Paso 3: Identificar cuánto tiempo toma cada paso
La idea detrás de la mejora del proceso es aumentar la eficiencia. Así que deberás comprender cuántas tareas, subtareas y pasos hay en el proceso actual. ¿Cuánto tiempo toma completar las tareas en cada paso?
Esta información te da una referencia para establecer objetivos que te ayuden a encontrar y eliminar redundancias, descartar pasos y tareas innecesarios y optimizar los pasos requeridos. A medida que desarrollas un nuevo proceso, esta información también es útil para saber si lo que has hecho es realmente una mejora.
Paso 4: Decidir cómo medirás el éxito de la mejora del proceso
Nuevamente, si tu objetivo es reducir el tiempo o eliminar pasos, un buen parámetro puede ser la cantidad de tiempo que toma completar el proceso en comparación con una referencia. Si lo que quieres es aumentar la cantidad de productos fabricados o el número de clientes atendidos, tu éxito podría medirse en función del resultado del proceso actual.
Otras formas de medición podrían ser:
- Qué tan eficazmente cumple el proceso con los requisitos del cliente
- Qué tan fiable es el proceso en cuanto a su funcionalidad y su capacidad para satisfacer la oferta y la demanda
- ¿El proceso reduce o aumenta el costo del producto o servicio?
- ¿Se adhiere el proceso a los estándares de la industria y al cumplimiento normativo?
- Qué tan bien se emplean los recursos en el proceso en comparación con los activos consumidos
Paso 5: Diseñar tu proceso mejorado
Con base en tu mapa del proceso y en los comentarios de todos los involucrados, deberías tener una buena idea de lo que funciona bien y lo que no. Si creaste el mapa de tu proceso actual con Lucid, tu equipo puede trabajar en conjunto sobre los cambios y obtener opiniones inmediatas con la función de comentarios dentro del editor.
Entre las mejoras que podrías implementar están la reasignación de tareas a diferentes personas, la adición de nuevo software, la adquisición de nuevos equipos, la contratación de nuevos empleados, etc.
Paso 6: Probar el nuevo proceso
Antes de implementar el nuevo proceso, deberás ponerlo a prueba para asegurarte de que funcione. Considera crear una simulación del proceso para ver qué funciona y qué no antes de implementarlo en la vida real.
Hacer pruebas te dará información valiosa y te ayudará a solucionar posibles problemas antes de la implementación, para que las mejoras no tengan un impacto negativo en la productividad real. Si la prueba no funciona como se esperaba o no mejora ninguno de los procesos actuales, tendrás que revisar y encontrar lo que funcione mejor.
Paso 7: Comunicar los cambios e implementar el nuevo proceso
Cuando las pruebas salen bien en situaciones reales y el proceso funciona como se esperaba, es hora de implementar los cambios. Aquí la comunicación es clave. Debes informar a tu equipo que habrá un cambio y que tienes un plan para ponerlo en marcha. A nadie le gusta que lo tomen desprevenido. Si tu equipo comprende el plan y sabe cuándo sucederá el cambio, todo debería funcionar sin problemas.
Documenta todo para asegurarte de que todos sigan el procedimiento estándar. Esto garantiza la uniformidad y la calidad de los productos y servicios. Además, los procesos bien documentados son excelentes para capacitar a los nuevos empleados y ayudar a los miembros del equipo a comprender sus roles a medida que se les asignan diferentes tareas.
Paso 8: Supervisar y revisar según sea necesario
Después de haber mejorado un proceso, ya te desocupaste, ¿cierto?
No exactamente. La mejora de procesos es algo continuo. Deberás monitorear y gestionar de cerca el proceso para garantizar que sea eficaz. Cuando encuentres áreas que se puedan optimizar o mejorar, tendrás que volver a empezar el proceso de mejora de procesos. Pero no te preocupes, será más fácil la segunda vez, porque la mayoría del trabajo ya estará hecho. Probablemente solo necesites revisar los diagramas de flujo y los mapas para determinar dónde se deben efectuar los cambios.
