1on1ミーティングの進め方や目的、やり方やテーマ

ミーティングが好きな人はあまりいませんが、その理由は、非効率的で何の生産性もなく、長い時間をかけたわりには成果も出ず、無駄に終わるミーティングがあまりに多いためです。

ただ、従業員管理の観点からは1対1の1on1ミーティングの機会を設けることが必要不可欠です。

健全な職場を作り、個人とチームのパフォーマンスを伸ばし、従業員と管理職の間に強固な関係を築くためには、従業員と1対1で効果的に話し合う場を持つことが非常に重要となります。

ただ、その実現はそう簡単ではありません。以下のヒントやベストプラクティスを参考に、1on1ミーティングの進め方やり方、目的やミーティングのテーマ設定を学び、効率的なミーティングに挑戦してみましょう。

1on1ミーティングの目的と効果的な1on1ミーティングが重要な理由

従業員管理において、1対1の1on1ミーティングは重要なツールの一つです。

効果的なミーティングを適切に行えば、管理職は以下を簡単に行うことができます。

• すばやく簡単に状況を確認する
• 職場での人間関係を築く
• 従業員を大切にしている姿勢を示す
• 問題解決とコラボレーションを促進する

また、Quantum Workplaceでは、士気の高い組織の86％が1対1の従業員ミーティングを定期的に実施しており、こうしたミーティングは、一般の会議やリーダーからのメールに勝り、コミュニケーション戦略で最も重要な要素であるとしています。

したがって、士気の高い職場を作り、維持するには、こうしたミーティングが重要なのですが、それには理由があります。1対1で話し合う場を設けることで、従業員一人ひとりを知り、信頼関係を築き、課題、障壁やパフォーマンス上の問題を解決し、人材開発の機会を見出すことができます。こうした要素のどれもが、モチベーションを高め、従業員が各自の仕事、チームや組織とのつながりを感じられるようにする上で役立ちます。

従業員との1on1ミーティングの進め方とやり方、準備

1on1ミーティングの計画を事前に立て、機会を最大限に活用するには以下の3つの点に注意します。

コラボレーションありきの姿勢で臨む

1対1で実施する1on1ミーティングは、従業員が主体となって共同で進めるのが理想的です。具体的な課題に対応するための話し合いをすることもできますが、会話を独占することは避けましょう。

これはあくまで対話であり、講義ではないことを忘れずに。

直属の部下と一緒に議題を前もって計画し、1on1ミーティングの目標を設定します。

以下のような質問をしてみましょう。

• 今週/今月議論すべき最も重要なことは何ですか？
• 今どんなことを考えていますか？
• 話し合いたい課題、アイデアや機会はありますか？

Lucidspark などのソリューションを使えば、一元化された共通のワークスペースから効果的にコラボレーションが実現できます。従業員と一緒にブレインストーミングをしたり、アクションプランを図式化したり、次回のためのにメモを記録するなど、多彩に使えるバーチャルホワイトボードです。

定期的なスケジュールを設定する

1on1ミーティングを最大限に活用するには、定期的にスケジュールを設定しましょう。単発のミーティングをたまに行っても効果は薄く、定期的に確認を行わないと、目標の進捗状況を把握したり、決定事項やベンチマークに対する説明責任を果たすことが難しくなります。

また、ミーティングが不定期だと、従業員が後回しにされている、重視されていないといった印象を受けやすくなり、チームメンバーを大切にしている姿勢は示しにくくなります。

定期的なミーティングを設定することで、1on1ミーティングの場を有効に活用できます。従業員と相談して、各自に合った時間とリズムを決めましょう。また、そのニーズの変化に合わせて自分のスケジュールを調整することを厭わないことが大切です。

共有のミーティング文書を作成する

1on1ミーティングを効果的に行うには、説明責任を果たし、過去の話し合いの内容を参照し、将来の意思決定に役立てられるよう、会話の内容を明確に記録するようにします。

ミーティングの議題を共有の文書で決めておけば、一緒に共同編集し、メモを取り、フィードバックを記録し、議論の道標とすることができます。

Lucidchart のシンプルな1on1ミーティングテンプレートを使えば、会話の内容の記録やアイデアの共有も手軽です。

1on1ミーティングのテーマと話し合いでの質問

1on1ミーティングのテーマは、対象の従業員やミーティングの全体的な目的や目標によって異なります。

ただ、こうした話し合いの際には、互いに生産的な議論にできるよう、計画を立てることが重要です。事前に議題やテーマを共有しておけば、従業員が突然の質問に面食らうこともなく、準備をして臨むことができます。

共通認識を築くための質問

こうした1on1ミーティングは、会社とチームメンバーの方向性について共通認識を築く上でも有効です。組織内での方向性が一致しているほど、チームの効率が高まり、組織全体の目標やミッションを支え、影響を与える働きが強まります。

従業員が業務や企業文化とのつながりをより感じられるよう、方向性の一致を測るためにこんな質問をしてみましょう。

• あなたの目標とチームの目標は組織のミッションとどう一致していますか？
• この仕事はあなたの将来のキャリア目標にどう合致していますか？
• 現在の職務範囲はあなたが期待した通りのものですか？回答の理由を教えてください。
• 日々の仕事の中で最もワクワクすることは何ですか？
• できれば減らしたいことはありますか？
• もっと頻繁にできたらいいなと思うことはありますか？
• どうすればチームや組織がよりよくミッションやバリューを体験できると思いますか？

進捗状況を把握するための質問

従業員のパフォーマンスを測るため、その進捗を追跡・測定し、障壁を特定するのも1on1ミーティングの重要な一部です。

議論を進め、従業員のパフォーマンスを支える機会を見出すにはこんな質問をしてみましょう。

• 現在のプロジェクトは順調ですか？
• 仕事の達成の障害になっているものはありますか？どんな障壁やボトルネックがありますか？
• プロジェクトやタスクの完了には何が必要ですか？
• プロジェクトやタスクの優先順位をどのように決めていますか？
• うまく行ったこと、改善の余地があることがあれば教えてください。

フィードバックを共有する

フィードバックは双方向で行います。この機会を活用して建設的なフィードバックとコーチングを行うとともに、従業員の側にもフィードバックを求めましょう。適切な問いかけをすれば、個人やチーム、会社のミッションを支えるためにできることがより明確に見えてきます。

こんな質問から始めてみましょう。

• 仕事を遂行するために必要なリソースやツールはありますか？
• より効果的に仕事をするために職場環境で改善できることは何ですか？
• 仕事の量に過不足はありますか？適切ですか？
• 従業員としてどんな改善の余地があると思いますか？
• 効率や士気を高めるためにこちらからできることはありますか？
• 仕事に対する指示に過不足はありますか？その理由は？

フィードバックを提供する場合は、問題や改善の方法について具体的な例もあらかじめ用意しておくようにします。また、次回のフォローアップのために、フィードバックと双方が行う予定のアクションについても忘れずに記録します。

従業員の育成

従業員の士気を高め、維持するためには、従業員の育成が重要です。従業員へのコーチング、メンタリングや育成の機会に投資することで、その貢献を評価し、会社とともに成長してほしいと願っている姿勢を示すことができます。

1on1ミーティングの機会に従業員の様子を確認し、その短期的、また長期的なキャリア目標の実現をどうサポートできるかを探りましょう。

• どのようなスキルや経験を身につけたいと考えていますか？
• どのような昇進機会に興味がありますか？
• リーダーの役割に興味はありますか？
• キャリアアップの目標を達成するためにどんなスキルを身につけようとしていますか？
• さらに担当したい業務はありますか？
• 今後のキャリアの発展のためにこちらからできる支援はどのようなものですか？

フォローアップ

計画や目標を立てても、行動に移さなければ実現はありません。双方が責任感を保ち、ミーティング間の進捗を促せるよう、前回の1on1ミーティングで決めた内容や課題は必ずフォローしましょう。

前回のミーティングのメモを参照し、次回の話し合いのポイントを伝えたり、フィードバックのフォローをしたり、進捗状況を確認します。

• 前回設定した目標の達成度はどうですか？
• アクションプランはどの程度うまくいっていますか？課題やスケジュールの調整は必要ですか？
• 十分なサポートを受けられていますか？

次のステップ

最後に、次のステップを明確にして1on1ミーティングを締めくくります。こうして生産的な形で対話を終えれば、話し合った内容に基づいてどう行動すべきかを互いに確認することができます。

• 今週優先すべき内容は？
• どんな担当業務があって、フォローアップの担当者は誰ですか？
• 次回話し合っておくべきことはありますか？

1on1ミーティングは、適切な準備と心構えがあれば決して面倒なものではなく、士気を高め、パフォーマンス重視のチームを構築するための強力なツールになります。

今すぐ Lucidspark を使用して話し合いを始めましょう。