6 metodologías de mejora de procesos: ¿cuál elegir?

Los ingenieros de procesos evalúan y desarrollan métodos de mejora de procesos para aumentar la productividad y escalar sus negocios. Para cumplir esta función, necesitas un proceso para evaluar y mejorar los procesos. Hablemos de meta.

Introducción a las metodologías de mejora de procesos de negocio

Si tu objetivo es perfeccionar las operaciones de forma continua para aumentar la eficiencia (y mejorar el resultado final), se recomienda empezar por analizar tus procesos e identificar las prácticas que parezcan innecesarias o redundantes. Y, aunque ese paso es clave, definitivamente no es la parte más difícil. A menudo es mucho más difícil implementar un cambio de proceso.

Este desafío a menudo se responde con metodologías de mejora de procesos. Existen muchas, y todas incluyen pasos y filosofías ligeramente diferentes sobre cómo lograr un cambio efectivo. Diferentes equipos y organizaciones favorecerán distintas metodologías, por lo que, para identificar el mejor método para ti, es importante tener una comprensión básica de tantas como sea posible. 

No es necesario volver a inventar la rueda para encontrar una metodología que funcione para la mejora de los procesos de negocio, pero es posible que sepas qué metodología utilizar cuando los profesionales mencionan términos como DMAIC y TQM. En este artículo, desglosamos las principales metodologías de mejora de procesos de negocio y compartimos recursos para ayudarte a implementarlas en tu organización.

Six Sigma

Six Sigma comenzó en Motorola, se convirtió en una parte fundamental de la estrategia de General Electric y, desde entonces, se ha utilizado ampliamente en los procesos de negocio y manufactura. Este método ayuda a las empresas a medir los defectos o incoherencias de un proceso para ofrecer productos y servicios perfectos.

En Six Sigma, los ingenieros de procesos emplean dos submetodólogias: DMAIC para mejorar procesos existentes y DMADV para crear nuevos procesos. El más empleado de los dos, el DMAIC, sigue estos pasos:

• Define la oportunidad de mejora (objetivo del proyecto).

• Mide el rendimiento de tu proceso actual.

• Analiza el proceso para encontrar defectos y sus causas raíz.

• Mejora el proceso abordando las causas raíz que encontraste.

• Controla el proceso mejorado y el rendimiento futuro del proceso para corregir cualquier desviación antes de que genere defectos.

El proceso DMADV sigue pasos similares, aunque los usuarios tendrán en cuenta diferentes factores, ya que aún no existe un proceso establecido:

• Define el objetivo del proceso, teniendo en cuenta la estrategia general de la compañía y las necesidades del cliente.

• Mide los factores que son críticos para la calidad (denominados CTQ).

• Analiza diversas opciones de diseño y desarrollo.

• Diseña el proceso.

• Verifica que el diseño cumpla con los objetivos del proceso y las necesidades del cliente. Realiza una prueba piloto del proceso y, si tiene éxito, implementa el proceso.

Six Sigma se basa en datos y estadísticas para tomar decisiones más que otras metodologías. Mediante el uso de DMAIC y DMADV, las organizaciones Six Sigma deberían ver claros rendimientos financieros y esforzarse por conseguir menos de 3,4 características defectuosas en cada millón de oportunidades, o posibilidades de un defecto.

Diagramas para Six Sigma

Aunque Six Sigma ofrece normas sólidas por su cuenta, toma prestadas otros métodos de mejora de procesos para ayudar a los profesionales a completar el proceso DMAIC. Mientras defines y analizas tu proceso actual, podrías utilizar estos diagramas.

Diagrama de Ishikawa/espina de pescado: también conocidos como diagramas de causa y efecto, estos elementos visuales pueden ayudarte a realizar una lluvia de ideas sobre las posibles causas de un defecto. Al igual que una espina de pescado, la cabeza del diagrama expone el problema, y las líneas se ramifican en diferentes categorías de causas.

Diagrama de análisis SIPOC: Sirve para definir tu proceso por Proveedores, Ingresos, Procesos, Egresos y Clientes.

Mapas de procesos de negocios: Visualiza todo el proceso de tu empresa, teniendo en cuenta las funciones, las responsabilidades y los objetivos. Usa los mapas de procesos de negocio para analizar las actividades de tu organización y mejorar la productividad.

Lean manufacturing

La metodología Lean (o de mejora de procesos 'esbelta') se centra en la reducción de costes mediante la eliminación sistemática de desperdicios. Aunque se asocia comúnmente con el sector industrial (Lean manufacturing), sus principios fundamentales son aplicables a cualquier tipo de organización y proceso

Si usas esta metodología de mejora de procesos de negocio, evalúas el flujo de valor de un proceso. El flujo de valor consiste en actividades de valor agregado (las acciones por las que un cliente pagaría) o en actividades sin valor agregado dentro del proceso que hacen realidad un concepto o completan un pedido.

Cualquier acción que no agregue valor o que no sea requerida como parte de una política o regulación es un residuo. Los residuos pueden incluir:

• Transporte: el movimiento de productos innecesario para el proceso

• Inventario: material que no se requiere para procesar pedidos actuales

• Movimiento: personas o equipos que se mueven más de lo necesario para completar el proceso

• Espera: períodos de inactividad o interrupciones en la producción

• Sobreproducción: producción excesiva de materiales que supera la demanda

• Sobreprocesamiento: trabajo extra debido a redundancias o mal diseño de herramientas o productos

• Defectos: el esfuerzo involucrado en verificar y corregir defectos en el sistema

• Habilidades: el acto de subutilizar el conocimiento y las habilidades que tienen los empleados

Los ingenieros de procesos identifican estas áreas de residuos para aumentar el valor global para los clientes.

Diagramas de Lean manufacturing

Los mapas de flujo de valor son útiles herramientas de manufactura Lean para empezar. Ten en cuenta que muchas de estas metodologías de mejora de procesos de negocio coinciden en gran medida en el tipo de diagramas que usan para sus análisis. Los mapas de procesos de negocio, por ejemplo, podrían ser útiles para detectar los residuos u organizar un plan para eliminarlos. Sin embargo, muchos ingenieros de procesos utilizan los mapas de flujo de valor como parte de la mejora del proceso de manufactura esbelta.

Mapas de flujo de valor: documentan todos los pasos para entregar un producto o servicio, desde el inicio de la producción hasta la entrega. Coloca una capa del proceso con una línea de tiempo que mida las actividades con valor agregado y las actividades sin valor agregado para que puedas ver qué actividades debes eliminar del proceso.

Lean Six Sigma

Como su nombre lo indica, Lean Six Sigma es una combinación de las dos metodologías anteriores.

Al adoptar una mentalidad Lean Six Sigma, las empresas logran un equilibrio perfecto: eliminar lo que no aporta valor (desperdicios) y reducir la variabilidad (defectos). Basada en el rigor del modelo DMAIC, esta metodología aprovecha lo mejor de ambos mundos, utilizando herramientas como el análisis SIPOC y el Value Stream Mapping para transformar la eficiencia operativa y la rentabilidad.

Administración de calidad total (TQM)

La administración de calidad total es anterior a las metodologías Six Sigma y Lean para la mejora de procesos, y adquirió gran notoriedad a finales de la década de 1980, cuando el Gobierno federal de Estados Unidos comenzó a utilizarla. El éxito se debe a la satisfacción del cliente dentro de este sistema. Al igual que con Six Sigma, la TQM puede variar de una empresa a otra, pero las organizaciones que utilizan la TQM suelen seguir estos principios:

• Las organizaciones deben seguir un enfoque estratégico y sistemático para alcanzar sus objetivos.

• Los clientes determinan el nivel de calidad.

• Todos los empleados trabajan hacia objetivos comunes. La comunicación y la capacitación efectivas garantizan que todos comprendan la definición de calidad y se esfuercen por alcanzarla.

• Las organizaciones deben definir los pasos necesarios de cualquier proceso y controlar el rendimiento para detectar cualquier desviación. Deben buscar continuamente formas de ser más eficaces y más competitivas.

Las mediciones de la calidad dependen de la empresa, aunque algunas utilizan normas establecidas, como la serie ISO 9000.

Diagramas para TQM

Las empresas de TQM han utilizado muchos diagramas diferentes para solucionar los problemas de calidad. El plan original de Total Quality Management (TQM) instituido por la Marina de los Estados Unidos utilizaba siete herramientas para medir la calidad, incluidos los diagramas de Ishikawa mencionados anteriormente, los diagramas de flujo y las hojas de control. Muchas empresas también utilizan los ciclos PDCA.

Ciclos PDCA: el ciclo PDCA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) tiene muchos nombres, como el ciclo Deming y el ciclo de control. Las empresas lo utilizan para la mejora continua de los procesos: se enumera el plan propuesto, evalúa el plan y verifica el éxito de este.

Sistema de producción Toyota/Justo a tiempo

También conocido como "justo a tiempo", el sistema de producción Toyota (TPS, por sus siglas en inglés) fue desarrollado por Taiichi Ohno después de la Segunda Guerra Mundial para ahorrar tiempo durante la producción y reducir los costos de inventario. Utilizando el enfoque Kaizen de pequeñas mejoras positivas, el principio básico del TPS es fabricar los productos solo cuando se necesitan, lo que evita grandes inventarios. 

Los ingenieros de procesos suelen usar el TPS en conjunto con la gestión de proyectos Kanban para ver y rastrear fácilmente los procesos actuales y evitar problemas ocultos. Se destacan cuatro principios del TPS: 

1. Filosofía

Usa la filosofía a largo plazo de tu organización para guiar las decisiones en lugar de las metas financieras a corto plazo.

2. Proceso

Encuentra el proceso adecuado para obtener los resultados adecuados. Este principio puede implicar: 

• Emplear un flujo de procesos continuo para detectar problemas rápidamente.

• Implementar el sistema de "retirada" para evitar la sobreproducción.

• Emplear controles visuales para ver todo el proceso y evitar problemas ocultos.

• Usar solo tecnología fiable necesaria para tu gente y procesos.

3. Personas y socios 

Invertir en las personas para crear líderes que encarnen la filosofía de la compañía y puedan enseñarla a los demás.

4. Resolución de problemas

Inculca una cultura de aprendizaje para la mejora continua. Conoce plenamente el problema antes de determinar una solución y evita las decisiones precipitadas. En su lugar, tómate el tiempo necesario para llegar a un consenso. 

Diagramas para el sistema de producción Toyota/Justo a tiempo 

Cuando Toyota implementó por primera vez la metodología TPS, utilizó un sistema visual basado en tarjetas para encontrar ineficiencias. Hoy en día, existen diferentes herramientas para ayudar a los ingenieros de procesos a visualizar y gestionar los procesos. 

Informe A3: un informe de una página que identifica y comunica fácilmente la información esencial del proceso. Este ayuda a los trabajadores a resolver rápidamente los problemas orientando las mejoras continuas. 

Tablero Kanban: un diagrama de flujo de trabajo visual utilizado para seguir el progreso, identificar problemas, eliminar cuellos de botella y mejorar la eficiencia.  

Teoría de las restricciones

Presentada por primera vez a principios de la década de 1980 por el Dr. Eliyahu Goldratt, la Teoría de restricciones (TOC, por sus siglas en inglés) identifica el mayor factor que impide alcanzar un objetivo y, a continuación, utiliza un proceso sistemático para mejorar la restricción hasta que deje de ser una limitación. 

Según la TOC, las organizaciones siempre enfrentarán, al menos, una restricción, lo que significa que siempre habrá algo que mejorar. Para aplicar la TOC, para eliminar la restricción, usa estos cinco pasos repetibles: 

1. Identifica la restricción. 

2. Decide cómo explotar la restricción. 

3. Subordina y sincroniza con la restricción. 

4. Alivia la restricción. 

5. Repite el proceso según sea necesario. 

Diagramas para la teoría de las restricciones 

Los diagramas hacen que sea fácil visualizar y comprender qué influencia tiene una restricción en otras partes del proceso y dónde se puede aliviar la restricción. Una vez más, muchas de estas metodologías de mejora de procesos coinciden en gran medida en el tipo de diagramas que usan para sus análisis. Muchos usuarios de la TOC tienden a usar herramientas Lean y diagramas para monitorear procesos. 

Diagrama de árbol de realidad: existen diagramas de árbol de realidad futuros y actuales. Los diagramas de árbol de realidad se utilizan para analizar e identificar los problemas que perjudican a los procesos de la organización, determinar cuál es la causa de la mayor restricción y comenzar a reducirla.