Formuła PERT i kiedy użyć jej do oszacowania oczekiwanego czasu
Istnieje kilka zmiennych, które mogą wpływać na ukończenie zadania, co utrudnia oszacowanie czasu trwania projektu. Użytkownicy wykresu PERT zazwyczaj opierają się na czterech standardowych obliczeniach, gdy określają odpowiedni czas trwania swoich projektów:
-
Czas optymistyczny (O): najmniejsza możliwa ilość czasu wymagana do wykonania zadania
-
Najbardziej prawdopodobny czas (M): szacunkowa ocena tego, ile czasu zajmie wykonanie zadania bez problemów i opóźnień
-
Czas pesymistyczny (P): maksymalna ilość czasu wymagana do wykonania zadania
-
Oczekiwany czas (E): racjonalny sposób oceny czasu, który zajmie wykonanie zadania, z uwzględnieniem możliwych problemów lub opóźnień
Podstawowe równanie szacunkowe PERT używane do określenia oczekiwanego czasu to E= (O + 4M + P)/6.
Po zidentyfikowaniu każdego oszacowania czasowego możesz podłączyć je do formuły PERT, aby skuteczniej obliczyć czas trwania projektu.
Zademonstrujmy to na przykładzie prostej przebudowy domu. Jeśli Twój optymistyczny szacunek czasu wynosi 160 dni, Twój pesymistyczny szacunek czasu wynosi 365 dni, a Twój najbardziej prawdopodobny szacunek czasu wynosi 200 dni, to Twoje równanie będzie wyglądało tak:
E = (160 + 4 x 200 + 365)/6
Możesz więc oszacować, że Twoja przebudowa domu zakończy się w ciągu około 221 dni.
Jeśli wolisz przykład w mniejszej skali, to samo podejście o średniej ważonej działa również w przypadku krótkich zadań. Załóżmy, że szacujesz krok, który wymaga około 12 godzin pracy. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, można go wykonać w ciągu ośmiu godzin. W przypadku wielu opóźnień, może to potrwać 28 godzin. Wstaw te dane do wykresu:
Szacowany czas trwania = 8 + 28 + (4*12)/6 = 14
Teraz już wiesz, że Twój krok zajmie około 14 godzin.
Zauważ, że szacunek „najbardziej prawdopodobny” jest ważony mocniej niż szacunki optymistyczne i pesymistyczne, dlatego PERT może być bardziej realistyczny niż prosta średnia, gdy niepewność jest wysoka. Każda liczba (o, p i m) posiada średnią ważoną 16,66%.
Jak przeprowadzić analizę PERT
Analiza PERT służy do określenia prawdopodobieństwa ukończenia projektu na czas. Aby przeprowadzić analizę PERT, użyj odchylenia standardowego, aby określić wielkość zmienności w Twoich danych.
Wzór na odchylenie standardowe to: (P - O)/6
Im niższe jest Twoje odchylenie standardowe, tym większą pewność możesz mieć co do oczekiwanej daty zakończenia.
Dzięki PERT będziesz również w stanie dokładniej przewidzieć możliwy termin realizacji projektu. PERT to fantastyczna metoda zarządzania projektami, gdy istnieje wysoki stopień niepewności, ponieważ zapewnia wbudowaną elastyczność, aby uwzględnić potencjalne problemy.
Zalety stosowania wykresu PERT
Wykresy PERT mogą być pomocne przy realizacji projektów nierutynowych lub o dużej presji czasowej, w których występuje wiele zależności między zadaniami.
Wykres PERT pomaga:
-
Wyznaczyć ograniczenia czasowe zespołu.
-
Przedstawić szczegółowy schemat porządku, w jakim powinny być wykonywane zadania.
-
Efektywniej zarządzać czasem i zasobami Twojego zespołu.
-
Zmniejszyć ilość strat i kosztów podczas realizacji projektu.
-
Możesz potencjalnie przyspieszyć realizację projektu, pozwalając na identyfikację i rozpoczęcie nakładających się zadań.
-
Pozwól Ci łatwo wizualizować i organizować złożony projekt.
Prawdopodobnie największą korzyścią płynącą z używania wykresu PERT jest potencjalnie większa satysfakcja pracowników i klientów. Jeśli używasz ich efektywnie, dane kontekstowe zawarte w wykresach PERT mogą uprościć proces podejmowania decyzji i dać Twojemu zespołowi poczucie odpowiedzialności za realizację wymagań projektowych. Oznacza to mniej stresu, mniej niedotrzymanych terminów i więcej czasu, by zająć się kolejnym projektem.
PERT może również pomóc zespołom wykryć możliwości bezpiecznego nakładania się pracy (gdy pozwalają na to zależności), co może skrócić harmonogram lub stworzyć bufor czasowy dla nieuniknionych opóźnień.
Jaka jest różnica między wykresem Gantta a wykresem PERT?
Zarówno wykresy PERT, jak i wykresy Gantta są wizualnymi narzędziami używanymi do zarządzania projektami, ale istnieje kilka znaczących różnic pomiędzy nimi. Przede wszystkim wykresy PERT są najczęściej używane przed rozpoczęciem projektu, aby podzielić większy projekt na mniejsze zadania, natomiast wykresy Gantta są używane w trakcie projektu, aby zaplanować zadania według dat i zobrazować, ile pracy zostało już wykonane.
Rozważ użycie wykresu PERT zamiast wykresu Gantta, jeśli chcesz zwizualizować współzależności, określić krytyczną ścieżkę projektu lub dokładnie oszacować czas trwania projektu.