PERT mogą utrudniać wizualizację sztywnego terminu w porównaniu z CPM.

Jak stosować metodę ścieżki krytycznej z wykresami PERT

Stosując metodę ścieżki krytycznej razem z wykresami PERT, naprawdę możesz lepiej zarządzać projektami i ustalać realistyczne terminy oraz przebieg procesów. 

Zwizualizuj swój projekt na diagramie PERT, a w ostatnim kroku użyj CRM, aby oszacować czas realizacji zadań. Tworząc wykres PERT, musisz podać przybliżone szacunki dla każdego zadania lub scenariusza. Należy oszacować zarówno najdłuższy, jak i najkrótszy czas, jaki prawdopodobnie zajmie wykonanie każdego zadania. Weź pod uwagę opóźnienia i oszacuj najdłuższy potencjalny czas trwania zadań, jeśli istnieje szansa na jakiekolwiek niepowodzenia.

Dzięki tym informacjom możesz teraz dokładniej przeanalizować poszczególne zadania, zidentyfikować potencjalne sposoby skrócenia czasu trwania projektu lub uzyskać dokładny szacunek, ile czasu zajmie wykonanie danej czynności.

Formuła PERT i kiedy użyć jej do oszacowania oczekiwanego czasu

Istnieje kilka zmiennych, które mogą wpływać na ukończenie zadania, co utrudnia oszacowanie czasu trwania projektu. Użytkownicy wykresu PERT zazwyczaj opierają się na czterech standardowych obliczeniach, gdy określają odpowiedni czas trwania swoich projektów:

• Czas optymistyczny (O): najmniejsza możliwa ilość czasu wymagana do wykonania zadania

• Najbardziej prawdopodobny czas (M): szacunkowa ocena tego, ile czasu zajmie wykonanie zadania bez problemów i opóźnień

• Czas pesymistyczny (P): maksymalna ilość czasu wymagana do wykonania zadania

• Oczekiwany czas (E): racjonalny sposób oceny czasu, który zajmie wykonanie zadania, z uwzględnieniem możliwych problemów lub opóźnień

Podstawowe równanie szacunkowe PERT używane do określenia oczekiwanego czasu to E= (O + 4M + P)/6.

Po zidentyfikowaniu każdego oszacowania czasowego możesz podłączyć je do formuły PERT, aby skuteczniej obliczyć czas trwania projektu.

Zademonstrujmy to na przykładzie prostej przebudowy domu. Jeśli Twój optymistyczny szacunek czasu wynosi 160 dni, Twój pesymistyczny szacunek czasu wynosi 365 dni, a Twój najbardziej prawdopodobny szacunek czasu wynosi 200 dni, to Twoje równanie będzie wyglądało tak:

E = (160 + 4 x 200 + 365)/6

Możesz więc oszacować, że Twoja przebudowa domu zakończy się w ciągu około 221 dni.

Jeśli wolisz przykład w mniejszej skali, to samo podejście o średniej ważonej działa również w przypadku krótkich zadań. Załóżmy, że szacujesz krok, który wymaga około 12 godzin pracy. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, można go wykonać w ciągu ośmiu godzin. W przypadku wielu opóźnień, może to potrwać 28 godzin. Wstaw te dane do wykresu:

Szacowany czas trwania = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14

Teraz już wiesz, że Twój krok zajmie około 14 godzin.

Zauważ, że szacunek „najbardziej prawdopodobny” jest ważony mocniej niż szacunki optymistyczne i pesymistyczne, dlatego PERT może być bardziej realistyczny niż prosta średnia, gdy niepewność jest wysoka. Każda liczba (o, p i m) posiada średnią ważoną 16,66%.

Jak przeprowadzić analizę PERT

Analiza PERT służy do określenia prawdopodobieństwa ukończenia projektu na czas. Aby przeprowadzić analizę PERT, użyj odchylenia standardowego, aby określić wielkość zmienności w Twoich danych.

Wzór na odchylenie standardowe to: (P - O)/6

Im niższe jest Twoje odchylenie standardowe, tym większą pewność możesz mieć co do oczekiwanej daty zakończenia.

Dzięki PERT będziesz również w stanie dokładniej przewidzieć możliwy termin realizacji projektu. PERT to fantastyczna metoda zarządzania projektami, gdy istnieje wysoki stopień niepewności, ponieważ zapewnia wbudowaną elastyczność, aby uwzględnić potencjalne problemy.

Zalety stosowania wykresu PERT

Wykresy PERT mogą być pomocne przy realizacji projektów nierutynowych lub o dużej presji czasowej, w których występuje wiele zależności między zadaniami.

Wykres PERT pomaga:

• Wyznaczyć ograniczenia czasowe zespołu.

• Przedstawić szczegółowy schemat porządku, w jakim powinny być wykonywane zadania.

• Efektywniej zarządzać czasem i zasobami Twojego zespołu.

• Zmniejszyć ilość strat i kosztów podczas realizacji projektu.

• Możesz potencjalnie przyspieszyć realizację projektu, pozwalając na identyfikację i rozpoczęcie nakładających się zadań.

• Pozwól Ci łatwo wizualizować i organizować złożony projekt.

Prawdopodobnie największą korzyścią płynącą z używania wykresu PERT jest potencjalnie większa satysfakcja pracowników i klientów. Jeśli używasz ich efektywnie, dane kontekstowe zawarte w wykresach PERT mogą uprościć proces podejmowania decyzji i dać Twojemu zespołowi poczucie odpowiedzialności za realizację wymagań projektowych. Oznacza to mniej stresu, mniej niedotrzymanych terminów i więcej czasu, by zająć się kolejnym projektem.

PERT może również pomóc zespołom wykryć możliwości bezpiecznego nakładania się pracy (gdy pozwalają na to zależności), co może skrócić harmonogram lub stworzyć bufor czasowy dla nieuniknionych opóźnień.

Jaka jest różnica między wykresem Gantta a wykresem PERT?

Zarówno wykresy PERT, jak i wykresy Gantta są wizualnymi narzędziami używanymi do zarządzania projektami, ale istnieje kilka znaczących różnic pomiędzy nimi. Przede wszystkim wykresy PERT są najczęściej używane przed rozpoczęciem projektu, aby podzielić większy projekt na mniejsze zadania, natomiast wykresy Gantta są używane w trakcie projektu, aby zaplanować zadania według dat i zobrazować, ile pracy zostało już wykonane.

Rozważ użycie wykresu PERT zamiast wykresu Gantta, jeśli chcesz zwizualizować współzależności, określić krytyczną ścieżkę projektu lub dokładnie oszacować czas trwania projektu.

Przyspieszanie realizacji projektów

Przyspieszanie harmonogramu to powszechna technika kompresji planu, która staje się łatwiejsza, gdy Twoja sieć PERT jest widoczna. Mapując projekt, możesz określić, które zadania mogą się na siebie nakładać lub być wykonywane równolegle, aby przyspieszyć realizację całego projektu lub stworzyć bufor na wypadek opóźnień. Nie przyspieszaj jednak harmonogramu projektu, dopóki nie zobaczysz, które zadania muszą zostać ukończone jako pierwsze; w przeciwnym razie krok może rozpocząć się równolegle, a następnie zostać opóźniony w oczekiwaniu na zakończenie innego.

Chcesz zacząć pracę? Zarejestruj się w Lucidchart, aby utworzyć wykres PERT i usprawnić planowanie projektu.