6つのプロセス改善手法とその選び方

プロセスエンジニアは、生産性の向上やビジネスの規模拡大を目指してプロセス改善方法の評価と開発を行います。この役割を果たすには、プロセスを評価し、改善するためのプロセスが必要となります。

ビジネスプロセス改善手法の紹介

業務を継続的に改善して効率を高め (そして収益にプラスの影響を与える) ことが目標の場合、プロセスを分析し、不要または冗長と思われる実践を特定することから始めるのが最善です。しかし、そのステップは重要ですが、最も難しい部分とは限りません。実際にプロセスの変更を実施することの方が、はるかに困難なことが多いものです。

この課題は、多くの場合、プロセス改善の方法論で解決されます。多くの方法論が存在し、それぞれ効果的な変化をもたらすためのステップや哲学はわずかに異なります。チームや組織により向いている方法論は異なるため、最適な方法を特定するには、できるだけ多くの方法論について基本を理解することが重要です。

プロセス改善の方法論をゼロから作り上げる必要はありませんが、DMAIC や TQM といった専門用語が飛び交うこの世界でどの方法論を選ぶべきか、確信が持てないこともあるでしょう。この記事では、主要なビジネスプロセス改善手法を詳しく解説し、組織への導入に役立つリソースをご紹介します。

シックスシグマ

シックスシグマの利用はモトローラで始まりました。ゼネラル・エレクトリック (GE) では戦略の中核となり、その後、製造業やビジネスプロセスに広く利用されています。企業が完璧な製品やサービスを提供するために、プロセスにおける欠陥や不整合を測定するために役立つ手法です。

シックスシグマでは、既存のプロセスを改善するための DMAIC と、新しいプロセスを作るための DMADV という2つの補足的な手法を使用します。このうち DMAIC の方が広く使われており、以下のステップから構成されます。

定義 (Define) - 改善の機会 (プロジェクトの目標) を定義する。
測定 (Measure) - 既存のプロセスのパフォーマンスを測定する。
分析 (Analyze) - プロセスを分析し、欠陥とその根本原因を見つける。
改善 (Improve) - 発見した根本原因に対応してプロセスを改善する。
定着 (Control) - 改善後のプロセスと将来のプロセスのパフォーマンスを確認し、不具合の発生前に逸脱を修正する。

DMAIC プロセスをさらに深く掘り下げ、企業が製品をほぼ 100% 欠陥のない状態で製造できる理由を学びましょう。

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DMADV でも似たステップをたどりますが、まだプロセスが存在しないため、ユーザーは以下の異なる要素を追っていくことになります。

定義 (Define) - 全社戦略や顧客のニーズに沿ったプロセス目標を設定する。
測定 (Measure) - 品質に欠かせない要素 (CTQ) を測定する。
分析 (Analyze) - さまざまな設計や開発の選択肢を分析する。
設計 (Design) - プロセスを設計する。
検証 (Verify) - 設計がプロセスの目標と顧客のニーズを満たしているかどうかを検証する。プロセスを試験的に実施し、成功すればそのプロセスを導入する。

シックスシグマでは、他の方法論よりもデータや統計に依存して意思決定を行います。DMAIC と DMADV を活用することで、シックスシグマを実践する組織は明確な財務的リターンを把握できるようになり、欠陥が発生しうる機会100万回につき欠陥機能を3.4点未満に抑えることを目指していきます。

プロセス改善の手法に万能なものはありません。シックスシグマのいくつかの制限を確認し、組織に適しているかどうかをご検討ください。

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シックスシグマに使える図

シックスシグマはそれ自体が強力な基準となりますが、DMAIC プロセスを完了するには他のプロセス改善ツールも使われています。現在のプロセスを定義し、分析する際には以下のような図を使用することがあります。

特性要因図・フィッシュボーン図 : 石川図とも呼ばれ、欠陥の潜在的原因のブレインストーミングに役立つ図です。魚の骨に似た図で、頭の部分に問題点を記入し、ここから原因のカテゴリーごとに線を分岐させていきます。

プレミアム特性要因図テンプレートを使用して、発生している欠陥の潜在的な原因を分析しましょう。上の画像をクリックすると、テンプレートをオンラインで変更できます。

SIPOC 分析図 : サプライヤー (suppliers)、インプット (inputs)、プロセス (process)、アウトプット (outputs)、顧客 (customers) 別にプロセスを定義するために使用します。

当社のプレミアム SIPOC 分析図は、高次的なビジネスプロセスを文書化し、責任範囲を明確にすることで、効率を向上させるのに役立ちます。上の画像をクリックして始めましょう。

ビジネスプロセスマップ : 役割、責任範囲や目標などを考慮してビジネスプロセス全体を可視化するもので、ビジネスプロセスマップは組織の活動の分析と生産性の向上のために使われます。

この無料テンプレートは、ビジネスのプロセスを視覚化するのに役立ちます。上の画像をクリックすると、テンプレートをオンラインで変更できます。

シックスシグマでビジネスプロセスマップの活用を始める方法を確認しましょう。

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リーン生産方式

リーンとは、その名の通り、無駄を省いてコストを削減する手法です。リーン生産方式と呼ばれることが多いですが、その基本的な考え方はあらゆる組織やプロセスに応用できます。

このビジネスプロセス改善では、プロセスのバリューストリームを評価します。バリューストリームとは、コンセプトを実現したり、注文を完成させたりするプロセスの中で発生する付加価値のある活動 (顧客が対価を支払ってくれる行動) や付加価値のない活動から構成されます。

付加価値のないアクション、ポリシーや規則の一部として必要でないアクションはすべて無駄となります。無駄には以下のようなものが含まれます。

運搬の無駄：プロセスに不要な製品の移動
在庫の無駄 : 現在の注文を処理するのに不要な材料
動作の無駄：プロセス完了に必要以上の動きをする人や機械
手待ちの無駄 : 不活動時間や生産の中断期間
造り過ぎの無駄：需要に先んじた材料の過剰生産
加工そのものの無駄：重複やツール・製品の設計不備による余分な作業
欠陥の無駄 : システムの欠陥の確認と修正に要する労力
スキルの無駄：従業員が持つ知識やスキルを十分に活用できていないこと

プロセスエンジニアはこうした無駄な部分を見つけ出し、顧客に提供する価値を全体的に高めていきます。

リーン生産方式のための図

バリューストリームマップは手始めに役立つリーンツールです。プロセスの分析に使われる図は多数あるため、他のプロセス改善方法論とも大いに重複しますが、例えば、ビジネスプロセスマップは、無駄の発見や撲滅のための計画を立てるのに役立ちます。ただ、プロセスエンジニアの多くは、リーン生産プロセス改善方式の一環でバリューストリームマップを使用しています。

バリューストリームマップ (VSM) : 製品やサービスの提供を目的とした生産開始から納品までのすべてのステップを文書化するものです。付加価値のある活動とない活動を測定するタイムラインでプロセスを階層化することで、プロセスから取り除くべき活動を特定できます。

Lucid のプレミアム現在/将来の VSM の例テンプレートは、製品の生産やサービスの提供に関わるステップを徹底的に分析するのに役立ちます。画像をクリックしてスタートします。

リーンシックスシグマ

リーンシックスシグマは、その名の通り前述の2つの方法論を組み合わせたものです。

シックスシグマのプロセス改善手法にリーンのアプローチを取り入れることで、組織から無駄を排除し、プロセスの欠陥を減らすことができます。時間短縮、品質向上とコスト削減に役立つ手法で、DMAIC をベースに、バリューストリームマップや SIPOC 分析図など、両プロセス改善手法で使われるツールを組み合わせたものです。

総合品質管理（TQM)

総合品質管理は、シックスシグマやリーンの手法に先駆けて1980年代後半に米国連邦政府が導入したことで注目を集めました。顧客の満足が成功につながるとするシステムで、シックスシグマと同様、企業によってさまざまな違いがありますが、採用組織は一般に以下のような原則に従っています。

組織は、目標達成のために戦略的かつ体系的なアプローチをとるべきである。
品質を判断するのは顧客である。
全従業員が共通の目標に向かって努力する。効果的なコミュニケーションとトレーニングで全員が品質の定義を理解し、その達成に向けて努力できるよう努める。
組織は、あらゆるプロセスに必要なステップを定義し、パフォーマンスを監視して逸脱を検出する必要がある。より効果的で競争力のある方法を継続的に模索すべきである。

品質の測定方法は企業によって異なりますが、ISO9000 シリーズのような確立された基準を用いている場合もあります。

プロセス改善のための総合品質管理の主な原則を探ってみましょう。

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TQM に使える図

TQM 採用企業では、品質問題のトラブルシューティングにさまざまな図が使われています。米国海軍が制定した元の TQM プランでは、品質測定のため、前述の石川図、フローチャート、チェックシートなど7つのツールを使用していました。また、PDCA サイクルも多くの企業で使用されています。

PDCA サイクル : PDCA (計画、実行、評価、改善の英単語の頭字語) には、デミングサイクル、コントロールサイクルなどさまざまな別称があります。企業では、継続的なプロセス改善のために計画案をリストアップし、計画をテストしてその成功を確認するために使用されます。

PDCA サイクルで行った各アクションをプレミアムテンプレートで文書化しましょう。上のリンクをクリックして始めましょう。

トヨタ生産方式・ジャストインタイム

トヨタ生産方式 (TPS) は、ジャストインタイムとも呼ばれ、第二次世界大戦後、生産時間短縮と在庫コストの削減を目的として大野耐一氏により開発されました。ポジティブで小さな改善を積み重ねるという改善アプローチを通じ、大量の在庫を抱えることなく、必要な時にだけ製品を生産するというのが TPS の基本的な考え方です。

TPS は通常、カンバンプロジェクト管理と併用されます。こうすることで、現在のプロセスを簡単に確認・追跡し、隠れた問題を防ぐことができます。TPS には4つの大きな原則があります。

1. 哲学

短期的な財務目標ではなく、組織の長期的な理念に基づいて意思決定を行う。

2. プロセス

正しい結果を出すために適切なプロセスを見つける。この原則には以下が含まれます。